Đi tìm một Giải pháp Quản trị dự án cho các dự án sử dụng Ngân sách Nhà Nước

[thachicc]

Tại một tổ chức hay doanh nghiệp sẽ có rất nhiều dự án, dự án nào cũng có tầm quan trọng. Như vậy cần phải có kho chứa thông tin tất cả các dự án, dù dự án này đang dự trù hay đang thực hiện, dù đã hoàn thành hay hủy không thực hiện nữa. các đặc tính cần có của một dự án cần luôn phải có thông tin.

1. Tính mục tiêu:
• Dự án bao giờ cũng có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng.
• Định hướng mục tiêu luôn được duy trì trong suốt dự án.
• Sản phẩm cuối cùng luôn được đánh giá xem có phù hợp, có đạt được mục tiêu không
2. Có các hạn định rõ ràng
• Lịch biểu được xác định trước
• Các ngày bắt đầu, ngày kết thúc rõ
• Các mốc được theo dõi và đem ra đánh giá.
3. Sự giới hạn
• Giới hạn về nguồn lực.
• Giới hạn về kinh phí
• Giới hạn về thời gian

Tại Việt Nam, với các dự án sử dụng ngân sách nhà nước, các dự án đều luôn bị thay đổi không ngừng,
Các dự án luôn thay đổi, đặc biệt là vấn đề thời gian. Sự thay đổi về giả cả, nhân sự thực hiện ..... nhiều sự biến động liên tục thay đổi không nằm trong tầm kiểm soát chủ quan của một tổ chức hay doanh nghiệp khi thực hiện các dự án. Để thực hiện dự án, luôn đối mặt với sự biến động bất ổn định.

Những đặc điểm khi thực hiện dự án sử dụng ngân sách nhà nước
Những đặc điểm nổi bật và phổ biến, hiện diện trong tất cả các dự án:
1. Sự đa dạng và sự bất ổn định trong các ràng buộc hay cam kết của mối quan hệ cộng tác trong tổ chức hay doanh nghiệp.
2. Sự bất ổn định và thay đổi trong yêu cầu thực hiện và mục tiêu thực hiện
3. Sự trì trệ của nội tại tổ chức & các tổ chức có liên quan, sự thay đổi công nghệ, sự thay đổi chức năng vai trò của các cá nhân….
4. Sự biến động của thực tế (giá cả, chính sách, luật pháp) gây khó khăn trong công việc (khả năng thích ứng & kỹ năng không theo kịp …)
5. Rất khó để quản lý và kiểm soát sự thay đổi và những nguy cơ từ sự biến động của bốn mục trên đây.

Các hoạt động cơ bản để xây dựng được một lịch trình kiểu GANTT, CPM, PERT .... là các hoạt động cơ bản đã được tiên đoán trước. Đây là vấn đề vướng mắc nhất đối với hầu hết các tổ chức hay doanh nghiệp khi áp dụng MS Project hay các phần mềm quản lý dự án tương tự. Nếu tiên đoán trước được chính xác các hoạt động cơ bản thì rất tuyệt vời, nhưng thực tế thì rất khó, bởi vậy rất cần tìm một cách lập kế hoạch công việc một cách linh hoạt, luôn thích nghi và đáp ứng với thực tiễn.

Rất mong được chỉ giáo

 

[thachicc]

Ở đây tôi muốn lạm bàn sâu hơn một GIẢI PHÁP CỘNG TÁC cho các nhóm, các bộ phận trong tổ chức một cách linh hoạt, rõ ràng, đo lường được, thực tế, có thể thực hiện được trên nền tảng nội lực của tổ chức với mốc thời gian cụ thể.

Một GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ phù hợp với từng thời điểm phát triển của tổ chức, có thể theo suốt chặng đường tăng trưởng bến vững cả về chất & lượng, phù hợp với nhiều loại cơ cấu tổ chức trong bất kỳ giai đoạn phát triển nào, kể cả khi tái cơ cấu, đảm bảo cho đơn vị được tổ chức theo một hình thức có thể làm tăng khả năng thực hiện các chức năng đã định. Cơ cấu theo chức năng hay cơ cấu phòng ban đều dễ dàng tùy chỉnh và lồ ng ghép vận dụng theo các tiêu chí:
- Cơ cấu để thực hiện được mục tiêu chiến lược của tổ chức.
- Tạo ra giá trị cho các chức năng, phát huy những chức năng cần thiết để hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của tổ chức.
- Hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu theo các vị trí, vai trò nhất định.
- Các vị trí công việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệm vụ một cách hiệu quả. Xác lập rõ ràng mối quan hệ giữa người có nghĩa vụ báo cáo và người được báo cáo.
- Tăng mức độ của việc kiểm soát và số cấp độ cần có trong tổ chức để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu.Hỗ trợ các thành viên trong ban lãnh đạo, các tổ kỹ thuật cũng như các nhân viên có đủ năng lực hoàn thành vai trò của mình.
- Tăng mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các bộ phận chức năng; Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức đạt hiệu quả cao nhất