Làm việc với hồ sơ nghiệm thu có dạng file pdf

[nguyentheanh]

Phần mềm QLCL GXD khi in ra bộ hồ sơ thì là file pdf. File pdf có thuận lợi là sẽ giữ cố định được các thông tin đã chuẩn hóa, không lo bị chỉnh sửa đi, sai lệch so với thông tin gốc mong muốn sau khi đã chế bản. File pdf thì chuyển qua máy nào in cũng được, không lo nhảy trang, xô lệch.

- Bạn cần thêm hiểu biết về ghép nhiều file pdf thành 1 file pdf hoàn chỉnh
- Xóa bỏ 1 trang bất kỳ trong file pdf
- Chèn thêm 1 hoặc nhiều trang pdf vào trong file pdf
- Chỉnh sửa 1 nội dung nào đó của file pdf

Mẹo: Trong trường hợp cần kíp, bạn có thể dùng Word 2016, chọn mở file pdf ra rồi Save as thành dạng .docx để có thể chỉnh sửa bên Word.

 

[nguyentheanh]

Sử dụng máy in ảo để tạo ra file Pdf.

Có một bạn khi sử dụng chức năng in tự động trong phần mềm QLCL thì bị báo lỗi: Microsoft Excel is waiting for another application to complete an OLE action. Nghĩa là: Microsoft Excel đang chờ cho một ứng dụng khác hoàn thành 1 (lệnh) thực thi OLE.

Tôi và nhóm kỹ thuật đã nghiên cứu nhưng không biết nguyên nhân là gì, bởi có rất nhiều lý do cụ thể theo từng máy tính của từng người. Chúng tôi cũng chưa từng gặp lỗi này trong quá trình hỗ trợ rất nhiều người sử dụng QLCL trước đó.

Chúng tôi đã khuyên bạn ấy thử gỡ ra và cài 1 bộ Office khác. Nhưng bạn đó đã giải quyết được theo cách như sau: Dùng máy in ảo pdf factory pro xuất ra nhanh hơn và không bị lỗi. Sau đó in máy in thật để ra hồ sơ nghiệm thu, nhật ký thi công...
Bạn có thể Google phần mềm máy in ảo Pdf factory pro hoặc máy in ảo DoPdf nhé.

Mời bạn tham khảo video sau về phần mềm Dopdf tạo máy in ảo để ra file pdf dễ dàng:

 

[nguyentheanh]

1. Câu hỏi 1: Phần mềm Quản lý chất lượng (QLCL GXD) đã có chức năng xuất file PDF chưa?
Trả lời: Phần mềm xuất ra từng trang biên bản, hoặc xuất ra cả bộ hồ sơ nghiệm thu, nhật ký thi công dạng file pdf.

2. Câu hỏi 2: QLCL GXD có xuất được ra Word không? Là vì khi lập 1 file biên bản theo List nghiệm thu có một vài biên bản đặc biệt cần phải chỉnh sửa thêm. Nếu xuất được ra Word sẽ thuận lợi hơn.
Trả lời:
Tại thời điểm tháng 06/2020, chức năng này đang được nghiên cứu. Việc xuất từ Excel sang Word có khó khăn là cần phân biệt đâu là bảng, đâu là văn bản.
Qua tìm hiểu thấy trên mạng ở nước ngoài có 1 trang bán phần mềm xuất từ Excel sang Word, giá hơn 60USD còn đắt hơn cả phần mềm Quản lý chất lượng, nhưng không biết xuất Excel sang Word có được như ý không? Hay lại phải mất nhiều công căn chỉnh nữa. Chắc họ phải đầu tư nhiều mới làm được phần mềm đó. Nếu các bạn cần thì có thể tìm đặt mua phần mềm đó (Google Print Excel to Word).

Còn hiện tại, nếu bạn muốn chỉnh sửa biên bản nào đặc biệt thì có những cách như sau:

1. Bạn làm biên bản đó riêng bên Word và in kèm thêm hồ sơ, lưu file đó cùng file QLCL GXD vào chung thư mục

2. Bạn in biên bản đó từ QLCL GXD ra pdf (phần mềm có chức năng chọn in biên bản cho 1 công việc cụ thể). Sau đó bạn dùng Word 2016 hoặc 2013 để mở luôn file Pdf đó rồi Save as thành file Word và chỉnh sửa. Cứ mở như file Word bình thường.

3. Bạn in biên bản hoặc nhật ký từ phần mềm QLCL GXD ra pdf, rồi dùng trang web hoặc phần mềm chuyển đổi từ Pdf sang Word (bạn Google Pdf to Word có rất nhiều trang, bạn thử rồi xem trang nào tốt thì lưu lại sau còn dùng tiếp)

4. Bạn spin đến biên bản đặc biệt đó, đánh dấu rồi copy từ đó sang Word rồi chỉnh tiếp, lưu file Word lại cùng thư mục với file QLCL GXD.