Chuyển Hồ sơ chất lượng QLCL GXD từ Excel sang Word

[nguyentheanh]

Lập và quản lý hồ sơ chất lượng trên QLCL GXD rất nhanh và nhàn. File hồ sơ là Excel, quản lý rất khoa học, tiện lợi và hiện đại. Nhưng có nhiều kỹ sư phản ánh vẫn gặp Chủ đầu tư và TVGS "khù khoằm" cứ bắt in sang Word. Làm thế nào?

GXD chia sẻ với bạn các giải pháp như sau:

Cách 1. Miễn phí: In hồ sơ chất lượng sang file Pdf, gộp (merge) các file lẻ thành 1 file pdf duy nhất (có các phần mềm gộp). Sau đó vào Smallpdf.com chọn chức năng chuyển Pdf sang Word.
Tại sao gộp các file lẻ thành 1 file duy nhất? Là bởi vì trang Smallpdf.com chỉ cho sử dụng miễn phí 2 lần, sau đó phải đợi 2 giờ mới tiếp được. Nên nếu bạn merge các file pdf thành 1 file duy nhất vừa tiện quản lý, vừa tận dụng được Smallpdf hợp lý, vừa thành 1 file Word thống nhất hồ sơ luôn.

Cách 2. Có phí: Bạn mua phần mềm Print To Word giá 69$. Phần mềm của nước ngoài nên khá đắt. Nhưng công trình hàng tỷ thì phải đầu tư thôi. Bình thường bạn không biết đến cách này, tôi có thông tin chỉ dẫn cho bạn là quý rồi phải không nào.
Link: http://bullzip.com/products/ptw/info.php
Lưu ý: Bản miễn phí cho in thử 2 trang. Bạn hãy tải xuống và in thử biên bản, thấy hợp lý thì hãy ra quyết định mua nhé. Khi mua có thể dùng Visa Debit hoặc đăng ký 1 tài khoản PayPal.

Cách 3. Bạn có thể dùng phần mềm Adobe Acrobat phiên bản mới nhất là giải quyết được vấn đề. Khi có Adobe Acrobat, bạn dùng QLCL GXD để in biên bản sang Pdf, rồi dùng Adobe Acrobat để chỉnh sửa trực tiếp (nếu cần) và biên bản nghiệm thu chuyển sang Word (nếu muốn). Tất nhiên, ngoài Adobe Acrobat còn nhiều phần mềm khác nữa.

Cách 4. Bạn có thể dùng Ms Word 2013, 2016 trở lên để mở file Pdf hồ sơ chất lượng QLCL GXD ra để chỉnh sửa và lưu sang dạng file Word.
Bước 1. Bạn in hồ sơ chất lượng trong phần mềm QLCL GXD ra file pdf.
Quá trình làm việc, mỗi ngày bạn có thể in 1 vài biên bản ra Pdf. Khi có nhiều bạn ghép các file Pdf rời rạc thành 1 file bằng PDF Merge Tool (Search Google phần mềm này) để ghép các biên bản thành bộ biên bản trong 1 file duy nhất.
Bước 2. Trong Word, bạn chọn Open để mở file, ở phần File Type bạn chọn Pdf (hoặc All file) rồi tìm đến file Pdf QLCL GXD để mở ra

Chúc bạn thành công. Thân mến! #QLCLGXD

 

[nguyentheanh]

Về mẹo sử dụng Smallpdf.com với 2 lần không giới hạn số trang. Giải pháp:
1. Bạn chuyển 2 lần file Pdf to Word là hết quata. Chờ sau 2 tiếng bạn lại dùng bình thường
2. Bạn dùng 3 trình duyệt: Firefox, Chrome, Cốc cốc - bạn có thể dùng được 6 lần
3. Hết 2 lần, muốn dùng ngay, vào xoá Cache trong trình duyệt lại tiếp tục được. Hoặc chuyển giữa PC với Laptop...
4. Làm chuyên nghiệp thì mua tài khoản có phí ủng hộ người ta duy trì smallpdf.com. Cũng không đắt, đáng đồng tiền bát gạo.
5. Ở bài trên đã nói gộp tất cả vào 1 file pdf là có ý của nó, với 1 file Hồ sơ chất lượng QLCL GXD duy nhất, bạn chỉ cần 1 lần smalpdf là sang Word.

 

[nguyentheanh]

Về in ra biên bản Phần mềm QLCL GXD có nhiều cách để in:

Cách 1. In bằng lệnh in của Excel như bình thường. Cách này dùng để in hàng ngày, làm bộ biên bản nào in bộ biên bản đó.

Cách 2. Từ Excel ta cuộn Spin đến biên bản cần in. Save as các biên bản sang file pdf.
Trong Excel 2010 trở lên có tính năng Save As chọn đưa sang dạng Pdf. File pdf này có thể lưu trữ lâu dài mà không lo bị thay đổi hoặc copy sang máy khác in không lo nhảy trang.

Bạn có thể in từng biên bản rồi dùng tiện ích ghép các file pdf có tên PDF Merge Tool (Search Google để tìm) để ghép các biên bản thành bộ biên bản trong 1 file duy nhất.

Cách 3. Nếu chạy QLCL GXD với Excel 2007 bạn cài Tiện ích Save As Pdf do hãng Microsoft (kích để tải) cung cấp bổ sung, chọn 1 sheet rồi Save as, chọn dạng .pdf là lưu sang Pdf dễ dàng. Excel 2010, 2013 ko phải cài thêm Save As Pdf (mà đã tích hợp sẵn thì phải).

Cách 4. Trên QLCL GXD, bạn chạy lệnh Tiện ích -> In hồ sơ, lệnh này bạn xem trong hướng dẫn sử dụng hoặc video

Lưu ý: Khi bạn chọn in toàn bộ hồ sơ QLCL GXD nếu có nhiều đầu việc thì phải chờ. Bởi phần mềm sẽ phải in lần lượt từng biên bản, cộng tổng thời gian cho tất cả các trang giấy in biên bản sẽ nhỏ hơn bạn in từng trang, nhưng do tốc độ máy in nên vẫn phải chờ in. Chỉ khác là: in toàn bộ hồ sơ trong lệnh in của QLCL GXD thì bạn chỉ việc bấm in, chọn thông số in là xong, còn lại đi làm việc khác, chờ xong hồ sơ.

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi: Sau khi xuất lưu file QLCL GXD ra PDF rồi chuyển sang Word thì nên dùng phần mềm gì?

Trả lời: Bạn có thể dùng ngay Word 2016 để mở file Pdf đó ra. Word 2016 hỗ trợ mở cả file Pdf rồi Save as thành Word.

Bước 1. Kích vào nút Open của Word
Bước 2. Chọn loại file pdf để nhìn thấy file pdf biên bản

Bước 3. Kích vào file để mở ra. Chờ 1 tý bạn sẽ có file Word