TamMai222
Thành viên rất triển vọng
Microsoft Office 365 kế thừa sự thành công của bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng Microsoft Office. Tuy nhiên, có một số sự khác nhau giữa Office 365 và các phiên bản Office 2019 … Bạn sẽ chọn lựa sử dụng bộ phần mềm nào? Có nên dùng Office 365 bản quyền hay không?
Trước khi trả lời câu hỏi “Có nên dùng Office 365 hay không”, người dùng cần có một cái nhìn tổng quan về giải pháp Office 365 cũng như những lợi thế mà Office 365 bản quyền đang mang tới cho khách hàng, so sánh sự khác biệt về công cụ và chi phí đầu tư.
1. Office 365 là gì?
Ngày nay, không ai trong chúng ta chưa từng làm quen với bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office trên máy tính, laptop, máy tính bảng hay thậm chí là điện thoại di động. Office 365 là phiên bản mới nhất của Microsoft Office, được cài đặt trực tuyến, vẫn bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint… cộng thêm các ứng dụng như lưu trữ trực tuyến OneDrive, hội thoại Skype, email Microsoft Exchange…
Có khá nhiều điểm khác biệt giữa Office truyền thống – Office 2019 và Office 365 (Xem bài so sánh ->) . Dưới góc nhìn về bảo mật, Office 365 nổi trội hơn hẳn so với phiên bản Office truyền thống. Với bản Office cũ, bạn sẽ cần phải trả tiền thêm (nếu đã hết hạn hỗ trợ cập nhật), download các phiên bản cập nhật mới. Tuy nhiên, với Office 365, bộ core trực tuyến luôn được cập nhật các tính năng mới, vá các lỗi bảo mật, nên sẽ ổn định và có tính bảo mật cao hơn. Office 365 bao gồm các gói dành cho gia đình và dành cho doanh nghiệp. Office 365 dành cho doanh nghiệp sẽ gồm nhiều tính năng mở rộng và tích hợp dịch vụ như hội thảo trực tuyến Skype for Business và Exchange Online cho email và lưu trữ trực tuyến OneDrive for Business với khối lượng lưu trữ và bảo mật dữ liệu khổng lồ
Office 365 cũng tích hợp phiên bản máy tính của các ứng dụng Office mới nhất mà người dùng có thể cài đặt trên nhiều máy tính và thiết bị. Các ứng dụng được cài đặt đầy đủ bao gồm: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher và Access. Người dùng cũng có thể cài đặt chúng trên nhiều thiết bị, gồm PC, máy Mac, máy tính bảng chạy Android, điện thoại chạy Android, iPad và iPhone. Khi đăng ký Office 365 hiện hoạt có tích hợp phiên bản Office dành cho máy tính, người dùng luôn có phiên bản cập nhật mới nhất của các ứng dụng.
2. Ngoài Office 365 có còn bộ sản phẩm văn phòng nào khác?
Ngoài bộ ứng dụng văn phòng không ai không biết là Microsoft Office, các bạn còn có vài lựa chọn cho bộ sản phẩm văn phòng có tính năng tương tự như:
Ví dụ, với chi phí khoảng $5/tháng cho mỗi user, bạn có thể sử dụng G Suite Basic với 30GB dung lượng lưu trữ, các phần mềm miễn phí Google Apps. Còn với cùng chi phí với Office 365, bạn chỉ có thể dùng hệ thống email với Microsoft Exchange. Nếu muốn dùng cả bộ phần mềm Office 365, bao gồm Exchange và ứng dụng offline, mỗi user doanh nghiệp sẽ cần bỏ ra khoảng $15 / tháng/ 1 user (cam kết theo từng năm).
3. Lợi ích nổi trội của Office 365
Dù các đối thủ cạnh tranh có liên tục ra mắt các sản phẩm mới thì Office 365 vẫn là một bộ phần mềm văn phòng thông dụng nhất. Do vậy, nếu công việc của bạn phụ thuộc rất nhiều vào bộ phần mềm Microsoft Office, Office 365 vẫn là lựa chọn tối ưu số một bởi tính năng cập nhật thường xuyên, khả dụng và chi phí thuê bao theo năm hợp lý cho mọi đối tượng khách hàng.
- Tiết kiệm chi phí
Sử dụng Office 365, các doanh nghiệp sẽ không phải tiêu tốn tiền bạc vào việc đầu tư cho phần cứng cùng với cơ sở hạ tầng đi kèm, nhưng vẫn có được công cụ tương tự, đảm bảo cho công việc văn phòng. Hình thức licsence thuê bao theo năm, giúp doanh nghiệp ước tính chi phí đơn giản dễ dàng, giá thành hợp lý khi đầu tư theo năm và đặc biệt có thể ngưng bất cứ lúc nào mà không tốn thêm đồng nào.
- Luôn có sẵn cho người dùng
Một trong những bất cập lớn nhất của các phần mềm trên máy tính là nó phải được cài đặt trên từng máy. Nếu xảy ra hỏng hóc sẽ rất vất vả trong việc backup dữ liệu hoặc thâm chí bị mất mát. Hiện nay, điện toán đám mây trong doanh nghiệp đang thay đổi nhanh chóng. Mọi người có xu hướng thực hiện rất nhiều tác vụ trên điện thoại thông minh và các nền tảng khác khi rời khỏi văn phòng của mình. Office 365 là một nền tảng dựa trên đám mây, giúp người dùng có thể truy cập bất cứ nơi nào họ kết nối được với Internet. Đảm bảo người dùng có thể xử lý công việc ở mọi lúc, mọi nơi mà không gặp bất cứ trở ngại nào. Dữ liệu luôn luôn được lưu trữ và bảo mật an toàn.
- Hỗ trợ các thiết bị di động
Thiết lập Office 365 trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng và truy cập email, tài liệu của bạn và các dịch vụ Office 365 khác không có vấn đề mà bạn đang có. Bạn không cần phải ngồi tại máy tính của bạn tất cả các thời gian để có thể giải quyết vấn đề, chỉnh sửa tài liệu hoặc tham dự một cuộc họp trực tuyến.
- Tối đa năng suất sử dụng
Office 365 phát triển song hành cùng tốc độ tăng trưởng quy mô doanh nghiệp. Bổ sung thêm người dùng mới đơn giản và nhanh chóng với việc mua thêm giấy phép bổ sung. Đồng bộ Microsoft liên tục, lập tức và đầy đủ. Làm việc trực tuyến hoặc offline, truy cập email, lịch và danh bạ từ bất cứ nơi nào. Chia sẻ tập tin và cộng tác dễ dàng với đồng nghiệp và đối tác.
- Bảo trì, bảo dưỡng hệ thống
Với số lượng máy chủ vật lý và cơ sở hạ tầng đi kèm trên, các doanh nghiệp sẽ phải “cắt cử” chuyên gia công nghệ thông tin và nhân viên khác nhằm duy trì và bảo dưỡng chúng. Tuy nhiên, với Office 365, Microsoft sẽ chịu trách nhiệm trong việc giữ cho máy chủ luôn được cập nhật, giải quyết các vấn đề xảy ra, nâng cấp phần cứng và phần mềm, cùng với một số bảo dưỡng khác. Điều này thực sự giá trị với các doanh nghiệp nhỏ nếu họ không có phòng công nghệ riêng, hoặc thậm chí là một nhân viên IT riêng.
Trước khi trả lời câu hỏi “Có nên dùng Office 365 hay không”, người dùng cần có một cái nhìn tổng quan về giải pháp Office 365 cũng như những lợi thế mà Office 365 bản quyền đang mang tới cho khách hàng, so sánh sự khác biệt về công cụ và chi phí đầu tư.
1. Office 365 là gì?
Ngày nay, không ai trong chúng ta chưa từng làm quen với bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office trên máy tính, laptop, máy tính bảng hay thậm chí là điện thoại di động. Office 365 là phiên bản mới nhất của Microsoft Office, được cài đặt trực tuyến, vẫn bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint… cộng thêm các ứng dụng như lưu trữ trực tuyến OneDrive, hội thoại Skype, email Microsoft Exchange…
Có khá nhiều điểm khác biệt giữa Office truyền thống – Office 2019 và Office 365 (Xem bài so sánh ->) . Dưới góc nhìn về bảo mật, Office 365 nổi trội hơn hẳn so với phiên bản Office truyền thống. Với bản Office cũ, bạn sẽ cần phải trả tiền thêm (nếu đã hết hạn hỗ trợ cập nhật), download các phiên bản cập nhật mới. Tuy nhiên, với Office 365, bộ core trực tuyến luôn được cập nhật các tính năng mới, vá các lỗi bảo mật, nên sẽ ổn định và có tính bảo mật cao hơn. Office 365 bao gồm các gói dành cho gia đình và dành cho doanh nghiệp. Office 365 dành cho doanh nghiệp sẽ gồm nhiều tính năng mở rộng và tích hợp dịch vụ như hội thảo trực tuyến Skype for Business và Exchange Online cho email và lưu trữ trực tuyến OneDrive for Business với khối lượng lưu trữ và bảo mật dữ liệu khổng lồ
Office 365 cũng tích hợp phiên bản máy tính của các ứng dụng Office mới nhất mà người dùng có thể cài đặt trên nhiều máy tính và thiết bị. Các ứng dụng được cài đặt đầy đủ bao gồm: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher và Access. Người dùng cũng có thể cài đặt chúng trên nhiều thiết bị, gồm PC, máy Mac, máy tính bảng chạy Android, điện thoại chạy Android, iPad và iPhone. Khi đăng ký Office 365 hiện hoạt có tích hợp phiên bản Office dành cho máy tính, người dùng luôn có phiên bản cập nhật mới nhất của các ứng dụng.
2. Ngoài Office 365 có còn bộ sản phẩm văn phòng nào khác?
Ngoài bộ ứng dụng văn phòng không ai không biết là Microsoft Office, các bạn còn có vài lựa chọn cho bộ sản phẩm văn phòng có tính năng tương tự như:
- Office 365
- G Suite (tên cũ là Google Apps).
- Zoho.
Ví dụ, với chi phí khoảng $5/tháng cho mỗi user, bạn có thể sử dụng G Suite Basic với 30GB dung lượng lưu trữ, các phần mềm miễn phí Google Apps. Còn với cùng chi phí với Office 365, bạn chỉ có thể dùng hệ thống email với Microsoft Exchange. Nếu muốn dùng cả bộ phần mềm Office 365, bao gồm Exchange và ứng dụng offline, mỗi user doanh nghiệp sẽ cần bỏ ra khoảng $15 / tháng/ 1 user (cam kết theo từng năm).
3. Lợi ích nổi trội của Office 365
Dù các đối thủ cạnh tranh có liên tục ra mắt các sản phẩm mới thì Office 365 vẫn là một bộ phần mềm văn phòng thông dụng nhất. Do vậy, nếu công việc của bạn phụ thuộc rất nhiều vào bộ phần mềm Microsoft Office, Office 365 vẫn là lựa chọn tối ưu số một bởi tính năng cập nhật thường xuyên, khả dụng và chi phí thuê bao theo năm hợp lý cho mọi đối tượng khách hàng.
- Tiết kiệm chi phí
Sử dụng Office 365, các doanh nghiệp sẽ không phải tiêu tốn tiền bạc vào việc đầu tư cho phần cứng cùng với cơ sở hạ tầng đi kèm, nhưng vẫn có được công cụ tương tự, đảm bảo cho công việc văn phòng. Hình thức licsence thuê bao theo năm, giúp doanh nghiệp ước tính chi phí đơn giản dễ dàng, giá thành hợp lý khi đầu tư theo năm và đặc biệt có thể ngưng bất cứ lúc nào mà không tốn thêm đồng nào.
- Luôn có sẵn cho người dùng
Một trong những bất cập lớn nhất của các phần mềm trên máy tính là nó phải được cài đặt trên từng máy. Nếu xảy ra hỏng hóc sẽ rất vất vả trong việc backup dữ liệu hoặc thâm chí bị mất mát. Hiện nay, điện toán đám mây trong doanh nghiệp đang thay đổi nhanh chóng. Mọi người có xu hướng thực hiện rất nhiều tác vụ trên điện thoại thông minh và các nền tảng khác khi rời khỏi văn phòng của mình. Office 365 là một nền tảng dựa trên đám mây, giúp người dùng có thể truy cập bất cứ nơi nào họ kết nối được với Internet. Đảm bảo người dùng có thể xử lý công việc ở mọi lúc, mọi nơi mà không gặp bất cứ trở ngại nào. Dữ liệu luôn luôn được lưu trữ và bảo mật an toàn.
- Hỗ trợ các thiết bị di động
Thiết lập Office 365 trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng và truy cập email, tài liệu của bạn và các dịch vụ Office 365 khác không có vấn đề mà bạn đang có. Bạn không cần phải ngồi tại máy tính của bạn tất cả các thời gian để có thể giải quyết vấn đề, chỉnh sửa tài liệu hoặc tham dự một cuộc họp trực tuyến.
- Tối đa năng suất sử dụng
Office 365 phát triển song hành cùng tốc độ tăng trưởng quy mô doanh nghiệp. Bổ sung thêm người dùng mới đơn giản và nhanh chóng với việc mua thêm giấy phép bổ sung. Đồng bộ Microsoft liên tục, lập tức và đầy đủ. Làm việc trực tuyến hoặc offline, truy cập email, lịch và danh bạ từ bất cứ nơi nào. Chia sẻ tập tin và cộng tác dễ dàng với đồng nghiệp và đối tác.
- Bảo trì, bảo dưỡng hệ thống
Với số lượng máy chủ vật lý và cơ sở hạ tầng đi kèm trên, các doanh nghiệp sẽ phải “cắt cử” chuyên gia công nghệ thông tin và nhân viên khác nhằm duy trì và bảo dưỡng chúng. Tuy nhiên, với Office 365, Microsoft sẽ chịu trách nhiệm trong việc giữ cho máy chủ luôn được cập nhật, giải quyết các vấn đề xảy ra, nâng cấp phần cứng và phần mềm, cùng với một số bảo dưỡng khác. Điều này thực sự giá trị với các doanh nghiệp nhỏ nếu họ không có phòng công nghệ riêng, hoặc thậm chí là một nhân viên IT riêng.
