Bắt đầu nghiên cứu về Microsoft Project nào
Tổng quan về sơ đồ mạng và MS Project - dọn đường cho các bài thực hành online (xin đừng buồn ngủ)
Sơ đồ mạng là tên chung của nhiều phương pháp như: PERT, CPM, MPM... Lập và quản lý tiến độ bằng phương pháp sơ đồ mạng có thể nâng cao hiệu suất hoàn thành các dự án. Trong tổ chức thi công xây dựng, phương pháp sơ đồ mạng được sử dụng để lập kế hoạch tiến độ thi công và quản lý tiến độ tác nghiệp.
Bên cạnh những ưu điểm, phương pháp sơ đồ mạng có nhược điểm là với những dự án có quy mô ngày càng lớn như hiện nay thì khối lượng tính toán rất lớn. Một dự án nhỏ sử dụng phương pháp sơ đồ mạng có thể thực hiện công việc tính toán bằng tay, nhưng trong những dự án lớn công việc đó là không thể. Tận dụng thế mạnh của máy tính để khắc phục nhược điểm này hãng Microsoft (Mỹ) đã tung ra thị trường phần mềm Microsoft Project (MS Project).
Phần mềm MS Project là chương trình chuyên dụng trong vấn đề quản lý dự án. Phần mềm này được thiết kế dựa trên thuật toán của phương pháp lập tiến độ theo sơ đồ mạng (mạng MPM và mạng PERT) và sơ đồ ngang (Gantt) nhằm phục vụ cho công tác quản lý các dự án. Với những thế mạnh của mình, MS Project đang dần khẳng định vị trí của mình và được dự đoán là sẽ không thể thiếu được trong công tác quản lý dự án giống như các kỹ sư xây dựng hiện nay khó có thể thiếu chương trình AutoCad.
Việc lập, quản lý và triển khai một dự án bằng MS Project sẽ rất linh hoạt, người sử dụng không bị gò bó theo một trình tự các bước cứng nhắc trong việc lập và xác định quá trình thực hiện dự án. Người sử dụng có thể bắt đầu từ việc phác thảo vài ý tưởng về công tác cần thiết nhất cho dự án. Ngoài ra người sử dụng còn có thể điều chỉnh lịch trình về sau, cập nhập liên tục thông tin của dự án, rà soát việc tính toán và tuỳ chọn hiển thị, xác định vật tư (tài nguyên) cho dự án.
Một chuyên gia quản lý dự án có kinh nghiệm, nắm được công cụ MS Project trong tay (hoặc có các nhà tư vấn giỏi cả về chương trình này) sẽ giải quyết một cách đơn giản với chi phí thấp những công việc sau:
- Tổ chức lập kế hoạch và quản lý tổng thể dự án.
- Lên lịch thực hiện cho các công tác.
- Chỉ định (gán) các vật tư (các sách dịch là tài nguyên - resource) và chi phí cho các công tác đó.
- Điều chỉnh kế hoạch thực hiện dự án cho phù hợp với các điều kiện ràng buộc.
- Chuẩn bị báo biểu, thông tin, kế hoạch, biểu đồ tiến độ sau cùng tới người phê duyệt hoặc thi hành dự án.
- Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi hoặc có những biến động đe doạ tới sự thành công của dự án.
- Cập nhật những thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án mà không hề lo sợ phải tính toán lại tiến độ thực hiện dự án từ đầu.
- Xem xét tổng thể dự án để dự kiến, đối phó với những tình huống ngẫu nhiên xảy ra.
- Đánh giá phương án tài chính của dự án, lập ra các phương án để so sánh.
- Giải quyết từng phần hoặc tổng thể các bài toán tối ưu về phân bổ vật tư, bài toán về thời gian và chi phí của một dự án đầu tư xây dựng...
- In ấn các bản báo cáo, biểu đồ phụ vụ cho dự án.
- Làm việc và quản lý dự án theo nhóm, từ xa qua mạng.
- Lưu trữ những dữ liệu thực hiện dự án làm tài liệu tham khảo cho những dự án tương tự sau này cũng như dùng cho việc cập nhật dữ liệu xây dựng các định mức, đơn giá cho các công tác có yêu cầu.
Trong tổ chức thi công xây dựng, khai thác chương trình MS Project chúng ta có thể giải quyết được hai bài toán cơ bản về giá thành và thời gian như sau:
- Với thời hạn xác định, cần có biện pháp tổ chức thi công hợp lý để hạ giá thành toàn bộ tới mức thấp nhất.
- Thi công nhanh nhất với lượng chi phí đã định trước.
Phương pháp sơ đồ mạng cùng với chương trình MS Project có thể được áp dụng vào quản lý các dự án thuộc hầu hết các lĩnh vực thuộc các ngành kinh tế quốc dân như: Xây dựng dân dụng & công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, Tài chính... Dùng để kiểm soát tiến độ thực hiện các đề tài hay công trình nghiên cứu khoa học, lập kế hoạch làm việc (thời khoá biểu) theo tháng, quý, năm của một cá nhân, phòng, công ty...
Sử dụng chương trình MS Project không phải là đơn giản, nhưng cũng không quá phức tạp. Người sử dụng không cần thiết phải trở thành người lập tiến độ biết rõ mọi thứ, nhưng nếu họ muốn làm việc thành công với những bản tiến độ theo sơ đồ mạng, tối thiểu họ phải hiểu những nguyên lý và hệ thống thuật ngữ cơ bản về sơ đồ mạng (ví dụ: đường, nút, công việc, đường găng, khởi sớm, khởi muộn…). Tốt hơn nữa là họ phải biết đưa những dữ liệu đầu vào cần thiết và khai thác được dữ liệu đầu ra.
Hiện nay, đã có nhiều tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình MS Project. Nhưng người sử dụng mua những tài liệu này về tự học là rất khó. Vì các tài liệu này là hầu như không trình bày những ví dụ thực hành cụ thể, mà mới trình bày hướng dẫn thuần tuý về mặt tin học. Mặc dù MS Project được thiết kế với giao diện tương đối thân thiện như Word, Excel nhưng chương trình này đòi hỏi có sự hiểu biết như đã nói ở trên. Theo đặc thù của chương trình này đòi hỏi phải có những ví dụ hướng dẫn thực hiện cụ thể đặc biệt là những ví dụ từ thực tế thì sẽ làm cho việc tiếp cận chương trình sẽ dễ dàng hơn.
Với những ưu thế của phương pháp sơ đồ mạng cùng với chương trình Microsoft Project, cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu ứng dụng mạnh mẽ những công cụ này bằng cách mở các lớp đào tạo về sơ đồ mạng, về sử dụng chương trình Microsoft Project cho những người tham gia quản lý dự án.. Nhằm hỗ trợ đắc lực việc lập và quản lý dự án đặc biệt là những dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam. Đây là những nội dung nên đưa vào nội dung đào tạo nhằm nâng cao năng lực quản lý của các cán bộ quản lý dự án. Nếu được các bạn giúp một tay và được hưởng ứng giaxaydung sẽ nỗ lực việc tổ chức các bài học từ xa ở phần bài học online.
Đơn giản vì là MS Project được tích hợp vào bộ MS Office, chi phí mua trọn bộ phần mềm này không cao nên thông dụng. Ở thị trường Việt Nam nhiều doanh nghiệp sử dụng chương trình quản lý dự án chuyên dụng chuyên sâu và hay hơn nhiều.
KS. Nguyễn Thế Anh Phòng Giá xây dựng - Viện kinh tế xây dựng
Vài thuật ngữ MS Project cần biết khi nghiên cứu chương trình
Bài mở đầu về Microsoft Project (MP) - Tìm hiểu các thuật ngữ
Tacks Name: Tên công việc. Trong vùng này bạn nhập những thông tin dạng sau: Tên công việc hay Nội dung công việc hay Mô tả công việc. Ví dụ: Công tác đào đất bằng máy.
Duration: Thời gian thực hiện công việc (giờ, ngày, tuần, tháng, năm...). Khoảng thời gian giữa lúc bắt đầu và lúc kết thúc của một công tác hay nhóm công tác.
Start: Thời điểm bắt đầu công việc.
Finish: Thời điểm kết thúc công việc.
Ví dụ: Công tác Sửa móng bằng thủ công kết thúc, công tác Bê tông lót móng bắt đầu...
Predecessor: Công việc đi trước. Trong MP thuật ngữ này dùng để chỉ mối quan hệ giữa công việc đi trước và công việc đi sau (hoặc mối quan hệ giữa nhiều công việc).
Successor: Công tác nối trước. Thuật ngữ này chỉ mối quan hệ công việc được bắt đầu từ công việc đi trước (Predecessor).
Summary Task: Công tác tóm lược. Đây là một công tác tóm lược tổng thời gian, chi phí của các công việc khác.
Ví dụ: Thi công phần móng là công tác tóm lược của các công tác: Đào đất bằng máy, sửa móng bằng thủ công, đổ bê tông lót, cốt thép + ván khuôn móng, đổ bê tông móng, bảo dưỡng, tháo ván khuôn móng. Các bạn sẽ rõ hơn khi chúng ta làm bài tập thực hành.
Dependent Task: Công tác phụ thuộc. Công tác mà ngày tháng bắt đầu kết thúc bị phụ thuộc vào công tác khác.
Resource Name: Tên vật tư (các tác giả, các sách dịch là Tài nguyên, nhưng TA thấy rằng đây là Vật tư).
Calendar: Lịch (lịch năm, lịch blốc, lịch treo tường chúng ta vẫn dùng đó). Lịch này được để trong MP để chúng ta tiện quản lý ngày tháng cho dự án. Chúng ta có thể tùy biến cuốn lịch này cho phù hợp với công việc (nghỉ thứ 7, làm chủ nhật, họp giao ban vào thứ 2...).
Working Time: Thời gian làm việc, ngày giờ đã thiết lập trên lịch để làm việc. Như ví dụ trên: Working time là các ngày trong tuần trừ thứ 7.
Base calendar: Lịch cơ sở, lịch nền. Dùng để thiết lập dạng lịch mặc định theo quy định của Nhà nước chẳng hạn (làm 5 ngày trong tuần và nghỉ thứ 7, chủ nhật). Dùng để tạo mới hoặc so sánh với lịch chúng ta đã tùy biến cho phù hợp với tiến độ thi công công trình, tiến độ thực hiện dự án.
Lag Time: Thời gian trễ. Là khoảng thời gian chậm hơn giữa hai công tác phải tuân theo.
Ví dụ: Đổ bê tông sàn xong phải chờ thời gian ninh kết rồi mới được thi công ở bên trên.
Lead Time: Thời gian sớm (đi trước). Có vẻ ngược lại với Lag Time. Công tác được thiết lập khoảng thời gian này phải đi trước công tác phụ thuộc nó.
View: Các kiểu khung nhìn báo cáo, báo biểu trong MP.
Cost: Chi phí, cái này chưa được dân sử dụng MP nghiên cứu nhiều. Dùng để quản lý chi phí, phân bổ các khoản chi phí theo tiến độ thực hiện công việc. Bác nào quản lý chi phí tốt phải bố trí tiến độ sao cho đường cong chi phí có hình chữ S. Sẽ nghiên cứu sau trên giá xây dựng.
Fixed Cost: Chi phí cố định.
Resource Cost: Chi phí vật tư.
Gantt Chart: Biểu đồ tiến độ dạng ngang (thường gọi biểu đồ Găng, sử dụng đường Găng (đường căng nhất, không giãn cao su tí nào) biểu diễn khoảng thời gian phải hoàn thành tiến độ đề ra).
Lâu quá không dùng, TA quên hết MP rồi. Nếu có sai sót xin các cao nhân lượng tình chỉ giáo nhé. Các thuật ngữ và lý thuyết cần tìm hiểu trước khi bắt đầu MP sẽ còn tiếp.
Để in các bài học, bạn kích vào nút Điều chỉnh ở phía trên và chọn Tạo trang in.
Cho hỏi về microsoft project
mình đang làm một bài tập, có một số chỗ vướng mắt thế này, mong các cao thủ giúp giùm
1. làm thế nào để tách các thời gian nghỉ lễ tết ra. Ví dụ một công việc mình làm từ 25/12 và kết thúc vào 10/1, nghỉ tết 3 ngày thì làm sao để chương trình hiểu được?
2. khi mình mua vật tư chia làm 3 giai đoạn, giai đoạn 1 từ 01/01/07 kết thúc 15/01/07; giai đoạn 2 từ 01/05/07 kết thúc 15/05/07, giai đoạn 3 từ 01/10/07 kết thúc 15/10/07, làm thế nào để vẽ được biểu đồ mua vật tư đây (đừng nói là làm 3 cái riêng biệt nhé).
Mới học microsoft project thôi nên các bác thông cảm.
Cảm ơn nhiều!
1 đính kèm
Các anh ơi giải giúp em với
Bài toán em đã mô tả trong file đính kèm đây, các anh down về giải giúp em với nhé. Rất mong được sự giúp đỡ của các anh. Cảm ơn nhiều nhiều!!!