Các nhóm quy trình quản lý dự án theo chuẩn quốc tế PMI, Hoa Kỳ
Khi nói đến dự án chính là nói đến sự nỗ lực để hoàn thành công việc trong một thời gian nhất định, có điểm khởi đầu và kết thúc để tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mong muốn. Có rất nhiều dự án thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: y tế, xây dựng, công nghệ thông tin, môi trường, dầu khí, cơ khí, viễn thông, giáo dục, chính trị, quân sự,… với những quy mô và yêu cầu phức tạp khác nhau. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để quản lý các dự án để đạt được mục tiêu? Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu các nhóm quy trình quản lý dự án theo chuẩn quốc tế PMI được cho là phù hợp nhất (best practice), áp dụng nhiều dự án (most projects), và thường xuyên (most of the time).
Mỗi dự án tùy theo lĩnh vực, quy mô có thể có vòng đời dự án (project life cycle) khác nhau. Tuy nhiên, các nhóm quy trình quản lý dự án là thống nhất cho tất cả các dự án dù là dự án công nghệ thông tin, xây dựng, môi trường, dầu khí, năng lượng,… Các nhóm quy trình quản lý dự án này bao gồm: nhóm quản lý thiết lập dự án, nhóm quản lý lập kế hoạch dự án, nhóm quản lý thực thi dự án, và nhóm quản lý kiểm soát và kết thúc dự án. Vòng đời dự án nói lên phương thức (methodologies) để thực hiện công việc trong dự án, còn nhóm quy trình quản lý dự án được xác lập nhằm quản lý việc thực hiện các phương thức ấy.
http://www.mpmm.com/images/project-lifecycle.jpg
Nhóm quy trình thiết lập dự án
Có 2 quy trình trong phần thiết lập mục tiêu dự án đó là xây dựng bản tuyên bố dự án (project charter) và xác định những người liên quan đến dự án (Identify Stakeholder). Trong đó bản tuyên bố dự án thể hiện mục tiêu dự án, các ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò trách nhiệm những vị trí quan trọng, các giả định, các rủi ro ở mức độ tổng quát. Bản tuyên bố dự án đóng một vai trò hết sức quan trọng cho toàn bộ quá trình dự án. Đó là mục tiêu cần đạt được, là định hướng hoạt động, là cơ sở để công nhận kết quả cuối cùng của dự án. Tất cả các dự án đều phải có bản tuyên bố dự án. Quy trình xác định những người liên quan trong dự án nhằm thu thập đầy đủ các yêu cầu, ràng buộc, giả định, rủi ro, mục tiêu, và những tác động khác liên quan đến dự án. Mục tiêu cuối cùng của quản lý dự án chính là thỏa mãn sự mong đợi được xác định và thống nhất của các bên liên quan. Việc xác định đầy đủ và đánh giá được mức độ ảnh hưởng của các bên liên quan giúp tăng khả năng hoàn thành mục tiêu của dự án.
Nhóm quy trình lập kế hoạch dự án
Trong giai đoạn lập kế hoạch, giám đốc dự án phải mở rộng quan điểm toàn diện để lập kế hoạch dựa trên 9 phương diện đó là: yêu cầu, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, mua sắm/đấu thầu, và tích hợp. Kế hoạch giúp hướng dẫn thực thi và kiểm soát dự án như thế nào. Một kế hoạch tốt phải hội đủ 4 yếu tố: tích hợp chuyên gia (bought-into), thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 lĩnh vực kiến thức (formal), được chấp nhận bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (approval), và thực tế (realistic). Chính 4 yếu tố này khẳng định năng lực và phân biệt sự khác nhau giữa các giám đốc dự án, giữa giám đốc dự án có kinh nghiệm và người ít kinh nghiệm hơn. Vai trò nhiều người tham gia (bought-into) thể hiện khả năng tổng hợp yếu tố chuyên gia trong dự án, điều này rất cần thiết để tạo nên chất lượng các ước tính, các hạng mục công việc, rủi ro, chất lượng,.. của dự án. Vai trò giám đốc dự án thể hiện ở đây chính là vai trò tổng hợp, hay tích hợp. Các thống kê cho thấy, giám đốc dự án dành 90% thời gian vào nhiệm vụ truyền thông và tích hợp. Yếu tố chính thức (formal) được thể hiện ở việc tổ chức các tài liệu như thế nào, tổ chức cho viết ra các tài liệu một cách rõ ràng, chính thức hay không? Điều này nói lên sự bài bản và chuyên nghiệp trong cách tổ chức công việc dự án. Một tổ chức chuyên nghiệp sẽ thể hiện các quy trình, tài liệu, kế hoạch một cách rõ ràng để hướng dẫn thực thi, kiểm soát dự án. Chấp thuận (approval) nghĩa là các kế hoạch phải được trình duyệt, phải được đồng ý từ các bên liên quan như chủ đầu tư, giám đốc chức năng, ban giám đốc, khách hàng,… trước khi thực hiện. Điều này thể hiện sự cam kết trong quá trình thực hiện dự án. Nếu thiếu yếu tố chấp thuận sẽ dễ dẫn đến những thay đổi tác động tiêu cực đến dự án và phải làm lại. Yếu tố cuối cùng của bản kế hoạch chính là thực tế (realistic). Sự thực tế được nêu ở đây là việc lập kế hoạch có gần phù hợp với khả năng thực hiện dự án hay không? Việc ước tính thời gian, chi phí có gần với thực tế hay không? Rủi ro hoàn thành mục tiêu dự án có cao hay không? Để thực hiện một kế hoạch mang tích thực tế, giám đốc dự án phải tích hợp các quy trình quản lý rủi ro vào trong bản kế hoạch. Việc áp dụng rủi ro sẽ làm gia tăng cơ hội đạt mục tiêu dự án, đồng thời hạn chế hoặc loại bỏ những yếu tố tác động tiêu cực đến dự án. Việc lập kế hoạch dự án là một công việc mang tính lặp và ngày càng chi tiết. Chính điều này làm cho kế hoạch dự án ngày càng thực tế và khả năng đạt mục tiêu cao hơn. Khi dữ liệu ngày càng thu thập đầy đủ, khi áp dụng việc quản lý rủi ro, tác động vào các yếu tố thành công cho dự án đồng thời loại bỏ các yếu tố bất lợi cho dự án, kế hoạch sẽ ngày càng hoàn chỉnh và thực tế.
Còn tiếp....
