Hỏi đáp - Kỹ năng - Thủ thuật sử dụng Microsoft Project 2010

[damvantai]

Vấn đề:
"Mọi người ơi, cho em hỏi với. Lúc mình khai bào từ đầu, mặc định số ngày là 1 ngày. xong mình khai báo lại từ đầu thì đúng số ngày yêu cầu phải làm. 1. Tiếp theo mình khai báo số nhân công, thì số ngày nó lại nhảy ( nếu khai báo trong tài nguyên Max lớn hơn nhiều thì nó k nhảy ) ? 2. Lúc mình khai báo nhân xong hết 1 dự án bằng project. mình muốn chỉnh sửa thì lúc chỉnh sửa nhân công thì bên số ngày thực hiện nó lại nhảy, và tương tự cho cái ngược lại ? . Cái này cũng hay, nó tự chỉnh cho mình luôn. Nhưng nó ra ngày bị lẻ. Mình muốn tự khai báo được k mọi người. ? Xin mọi người giúp đỡ, vấn đề mình đau đầu quá. Chỉnh sửa để cho hệ số K phù hợp Biểu tượng cảm xúc smile"

Xử lý:
Đơn giản!
Trong phần THIẾT LẬP OPTIONS (File/ Option/ Schedule) bạn đã thấy mặc định của loại công việc trong Default task type là Fixed Unit – đây là một hình thức phổ biến của các nước phát triển. Vì ở đó trình độ lao động và năng suất của nhân công thường được ước lượng khá chính xác và ổn định do đó người ta ưu tiên kiểm soát tài nguyên đơn vị - Units. Còn ở Việt Nam có thói quen khi lập tiến độ thường ước lượng trước thời gian thực hiện công việc rồi mới phân bổ tài nguyên. Khi tài nguyên không đảm bảo (cao hoặc thấp) thì sẽ đi điều chỉnh thời gian thực hiện công việc sao cho sử dụng tài nguyên hiệu quả. Nói tóm lại, ở Việt Nam có thói quen kiểm soát thời gian thực hiện công việc – Duration. Tức bạn phải chọn Fix Duration ở trong Default task type để không bị nhảy ngày khi bạn điều chỉnh lại tài nguyên.
Bạn xem chi thêm thông tin 2 bài viết sau để hiểu rõ hơn vấn đề bạn đang gặp phải nhé http://bit.ly/1R9t5jm và bit.ly/1Xmw3rQ

 

[damvantai]

Vấn đề:
Để in tiến độ làm từ Project đẹp cần điều chỉnh gì? Làm sao để xuất tiến độ từ Project sang autocad cho đẹp và không bị lỗi font
Xử lý: Bạn hãy xem video dưới đây nhé. (Xem trên Youtube, chọn định dạng HD để xem rõ hơn bạn nhé)

 

[damvantai]

Vấn đề:
Để in tiến độ trực tiếp từ Project đẹp cần điều chỉnh gì? Làm sao để chèn khung chữ ký của các bạn vào bảng tổng tiến độ đẹp và cân xứng như khi bạn xuất sang Autocad?

Xử lý: Bạn hãy xem video dưới đây nhé. (Xem trên Youtube, chọn định dạng HD để xem rõ hơn bạn nhé)
Note: Việc xuất tiến độ trực tiếp từ Project thì các bạn sẽ thao tác nhanh hơn và không lo lỗi font

 

[damvantai]

Xem mối liên hệ công việc trong Ms Project
Khi lập tiến độ chúng ta thiết lập quan hệ cho các công tác, do không bao quát hết hoặc do sơ xuất chúng ta đã tạo ra các mối quan hệ không phù hợp cho các công tác và từ đó dẫn tới việc tiến độ chúng ta lập ra không hợp lý. Do đó chúng ta phải kiểm tra lại các mối quan hệ công việc và điều chỉnh chúng hợp lý để xử lý các xung đột về tiến độ có thể xảy ra.

Để xem mối liên hệ của một công việc với các công việc khác ta có 2 lựa chọn:
- Xem các công tác trước
- Xem đồng thời cả công tác trước và công tác sau
a) Xem các công tác trước
Click công việc, xuất hiện Task Information chọn Predecessors
Như hình minh họa: Công tác GCLD Cốp pha móng có công tác liền trước là Đổ bê tông lót móng

b) Xem đồng thời cả công tác trước và công tác sau
Để xem đồng thời cả công tác đứng trước và đứng sau một công tác bạn Click chuột phải vào phần sơ đồ ngang, chọn Splits sau đó click chuột phải vào phần bên trái của khung Split vừa bật chọn More view/ Relationship Diagram

Lựu chọn khung nhìn Relationship Diagram
Khi đó bạn sẽ thấy cũng với Công tác GCLD Cốp pha móng sẽ quan sát được công việc liên trước và công việc liên sau của nó

Quan sát đồng thời cả công việc liền trước và công việc liền sau
Việc xem được mối liên hệ công việc trong ms project giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan hơn về công việc trong tổng thể dự án. Từ đó chúng ta có thể điều chỉnh sao cho chúng phù hợp với thực tế dự án và kỳ vọng đặt ra ban đầu.

Nguồn: damtaicap.net​

 

[damvantai]

Nhiều bạn hỏi tôi "Khi làm việc với MP, trong phần tài nguyên nhân công phải khai báo giá trị Max Unit (khả năng huy động nguồn lực của dự án tại một thời điểm) để tính toán xem trên toàn bộ dự án có thời điểm nào vượt quá nguồn lực hay không? Tuy nhiên trong thực tế dự án thường kéo dài qua một số mùa (thời điểm nhân công huy động rất khó khăn). Khi đó giá trị Max Unit trong bảng Resource sheet cần phải điều chỉnh lại cho sát thực tế. Vì nếu không làm việc đó thì tại các thời điểm mùa màng tài nguyên nhân công không được tính toán theo Max Unit mới (phản ánh đúng thực tế) thì sẽ rất rủi ro. Chúng ta sẽ rất khó để nhìn ra được tại thời điểm đó tài nguyên nhân công của chúng ta đang bị xung đột (Overallocation).
Vậy để giải quyết vấn đề này thì cần xử lý thế nào?

Như chúng ta đã biết khi làm việc với MS Project chúng ta tập trung vào làm việc sao cho hiệu quả với TASK (Công việc) và RESOURCE (tài nguyên).
Trong khung nhìn Resource Sheet chúng ta có một cột giá trị Max của các nguồn lực tài nguyên. Đây là giá trị tối đa của một tài nguyên mà chúng ta có thể huy động tại một thời điểm cho dự án. Khi một tài nguyên nào đó vượt quá giá trị Max này thì MS Project sẽ đưa ra một cảnh báo với trạng thái được gọi là OVERALLOCATED.
Chúng ta có thể hình dung 1 tình huống trong thực tế như sau: Trong dự án xây dựng kéo dài thường sẽ trải qua các thời điểm mùa màng, nhân công các tổ thợ giai đoạn đó giảm đáng kể, tuy nhiên sau mùa màng số lượng nhân công lại đảm bảo lại theo yêu cầu tổ chức thi công. Vậy để setup cho MS Project vấn đề này như thế nào?
Xem thêm: Ms Project Quick Tips: Khai báo tài nguyên thay đổi theo thời gian trên 1 công việc
Thông thường khi setup giá trị Max trong khung nhìn Resource sheet chúng ta chỉ khai báo được 1 giá trị Max như hình dưới đây.



Giả sử trong dự án này chúng ta tính toán có thể huy động được tối đa 30 nhân công tại một thời điểm để đáp ứng cho dự án. Tuy nhiên từ ngày 1/10/2017 đến 15/10/2017 trung vào đợt nghỉ mùa của công nhân chẳng hạn. Thời điểm đó giá trị Max của tài nguyên nhân công chỉ còn 10 người. Sau ngày 15/10/2017 số lượng Max tài nguyên nhân công lại trở lại con số 30. Chúng ta sẽ khai báo cho MS Project như sau.
Trong khung nhìn Resource Sheet chọn tài nguyên nhân công. Chọn menu Resource -> chọn Information để bật bảng thông tin tài nguyên Resource information (hoặc sử dụng phím tắt Shift + F2).



Trong bảng Resource Information chúng ta sẽ khai báo thời điểm đầu dự án đến 30/9/2017 là có Unit là 30. Từ 1/10/2017 - 15/10/2017 có Unit là 10. Và từ 16/10/2010 trở đi có Unit là 30.



Trong đó NA có nghĩa là không xác định giá trị (thời điểm) cụ thể.
Sau khi khai báo xong chúng ta chọn OK
Giờ chúng ta sẽ thử thay đổi thời gian hiện tại của dự án (Curent date) sang 1 ngày nằm trong khoảng 1/10/2017 - 15/10/2017 xem điều gì xảy ra nhé
Chọn Project/Project information để bật bảng thông tin dự án để khai báo lại Curent date



Sau khi OK chúng ta xem lại khung nhìn Resource sheet sẽ thấy khi đó giá trị Max của tài nguyên nhân công đã tự động nhảy xuống 10.



OK. Như vậy là chúng ta có thể hoàn toàn chủ động trong việc thay đổi tài nguyên theo thời gian trong MS Project để phản ánh sát nhất thực tế của kế hoạch mà chúng ta lập ra cho dự án.

 

[damvantai]

Hoạt động Effort Driven trong Microsoft Project


“Đây là vấn đề tương đối khó hiểu nên các bạn cần đọc kỹ để hiểu sâu sắc hơn nhé”

Trong phần THIẾT LẬP OPTIONS (File/ Option/ Schedule) đã khuyến cáo bạn Bỏ chọn trong New task are effort driven. Tại sao nên Bỏ chọn???
Xem thêm: https://www.damtaicap.net/2016/07/cai-dat-thong-so-option-trong-microsoft-project.html

Thuộc tính Effort – driven nếu được chọn sẽ ảnh hưởng đến công việc sau lần đầu nhập tài nguyên và muốn nhập thêm hay xóa bỏ tài nguyên ra khỏi công việc. MP sẽ giữ nguyên số công (Work) khi thay đổi nguồn lực đã gán cho công việc. Khi bạn thêm vào hay rút bớt nhân lực (Units) ra khỏi một công việc. MP sẽ kéo dài hay rút ngắn thời gian thực hiện của công việc đó.

Khi chọn thuộc tính Effort – driven thì khi bạn gán xong 1 nguồn lực hay nhiều nguồn lực cho 1 công việc thì Effort – driven sẽ được áp dụng ngay và khi đó số công sẽ không thay đổi cho dù bạn có thay đổi nguồn lực.



Từ ví dụ trên sẽ thấy rằng Effort – driven hoạt động có vẻ giống với Fixed work?

Chúng hoạt động hoàn toàn độc lập. Cần phân biệt rõ ràng ở đây:

- Với Task type, cái gì sẽ thay đổi với hai thành phần còn lại trong công thức WORK = DURATION *UNIT nếu 1 cái được giữ cố định.

- Với Effort – driven, cái gì sẽ xảy ra với thời gian (duration) và tài nguyên đơn vị (resource unit) khi thêm hay bớt nguồn lực khỏi một công việc (như ví dụ trên)

Điều gì sẽ xảy ra khi kết hợp cả Effort – driven và Task type?

- Khi chọn Fixed Work và Effort – driven thì MP tính toán theo Effort – driven

- Khi chọn Fixed Units và Effort – driven thì MP sẽ điều chỉnh thời gian thực hiện khi bạn thêm hay bỏ bớt nguồn lực ra khỏi công việc. Sử dụng khi bạn muốn xem xét việc thêm người làm để giảm bớt thời gian thực hiện công việc.

- Khi chọn Fixed Duration và Effort – driven thì MP sẽ thay đổi cách làm việc (số của từng nguồn lực) khi thay đổi nguồn lực (như ý 3 của Ví dụ trên). Sử dụng khi bạn muốn xem xét việc giảm nhẹ công việc cho một số người trong dự án hay bạn cần thiết giao thêm việc bán thời gian cho một số người để đảm nhiệm thêm các công việc khác à cái này có gợi mở cho bạn ý tưởng gì không?

Tuy có tác dụng khá hay như trên, nhưng Effort – driven luôn được khuyên Bỏ chọn. Dưới đây là 2 lý do mà Effort – driven không thể sử dụng được:

- Các công việc không ước tính được chính xác số công. Đây là cái mà chúng ta vẫn hay làm, đó là gán nguồn lực và thời gian để tính ra công (thử dần)

- Đối với các công việc phức tạp: thì khi thêm nguồn lực chưa chắc là công việc đã được rút ngắn thời gian, vì nguồn lực thêm vào cần thời gian để tìm hiểu hoặc làm quen (ví dụ như thêm một người thợ làm sắt vào đội ốp lát thì chưa chắc là công việc sẽ nhanh hơn, vì người thợ làm sắt đó còn phải mất thời gian học hỏi mới có thể ốp lát được)

 

[latuct]

Mình muốn làm file tiến độ có cả giá trị thực hiện như hình, có cột giá trị hợp đồng (cost), giá trị thực hiện (actual cost), tỉ lệ thực hiện (% complete)
Nhưng giá trị ô tỉ lệ thực hiện tổng tiến độ lại không đúng: đáng ra là 94% nhưng đang hiển thị 97%
file lưu google drive:

Project1 - Copy hoi giaxaydung.vn.mpp

drive.google.com

Xin hỏi có cách nào sửa hoặc cách nào khác lập bảng thỏa mãn yêu cầu như vậy không?

 

[latuct]

Mình muốn làm file tiến độ có cả giá trị thực hiện như hình, có cột giá trị hợp đồng (cost), giá trị thực hiện (actual cost), tỉ lệ thực hiện (% complete)
Nhưng giá trị ô tỉ lệ thực hiện tổng tiến độ lại không đúng: đáng ra là 94% nhưng đang hiển thị 97%
file lưu google drive:

Project1 - Copy hoi giaxaydung.vn.mpp

drive.google.com

Xin hỏi có cách nào sửa hoặc cách nào khác lập bảng thỏa mãn yêu cầu như vậy không?

Mình tự trả lời được rồi: tạo thêm cột rồi nhập công thức để hiển thị giá trị thực hiện