Ứng dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD có lợi cho công việc của bạn như thế nào?
1. Phần mềm Quản lý tài liệu GXD chạy trên Excel, nên các thủ thuật trong video sau đều ứng dụng khi thao tác phần mềm quản lý tài liệu GXD được. Như vậy, học 1 là được 2 rút ngắn thời gian phải học.
2. Văn bản quy phạm pháp luật về xây dựng, Nghị định, Thông tư... được các chuyên gia sắp xếp biên tập theo chủ đề, luôn bổ sung mới nhất. Bạn sẽ rất dễ dàng với các Nghị định, thông tư, luôn cập nhật mới nhất, làm việc luôn ở trình độ chuyên gia về xây dựng, am hiểu về cơ chế, pháp lý.
3. Các biểu mẫu thường gặp khi làm công việc trong các dự án đầu tư xây dựng: Tờ trình, báo cáo, quyết định phê duyệt... Bạn chỉ việc mở ra "điền vào chỗ trống", thêm bớt, điều chỉnh mà không phải vò đầu, bứt tai nghĩ từ bắt đầu, công việc thuận lợi và đỡ căng hơn nhiều.
4. Danh mục các tài liệu cần thiết. Ví dụ: Báo cáo pháp lý hàng tuần ở công trường cần những gì? Hồ sơ hoàn công công trình cần tài liệu gì? Các chuyên gia đã nghiên cứu, tổng hợp kinh nghiệm chia sẻ từ nhiều chuyên gia làm dự án xây dựng... Bạn kế thừa luôn được chất xám của nhiều người, tại nhiều dự án đã thực hiện, đúc rút.
5. Quy trình. Có nhiều công việc khi bạn làm dự án không biết đến bước nào, công việc gì... loay hoay, rối, mất phương hướng. Có các quy trình đề xuất trong phần mềm giúp bạn định được mục tiêu, biết trình tự khung của các bước chính. Từ đó cứ thế thực hiện và đi tới hoàn thành dự án. Bạn có định hướng chuẩn cho công việc, biết phải làm gì, quy định ở đâu...
=> Hãy tìm cách ứng dụng ngay phần mềm Quản lý tài liệu GXD vào công việc, những ngày đầu có thể bạn còn chưa quen, nhưng lúc nhớ ra: "muốn tra cứu tài liệu, Nghị định, Thông tư..." nào đó thì mở phần mềm ra.
- Sử dụng cứng nhắc là: Phần mềm QLTL lập trình ra như nào, phổ biến thế nào thì sử dụng đúng như vậy. Thậm chí ngại đọc, lười tìm hiểu nên nhiều chức năng rất tốt, rất tiện nhưng không biết cách dùng.
- Ứng dụng linh hoạt là: Sử dụng phần mềm QLTL rất sáng tạo vào công việc với nhiều cách mà ngay cả khi lập trình cũng chưa tính đến. Ứng dụng rộng hơn, mạnh hơn, đem lại hiệu quả hiệu suất cao hơn so với chỉ sử dụng.
Ví dụ 1: Ban đầu lập trình, chỉ nghĩ là quản lý tài liệu tất cả trong 1 file Quanlytailieu.xlsm, sau đó mới nghĩ ra là có thể nhân bản ra thành nhiều file và quản lý theo nhiều chủ đề tài liệu khác nhau: Đầu tư xây dựng, Quản lý dự án, Kế toán Tài chính, Quản trị doanh nghiệp, Chế độ tiền lương, Giám đốc điều hành...
Ví dụ 2: Ban đầu khi làm phần mềm Quản lý tài liệu GXD thì chưa nghĩ ra quy trình làm việc có thể thay đổi cả ngành xây dựng:
Một số ví dụ như vậy, thực tế tùy hoàn cảnh, công trường, dự án cụ thể bạn có thể ứng dụng linh hoạt hơn nữa. Không có bất kỳ một giới hạn nào hết. Và bạn sẽ phát triển nhanh, vượt trội những người khác chậm ứng dụng, kế thừa kiến thức - kinh nghiệm và khai thác các thế mạnh của các chuyên gia.
Nếu có cách ứng dụng nào hay, bạn hãy kể lại câu chuyện và chia sẻ kinh nghiệm của mình xuống bên dưới nhé.
1. Phần mềm Quản lý tài liệu GXD chạy trên Excel, nên các thủ thuật trong video sau đều ứng dụng khi thao tác phần mềm quản lý tài liệu GXD được. Như vậy, học 1 là được 2 rút ngắn thời gian phải học.
3. Các biểu mẫu thường gặp khi làm công việc trong các dự án đầu tư xây dựng: Tờ trình, báo cáo, quyết định phê duyệt... Bạn chỉ việc mở ra "điền vào chỗ trống", thêm bớt, điều chỉnh mà không phải vò đầu, bứt tai nghĩ từ bắt đầu, công việc thuận lợi và đỡ căng hơn nhiều.
4. Danh mục các tài liệu cần thiết. Ví dụ: Báo cáo pháp lý hàng tuần ở công trường cần những gì? Hồ sơ hoàn công công trình cần tài liệu gì? Các chuyên gia đã nghiên cứu, tổng hợp kinh nghiệm chia sẻ từ nhiều chuyên gia làm dự án xây dựng... Bạn kế thừa luôn được chất xám của nhiều người, tại nhiều dự án đã thực hiện, đúc rút.
5. Quy trình. Có nhiều công việc khi bạn làm dự án không biết đến bước nào, công việc gì... loay hoay, rối, mất phương hướng. Có các quy trình đề xuất trong phần mềm giúp bạn định được mục tiêu, biết trình tự khung của các bước chính. Từ đó cứ thế thực hiện và đi tới hoàn thành dự án. Bạn có định hướng chuẩn cho công việc, biết phải làm gì, quy định ở đâu...
=> Hãy tìm cách ứng dụng ngay phần mềm Quản lý tài liệu GXD vào công việc, những ngày đầu có thể bạn còn chưa quen, nhưng lúc nhớ ra: "muốn tra cứu tài liệu, Nghị định, Thông tư..." nào đó thì mở phần mềm ra.
- Sử dụng cứng nhắc là: Phần mềm QLTL lập trình ra như nào, phổ biến thế nào thì sử dụng đúng như vậy. Thậm chí ngại đọc, lười tìm hiểu nên nhiều chức năng rất tốt, rất tiện nhưng không biết cách dùng.
- Ứng dụng linh hoạt là: Sử dụng phần mềm QLTL rất sáng tạo vào công việc với nhiều cách mà ngay cả khi lập trình cũng chưa tính đến. Ứng dụng rộng hơn, mạnh hơn, đem lại hiệu quả hiệu suất cao hơn so với chỉ sử dụng.
Ví dụ 1: Ban đầu lập trình, chỉ nghĩ là quản lý tài liệu tất cả trong 1 file Quanlytailieu.xlsm, sau đó mới nghĩ ra là có thể nhân bản ra thành nhiều file và quản lý theo nhiều chủ đề tài liệu khác nhau: Đầu tư xây dựng, Quản lý dự án, Kế toán Tài chính, Quản trị doanh nghiệp, Chế độ tiền lương, Giám đốc điều hành...
Ví dụ 2: Ban đầu khi làm phần mềm Quản lý tài liệu GXD thì chưa nghĩ ra quy trình làm việc có thể thay đổi cả ngành xây dựng:
Một số ví dụ như vậy, thực tế tùy hoàn cảnh, công trường, dự án cụ thể bạn có thể ứng dụng linh hoạt hơn nữa. Không có bất kỳ một giới hạn nào hết. Và bạn sẽ phát triển nhanh, vượt trội những người khác chậm ứng dụng, kế thừa kiến thức - kinh nghiệm và khai thác các thế mạnh của các chuyên gia.
Nếu có cách ứng dụng nào hay, bạn hãy kể lại câu chuyện và chia sẻ kinh nghiệm của mình xuống bên dưới nhé.
