Tôi thấy mỗi người một ý kiến khác nhau, nhưng chưa đưa ra được lý luận vấn đề chặt chẽ để thực hiện. Việc thực hiện thế nào phần về kinh nghiệm nhưng phải dựa vào văn bản quy phạm pháp luật. Tôi xin trao đổi như sau:
1. Trước tiến chúng ta tìm hiểu thế nào là quyết toán: theo quy định tại Khoản 1 Điều 21 Nghị định 48: "Quyết toán hợp đồng là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng xây dựng mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các công việc theo thoả thuận trong hợp đồng".
2. Xác định thế nào là giá trị quyết toán hợp pháp: theo quy định tại Khoản 2 Điều 30 Nghị định 112: "Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa công trình vào khai thác, sử dụng. Chi phí hợp pháp là chi phí được thực hiện trong phạm vi dự án, thiết kế, dự toán được duyệt kể cả phần điều chỉnh, bổ sung theo quy định của hợp đồng đã ký kết, phù hợp với quy định của pháp luật. Đối với các công trình sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn đầu tư được quyết toán phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt".
3. Như vậy theo 2 quy định trên, quyết toán phải căn cứ vào nội dung Hợp đồng đã ký (nội dung công việc Nhà thầu phải thực hiện, khối lượng thực hiện và quy định về việc điều chỉnh giá Hợp đồng) và kết quả thực hiện của Nhà thầu được nghiệm thu. Đồng thời xác định giá trị quyết toán đó có hợp pháp hay không, hợp pháp khi giá trị đó phải nhỏ hơn hoặc bằng giá giá trị dự toán được duyệt và giá trị Hợp đồng đã ký (kể cả điều chỉnh) vì theo Khoản 2 Điều 30 Nghị định 112, giá trị quyết toán phải nằm trong phạm vi dự toán, Hợp đồng (kể cả điều chỉnh).
4. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 35 Nghị định 48: Đối với những khối lượng phát sinh nằm ngoài phạm vi hợp đồng đã ký mà chưa có đơn giá trong hợp đồng, thì các bên tham gia hợp đồng phải thống nhất đơn giá để thực hiện khối lượng công việc này trước khi thực hiện.
5. Theo quy định tại Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 11 Thông tư 86: Trường hợp bổ sung công việc phát sinh thì chủ đầu tư và nhà thầu phải ký phụ lục bổ sung hợp đồng.
6. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 52 Nghị định 85: Đối với phần công việc xây lắp, trước khi ký kết phụ lục bổ sung hợp đồng cần phê duyệt dự toán đối với khối lượng công việc phát sinh theo quy định của pháp luật.
7. Và cuối cùng, theo quy định tại Khoản 3 Điều 57 Luật đấu thầu (đã sửa đổi) quy định: "Trường hợp có phát sinh hợp lý những công việc ngoài quy định trong hợp đồng mà không làm thay đổi mục tiêu đầu tư hoặc tổng mức đầu tư thì chủ đầu tư thỏa thuận với nhà thầu đã ký hợp đồng để tính toán bổ sung các công việc phát sinh và ký kết phụ lục bổ sung hợp đồng; trường hợp thỏa thuận không thành thì nội dung công việc phát sinh đó hình thành một gói thầu mới và tiến hành lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật này".
8. Từ những quy định trên tôi tổng hợp quy trình thực hiện và thanh toán khối lượng, nội dung công việc phát sinh chung theo quy định hiện hành như sau (tùy thuộc vào từng loại Hợp đồng trọn gói, đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh và tùy từng loại phát sinh là khối lượng hay nội dung công việc mà có khác nhau):
Bước 1: Khi (CĐT, Nhà thầu) phát hiện khối lượng phát sinh, CĐT lập dự toán phát sinh, phê duyệt.
Bước 2: Nhà thầu lập đề xuất giá cho khối lượng phát sinh.
Bước 3: Nhà thầu và CĐT thương thảo. Nếu thương thảo thành thì ký phụ lục Hợp đồng bổ sung (lưu ý là giá Hợp đồng không vượt giá dự toán được duyệt). Nếu thương thảo không thành thì hình thành gói thầu mới, thực hiện các thủ tục lựa chọn nhà thầu mới theo quy định.
Bước 4: Nhà thầu thực hiện.
Bước 5: Nghiệm thu.
Bước 6: Quyết toán.
9. Trên đây là quy trình thực hiện theo đúng quy định hiện hành. Tuy nhiên thực tế, quy trình này chỉ thực hiện khi những phát sinh là lớn (phát sinh vượt dự toán đã được phê duyệt) nhưng có rất nhiều phát sinh nhỏ (vượt giá trị Hợp đồng đã ký nhưng không vượt dự toán được duyệt) thì rất khó thực hiện theo quy trình này vì không thể cứ có khối lượng phát sinh (> 20% đối với đơn giá cố định), nội dung công việc phát sinh (trọn gói, đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh) là dừng lại việc thi công trên công trường lại (vì không thực hiện phần việc này thì không thể thi công được phần tiếp theo chẳng hạn), phê duyệt điều chỉnh dự toán, nhà thầu đề xuất, thương thảo, ký Phụ lục Hợp đồng xong mới thực hiện được. Mà thông thường Chủ đầu tư đề nghị Nhà thầu thực hiện (chưa có dự toán bổ sung được duyệt), Nhà thầu chấp thuận thực hiện (chưa ký Phụ lục HĐ bổ sung) và thực hiện các thủ tục sau. Và để tránh phải điều chỉnh nhiều lần, thông thường đến khi Nhà thầu thi công hoàn thành hạng mục đó mới tổng hợp và phê duyệt (dự toán, ký Phụ lục HĐ) phát sinh 1 lần. Đấy là thực tế đang xẩy ra rất nhiều. Tình huống bạn binhnt_vltk đưa ra.
Khi gặp tình huống này tôi xử lý như sau:
Bước 1: Khi (CĐT, Nhà thầu) phát hiện khối lượng, nội dung công việc phát sinh, CĐT đề nghị Nhà thầu thực hiện (bằng văn bản) với yêu cầu giá trị thanh toán không vượt giá trị dự toán được duyệt (kể cả điều chỉnh).
Bước 2: Nhà thầu chấp thuận, Nhà thầu có văn bản gửi Chủ đầu tư. Trường hợp Nhà thầu không chấp nhận buộc phải thực hiện theo quy trình nêu tại Mục 8.
Bước 3: Nhà thầu thực hiện. Chủ đầu tư nghiệm thu.
Bước 4: Trên cơ sở khối lượng được nghiệm thu, Chủ đầu tư/Người quyêt định đầu tư cũng phê duyệt dự toán điều chỉnh/phát sinh. Đồng thời Nhà thầu đề xuất giá trị khối lượng hoàn thành (có thể gọi là quyết toán nhưng đây là quyết toán do Nhà thầu lập, trình CĐT xem xét phê duyệt).
Bước 5: Trên cơ sở dự toán phát sinh/điều chỉnh được duyệt, Nhà thầu và CĐT thương thảo và ký Phụ lục HĐ bổ sung; giá Hợp đồng không vượt dự toán (toàn bộ) được duyệt cho gói thầu.
Bước 6: Nhà thầu lập lại quyết toán A-B trình Chủ đầu tư phê duyệt
Bước 7: Chủ đầu tư phê duyệt.
Theo quy trình này thì có một vướng mắc rất lớn là như vậy việc nhà thầu thực hiện các phát sinh này sẽ không được thanh toán khối lượng hoàn thành trong quá trình thực hiện Hợp đồng vì nếu thanh toán sẽ vượt quá giá trị Hợp đồng đã ký. Do vậy để tháo gỡ khó khăn cho nhà thầu, nếu đảm bảo việc phát sinh không vượt giá dự toán được duyệt (cả dự phòng) CĐT có thể tạm duyệt dự toán phát sinh, ký Phụ lục HĐ bổ sung (giá Hợp đồng tạm tính theo dự toán tạm duyệt) và thanh toán cho nhà thầu 1 tỷ lệ nhất đinh (để đảm bảo an toàn). Quy trình phê duyệt dự toán tạm duyệt nhanh hơn rất nhiều so với duyệt chính thức. Tuy nhiên để thực hiện việc này, để chắc chắn và an toán, Chủ đầu tư nên xin cơ chế của Người quyết định đầu tư.
10. Về thẩm quyền phê duyệt dự toán và giá Hợp đồng điều chỉnh: theo quy định tại Điều 34 Nghị định 48: "Khi điều chỉnh giá và hợp đồng xây dựng, giá hợp đồng sau điều chỉnh không làm vượt tổng mức đầu tư được phê duyệt thì chủ đầu tư được quyền quyết định điều chỉnh, trường hợp vượt tổng mức đầu tư được phê duyệt thì phải báo cáo Người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép".
11. Lưu ý: việc điều chỉnh giá Hợp đồng, thanh toán khối lượng phát sinh còn tùy thuộc vào từng loại Hợp đồng và theo quy định tại Điều 34 Nghị đinh 48 và Điều 2 Thông tư 08 BXD thì việc điều chỉnh chỉ áp dụng trong thời gian thực hiện hợp đồng theo hợp đồng đã ký (chính là tiến độ của Hợp đồng, bao gồm cả thời gian được gia hạn theo thoả thuận của hợp đồng) và việc điều chỉnh giá hợp đồng phải được các bên thoả thuận và quy định cụ thể trong hợp đồng về các trường hợp được điều chỉnh giá hợp đồng, trình tự, phạm vi, phương pháp và căn cứ điều chỉnh giá hợp đồng. Phương pháp điều chỉnh giá hợp đồng phải phù hợp với loại giá hợp đồng, tính chất công việc trong hợp đồng.
Trên đây là trao đổi của tôi về việc thực hiện và thanh toán khối lượng, nội dung công việc phát sinh. Rất mong có thể đem lại hữu ích cho các bạn.
Hàng tháng Công ty Giá Xây dựng có mở một lớp bồi dưỡng chuyên về nghiệp vụ thanh quyết toán. Nếu các bạn quan tâm đến công tác thanh quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình xin mời các bạn đăng ký tham gia lớp bồi dưỡng để trao đổi thêm về nhiều vấn đề, tình huống xảy ra thực tế cũng như tìm hiểu kỹ hơn về quy định hiện hành liên quan đến công tác thanh quyết toán.
Trân trọng.
