Quản lý dự án chuyên nghiệp phải trang bị phần mềm Quản lý hệ thống thông tin công trình

[nguyentheanh]

Quản lý dự án chuyên nghiệp có 1 nghiệp vụ rất quan trọng quản lý thông tin và tài liệu dự án, chia sẻ thông tin và tài liệu cho teamwork và các đội dự án.

Một dự án lớn có thể lên đến hàng nghìn, chục nghìn tài liệu, file các loại... nếu không sắp xếp, tìm kiếm, truy xuất dễ dàng thì dự án của bạn có vấn đề. 75% thời gian đi tìm tài liệu, 25% thời gian làm việc thì sao còn hiệu quả, sao là quản lý dự án chuyên nghiệp nữa?

Ngay từ khi bắt đầu vào dự án, bạn phải mở ra 1 Mẫu dự án (project template) trong đó có cấu trúc (trên cơ sở WBS = Work Break Structure và Quy trình + Tiến độ thực hiện dự án):
- Giai đoạn chuẩn dự án: Cần những thư mục gì, kế thừa các file tài liệu nào, cần chế thêm gì, các loại biểu mẫu
- Giai đoạn thực hiện dự án: Cần những thư mục gì, kế thừa các file tài liệu nào, cần chế thêm gì, các loại biểu mẫu
- Giai đoạn kết thúc xây dựng, vận hành dự án: Cần những thư mục gì, kế thừa các file tài liệu nào, cần chế thêm gì, các loại biểu mẫu

Với 1 dự án lớn, khi công việc được triển khai nhiều, đồng nghĩa với các file tài liệu kết quả tăng lên, bạn sẽ tìm kiếm 1 tài liệu cần thiết như thế nào? Tài liệu đó nằm trong ổ cứng hay trên Email hay trên mạng? Trong ổ cứng thì thư mục nào, truy xuất có nhanh không?
Một dự án lớn có thể lên đến hàng nghìn, chục nghìn tài liệu, file các loại... nếu không sắp xếp, tìm kiếm, truy xuất dễ dàng thì dự án của bạn có vấn đề. 75% thời gian đi tìm tài liệu, 25% thời gian làm việc thì sao còn hiệu quả, sao là quản lý dự án chuyên nghiệp nữa? Đây là vấn đề phải tính đối với việc quản lý dự án hiện đại thời 4.0 rồi.

Đễ hỗ trợ việc đó, phần mềm Quản lý tài liệu GXD xây dựng ngoài phát triển chức năng sắp xếp, di chuyển (Move) hay nhân bản (Copy) thì mới cập nhật chức năng Tìm kiếm tài liệu:

Tất cả Nghị định, Thông tư, Quy trình, Biểu mẫu phục vụ quản lý dự án đưa hết vào 1 file Excel. Khi cần gõ từ khóa tìm kiếm rất nhanh. Để tìm kiếm chỉ cần gõ từ khóa, có thể dùng Tiếng Việt có dấu hoặc Tiếng Việt không dấu. Tìm kiếm tương đối hoặc tuyệt đối tương tự như Google. Mời bạn xem video:

Link tải phần mềm Quản lý tài liệu xây dựng GXD: https://giaxaydung.vn/threads/phan-mem-quan-ly-tai-lieu-du-an-xay-dung-gxd.100672

Phần mềm Quản lý tài liệu GXD xây dựng theo định hướng trở thành phần mềm Quản lý hệ thống thông tin công trình. Các bạn hãy chú trọng ứng dụng ngay từ đầu đi nhé.
Chúc các bạn nhiều thành công trong sự nghiệp quản lý dự án.

 

[nguyentheanh]

Dành cho những người bạn kiểm toán dự án, kiểm toán xây dựng:

Thực hiện 1 dự án kiểm toán chuyên nghiệp có 1 nghiệp vụ rất quan trọng quản lý thông tin và tài liệu dự án, chia sẻ thông tin và tài liệu cho teamwork và các đội dự án.

Đứng trước 1 dự án lớn cần kiểm toán, có lẽ phải thay đổi lại cách làm, học tập từ lĩnh vực Công nghệ thông tin, tạo ra 1 framework hồ sơ tài liệu, phân loại nào ra loại ấy.

Khi bạn tham gia 1 dự án lớn có từ hàng ngàn đến chục ngàn file bản vẽ, tài liệu,... lại của nhiều bên khác nhau tham gia dự án thì làm thế nào?

• Cần phải chuẩn bị ngon lành, sắp xếp, cắt cử đâu ra đấy rồi mới bắt tay vào làm.
• Trong quá trình thực hiện thì gọn gàng, sắp xếp, ghi chú, bổ sung các thuộc tính thông tin cho mỗi file, lưu trữ cẩn thận.
• Khi cần thì có thể tìm kiếm dễ dàng, mở ra truy xuất chỉ 1 vài cú kích chuột.

Cần triển khai ứng dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD, xây dựng khung tài liệu kiểm toán, quản lý - sắp xếp - thuận tiện tra cứu tìm kiếm.

Chú trọng ứng dụng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin công trình ngay từ đầu. Thì một dự án dù lớn đến mấy có thể lên đến hàng chục nghìn, trăm nghìn file tài liệu, bản vẽ các loại... được sắp xếp định hướng ngay từ đầu thì hiệu suất thực hiện dự án sẽ tăng lên đáng kể.