Nguyên tắc xây dựng hệ thống hồ sơ, giấy tờ của dự án có văn bản quy định không?

[bombom36]

Nguyên tắc xây dựng hệ thống hồ sơ, giấy tờ của dự án có văn bản quy định không?

Hiện em đang là sinh viên học ngành QLDA, có câu hỏi trên mà em tìm mãi không ra. Nhờ các anh/chị chỉ dùm. Em xin cảm ơn ạ.

 

[Thao Nhi]

Cái này tùy thuộc yêu cầu của từng dự án em ạ

 

[nguyentheanh]

Tùy thuộc vào trình độ, năng lực quản lý của các đơn vị quản lý dự án, người làm quản lý dự án và công cụ quản lý hồ sơ, giấy tờ của dự án.

Trong các văn bản có quy định rải rác ở các hoạt động từ giai đoạn chuẩn bị dự án, đến giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào vận hành. Ví dụ:
- Lập kế hoạch khảo sát, thực hiện khảo sát xây dựng thì phải ra hồ sơ - báo cáo khảo sát
- Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu thì phải có Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, mời chào hàng cạnh tranh... và hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, hồ sơ chào hàng cạnh tranh...
- Hợp đồng xây dựng thì phải có hồ sơ hợp đồng
- Nghiệm thu chất lượng, hoàn công thì có hồ sơ hoàn thành công trình (em xem phụ lục 3 của Thông tư số 26/2016/TT-BXD, có thể lúc bạn đọc thì thông tư mới hơn rồi hãy search thông tư thay thế)
- Mô hình thông tin công trình (BIM) thì quản lý hồ sơ, tài liệu của dự án là vấn đề quan trọng thuộc dạng cốt lõi
Đây là lý do mà Công ty Giá Xây Dựng nghiên cứu, phát triển phần mềm Quản lý tài liệu GXD.

Các quy định của Luật Xây dựng và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn luật xây dựng (không có điều khoản nào quy định cụ thể hay có tên luôn là Nguyên tắc xây dựng hồ sơ, giấy tờ của dự án. Có thể nó nằm ở văn bản khác mà những người xây dựng phải đọc, phải học để áp dụng vào công việc dự án xây dựng.

Còn để tự rút ra các nguyên tắc quản lý tài liệu, hồ sơ, giấy tờ của dự án xây dựng thì phải làm nhiều, có kinh nghiệm qua các công đoạn thực hiện dự án từ đầu đến cuối, am hiểu thông suốt các quy định của văn bản pháp luật về xây dựng mới rút ra được (quy định về Quản lý dự án, Quản lý chi phí, Quản lý đấu thầu, Quản lý hợp đồng, Quản lý chất lượng, Quản lý thanh quyết toán - kiểm soát chi phí...)

Ví dụ 1: Bạn có thể thấy quy định về Hồ sơ hợp đồng xây dựng (Điều 142 Luật Xây dựng số 50)
1. Hồ sơ hợp đồng xây dựng gồm hợp đồng có nội dung theo quy định tại Điều 141 của Luật này và các tài liệu kèm theo hợp đồng.
2. Tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng gồm một số hoặc toàn bộ các tài liệu sau:
a) Văn bản thông báo trúng thầu hoặc chỉ định thầu;
b) Điều kiện cụ thể của hợp đồng hoặc Điều khoản tham chiếu đối với hợp đồng tư vấn xây dựng;
c) Điều kiện chung của hợp đồng;
d) Hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu của bên giao thầu;
đ) Hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của bên nhận thầu;
e) Các bản vẽ thiết kế và các chỉ dẫn kỹ thuật;
g) Biên bản đàm phán hợp đồng, văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng;
h) Các phụ lục của hợp đồng;
i) Các tài liệu khác có liên quan.
3. Thứ tự ưu tiên áp dụng các tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng do các bên tham gia hợp đồng thỏa thuận. Trường hợp các bên tham gia hợp đồng không thỏa thuận thì áp dụng theo thứ tự quy định tại khoản 2 điều này.

Ví dụ 2: Bạn có thể thấy quy định về Hồ sơ hoàn thành công trình
Điều 3 Nghị định số 46/2015/NĐ-CP: 4. Hồ sơ hoàn thành công trình là tập hợp các hồ sơ, tài liệu có liên quan tới quá trình đầu tư xây dựng công trình cần được lưu lại khi đưa công trình vào sử dụng.

Điều 33. Lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng Nghị định số 46/2015/NĐ-CP:
1. Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng phải được chủ đầu tư tổ chức lập đầy đủ trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.
2. Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.
3. Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình tự lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
4. Bộ Xây dựng hướng dẫn về danh mục và thời hạn lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình.

Và Phụ lục 3 của Thông tư số 26/2016/TT-BXD quy định các đầu mục hồ sơ hoàn thành công trình.

Theo một nghiên cứu khoa học của Mỹ mà tôi đọc được (xin lỗi tôi đã không lưu nguồn): Người làm dự án xây dựng mất khoảng 75% thời gian để tìm tài liệu, có 25% thời gian làm việc thôi. Nên việc quản lý hồ sơ, tài liệu này mà khoa học giúp giảm thời gian tìm tài liệu thì sẽ đem lại hiệu quả và năng suất lao động rất tốt.

Tôi hi vọng qua chủ đề của bạn sẽ hệ thống lại các điều khoản quy định về hồ sơ cho các công việc của dự án xây dựng và tập hợp thành cơ sở dữ liệu của Phần mềm Quản lý tài liệu GXD (QLCL GXD) và chia sẻ trên diễn đàn cho các bạn đồng nghiệp quan tâm.