Chúng ta bắt đầu từ câu hỏi: Trải nghiệm của anh/chị/em đã tham gia các dự án phải tuân thủ quy tắc đặt tên file tài liệu (như ví dụ trong hình) thì:
1. Cảm giác thế nào? có cảm thấy khó chịu khi làm công trình phải tuân thủ quy tắc này không?
2. Có thấy tốn thêm nhiều thao tác so với cách đặt tên tự do theo ý mình?
3. Ưu nhược của quy tắc đặt tên tài liệu này và sự tuân thủ nghiêm túc quy tắc này là gì?
Ảnh chụp từ 1 tài liệu hướng dẫn quy tắc mã tài liệu của 1 dự án thực thế. (tôi cũng đã thấy nhiều dự án của Vin và các CĐT khác áp dụng)
Tôi đã tập hợp được 1 số ý kiến thảo luận về các câu hỏi trên xin trình bày lại để bạn đ-ọc tham khảo:
- Kỹ sư Lê Hải (nick Ken Do), một người rât nhiều kinh nghiệm về quản lý dự án, quản lý hồ sơ tài liệu của nhà thầu Ecoba có ý kiến như sau:
"1. Tài liệu là nơi lưu trữ thông tin.
2. Thông tin là cơ sở, căn cứ, bằng chứng chính xác của kết quả công việc, và để làm rất nhiều việc trong tương lai.
3. Mã hoá tài liệu là phương pháp để phân loại, nhận diện các thuộc tính thông tin từ đó giúp việc tìm kiếm dễ dàng và nhanh gọn bằng các công cụ IT giúp người dùng tối ưu hoá thời gian xác thực.
4. Mã hoá tài liệu đòi hỏi 1 hệ quy chiếu rõ ràng, tách biệt, và có thứ tự về các thuộc tính thông tin cần quản trị.
5. Số lượng hay độ dài ký tự mã hoá tỉ lệ thuận với mức độ chi tiết Nhu cầu thông tin muốn quản trị của tổ chức.
6. Tuân thủ nguyên tắc mã hoá chính là sắp xếp thông tin của hiện tại để có 1 tương lai minh bạch và có cơ sở dự đoán, cải tiến kết quả của tương lai."
- Kỹ sư Nguyễn Hồ Đức Hải (nick Malsoni810), từng là admin diễn đàn giaxaydung.vn, nhiều kinh nghiệm chỉ huy trưởng các công trình:
"Như em là lúc làm thì nhớ chứ vài tháng sau là không thể nhớ nổi các ký tự đó là gì. Thường các dự án có các bạn thư ký để làm các việc này anh ạ. Các bạn nhập trong Excel để quản lý, theo dõi tình trạng hồ sơ và tìm ra nhanh nhất khi có yêu cầu."
- Ths Nguyễn Quỳnh Lan, cán bộ QLDA, VNPT Bình Định:
"Em thấy nhức đầu. Thật ra em cũng đang lưu như vậy nhưng không mã hoá nhóm hay seri. Trước ý kiến cho rằng phải chuẩn hóa dần để áp dụng BIM, chị Lan cho rằng: "hạ tầng có 0.4 sao 4.0 được
".
- Ks Nguyễn Thị Huế, một người cũng nhiều kinh nghiệm dự án:
"Em thấy hợp lý thôi, sẽ có 1 file hướng dẫn, quy định cách đặt mã, nhóm mã và 1 file nguồn để tra cứu là ok."
- KS Phan Thanh Quang, Công ty Bê tông Xuân Mai:
"Đặc biệt không viết tên tiếng Việt có dấu. Xuân Mai bên em làm trên sever cũng có quy định đặt tên na ná vậy."
- Ks Trịnh Trung Thành (nickname Khát Vọng Đổi Thay), công ty IIA (IHI Infrastructure Asia) thuộc tập đoàn IHI, Nhật Bản:
"Mọi thứ nên tuân theo một quy định nhất định thì tất cả mng sẽ cảm thấy nó trật tự và ngăn nắp. Mỗi ng 1 kiểu thì chỉ tiện lúc đó thôi chứ sau này dự án lớn dần lên thì không khác gì cái chợ. Xã hội mình bây giờ cũng thế ạ. Flexible quá thành ra “hơi” loạn. Quan điểm cá nhân của em ạ."
- Ks Đinh Hiếu Hà, Công ty KNC, một chuyên gia giàu kinh nghiệm dự án:
"1) Ban đầu khi đặt tên thấy lâu hơn cũ, nhưng sau khi đặt tên các file trong cùng thư mục, thấy cùng cấu trúc - thì cảm thấy thích thú vì đẹp. Và vui vì tin là sau này sẽ tìm kiếm, quản lý tài liệu tốt
2) Ban đầu tốn thời gian hơn 1 tí, nhưng sau không tốn lắm vì copy tên file rồi sửa
3) Ưu điểm thì rõ ràng. Nhược điểm là tên file dài, và cùng quy tắc tương tự, tên thư mục dài -- nên đôi khi mở file trong Windows báo lỗi (nhất là trường hợp để trong thư mục đám mây như Onedrive - đường dẫn (path) dài hơn)
4) Có một ưu điểm nữa khá hay là mình gửi file có tên chuẩn này ra ngoài, em tin chắc là khách hàng cũng có thêm phần "quý mến và tin tưởng" đối tác đấy. Thay vì đặt tên file lôm nhôm cả hai bên đều không kiểm soát được.
* Tóm lại rõ ràng rằng Ưu điểm > Nhược điểm, Lợi > Hại. (dấu > ý là lớn hơn, lợi hơn)
GXD nên thiết kế kết hợp phân tách bằng cả dấu . và dấu -, và nên tham khảo PAS 1192 để tương thích BIM và các t/c Quốc tế khác. Ngoài ra nên thêm một tùy chọn ghi chú ngắn gọn ở sau mã tên file ở trên, trong cặp dấu ( ).
Chân tình mà nói công ty em có quy định, nhưng gần như chỉ mỗi em áp dụng triệt để (còn anh em khác áp dụng chưa triệt để lắm, hầu như chỉ file nào gửi em hoặc gửi nhóm có em thì áp dụng)."
- Kỹ sư Mai Tuấn, quản lý tài sản Viettel:
"Bên em thì cũng đã mã hoá ở bước lưu trữ và khai thác hồ sơ."
- KTS Nguyễn Phước Thiện, chuyên gia hàng đầu về BIM hiện đang làm việc ở Mỹ, ý kiến chuyển về:
"Quy tắc như hình trên là chưa đúng, phải dùng dấu - và _ để phân tách các phần trong tên file. Hãy sửa lại hình và đăng lại. Tham khảo thêm các Tiêu chuẩn quốc tế để áp dụng quy tắc cho chuẩn".
Người ta đang nói chúng ta ở mức 0,4 vậy kiểu gì chúng ta cũng phải nâng tầm dần 0,41; 0,42… dần dần đến khi hạ tầng và mọi điều kiện đạt 4.0 là vừa. Nhận thức rõ điều này, nên tôi và Công ty GXD nỗ lực phát triển phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD (dùng cho thư ký dự án), phần mềm Quản lý dự án GXD (dùng cho cán bộ QLDA) và phần mềm Giám sát xây dựng GXD (dùng cho cán bộ giám sát thi công) có chức năng quản lý tài liệu dự án được nghiên cứu sâu và bài bản, học hỏi từ các kinh nghiệm nước ngoài.
1. Cảm giác thế nào? có cảm thấy khó chịu khi làm công trình phải tuân thủ quy tắc này không?
2. Có thấy tốn thêm nhiều thao tác so với cách đặt tên tự do theo ý mình?
3. Ưu nhược của quy tắc đặt tên tài liệu này và sự tuân thủ nghiêm túc quy tắc này là gì?
Ảnh chụp từ 1 tài liệu hướng dẫn quy tắc mã tài liệu của 1 dự án thực thế. (tôi cũng đã thấy nhiều dự án của Vin và các CĐT khác áp dụng)
Tôi đã tập hợp được 1 số ý kiến thảo luận về các câu hỏi trên xin trình bày lại để bạn đ-ọc tham khảo:
- Kỹ sư Lê Hải (nick Ken Do), một người rât nhiều kinh nghiệm về quản lý dự án, quản lý hồ sơ tài liệu của nhà thầu Ecoba có ý kiến như sau:
"1. Tài liệu là nơi lưu trữ thông tin.
2. Thông tin là cơ sở, căn cứ, bằng chứng chính xác của kết quả công việc, và để làm rất nhiều việc trong tương lai.
3. Mã hoá tài liệu là phương pháp để phân loại, nhận diện các thuộc tính thông tin từ đó giúp việc tìm kiếm dễ dàng và nhanh gọn bằng các công cụ IT giúp người dùng tối ưu hoá thời gian xác thực.
4. Mã hoá tài liệu đòi hỏi 1 hệ quy chiếu rõ ràng, tách biệt, và có thứ tự về các thuộc tính thông tin cần quản trị.
5. Số lượng hay độ dài ký tự mã hoá tỉ lệ thuận với mức độ chi tiết Nhu cầu thông tin muốn quản trị của tổ chức.
6. Tuân thủ nguyên tắc mã hoá chính là sắp xếp thông tin của hiện tại để có 1 tương lai minh bạch và có cơ sở dự đoán, cải tiến kết quả của tương lai."
- Kỹ sư Nguyễn Hồ Đức Hải (nick Malsoni810), từng là admin diễn đàn giaxaydung.vn, nhiều kinh nghiệm chỉ huy trưởng các công trình:
"Như em là lúc làm thì nhớ chứ vài tháng sau là không thể nhớ nổi các ký tự đó là gì. Thường các dự án có các bạn thư ký để làm các việc này anh ạ. Các bạn nhập trong Excel để quản lý, theo dõi tình trạng hồ sơ và tìm ra nhanh nhất khi có yêu cầu."
- Ths Nguyễn Quỳnh Lan, cán bộ QLDA, VNPT Bình Định:
"Em thấy nhức đầu. Thật ra em cũng đang lưu như vậy nhưng không mã hoá nhóm hay seri. Trước ý kiến cho rằng phải chuẩn hóa dần để áp dụng BIM, chị Lan cho rằng: "hạ tầng có 0.4 sao 4.0 được
".- Ks Nguyễn Thị Huế, một người cũng nhiều kinh nghiệm dự án:
"Em thấy hợp lý thôi, sẽ có 1 file hướng dẫn, quy định cách đặt mã, nhóm mã và 1 file nguồn để tra cứu là ok."
- KS Phan Thanh Quang, Công ty Bê tông Xuân Mai:
"Đặc biệt không viết tên tiếng Việt có dấu. Xuân Mai bên em làm trên sever cũng có quy định đặt tên na ná vậy."
- Ks Trịnh Trung Thành (nickname Khát Vọng Đổi Thay), công ty IIA (IHI Infrastructure Asia) thuộc tập đoàn IHI, Nhật Bản:
"Mọi thứ nên tuân theo một quy định nhất định thì tất cả mng sẽ cảm thấy nó trật tự và ngăn nắp. Mỗi ng 1 kiểu thì chỉ tiện lúc đó thôi chứ sau này dự án lớn dần lên thì không khác gì cái chợ. Xã hội mình bây giờ cũng thế ạ. Flexible quá thành ra “hơi” loạn. Quan điểm cá nhân của em ạ."
- Ks Đinh Hiếu Hà, Công ty KNC, một chuyên gia giàu kinh nghiệm dự án:
"1) Ban đầu khi đặt tên thấy lâu hơn cũ, nhưng sau khi đặt tên các file trong cùng thư mục, thấy cùng cấu trúc - thì cảm thấy thích thú vì đẹp. Và vui vì tin là sau này sẽ tìm kiếm, quản lý tài liệu tốt
2) Ban đầu tốn thời gian hơn 1 tí, nhưng sau không tốn lắm vì copy tên file rồi sửa
3) Ưu điểm thì rõ ràng. Nhược điểm là tên file dài, và cùng quy tắc tương tự, tên thư mục dài -- nên đôi khi mở file trong Windows báo lỗi (nhất là trường hợp để trong thư mục đám mây như Onedrive - đường dẫn (path) dài hơn)
4) Có một ưu điểm nữa khá hay là mình gửi file có tên chuẩn này ra ngoài, em tin chắc là khách hàng cũng có thêm phần "quý mến và tin tưởng" đối tác đấy. Thay vì đặt tên file lôm nhôm cả hai bên đều không kiểm soát được.
* Tóm lại rõ ràng rằng Ưu điểm > Nhược điểm, Lợi > Hại. (dấu > ý là lớn hơn, lợi hơn)
GXD nên thiết kế kết hợp phân tách bằng cả dấu . và dấu -, và nên tham khảo PAS 1192 để tương thích BIM và các t/c Quốc tế khác. Ngoài ra nên thêm một tùy chọn ghi chú ngắn gọn ở sau mã tên file ở trên, trong cặp dấu ( ).
Chân tình mà nói công ty em có quy định, nhưng gần như chỉ mỗi em áp dụng triệt để (còn anh em khác áp dụng chưa triệt để lắm, hầu như chỉ file nào gửi em hoặc gửi nhóm có em thì áp dụng)."
- Kỹ sư Mai Tuấn, quản lý tài sản Viettel:
"Bên em thì cũng đã mã hoá ở bước lưu trữ và khai thác hồ sơ."
- KTS Nguyễn Phước Thiện, chuyên gia hàng đầu về BIM hiện đang làm việc ở Mỹ, ý kiến chuyển về:
"Quy tắc như hình trên là chưa đúng, phải dùng dấu - và _ để phân tách các phần trong tên file. Hãy sửa lại hình và đăng lại. Tham khảo thêm các Tiêu chuẩn quốc tế để áp dụng quy tắc cho chuẩn".
Người ta đang nói chúng ta ở mức 0,4 vậy kiểu gì chúng ta cũng phải nâng tầm dần 0,41; 0,42… dần dần đến khi hạ tầng và mọi điều kiện đạt 4.0 là vừa. Nhận thức rõ điều này, nên tôi và Công ty GXD nỗ lực phát triển phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD (dùng cho thư ký dự án), phần mềm Quản lý dự án GXD (dùng cho cán bộ QLDA) và phần mềm Giám sát xây dựng GXD (dùng cho cán bộ giám sát thi công) có chức năng quản lý tài liệu dự án được nghiên cứu sâu và bài bản, học hỏi từ các kinh nghiệm nước ngoài.
