Martin Barnes describes some of the methods that project managers use to make building fast.
Martin Barnes mô tả một vài phương pháp mà những giám đốc quản lý dự án (thường) sử dụng để thúc đẩy nhanh tiến độ thi công công trình.
Project management plays a vital role in fast building. Building things quickly does not mean bui1ding in a hurry and must never mean building in a panic. Designing for fast building does not have to mean cutting corners, or lowering standards.
Quản lý DA đóng một vai trò quan trọng trong việc đẩy nhanh tiến độ thi công công trình. Đẩy nhanh tiến độ thi công không có nghĩa là thi công xây dựng một cách vội vàng và càng không bao giờ có nghĩa là thi công xây dựng trong sự hỗn loạn, vô tổ chức. Việc thiết kế công trình nhanh không phải có nghĩa là giấu giếm cắt xén hoặc vi phạm các tiêu chuẩn.
Listed below are some simple propositions which can be illustrated by practical examples of project management techniques:
Sau đây là một vài đề xuất đơn giản với các ví dụ thực tế minh họa cho những phương pháp kỹ thuật quản lý dự án:
• plan ahead. Carefully worked out plans for how things are going to be done, by whom and when are essential for doing anything fast. The plans do not have to be in great detail and it is permissible to change them, but you do need to have them
• Lên kế hoạch trước. Cẩn thận vạch ra những kế hoạch để thực hiện công việc, dự kiến người và thời điểm sẽ thực hiện công việc là những điều thiết yếu để thực hiện công việc nhanh chóng. Các kế hoạch không cần phải hết sức chi tiết và cũng cần chấp nhận là chúng có thể sẽ thay đổi, nhưng chúng ta cần phải có các kế hoạch đó.
• find the staff. Doing a complicated set of tasks faster means involving more people. 'We shall have to do it in five weeks with 20 people instead of in 20 weeks with five people! This puts greater demand on the softer management techniques of communication, motivation, decision-making and leadership. You don't achieve faster building simply by using hard techniques such as computer scheduling and cost control
• Tìm kiếm nhân viên. Thực hiện một lượng các công việc phức tạp nhanh hơn có nghĩa là cần phải có nhiều người hơn. Chúng ta cần phải thực hiện công việc trong năm tuần với 20 người thay vì trong 20 tuần với năm người! Điều này đặt ra yêu cầu cao hơn đối với kỹ năng quản lý mềm dẻo trong sự truyền đạt, tạo ra động lực, ra quyết định và khả năng lãnh đạo. Chúng ta sẽ không thực hiện công việc thi công xây dựng nhanh hơn được chỉ đơn giản bằng cách sử dụng những phương pháp kỹ thuật cứng nhắc như lập tiến độ thực hiện dự án và kiểm soát chi phí trên máy tính.
• plan to allow for the unexpected. Building management always has to cope with a large ration of unexpected problems. It is possible to make management arrangements and design decisions which will shrink the risks of delays due to unexpected problems.
• Lập kế hoạch cho những yếu tố không dự kiến trước. Việc quản lý thi công xây dựng luôn phải đương đầu với một lượng lớn các yếu tố không lường trước được. Chúng ta hoàn toàn có thể tạo ra những chuẩn bị trong kế hoạch quản lý và dự kiến các phương án giải quyết mà sẽ làm giảm thiểu những rủi ro do có những yếu tố bất ngờ xảy ra.
The second law of project management is very important in achieving fast building. This law is that one can only manage what remains to be done. In other words, it is a waste of time recording and discussing what has already happened and can no longer be influenced by management decisions.
Quy tắc thứ hai về quản lý dự án là rất quan trọng trong việc thực hiện đẩy nhanh tiến độ thi công. Quy tắc này chỉ áp dụng để quản lý những phần công việc còn lại cần được thực hiện. Sẽ thật lãng phí thời gian để ghi chép và thảo luận về những việc đã xảy ra và không còn bị ảnh hưởng bởi những quyết định quản lý.
Concentrate management attention entirely on decisions affecting the remaining work. (But see next week's piece on architects' legal responsibility.)
Tập trung hầu hết sự quan tâm vào việc quản lý những quyết định có ảnh hưởng đến những công việc còn phải thực hiện. Nhưng xem xét những phần công việc của tuần tới trên quan điểm trách nhiệm pháp lý của các công trình sư.
The client's criteria
An important principle to be established at the outset of the building project is the relative importance to the client of quality, cost, and time. If the client's main objective is to complete the building quickly, this factor should be predominant in the architect's decision-making. He (or she) should use all the flexibility left after the building performance and quality objectives have been satisfied to design for maximum speed and least risk of delay. In practice this means designing details which can be built more quickly and which are least likely to cause delay. Notice that these are two separate things, both of which contribute to faster building. Detailing can be extremely important in this respect.
Một nguyên lý quan trọng được thiết lập vào lúc bắt đầu dự án xây dựng là sự quan tâm tương xứng đối với khách hàng về chất lượng, chi phí và thời gian. Nếu mục tiêu chính của khách hàng là đặt yếu tố thời gian lên hàng đầu, thì yếu tố này cần phải chiếm ưu thế (đóng vai trò quan trọng hơn) trong việc ra quyết định của công trình sư. Chúng ta cần phải sử dụng tất cả sự năng động đi sau những mục tiêu năng suất và chất lượng công trình đã được thỏa mãn để dành cho tốc độ tối đa và tối thiểu rủi ro do sự trì hoãn. Trong thực tế điều này có nghĩa là các thiết kế chi tiết có thể được xây dựng nhanh chóng hơn và dường như là giảm thiểu đến mức nhỏ nhất các nguyên nhân gây ra sự gián đoạn. Để ý rằng có hai vấn đề riêng biệt, cả hai nhân tố đó đều góp phần đẩy nhanh tiến độ thi công công trình. Trình bày chi tiết có thể là vô cùng quan trọng về phương diện này.
For example, when deciding how any two or more components of a building will go together, quite substantial time savings can be made. Not much time is saved by designing something which will take one person 20 minutes to fix instead of 40. A lot of time is saved if you can design something which can be fixed in two separate operations instead of four. When drawing large-scale cross-section details of windows, try doing it in the sequence in which it will be built and see if it is possible to reduce the number of separate stages. Many details are susceptible to improvement in this way. It is usually the junction details which constrain and complicate the sequence of work and, consequently, affect both the complexity and length of the construction programme.
Ví dụ, khi quyết định được số lượng các hạng mục của một công trình sẽ thực hiện cùng nhau một cách tối ưu (phù hợp với năng lực), chúng ta có thể tiết kiệm được một lượng thời gian đáng kể. Không nhiều thời gian được tiết kiệm bởi những gì được thiết kế mà một người sẽ thực hiện trong 20 phút thay vì 40 phút. Chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian nếu những gì được thiết kế có thể bố trí trong hai thao tác riêng biệt thay vì bốn thao tác. Khi thiết kế chi tiết mặt cắt ngang theo tỷ lệ lớn các cửa sổ, thử thực hiện công việc theo trình tự nó sẽ được xây dựng và xem xét xem liệu có thể giảm bớt giảm bớt được những công đoạn riêng rẽ không. Nhiều chi tiết dễ dàng tác động để có sự cải tiến trong trường hợp này. Thông thường là những chi tiết nối tiếp mà cưỡng ép và phức tạp sự nối tiếp của công việc và do đó tác động đến cả sự phức tạp lẫn độ dài của chương trình xây dựng.
Complexity of the site construction sequence is a factor which design can influence heavily and which has a lot to do with the risk of delay. When a project manager is drawing up a network for the construction programme he may hit an area with many activities converging on and diverging from one node. This is called a 'high-risk node'. None of the activities diverging from the node will be able to start until all converging activities have been done. The likelihood of the project being delayed at this point is high. Quite frequently the details of the building or the specification of the construction method can be altered so that the single node is replaced by a number of nodes, none of which has more than two activities diverging from them. Thus the high-risk node has been replaced by low-risk nodes and the likelihood of delay has been reduced.
Sự phức tạp của sự phối hợp trên công trường xây dựng là một nhân tố mà kế hoạch dự kiến có thể bị ảnh hưởng nặng nề và có thể sẽ có rất nhiều việc xảy ra dẫn đến những rủi ro làm gián đoạn thi công. Khi một giám đốc dự án đang vẽ lên một sơ đồ mạng công việc cho tiến độ kế hoạch chương trình thi công xây dựng anh ta có thể vấp phải tính huống có nhiều công tác tập trung vào và đi ra từ cùng một nút. Nút này được gọi là “Nút có độ rủi ro cao”. Không một công tác nào đi ra từ nút có thể bắt đầu cho đến khi tất cả các công tác đi vào nút hoàn thành. Trường hợp dự án có thể bị gián đoạn tại nút này có xác suất khá cao. Khá thường xuyên những chi tiết của công trình hoặc yêu cầu kỹ thuật của biện pháp thi công có thể biến đổi để một nút đơn được thay thế bởi một số nút, mà các nút đó không cho phép nhiều hơn hai công tác đi ra từ chúng. Như vậy nút rủi ro cao đã được thay thế bởi những nút có độ rủi ro thấp và khả năng xảy ra gián đoạn (trì hoãn) đã được giảm bớt.
These two examples illustrate the type of thinking during design which is necessary to stimulate faster construction and which can affect small and large decisions.
Hai ví dụ này minh họa cho cách nghĩ trong thời gian thiết kế đâu là điều cần thiết để thúc đẩy quá trình thi công diễn ra nhanh hơn và đâu là các quyết định có tác động lớn và đâu là quyết định có tác động nhỏ.
Martin Barnes mô tả một vài phương pháp mà những giám đốc quản lý dự án (thường) sử dụng để thúc đẩy nhanh tiến độ thi công công trình.
Project management plays a vital role in fast building. Building things quickly does not mean bui1ding in a hurry and must never mean building in a panic. Designing for fast building does not have to mean cutting corners, or lowering standards.
Quản lý DA đóng một vai trò quan trọng trong việc đẩy nhanh tiến độ thi công công trình. Đẩy nhanh tiến độ thi công không có nghĩa là thi công xây dựng một cách vội vàng và càng không bao giờ có nghĩa là thi công xây dựng trong sự hỗn loạn, vô tổ chức. Việc thiết kế công trình nhanh không phải có nghĩa là giấu giếm cắt xén hoặc vi phạm các tiêu chuẩn.
Listed below are some simple propositions which can be illustrated by practical examples of project management techniques:
Sau đây là một vài đề xuất đơn giản với các ví dụ thực tế minh họa cho những phương pháp kỹ thuật quản lý dự án:
• plan ahead. Carefully worked out plans for how things are going to be done, by whom and when are essential for doing anything fast. The plans do not have to be in great detail and it is permissible to change them, but you do need to have them
• Lên kế hoạch trước. Cẩn thận vạch ra những kế hoạch để thực hiện công việc, dự kiến người và thời điểm sẽ thực hiện công việc là những điều thiết yếu để thực hiện công việc nhanh chóng. Các kế hoạch không cần phải hết sức chi tiết và cũng cần chấp nhận là chúng có thể sẽ thay đổi, nhưng chúng ta cần phải có các kế hoạch đó.
• find the staff. Doing a complicated set of tasks faster means involving more people. 'We shall have to do it in five weeks with 20 people instead of in 20 weeks with five people! This puts greater demand on the softer management techniques of communication, motivation, decision-making and leadership. You don't achieve faster building simply by using hard techniques such as computer scheduling and cost control
• Tìm kiếm nhân viên. Thực hiện một lượng các công việc phức tạp nhanh hơn có nghĩa là cần phải có nhiều người hơn. Chúng ta cần phải thực hiện công việc trong năm tuần với 20 người thay vì trong 20 tuần với năm người! Điều này đặt ra yêu cầu cao hơn đối với kỹ năng quản lý mềm dẻo trong sự truyền đạt, tạo ra động lực, ra quyết định và khả năng lãnh đạo. Chúng ta sẽ không thực hiện công việc thi công xây dựng nhanh hơn được chỉ đơn giản bằng cách sử dụng những phương pháp kỹ thuật cứng nhắc như lập tiến độ thực hiện dự án và kiểm soát chi phí trên máy tính.
• plan to allow for the unexpected. Building management always has to cope with a large ration of unexpected problems. It is possible to make management arrangements and design decisions which will shrink the risks of delays due to unexpected problems.
• Lập kế hoạch cho những yếu tố không dự kiến trước. Việc quản lý thi công xây dựng luôn phải đương đầu với một lượng lớn các yếu tố không lường trước được. Chúng ta hoàn toàn có thể tạo ra những chuẩn bị trong kế hoạch quản lý và dự kiến các phương án giải quyết mà sẽ làm giảm thiểu những rủi ro do có những yếu tố bất ngờ xảy ra.
The second law of project management is very important in achieving fast building. This law is that one can only manage what remains to be done. In other words, it is a waste of time recording and discussing what has already happened and can no longer be influenced by management decisions.
Quy tắc thứ hai về quản lý dự án là rất quan trọng trong việc thực hiện đẩy nhanh tiến độ thi công. Quy tắc này chỉ áp dụng để quản lý những phần công việc còn lại cần được thực hiện. Sẽ thật lãng phí thời gian để ghi chép và thảo luận về những việc đã xảy ra và không còn bị ảnh hưởng bởi những quyết định quản lý.
Concentrate management attention entirely on decisions affecting the remaining work. (But see next week's piece on architects' legal responsibility.)
Tập trung hầu hết sự quan tâm vào việc quản lý những quyết định có ảnh hưởng đến những công việc còn phải thực hiện. Nhưng xem xét những phần công việc của tuần tới trên quan điểm trách nhiệm pháp lý của các công trình sư.
The client's criteria
An important principle to be established at the outset of the building project is the relative importance to the client of quality, cost, and time. If the client's main objective is to complete the building quickly, this factor should be predominant in the architect's decision-making. He (or she) should use all the flexibility left after the building performance and quality objectives have been satisfied to design for maximum speed and least risk of delay. In practice this means designing details which can be built more quickly and which are least likely to cause delay. Notice that these are two separate things, both of which contribute to faster building. Detailing can be extremely important in this respect.
Một nguyên lý quan trọng được thiết lập vào lúc bắt đầu dự án xây dựng là sự quan tâm tương xứng đối với khách hàng về chất lượng, chi phí và thời gian. Nếu mục tiêu chính của khách hàng là đặt yếu tố thời gian lên hàng đầu, thì yếu tố này cần phải chiếm ưu thế (đóng vai trò quan trọng hơn) trong việc ra quyết định của công trình sư. Chúng ta cần phải sử dụng tất cả sự năng động đi sau những mục tiêu năng suất và chất lượng công trình đã được thỏa mãn để dành cho tốc độ tối đa và tối thiểu rủi ro do sự trì hoãn. Trong thực tế điều này có nghĩa là các thiết kế chi tiết có thể được xây dựng nhanh chóng hơn và dường như là giảm thiểu đến mức nhỏ nhất các nguyên nhân gây ra sự gián đoạn. Để ý rằng có hai vấn đề riêng biệt, cả hai nhân tố đó đều góp phần đẩy nhanh tiến độ thi công công trình. Trình bày chi tiết có thể là vô cùng quan trọng về phương diện này.
For example, when deciding how any two or more components of a building will go together, quite substantial time savings can be made. Not much time is saved by designing something which will take one person 20 minutes to fix instead of 40. A lot of time is saved if you can design something which can be fixed in two separate operations instead of four. When drawing large-scale cross-section details of windows, try doing it in the sequence in which it will be built and see if it is possible to reduce the number of separate stages. Many details are susceptible to improvement in this way. It is usually the junction details which constrain and complicate the sequence of work and, consequently, affect both the complexity and length of the construction programme.
Ví dụ, khi quyết định được số lượng các hạng mục của một công trình sẽ thực hiện cùng nhau một cách tối ưu (phù hợp với năng lực), chúng ta có thể tiết kiệm được một lượng thời gian đáng kể. Không nhiều thời gian được tiết kiệm bởi những gì được thiết kế mà một người sẽ thực hiện trong 20 phút thay vì 40 phút. Chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian nếu những gì được thiết kế có thể bố trí trong hai thao tác riêng biệt thay vì bốn thao tác. Khi thiết kế chi tiết mặt cắt ngang theo tỷ lệ lớn các cửa sổ, thử thực hiện công việc theo trình tự nó sẽ được xây dựng và xem xét xem liệu có thể giảm bớt giảm bớt được những công đoạn riêng rẽ không. Nhiều chi tiết dễ dàng tác động để có sự cải tiến trong trường hợp này. Thông thường là những chi tiết nối tiếp mà cưỡng ép và phức tạp sự nối tiếp của công việc và do đó tác động đến cả sự phức tạp lẫn độ dài của chương trình xây dựng.
Complexity of the site construction sequence is a factor which design can influence heavily and which has a lot to do with the risk of delay. When a project manager is drawing up a network for the construction programme he may hit an area with many activities converging on and diverging from one node. This is called a 'high-risk node'. None of the activities diverging from the node will be able to start until all converging activities have been done. The likelihood of the project being delayed at this point is high. Quite frequently the details of the building or the specification of the construction method can be altered so that the single node is replaced by a number of nodes, none of which has more than two activities diverging from them. Thus the high-risk node has been replaced by low-risk nodes and the likelihood of delay has been reduced.
Sự phức tạp của sự phối hợp trên công trường xây dựng là một nhân tố mà kế hoạch dự kiến có thể bị ảnh hưởng nặng nề và có thể sẽ có rất nhiều việc xảy ra dẫn đến những rủi ro làm gián đoạn thi công. Khi một giám đốc dự án đang vẽ lên một sơ đồ mạng công việc cho tiến độ kế hoạch chương trình thi công xây dựng anh ta có thể vấp phải tính huống có nhiều công tác tập trung vào và đi ra từ cùng một nút. Nút này được gọi là “Nút có độ rủi ro cao”. Không một công tác nào đi ra từ nút có thể bắt đầu cho đến khi tất cả các công tác đi vào nút hoàn thành. Trường hợp dự án có thể bị gián đoạn tại nút này có xác suất khá cao. Khá thường xuyên những chi tiết của công trình hoặc yêu cầu kỹ thuật của biện pháp thi công có thể biến đổi để một nút đơn được thay thế bởi một số nút, mà các nút đó không cho phép nhiều hơn hai công tác đi ra từ chúng. Như vậy nút rủi ro cao đã được thay thế bởi những nút có độ rủi ro thấp và khả năng xảy ra gián đoạn (trì hoãn) đã được giảm bớt.
These two examples illustrate the type of thinking during design which is necessary to stimulate faster construction and which can affect small and large decisions.
Hai ví dụ này minh họa cho cách nghĩ trong thời gian thiết kế đâu là điều cần thiết để thúc đẩy quá trình thi công diễn ra nhanh hơn và đâu là các quyết định có tác động lớn và đâu là quyết định có tác động nhỏ.
Ks. Nguyễn Thế Anh trích dịch - mong nhận được đóng góp hoàn thiện
