Kỹ năng lập dự toán dự thầu
Lập dự toán dự thầu là một trong những công việc khó đối với mọi người, nhất là những người ít kinh nghiệm. Khó ở chỗ, Dự toán dự thầu là cơ sở để xác định Giá gói thầu mà nhà thầu muốn bỏ thầu. Vậy làm sao để ra được giá hợp lý, chuẩn xác, ít sai sót nhất và cơ hội trúng thầu là cao nhất? Đó là cái khó!
Hiện nay, có rất ít tài liệu hướng dẫn lập dự toán dự thầu riêng, bởi lẽ đó là kỹ năng vừa tổng hợp, vừa lại mang màu săc riêng mà các tác giả hay người có kinh nghiệm ít khi chia sẻ.
Levinhxd xin lập topic này, có thể đáng lẽ nó không ở đây mà ở chuyên mục "Dự toán công trình" hoặc "Bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu", nhưng có lẽ sẽ dễ theo dõi hơn cùng với các bài viết về đo bóc tiên lượng, phương pháp điều chỉnh hệ số dự toán, các dự toán mẫu, các sai sót trong quá trình lập dự toán vv....
Lập dự toán thầu yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm, nên trước hết levinhxd cũng xin chia sẻ những kinh nghiệm và kỹ năng của riêng mình. Có thể có những người đã giỏi về lập dự toán dự thầu sẽ thấy thật tầm thường, nhưng biết đâu lại có ích cho nhiều người mới! vì vậy rất mong sự ủng hộ, đồng thời là sự đóng góp của các bậc tiền bối!
Xin chân thành cảm ơn!
Kỹ năng lập dự toán dự thầu
Sắp xếp tuần tự lập dự toán dự thầu như thế nào?
Đây là một khâu vô cùng quan trọng, nếu các bạn có một bài dự toán thầu bài bản và dễ theo dõi thì cần có một phương thức quản lý “thời gian” và “không gian” thật hợp lý, sau đây là tuần tự levinhxd chia sẻ:
Bước 1: Phô tô bảng tiên lượng riêng cho mình, kiểm tra đã đầy đủ toàn bộ bảng tiên lượng trước khi vào làm việc
Bước 2: Đánh dấu (bôi màu) các đầu việc lớn trên tiên lượng vừa photo, ví dụ: Phần móng, Phần kết cấu, Phần hoàn thiện vv…..
Bước 3: Kiểm tra tiên lượng trên cở sở bóc lại bản vẽ-> Tổng hợp khối lượng thừa thiếu.
Việc kiểm tra khối lượng không có nghĩa là chúng ta sẽ bóc lại toàn bộ bản vẽ, chỉ kiểm tra các đầu việc có giá trị lớn, đồng thời kiểm tra đã đủ đầu việc trong tiên lượng hay chưa (theo kinh nghiệm).
Bước 4: Lập file dự toán, lưu ý khi Save tên file nên đánh số thứ tự, ví dụ : “1-Phan mong”, “2- Phan than” để tạo một không gian Folder dễ theo dõi. Nên tạo một file chuẩn từ ban đầu với các thông số đầy đủ như tên gói thầu, tên hạng mục, các hệ số điều chỉnh sau đó save as ra các file tiếp theo.
Khi lập file dự toán , cụ thể là tra mã công việc tuyệt nhiên chưa đổi tên công việc, việc đó sẽ làm sau khi chúng ta chắc chắn tất cả các mã hiệu đã hợp lý với đầu công việc. Mỗi lần xong 1 đầu việc nên tích dấu bút chì bên trái tên đầu việc trong bảng tiên lượng để tránh nhầm lẫn.
Bước 5: Tự mình hoặc đề nghị đồng nghiệp kiểm tra lại các đầu việc thật hợp lý với dự toán, đồng thời kiểm tra khối lượng đúng chính xác 100% với khối lượng trong bảng tiên lượng. Sau mỗi lần check đúng thì tích dấu bút chì vào bên phải KL trong bảng tiên lượng để tránh nhầm lẫn.
Bước 6: Đổi tên công việc khớp hoàn toàn với tên công việc trong bảng tiên lượng
Bước 7: Tiến hành các bước để ra được Đơn giá chi tiết, Đơn giá dự thầu
Lưu ý ở bước này: Chọn phân tích đơn giá chi tiết theo giá thông báo, để chọn được điều này cần điều chỉnh mục Tuỳ chọn (options) trong Thanh công vụ phần mềm.
Cũng cần lưu ý các thành phần chi phí xem có bị thiếu sót hay không. Trong một số phần mềm, có thể yêu cầu người lập chọn lại để có phần chi phí lán trại, thuế VAT.
Bước 8: Làm bảng tổng hợp giá dự thầu, kiểm tra lại giá trị và điều chỉnh
Bước 9: Làm bảng khối lượng phát sinh thừa thiếu (nếu có)
Bước 10: Chỉnh sửa, in ấn.
Trong các bước trên thì có 3 bước quan trọng và đòi hỏi nhiều kỹ năng thuần thục, đó là Bước 3, 4 và 8. Levinhxd và mọi người sẽ cùng Trao đổi kỹ về các bước này trong những phần bài viết sau!
Kỹ năng lập dự toán dự thầu
Kiểm tra tiên lượng (bước 3)
Việc kiểm tra tiên lượng là cần thiết, đó là quyền lợi trực tiếp của Nhà thầu khi tham gia đấu thầu, nhất là đối với các gói thầu ở các địa phương mà các cán bộ lập dự toán thiết kế cũng như thẩm tra dự toán công trình chưa kỹ càng, tâm huyết. Nếu khối lượng không được kiểm tra lại, có thể sẽ gây những hậu quả rất lớn trong quá trình thanh toán về sau, nhất là với gói thầu trọn gói về khối lượng.
Tuy nhiên nếu chúng ta cứ dồn tâm dồn sức để kiểm tra lại khối lượng thừa thiếu thì sẽ rất mất thời gian. Đó là chưa kể một số trường hợp, người lập dự toán nghiễm nhiên chẳng cần quan tâm khối lượng thừa hay thiếu (:D- vấn đề tế nhị mà người ta gọi là xanh đỏ). Vậy để bố trí hợp lý thời gian và cách bóc tách lại KL chúng ta nên làm như thế nào:
a, Tổ chức công việc: Nên chia ra mỗi người bóc một phần khối lượng hoặc mỗi người phụ trách một hạng mục. Người chịu trách nhiệm chính nên định hướng cách bóc cho mỗi người: bóc bằng máy tính cầm tay và bút hoặc bóc bằng phần mềm dự toán, yêu cầu thời gian cho từng người. Lưu ý ghi lại những phần KL thừa thiếu (trong thực tế, hầu như ít khi người ta phát hiện ra những KL thừa mà đa phần là thiếu).
b, Nên bóc và không nên bóc những phần nào:
- Nên bóc công tác có KL lớn: Đào đất, Bê tông, Cốt thép, Ván khuôn, Trát tường vv…các công tác dễ đo đếm
- Không nên bóc các KL có KL nhỏ, giá trị nhỏ, hoặc phần điện, nước (yêu cầu người có trình độ chuyên môn về điện nước mới bóc được).
c, Kỹ năng:
- Nên bóc theo kiểu kiểm tra, tức là KL kết quả đã có sẵn (trong bảng tiên lượng), chúng ta rà soát xem nó có đúng hoặc gần đúng hay không!
- Tốt nhất bóc theo cách sử dụng phần mềm máy tính mà ta vẫn lập dự toán: Tra đầu việc, sau đó bóc bằng công thức, phần mềm dự toán sẽ tự tính ra khối lượng.
Tra nhanh nhất mã dự toán các đầu việc (bước 4)
Thông thường, tiên lượng sẽ có những đầu việc giống với tên công việc có trong định mức đơn giá, ví dụ “ Bê tông trộn bằng máy trộn đổ thủ công, bê tông dầm mác 250, đá 1x2”; tuy nhiên có những trường hợp cũng ghi rất ngắn gọn “ Bê tông dầm, mác 250, đá 1x2”. Việc tra mã dự toán với người đã có ít nhất 3-4 lần làm dự toán là khá đơn giản, tuy nhiên với những người mới, đặc biệt là tân kỹ sư mới ra trường cũng có những lúng túng nhất định, vậy cách nào giúp ta tra mã nhanh nhất là gì? Xin đưa ra đây 1 vài kỹ năng cơ bản:
-Phôtô bìa định mức, trong đó có đầy đủ các chương ghi rõ tên các đầu việc lớn trong công trình xây dựng, từ đó vừa tra vừa nhớ, ví dụ: Công tác đào đất bắt đầu với mã hiệu “AB.”, Bê tông cốt thép là “AF.”, Xây là “AE.”;…. Sau đó lại tiếp tục nhớ kỹ hơn với “AF1 đến AF5 là bê tông, AF.6-7 là Thép, AF.8 là Ván khuôn”,…Việc phôtô bìa định mức hiện tại còn rất ít sinh viên mới ra trường làm, lý do đơn giản là phần mềm dự toán bây giờ đã rất hiện đại.
-Dựa sự tra cứu thuận lợi của phần mềm: Trong ô mã hiệu định mức, các bạn chỉ cần gõ “bê tông cột”, lập tức các công tác có tên “bê tông cột” sẽ hiện ra. Với các phần mềm mới hiện nay, thậm chí còn cho gõ tổ hợp các từ “ Bê tông cột, mác 200, đá 1x2” vv…..
-Tự lập ra một bộ lọc trong đầu để có một sự lựa chọn nhanh nhất, ví dụ: Với tên công việc “ Trát gờ chỉ phào”, chỉ cần gõ từ “phào”, sự lựa chọn sẽ nhanh hơn nếu bạn cứ gõ là “trát”. Tương tự với công tác “sản xuất cửa hoa sắt vuông đặc”, bạn gõ từ “vuông đặc” sẽ tốt hơn là gõ những từ như “cửa” hay “sản xuất” vv….Lưu ý hạn chế gõ toàn bộ cả cụm từ tên đầu việc, vì như thế xác suất tìm thấy mã hiệu sẽ bị giảm xuống.
(Còn tiếp)
Kỹ năng lập dự toán dự thầu
Kỹ năng áp đơn giá (trong bước 4 và 7)
Đơn giá ở đây có thể là đơn giá vật liệu, nhân công, máy hoặc đơn giá tổng hợp cho một công tác. Trong đó phổ biến nhất vẫn là việc áp đơn giá vật liệu như thế nào cho phù hợp với giá thị trường, đảm bảo tính cạnh tranh của giá gói thầu và vẫn đáp ứng các yêu cầu về chất lượng cũng như chủng loại vật liệu mà Chủ đầu tư đưa ra trong HSMT.
Đơn giá nhân công: Thường thì có một số công tác, công việc được tính theo đơn vị ngày công (công), ví dụ: Dọn dẹp vệ sinh, Dọn mặt bằng vv….. Khi đó công tác đó được ghi là TT (tạm tính), áp dụng đơn giá nhân công theo Đơn giá của Tỉnh, thành phố nơi có công trình. Lưu ý đơn giá nhân công thường có trong Đơn giá hoặc bạn có thể phân tích bằng phần mềm 1 vài công tác để có được đơn giá này. Thông thường với công việc yêu cầu nhân công lao động giản đơn thì áp dụng mức giá nhân công 3/7.
Đơn giá máy thi công: Thường thì có một số công tác, công việc được tính theo đơn vị ca máy (ca), ví dụ: Bơm hút nước bằng máy bơm nước, Dọn dẹp mặt bằng bằng máy cào nhỏ . Khi đó các bạn sẽ mở đơn giá ca máy của Tỉnh, thành phố nơi có công trình, đầu việc sẽ ghi theo số thứ tự của loại máy đang tra, kèm theo tên bộ đơn giá để dễ theo dõi. Ví dụ: 125/ĐG191: Số thứ tự 125 trong đơn giá 191!
Đơn giá vật liệu: Giá vật liệu do Nhà thầu đưa ra, không nhất thiết phải căn cứ vào một Công bố, thông báo hay Báo giá nào rõ ràng cả. Việc giá bỏ thầu sẽ do Nhà thầu hoàn toàn quyết định, và phù hợp với giá thị trường,
Có nhiều bạn vẫn thắc mắc là có những vật liệu không có trong Công bố giá của địa phương mà không biết lấy ở đâu để cho vào giá dự thầu. Đây là một câu hỏi mang tính rất thụ động: Bạn có thể lấy giá ở Công bố giá địa bàn lân cận, Báo giá nhà sản xuất, Báo giá trên mạng vv…. miễn sao bạn thấy tin tưởng là nó phù hợp với gói thầu và có khả năng cạnh tranh cao trong quá trình đấu thầu. Thế mới được gọi là đấu thầu chứ?
Đơn giá tổng hợp: Trong một số trường hợp, để nhanh gọn, người làm dự toán có thể tính giá trị của toàn bộ công việc theo 1 đơn giá tổng hợp, ví dụ: Trát gờ chỉ phào (md): 80.000 đồng
Lưu ý:
- Dù là giá Vật liệu, Nhân công, hay Máy thi công, nhà thầu - mà cụ thể là người làm hồ sơ dự thầu hoàn toàn tự quyết định mức giá cho vào dự toán. Mức giá đó có thể thấp, cao tuỳ theo bạn, không nhất thiết cứ phải theo các Công bố của địa phương. Tuy nhiên mức giá này cần được thông qua người chịu trách nhiệm chính trong quá trình triển khai làm hồ sơ dự thầu hoặc Người sẽ chịu trách nhiệm làm Đội trưởng thi công công trình (hạch toán) sau này!
-Phần đơn giá thường chưa có đuôi (TT phí khác, chi phí chung, lãi chịu thuế, VAT, lán trại).
-Phần giá nhân công và máy thi công còn được điều chỉnh bằng hệ số điều chỉnh dự toán theo mức lương tối thiểu nên cũng cần quan tâm, nếu không đơn giá tổng hợp cuối cùng sẽ tăng cao so với mong muốn.
-Các bạn nên đánh dấu bôi vàng những đơn giá nào Tạm tính (TT) chưa chắc chắn để làm cơ sở điều chỉnh về sau.
-Để điều chỉnh giá gói thầu sau khi đã cơ bản hoàn tất (thấp xuống hoặc cao lên), nên để ý những đơn giá có giá trị lớn như Cửa, Khuôn cửa, Cửa kính, Đá granite vv… Hoặc các Vật liệu có khối lượng lớn (thép, xi măng, bê tông thương phẩm vv…)
(Còn tiếp)
Kỹ năng lập dự toán dự thầu
Thứ tự trình bày các bảng biểu:
Thông thường khi trình bày 1 bảng dự toán dự thầu sẽ có những bảng biểu sau được in ra:
1, Bảng tổng hợp dự toán dự thầu (tổng hợp tất cả các hạng mục)
Xem ví dụ minh hoạ tại đây
2, Tổng hợp đơn giá dự thầu
Xem ví dụ minh hoạ tại đây
3, Chi tiết đơn giá dự thầu
Xem ví dụ minh hoạ tại đây
4, Bảng khối lượng thừa thiếu (nếu có)
Xem ví dụ minh hoạ tại đây
5, Bảng kê vật liệu sử dụng cho gói thầu
Xem ví dụ minh hoạ tại đây
Tuy nhiên để làm ra những bảng này, đòi hỏi phải thao tác từ hàng loạt bảng khác (sheet khác) trong file dự toán. Vậy đó là những bảng nào, tuần tự giải quyết ra sao?
Thứ tự đề xuất:
Các lưu ý trong các bước trên:
Bước 6: Nếu có nhiều hạng mục (tương đương nhiều file), ta lập bảng này riêng bằng excel, phần tên các vật tư có thể copy từ bảng tổng hợp vật tư trong các file đã có (hoặc gõ lại), chú ý cả các vật tư tạm tính mà phần mềm không tổng hợp ra. Sau đó điền giá vật liệu mà nhà thầu định bỏ thầu vào bảng này, sau đó trong Cột giá Thông báo (trong Bảng chênh lệch vật tư) ở tất cả các file link theo bảng này.
Tại sao bạn phải làm như vậy?
Rất có thể sau này bạn sẽ chỉnh bất kỳ một giá vật liệu nào đó để tăng hoặc giảm giá gói thầu, như thế sẽ không mất công sửa lại từng file mà bạn chỉ cần vào đây sửa, các file lập tức được link theo. Nếu bạn sửa từng file, giá vật liệu có thể sẽ khập khiếng, đá nhau vì có thể bạn sẽ quên sửa ở 1 số file khác.
Bước 8: Để phân tích đơn giá chi tiết, Trong phần Options chú ý lựa chọn giá vật tư theo thông báo trong bảng chênh lệch vật tư
Với dự toán acitt, bạn có thể tham khảo hình minh hoạ ở đây
- Các bước bôi màu xanh thể hiện phần sẽ in ra
- Các bước trong sơ đồ minh hoạ trên đều yêu cầu làm và kiểm tra cẩn thận, thậm chí mỗi thao tác sử dụng phần mềm nên thực hiện 2 lần để đảm bảo sự chắc chắn. Ngoài ra còn rất nhiều lỗi có thể gặp phải trong toàn bộ các bước này mà tôi sẽ có 1 bài riêng ở các phần sau.
- Riêng khối lượng thừa thiếu chúng ta làm riêng ra một bảng khác, và mọi thao tác để ra bảng này đều giống như trên.
(còn tiếp)