1. Công ty nhỏ và vừa thường chỉ có 1 kế toán, 1 giám đốc và vài ông kỹ sư, thủ kho. Giám đốc điều hành công việc partime (họ có thể làm ở chỗ khác nhận việc về cho cty riêng) -> điều hành ngẫu hứng không sát xao.
2. Nhận thầu thi công lại một phần công việc (B', B''...) không có dự toán
3. Mua vật tư, vật liệu rẻ tiền không có hóa đơn, không có thuế đầu vào. Nhân công không hợp lý, không có hồ sơ, các thủ tục khác
4. Vật tư vật liệu mua về sử dụng cho nhiều công trình, khi xuất ra cho đội thi công hoặc chở thẳng về đội không chuyển giấy giao nhận về cho kế toán để theo dõi.
5. Các vấn đề điều hành không bài bản làm cho chưa có đủ chi phí đã xuất hóa đơn. Thi công vượt dự toán (thường là lấy chi phí không cân nên vượt dự toán)
6. Kế toán rối bời vì nhiều vấn đề khác như việc văn phòng, quỹ, ngân hàng, việc vặt khác... những điều này làm cho công việc rất áp lực
7. Một số công ty khó khăn chậm lương .v.v.
8.Thời hạn hợp đồng đã hết mà công trình chưa xong trong khi đã tạm ứng vài lần
9. .v.v.
ĐỂ GIẢI QUYẾT MỘT PHẦN CÁC VẤN ĐỀ TRÊN CẦN NẮM BẮT CÁC VẤN ĐỀ SAU
- Kế toán công ty thi công xây dựng là khó nhất vì phải xử lý khá nhiều vấn đề chi phí, hóa đơn đầu vào và đầu ra. Sự cấp thiết trong việc xuất hóa đơn đầu ra luôn là áp lực cho kế toán giá thành và chỗ này thường xuyên BỊ vi phạm. Do đó ngay từ khi nhận hợp đồng phải có kế hoạch xử lý chi phí.
- Các công trình đều có dự toán hoặc ít nhất là khái toán chi phí thực hiện. Nếu không có dự toán hoặc khái toán do chủ đầu tư đưa cho thì kỹ thuật bên công ty cũng lập ra được khái toán cho việc thi công công trình. Dự toán là định mức chi phí theo yếu tố, chi phí vượt dự toán phải được chủ đầu tư phê duyệt hoặc chấp nhận mới được cơ quan thuế xác nhận là chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Nhưng chi phí nào có trong dự toán mà không có chứng từ thì không được hạch toán.
- Từ dự toán/khái toán đó, kế toán lập bảng theo dõi chi phí theo yếu tố, các cột dự toán và thực tế luôn được cập nhật để theo dõi chi phí đủ chưa cho từng công trình, theo dõi tiến độ thi công và ước sản lượng thực hiện để chuẩn bị xuất hóa đơn (Doanh thu phù hợp với Chi phí)
- Vật tư: Việc nhập vật tư thì cứ nhập bình thường, mua gì nhập đấy (nên sử dụng phần mềm kế toán để tính giá nhập kho, xuất kho vật tư cho tiện - thường là bình quân gia quyền). Nhập vào kho nào, chỗ nào thì mở đối tượng theo dõi kho đó, của khách hàng nào thì theo dõi công nợ khách hàng đó. Loại vật tư nào thì mở mã vật tư đó để theo dõi. Chi phí vận chuyển lưu kho bãi cộng (+) giá vật tư xuất kho. Xuất cho công trình nào đều có phiếu xuất và biên bản giao nhận để làm căn cứ tính giá thành công trình.
- Ban hành quy chế luân chuyển chứng từ, trong đó việc theo dõi kho là quan trọng.
- Kế hoạch chi phí và xử lý doanh thu cập nhật thường xuyên cho giám đốc và kỹ thuật.
Một số vấn đề chia sẻ với các bạn! tất nhiên còn nhiều điều phải làm nữa! chúc các bạn làm việc tốt.
2. Nhận thầu thi công lại một phần công việc (B', B''...) không có dự toán
3. Mua vật tư, vật liệu rẻ tiền không có hóa đơn, không có thuế đầu vào. Nhân công không hợp lý, không có hồ sơ, các thủ tục khác
4. Vật tư vật liệu mua về sử dụng cho nhiều công trình, khi xuất ra cho đội thi công hoặc chở thẳng về đội không chuyển giấy giao nhận về cho kế toán để theo dõi.
5. Các vấn đề điều hành không bài bản làm cho chưa có đủ chi phí đã xuất hóa đơn. Thi công vượt dự toán (thường là lấy chi phí không cân nên vượt dự toán)
6. Kế toán rối bời vì nhiều vấn đề khác như việc văn phòng, quỹ, ngân hàng, việc vặt khác... những điều này làm cho công việc rất áp lực
7. Một số công ty khó khăn chậm lương .v.v.
8.Thời hạn hợp đồng đã hết mà công trình chưa xong trong khi đã tạm ứng vài lần
9. .v.v.
ĐỂ GIẢI QUYẾT MỘT PHẦN CÁC VẤN ĐỀ TRÊN CẦN NẮM BẮT CÁC VẤN ĐỀ SAU
- Kế toán công ty thi công xây dựng là khó nhất vì phải xử lý khá nhiều vấn đề chi phí, hóa đơn đầu vào và đầu ra. Sự cấp thiết trong việc xuất hóa đơn đầu ra luôn là áp lực cho kế toán giá thành và chỗ này thường xuyên BỊ vi phạm. Do đó ngay từ khi nhận hợp đồng phải có kế hoạch xử lý chi phí.
- Các công trình đều có dự toán hoặc ít nhất là khái toán chi phí thực hiện. Nếu không có dự toán hoặc khái toán do chủ đầu tư đưa cho thì kỹ thuật bên công ty cũng lập ra được khái toán cho việc thi công công trình. Dự toán là định mức chi phí theo yếu tố, chi phí vượt dự toán phải được chủ đầu tư phê duyệt hoặc chấp nhận mới được cơ quan thuế xác nhận là chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Nhưng chi phí nào có trong dự toán mà không có chứng từ thì không được hạch toán.
- Từ dự toán/khái toán đó, kế toán lập bảng theo dõi chi phí theo yếu tố, các cột dự toán và thực tế luôn được cập nhật để theo dõi chi phí đủ chưa cho từng công trình, theo dõi tiến độ thi công và ước sản lượng thực hiện để chuẩn bị xuất hóa đơn (Doanh thu phù hợp với Chi phí)
- Vật tư: Việc nhập vật tư thì cứ nhập bình thường, mua gì nhập đấy (nên sử dụng phần mềm kế toán để tính giá nhập kho, xuất kho vật tư cho tiện - thường là bình quân gia quyền). Nhập vào kho nào, chỗ nào thì mở đối tượng theo dõi kho đó, của khách hàng nào thì theo dõi công nợ khách hàng đó. Loại vật tư nào thì mở mã vật tư đó để theo dõi. Chi phí vận chuyển lưu kho bãi cộng (+) giá vật tư xuất kho. Xuất cho công trình nào đều có phiếu xuất và biên bản giao nhận để làm căn cứ tính giá thành công trình.
- Ban hành quy chế luân chuyển chứng từ, trong đó việc theo dõi kho là quan trọng.
- Kế hoạch chi phí và xử lý doanh thu cập nhật thường xuyên cho giám đốc và kỹ thuật.
Một số vấn đề chia sẻ với các bạn! tất nhiên còn nhiều điều phải làm nữa! chúc các bạn làm việc tốt.
Bài viết của Mr Đinh Duy Vinh, Cty TNHH Tư vấn và Dịch vụ Hiển Vinh