Hỏi về bản chính và bản sao hồ sơ hoàn công

[keisao13]

1. Các cao thủ cho hỏi về bản chính, bản sao hợp pháp của hồ sơ hoàn công?

Giả sử Nhà thầu, TVGS, CĐT chỉ ký 1 bản gốc có các chữ ký tươi. Muốn có bản chính và bản sao hợp pháp phải làm như thế nào?
Bản photocopy từ bản gốc và được đóng dấu của Chủ đầu tư có được xem là bản chính hay không?

2. Có quy định nào về nạp hồ sơ hoàn công điện tử hay không?

 

[nguyentheanh]

Theo khoản 1 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định:
'Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004:
1. Sửa đổi khoản 2 và khoản 3 Điều 2 như sau:
"2. "Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;
3. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành"'.

Như vậy, Bản gốc được hiểu là văn bản sau khi in ra nhân viên trực tiếp xử lý ký nháy và sau đó có chữ ký của cấp trên có thẩm quyền. Thường lãnh đạo cấp trên chỉ ký một bản. Bản có chữ ký tươi đó sẽ được nhân bản (photocopy) theo số lượng yêu cầu, rồi đem đóng dấu. Bản có chữ ký tươi sẽ là bản gốc và các bản còn lại sẽ là bản chính và đều có hiệu lực pháp lý như nhau.
Sau này do nhu cầu muốn tạo thêm các bản sao thì đem bản gốc hoặc bản chính nói trên ra công chứng sao y bản chính.

Bạn xem thêm Điều 33. Lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng của Nghị định số 46/2015/NĐ-CP và Điều 12 Quy định về lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình và hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình của Thông tư số 26/2016/TT-BXD.

Xây dựng là ngành có đặc điểm: áp dụng khoa học kỹ thuật luôn đi sau các ngành khác. Vào trường xây dựng là mình được dạy ngay điều này. Vì vậy, 4.0 trong xây dựng sẽ còn chậm lắm. Các bạn soạn thảo văn bản chưa đề cập thuật ngữ lưu trữ điện tử hồ sơ hoàn công trong văn bản nào. Chắc ta phải chờ.

 

[keisao13]

Cảm ơn bác Thế Anh đã trả lời câu hỏi của em ạ.

Theo Điều 12, TT26/2016 thì HSHC có thể Bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp và theo như bác Thế Anh giải thích:
- Bản gốc được hiểu là bản ký tươi.
- Bản chính là bản được đóng dấu cơ quan phát hành lên bản photo của bản gốc.
- Bản sao hợp pháp được hiểu là bản được công chứng.

Trong hồ sơ hoàn công thì có rất nhiều dạng tài liệu, được ban hành bởi nhiều chủ thể trong dự án (Chủ đầu tư, Nhà thầu, TVGS, Nhà cung cấp, Nhà sản xuất, Cơ quan nhà nước, v.v):
- Văn bản, công văn, quyết định, v.v
- Biên bản nghiệm thu
- Kết quả thí nghiệm.
- v.v

Em muốn hỏi kỹ thêm về tạo bản chính, bản sao hợp pháp trong hồ sơ hoàn công ạ?

VD cụ thể như đối với các biên bản có 2-3 bên cùng ký tá như Biên bản nghiệm thu (Nhà thầu, TVGS, Chủ đầu tư)

Cách 1: Đi công chứng tạo bản sao hợp pháp >> OK, nhưng tốn tiền khi số lượng rất nhiều.

Cách 2: Photo bản gốc rồi lấy dấu Chủ đầu tư đóng dầu vào vì Chủ đầu tư là đại diện dự án và đã chấp nhận nội dung thỏa thuận giữa Nhà thầu - TVGS >> Có được không?

Cách 3: Photo bản gốc rồi đóng dấu pháp nhân của tất cả các bên có người ký vào ( Chủ đầu tư, Nhà thầu chính và TVGS) >> Có được không?

Em xin cảm ơn.

 

[nguyentheanh]

Bạn tham khảo tình huống giải đáp dưới đây tôi tìm được từ trang văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ. Bạn tìm thêm các văn bản mới (có thể đã thay các văn bản dưới đây) để khẳng định thêm nhé.

"Cơ quan, tổ chức sao y bản chính đối với văn bản đã ban hành: Tôi ra phường để công chứng hợp đồng kinh tế. Ở phường cho biết bắt đầu từ tháng 7/2012 ở phường không có chức năng công chứng hợp đồng kinh tế. Chúng tôi có thể sao y, đóng dấu của công ty và nó có hiệu lực như với Công chứng tại các cơ quan nhà nước không? Gửi bởi: Nguyễn Châu Giang
Trả lời có tính chất tham khảo

Việc sao y bản chính như bạn hỏi được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư của cơ quan, tổ chức (các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân).

Theo đó, “bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. Quy định cụ thể tại Điều 11:

- Hình thức sao: sao y bản chính; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận. (Hình thức sao được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính).

- Bản sao y bản chính được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

- Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định nêu trên, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Như vậy, nếu bạn thực hiện sao y bản chính theo đúng quy định của pháp luật thì bản sao sẽ có giá trị pháp lý như bản chính (như với trường hợp sao y tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền) và được sử dụng trong các giao dịch."