Xây dựng dòng tiền dự án

thanhtrung_gt

Thành viên mới
Tham gia
16/10/12
Bài viết
1
Điểm thành tích
1
Phần này được viết với mục đích thảo luận về cách thức quản lý chi phí cho Nhà thầu xây dựng trong quá trình triển khai. Phạm vi xét đến là quản lý chi phí cho 1 dự án mà Nhà thầu tham gia (không xét đến các yếu tố chi phí và doanh thu của các dự án khác của Nhà thầu).

Hiện nay, các nhà thầu xây dựng đang bước qua thời kỳ khó khăn của nền kinh tế và nhu cầu bức thiết trong việc hoạch định doanh thu và chi phí cho dự án của Nhà thầu trở nên vô cùng quan trọng để có được nguồn tài chính ổn định trong quá trình thực hiện dự án. Nhưng có một thực tế rằng, phần lớn các nhà thầu thi công hiện nay không thể tự đánh giá được tình hình tài chính của mình hiện tại và sẽ ra sao trong thời gian sắp tới của dự án.

Các dự án hiện nay thường rơi vào tình trạng tăng ngân sách và chậm tiến độ, đó là hậu quả của việc không có được những số liệu đúng đắn và nhất quán của dong tài chính trong dự án dẫn đến các quyết định hoặc chấp nhận các điều khoản hợp đồng không có lợi sau này. (Ví dụ như việc thanh toán từ Chủ đầu tư để có nguồn thanh toán cho các nhà thầu phụ. Một điều khoản hợp đồng không phù hợp sẽ đẩy nhà thầu vào việc thiếu vốn cho thi công và áp lực giải ngân cho các thầu phụ ngày càng gia tăng – Không ai muốn vây nhưng chúng ta luôn bị dồn vào bị động như thế).

Vậy, giải pháp nào để các Nhà thầu tự thoát khỏi vòng luẩn quẩn về tài chính và nâng cao năng lực bản thân?

Ở đây, em đề xuất một (trong một vài hoặc rất nhiều) cách thức để nhà thầu nắm và kiểm soát được diễn biến các dòng tiền trong quá trình thực hiện dự án. Từ đó đưa ra được những quyết định đúng đắn để đi tới thành công dự án. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, trao đổi, chỉ bảo những kinh nghiệm thực tế các bác và các bậc lão thành.

1. Xây dựng biểu đồ doanh thu - chi phí theo thời gian

Phương pháp cho phép nhà QLDA dễ dàng theo dõi tiến độ chênh lệch doanh thu - chi phí thực tế so với dự trù ngân sách ban đầu. Điểm nhấn chủ yếu là cập nhật thông tin chi phí chi tiết cũng như dự báo chi phí cho người QLDA.

Biểu đồ chi phí được thể hiện bằng đồ thị của chi phí tích lũy dự trù cho dự án trong khoảng thời gian thi công. Trong trường hợp không xét đến các trường hợp bắt đầu sớm, bắt đầu muộn – tiến độ của dự án là một lịch biểu được duyệt duy nhất đường thể hiện các chi phí của nhà thầu theo thời gian để đạt được khối lượng công việc.

1.1.Phân phối chi phí từ dự trù và tiến độ

Chi phí vật tư, thiết bị: Việc phân phối các chi phí từ dự trù vào tiến độ thi công dựa trên định mức tiêu hao của các công tác. Giả sử thi công 200m3 bê tông 30Mpa trong 2 ngày với đơn giá bê tông là 1.250.000 VNĐ. Vậy tính ra ngày thứ nhất ta cần chuẩn bị 125.000.000 VNĐ và ngày thứ 2 ta cần 125.000.000 VNĐ – Khá rõ ràng (theo em nếu có thể ta nên chia chi tiết ra theo ngày như vậy bởi nếu vô tình khối lượng này rơi và ngày cuối tháng thì hai giá trị này có thể thanh toán cách nhau những 1 tháng với điều kiện thanh toán theo tháng).

Nhưng có một số chi phí lại không được rõ ràng như vậy. Giả sử như chi phí sử dụng cần trục tháp cho việc xây dựng nhà cao tầng. Trong một khoảng thời gian ngắn, loại cẩu này có thể làm nhiều công việc khác nhau như di chuyển thép kết cấu, bê tông, khối xây nề, thép gia cố, khuân cửa, cáp điện, ống dẫn và các loại vật liệu khác. Công tác phân bố thời gian vận hành cẩu cho các mã chi phí gần như là một nhiệm vụ bất khả thi và việc áp dụng tính toán chi phí cho cẩu trong trường hợp này dựa trên định mức sẽ cho một kết quả khác tương đối xa so với thực tế. Một giải pháp chung là lập một loại chi phí đặc biệt liên quan đến cẩu trục hoặc các thiết bị tương tự trong chi phí quản lý dự án (như là một chi phí cho thiết bị). Tất cả các chi phí được phân phối vào mã công việc này mà không phải phân phối thời gian của nó cho một công việc cụ thể nào. Ví dụ: giá thuê cẩu là 120 triệu 1 tháng vậy mỗi ngày nhà thầu sẽ tốn 4 triệu chi phí thuê bất kể thiết bị này có hoạt động hay không.

Chi phí chuẩn bị: Một khoản chi phí cần để ý khi phân phối vào tiến độ nữa là chi phí chuẩn bị (bao gồm cả huy động và giải động). Chi phí này có tính chất trải dài theo thời gian phụ thuộc và quy mô dự án, tiến độ thi công và đôi khi cả văn hóa và lịch sử của Nhà thầu. Khi phân phối chi phí này đòi hỏi người QLDA cần nắm được BPTC, trình tự thi công, cách thức thực hiện dự án và lịch sử phù hợp với Nhà thầu. Kinh nghiệm là yếu tố cần thiết, tuy nhiên việc tính toán chi tiết các chi tiết cho việc chi phí cho công tác chuẩn bị thi công như lán trại, trạm trộn bê tông, bãi đúc dầm, đường công vụ, chi phí huy động … v.v. cùng tiến độ của chúng sẽ giúp các con số trở nên đúng đắn hơn rất nhiều so với việc sử dụng con số % theo định mức nhà nước.

Chi phí cho rủi ro: phân phối chi phí này theo tiến độ thực sự khó (ít nhất là đối với em) bởi ngay cả rủi ro là gì và làm sao để tính ra được chi phí của nó với em đến giờ này vẫn còn rất mơ hồ. – Một danh sách nhận diện rủi ro, định lượng rủi ro, các biện pháp giảm thiểu, rủi ro còn lại và biện pháp, chi phí để khác phục rủi ro còn lại … em nhờ các bác chỉ bảo thêm.

Nhưng trong quy mô một dự án với những nhà thầu chuyên nghiệp, kinh nghiệm đủ để chúng ta biết sẽ phải đối mặt với việc gì và chi phí cho nó là khoảng bao nhiêu. Một con số với sai số có thể chấp nhận được sẽ giúp nhà thầu có được cái nhìn rõ hơn về dự án. Vấn đề chỉ còn là đưa những con số đó vào khoảng thời gian thích hợp trên tiến độ.

Chi phí quản lý: Một bảng kê chi tiết danh sách nhân sự cùng lương của họ theo tháng sẽ giúp người quản lý biết chính xác chi phí quản lý của dự án trong thời gian đó là bao nhiêu. Một biểu đồ huy động nhân sự trong thời gian lên kế hoạch cho dự án sẽ giúp thực hiện được việc này.

Chi phí khác (không tạo ra sản phẩm) như chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện, các chi phí cho tư vấn, chư đầu tư, chi phí bảo lãnh … các chi phí đặc biệt: một số trong các chi phí này được đề nghị chia đều theo thời gian thực hiện dự án từ một con số dự trù ban đầu bởi tính chất không đồng đều trong thời gian và tương đối nhỏ (nhưng không thể bỏ qua)

1.2. Cập nhật doanh thu theo tiến độ

Việc này có thể trở nên khá đơn giản và dễ thực hiện với các kỹ sư. Bởi dù nhà thầu có làm gì và bằng cách nào đi nữa thì giá trị nhận đơn giá nhân với khối lượng thực hiện các mã công việc theo BOQ (ở giai đoạn kế hoạch không tính các hạng mục phát sinh). Một tiến độ thi công chi tiết các hạng mục sẽ giúp xác định được giá trị thanh toán tại từng thời điểm dựa trên các điều khoản thanh toán (thời gian thanh toán, các khoản giữ lại và khấu trừ tạm ứng ..)

Ý nghĩa: Việc xác định được giá diễn biến các dòng thu và chi của dự án trong giai đoạn kế hoạch là cơ sở để người QLDA hoạch định chính sách tài chính cũng như đưa ra các quyết định đúng đắn cho dự án. Như đề xuất giá trị tạm ứng, thời gian thanh toán tạm hay các điều khoản chậm thanh toán với các nhà thầu phụ, nhà cung cấp. Một dòng tiền dự án luôn ở mức tốt (dương) sẽ nhà thầu chủ động hơn trong mọi việc.

2. Cập nhật chi phí và tiến độ giải ngân dự án

Ở bước chuẩn bị nhà QLDA đã xây dựng được dòng thu và dòng chi của dự án và đưa ra được những quyết định hợp lý, đó là giai đoạn đầu trong việc quản lý chi phí dự án. Trong bước tiếp theo nhà QLDA của nhà thầu tiếp tục phải cập nhật tình thực tế triển khai của dự án, các khoản chi và các khoản thu theo thực tế.

Việc này về lý thuyết có thể hiểu khá đơn giản, đối với các khoản chi - một biểu liệt kê chi tiết các chi phí cho dự án được ghi chép và cộng tổng lại để nhận được giá trị dòng chi. Tương tự như vậy để nhận được các giá trị dòng thu theo thực tế. Tuy nhiên, cần phải cẩn thận với các số liệu trong giai đoạn đầu cơ vật tư của công ty bởi chúng có thể làm nhà QLDA hiểu sai khi các chi phí tăng đột ngột mà tiến độ không thay đổi.

Một thực tế là ngày nay các nhà QLDA đang phải đối mặt với vấn đề là có quá nhiều dữ liệu gửi về trong một thời điểm nhưng lại có ít thông tin đáng giá. Việc này xuất phát từ năng lực của kỹ sư, tinh thần trách nhiệm và một hệ thống biểu mẫu chưa phù hợp. Sự nhiễu loạn thông tin làm cho nhà quản lý bị rối và dần dần mất kiểm soát một phần hoặc thậm trí toàn bộ chi phí cho dự án.

Với trình độ kỹ sư và tinh thần trách nhiệm là những thứ có thể khắc phục được thì một bộ biểu mẫu như thế nào là phù hợp (nên có và phải có đối với một dự án cơ bản) để quản lý đầy đủ cho chi phí của một dự án? Liệu có thể tạo ra một danh sách phom biểu mẫu để áp dụng ở nhiều dự án khác nhau cho các công trình cùng nhóm? Kính nhờ các bác trả lời giúp cho câu hỏi này.

Về kinh nghiệm cá nhân em hiện nay đang áp dụng là một hệ thống biểu mẫu được xây dựng bởi ban Iso của công ty. Trong đó có một hệ thống mã số chi phí thống nhất cho dự án giữa công trường, phòng kỹ thuật và kế toán được xây dựng để nhà QLDA có thể phân biệt được chính xác chi phí đó là gì khi nhận các báo cáo từ những phòng ban khác nhau. Đây cũng là cách giảm bớt gánh nặng cho nhà QLDA.

Các chi phí về vật tư, thiết bị được báo cáo trong các mẫu biểu riêng biệt cho các công việc khác nhau. Một lượng thông tin khổng lồ sẽ được tích tụ từ ngày này qua ngày khác và dù việc lưu trữ là của máy tính thì công tác thống kê để có được số liệu chi phí, tiến độ và một thời điểm là rất vất vả, đôi khi phần nào đó trở nên quá sức. Mong mỏi về việc có được một bộ biểu mẫu chuẩn để nhà QLDA áp dụng thật vô cùng lớn giống như hợp đồng Fidic vậy ạ (cho cả quản lý chi phí và các nghiệp vụ quản lý khác nữa). Em chưa từng được học một lớp QLDA cao cấp nào nhưng hình như bộ mẫu biểu này cũng đã có rồi sao ấy ạ. Chỉ có điều các bác chưa chia sẻ thôi :). Các bác có lòng có thể chia sẻ chút ít để em mau lớn với ạ.

3. Đánh giá hiệu quả chi phí dự án

Sau khi vượt qua khó khăn, chúng ta cũng đã có được các giá trị dòng tiền theo kế hoạch và dòng tiền theo chi phí ở thời điểm (t). Vậy làm sao để đánh giá được sức khỏe dự án ở thời điểm này? Việc xác định được tình trạng sức khẻo dự án trở thành tiêu trí quan trọng giúp nhà QLDA đưa ra những quyết định điều chỉnh phù hợp cho giai đoạn tiếp theo của dự án.

Em mới tìm hiểu về phương pháp EVM thấy hay và rất dễ hiểu. Nhưng trên các diễn đàn chưa thấy mọi người thảo luận sâu về nó. Kính nhờ các anh em đóng góp ý kiến và khả năng áp dụng của nó vào các dự án ở Việt Nam?
 

Tải bộ cài phần mềm Dự toán GXD, Đấu thầu GXD, Thanh Quyết toán GXD, Quản lý chất lượng GXD. Dành cho người mua bản quyền
Kích để xem khóa học Dự toán công trình
Kích để xem khóa học Dự toán công trình
Phần mềm quản lý chất lượng công trình QLCL GXD
Tìm hiểu khóa học Thanh Quyết toán GXD

Các bài viết mới

Top