Thu_Tran_2020
Nhân viên Cty Giá Xây Dựng
Ứng dụng phần mềm GSXD GXD quản lý tài liệu cá nhân và Tài liệu Dự án công trình
Có câu: Khi thông tin, dữ liệu được sắp xếp một cách khoa học và bài bản thì có thể tạo ra những giá trị to lớn. Nếu làm trong ngành xây dựng, hẳn bạn sẽ biết mô hình thông tin công trình BIM là thời đại, nếu không cập nhật bạn sẽ tụt hậu và có thể out. Việc sắp xếp, quản lý file, liên kết và chia sẻ tài liệu là nội dung rất quan trọng của BIM. Chức năng sắp xếp, quản lý file tài liệu của Phần mềm Giám sát xây dựng GXD sẽ đưa người sử dụng đi dần vào ứng dụng BIM từ lúc nào không hay. Rất nhẹ nhàng, êm ái cứ theo dần các phiên bản của phần mềm Giám sát xây dựng cập nhật.
Các file mẫu Chỉ dẫn kỹ thuật: Công tác viết Chỉ dẫn kỹ thuật và thực hiện theo Chỉ dẫn kỹ thuật trong thực tế chưa chuẩn. Các kỹ sư GXD muốn sưu tầm các tư liệu, viết biên soạn thêm nhiều tài liệu để góp phần nâng cao chất lượng công tác này tại các công trường.
Phần mềm Giám sát xây dựng GXD được nghiên cứu biên tập hệ thống các thư mục tài liệu, file mẫu… mà các Công ty Tư vấn giám sát, các Kỹ sư Tư vấn giám sát, Tư vấn Giám sát trưởng và Giám sát viên… đều cần trong công việc. Liên tục được cập nhật, nghiên cứu chỉnh sửa bổ sung để tối ưu.
Hệ thống tài liệu, bài viết, hướng dẫn, giáo trình… sẽ giúp cho các Kỹ sư trẻ mới vào nghề giám sát sẽ có lối đi rõ ràng, mạch lạc và chuyên nghiệp hơn trước.
Sử dụng quản lý tài liệu ở phần mềm Giám sát xây dựng GXD có các lệnh lập trình tương tự như phần mềm QLTL-GXD nên hình ảnh hướng dẫn dưới đây từ hướng dẫn phần mềm quản lý tài liệu GXD, dùng tương tự với phần mềm Giám sát xây dựng GXD.
Quản lý file tài liệu
Thêm files mới
Thực tế hiện nay khi quản lý tài liệu cá nhân thì gặp một số khó khăn như sau:
Thời gian công tác càng lâu, làm việc và sử dụng máy tính càng nhiều thì lượng file tài liệu trong máy tính càng nhiều.
Mất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu đã lưu trong máy tính, nhiều lúc phát điên, phát rồ lên vì không tìm thấy file.
Tốn nhiều thời gian để tìm kiếm, tìm hiểu các văn bản, quy định mới nhất về đầu tư xây dựng.
Không phân loại các mức độ quan trọng của tài liệu.
Tài liệu sắp xếp không khoa học, lộn xộn ở nhiều thư mục khác nhau.
Giải pháp
Sử dụng tính năng Thêm mới file và các lệnh trong phần mềm GSXD GXD để quản lý tài liệu cá nhân đơn giản và nhanh gọn nhất.
Bạn có 1 hay nhiều thư mục chứa tài liệu mà ngày nào cũng phải tìm các files trong đó, để quản lý tài liệu cá nhân bằng phần mềm GSXD GXD, sử dụng lệnh "Thêm mới files", bạn chọn thư mục chứa tài liệu đó để thêm các files vào phần mềm:
Hình 1. Lệnh Thêm mới File
Khi bạn bổ sung file mới vào thư mục, bạn sử dụng tiện ích “Kiểm tra files mới” để thêm file đó vào phần mềm.
Các tùy chọn khi dùng lệnh Thêm mới files:
Khi chạy lệnh Thêm mới files sẽ hiện ra hộp thoại với nhiều tùy chọn:
Hình 2. Hộp thoại Thêm File
1. Chọn đường dẫn
2. Tùy chọn tìm kiếm thư mục
3. Thêm vào danh mục
Khi thêm mới files, người dùng có thể tùy ý chọn để phần mềm đổ dữ liệu tại dòng đầu tiên hoặc đổ dữ liệu tại dòng được chỉ định trong sheet ‘Quan ly’’
Hình 3. Chỉ định vị trí Đổ dữ liệu
Có thể chọn loại file (theo đuôi file) để đọc vào
Bạn gõ loại file vào mục Lọc dữ liệu và bấm tìm kiếm, phần mềm sẽ lọc toàn bộ những file có đuôi đã chọn nằm trong thư mục theo đường dẫn để hiện ra.
Hình 4. Lọc dữ liệu
Kiểm tra file mới
Bạn thêm file mới vào 1 thư mục, bạn muốn cập nhật file đó vào sheet quản lý tài liệu của bạn. Chỉ việc sử dụng Kiểm tra file mới, chọn thư mục, phần mềm sẽ tự động phát hiện ra file mới, chỉ thị cho bạn xác nhận để đưa vào sheet.
Hình 5. Kiểm tra file mới
Đổi tên file
Tôi thường hay ứng dụng lệnh Đổi tên file rất tiện lợi này như sau. Trước kia tải file từ trên mạng xuống, tôi cứ phải lật đi lật lại giữa các cửa sổ để nhập tên file cho đẹp rồi mới lưu xuống máy, khá là bất tiện. Bây giờ tôi cứ lưu file xuống máy với tên bất kỳ, sau đó sử dụng lệnh thêm file vào sheet, chỉnh lại tên trong sheet Excel (có thể bấm Mở file để mở ra đọc lấy thông tin).
Sau đó kích phải chọn lệnh Cập nhật tên và thông tin files:
Hình 6. Cập nhật tên và thông tin File
Hoặc là chọn lệnh Quản lý liên kết > Đổi tên file :
Hình 7. Lệnh Đổi tên File
Điều kiện để đổi tên file được là file đó phải đóng không được đang mở.
Lưu ý: lệnh đổi tên file chỉ thực hiện được khi file đó đang đóng. Windows chỉ cho phép bạn đổi tên file khi đó đang đóng.
Đổi tên thư mục
Tương tự như lệnh Đổi tên file nhưng thực hiện đối với thư mục. Điều kiện để đổi tên thư mục được là không có file nào trong thư mục đó đang mở, hoặc không có chương trình nào đang chạy và lưu bộ nhớ tạm vào thư mục đó.
Kiểm tra liên kết lỗi
Giúp bạn chạy và phát hiện ra rất nhanh liên kết của file tài liệu, hồ sơ nào bị lỗi. Phần mềm sẽ cố gắng tự động sửa liên kết giúp bạn. Trường hợp file bạn đã xóa trong ổ cứng rồi, không thể sửa được thì phần mềm cũng chỉ thị màu đỏ để bạn biết mà định hướng công việc.
Xóa file
Khi đang biên tập lại hệ thống file trong máy tính, chẳng hạn bạn phát hiện ra có 3 file trùng nhau. Chỉ việc đánh dấu 2 file kích phải vào chọn lệnh xóa (như trong hình).
Hình 8. Lệnh Xóa File
Thực ra bạn vào File Explorer của Windows, tìm rồi 2 file đó, kích chọn rồi bấm Delete để xóa cũng được. Nhưng làm vậy thì phải nhiều thao tác hơn, khi biên tập 1 khối lượng lớn file của dự án làm bạn phải thực hiện hàng nghìn thao tác, nhiều lúc chối tay, phát ngại làm.
Biên tập, sắp xếp file của dự án, công trình, gói thầu… với các lệnh Edit, Copy, Paste, Find, Replace của Excel dễ dàng và mềm mại hơn, nên tạo nên tâm lý thú vị với công việc, chứ không còn tâm lý ngại làm và tự nhủ thôi để khi nào có thời gian thì làm nữa.
Sắp xếp file hồ sơ, dữ liệu
Thuận lợi cho việc sắp xếp các dữ liệu được chuyển từ nhóm dữ liệu này sang nhóm dữ liệu khác mà không phải quá nhiều thao tác như dùng File Explorer.
Bước 1: Tạo nhóm dữ liệu
Hình 9. Lệnh Tạo nhóm dữ liệu
Bước 2 : Cắt dòng dữ liệu từ thư mục này, và dán vào thư mục khác
Bạn chỉ cần chọn cả dòng chứa files cần di chuyển và Cut (Ctrl+X), sao đó dán chèn (Insert Cut) vào vị trí dòng bất kỳ tại thư mục sẽ di chuyển đến
Bước 3 : Chạy lệnh để kiểm tra lại kết quả
Hình 10. Lệnh Sắp xếp dữ liệu
Sau khi thao tác lệnh, phần mềm sẽ đánh lại lần lượt số thứ tự của file theo trình tự từ trên xuống dưới.
Khi sắp xếp tài liệu, phần mềm sẽ kiểm tra và so sánh URL của bản ghi trong sheet và hyperlink, nếu thấy sai khác sẽ đổi theo.
Ví dụ: Hình dưới đây cắt file gxd.vn-mau-01-BC-tong-hop-cua-chu-dau-tu.docx từ thư mục Bieumau sang Giaotrinh. Phần mềm sẽ so sánh dữ liệu ở 3 vị trí 1, 2, 3 để tự động thay đổi cho khớp nhau.
Hình 11. Tình huống sắp xếp file
Một tình huống trình bày ở đây để bạn đọc thấy có thể ứng dụng rất linh hoạt và không giới hạn:
Giả sử ta có nhiều file mẫu nằm ở thư mục khác nhau, đã có đường dẫn của file. Giờ muốn chuyển về thư mục Bieumau mà không muốn đi lần từng thư mục để cắt và dán từng file.
Cách thực hiện như sau:
Bước 1. Gõ các chữ Mở file tương ứng ở cột G
Hình 12. Lọc dữ liệu Mở file
Bước 2. Tạo hyperlink cho các file
Đánh dấu đường dẫn của file và copy:
Hình 13. Tạo Hyperlink cho các file
Chọn sang ô G54 có chữ Mở file bấm Ctrl+K và dán đường dẫn vào:
Hình 14. Dán đường dẫn tạo Hyperlink
Lần lượt như vậy cho các file còn lại.
Bước 2. Chạy lệnh Sắp xếp
Các file sẽ được di chuyển từ tất cả các thư mục về thư mục Bieumau. Bây giờ bạn có thể kiểm tra lại và hưởng thụ thành quả.
Hình 15. Lệnh Sắp xếp dữ liệu
Ở tình huống này ta đã giả thiết là có đường dẫn của file thì mới thực hiện các bước như trên. Để có đường dẫn của file mời bạn xem mục Tự viết hàm trích xuất địa chỉ Hyperlink mục lập trình VBA, sử dụng hàm GetURL. Bạn sẽ thấy phần mềm chạy trên Excel rất là linh hoạt, thiên biến vạn hóa.
Quản lý liên kết
Hình 16. Menu Quản lý liên kết
Đổi tên files
Ở tính năng này, bạn có thể tùy ý chỉnh sửa tên file theo yêu cầu mà không cần phải vào hẳn thư mục chứa file để đổi tên từng file.
Khi bạn đổi tên file trực tiếp ở trong phần mềm thì đồng thời file nằm trong thư mục gốc cũng được đổi theo. Tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho người dùng.
Hình 17. Đổi tên file
Đổi tên thư mục
Hình 18. Đổi tên thư mục
1. Sửa tên thư mục
2. Thao tác lệnh Đổi tên thư mục
3. Chọn Yes để kết thúc lệnh
Hình 19. Thông báo xác nhận Đổi tên thư mục
Kết quả được thể hiện ở bảng dưới đây:
Hình 20. Kết quả đổi tên thư mục
Lưu ý: Mỗi lần thao tác lệnh chỉ đổi được 1 thư mục
Lệnh Kiểm tra liên kết lỗi
Khi chạy lệnh này sẽ đánh dấu đỏ toàn bộ các liên kết đến file bị lỗi.
Có thể ứng dụng lệnh này để tìm ra tất cả các bản ghi file đã được di chuyển hoặc bị thất lạc hoặc bị xóa trong thư mục.
Chỉnh sửa cuối:
