TamMai222
Thành viên rất triển vọng
Môi trường làm việc luôn thay đổi liên tục, đòi hỏi các tổ chức, doanh nghiệp trên khắp thế giới chuyển đổi hoạt động kinh doanh của họ, sử dụng công nghệ kỹ thuật số với mục đích nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí và gia tăng trải nghiệm khách hàng.
Quy trình chữ ký tài liệu là một phần cực kỳ quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Nếu như trước đây, người lao động phải tìm kiếm các giấy tờ phê duyệt với chữ ký bằng mực – rồi in, quét, fax hoặc gửi các tài liệu để hoàn thành công việc. Những công việc thủ công này gây mất thời gian, công sức và thậm chí là sự ức chế, từ đó dẫn đến sự chậm trễ, giảm hiệu suất làm việc, đôi khi là sự không hài lòng từ khách hàng và đối tác.
Ngày nay, sự xuất hiện của chữ ký điện tử và kỹ thuật số đã giải quyết được tất thảy các vấn đề này. Những ưu điểm vượt trội của chữ ký điện tử đã được các doanh nghiệp công nhận. Nó giúp hoàn thành 100% việc trình ký và phê duyệt không cần giấy tờ, lợi thế vượt trội nằm ở tính linh hoạt vì có thể kí duyệt ở mọi vị trí, với quy trình tự động trực quan và dễ sử dụng.
Trên thị trường cung cấp khá nhiều giải pháp ký điện tử. Và Adobe Sign là giải pháp đi đầu trong lĩnh vực này, không chỉ về các tính năng mạnh mẽ mà còn tuân thủ môi trường pháp lý, mối quan tâm lớn của hầu hết doanh nghiệp, tổ chức.
>> Tìm hiểu thêm về tính pháp lý của chữ ký điện tử trong doanh nghiệp, tổ chức
Adobe Sign là một giải pháp Adobe Document Cloud quản lý các quy trình chữ ký từ đầu đến cuối, tích hợp dễ dàng với các quy trình kinh doanh hiện có và mang lại lợi tức đầu tư nhanh chóng. Với hơn 20 năm kinh nghiệm phát triển và tinh chỉnh công nghệ PDF và chữ ký, Adobe là đơn vị tiên phong và là lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp trong công tác xây dựng các quy trình chữ ký tuân thủ luật pháp địa phương và toàn cầu cũng như các nguyên tắc quy định.
1. Chữ kí điện tử và chữ kí kỹ thuật số là gì?
Chữ ký điện tử (Electronic signatures) ứng dụng cho mọi quy trình điện tử, biểu thị sự chấp nhận một thỏa thuận hoặc một bản ghi.
• Có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để xác thực danh tính người ký, chẳng hạn như email, ID doanh nghiệp hoặc xác minh điện thoại
• Chứng minh về việc ký kết bằng quy trình an toàn thường bao gồm quá trình đánh giá cùng với tài liệu cuối cùng
Chữ ký kỹ thuật số (Digital signatures) sử dụng một phương pháp cụ thể để ký tài liệu dưới dạng điện tử.
• Sử dụng ID dựa trên chứng chỉ cấp phép để xác thực danh tính người ký
• Chứng minh về việc ký bằng cách ràng buộc từng chữ ký vào tài liệu bằng mã hóa — việc xác thực được thực hiện thông qua tổ chức phát hành chứng chỉ đáng tin cậy (CA)
2. Tính pháp lý của chữ kí điện tử
Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý ràng buộc ở hầu hết mọi quốc gia công nghiệp hóa, và ngay cả các quốc gia kém phát triển hơn cũng đang bắt đầu ban hành luật về chữ ký điện tử. Năm 2000, Hoa Kỳ đã thông qua Đạo luật Chữ ký Điện tử trong Thương mại Toàn cầu và Quốc gia (ESIGN), làm cho chữ ký điện tử trở nên hợp pháp cho hầu hết mọi mục đích sử dụng. Liên minh Châu u đã thông qua chỉ thị về chữ ký điện tử vào năm 1999 mà các quốc gia thành viên sử dụng làm nền tảng cho các luật cụ thể của từng quốc gia. Giờ đây, Quy định về Dịch vụ Ủy thác và Nhận dạng Điện tử của Liên minh Châu u (eIDAS) sẽ có hiệu lực vào tháng 7 năm 2016 — tạo ra một quy định duy nhất, được tiêu chuẩn hóa cho tất cả 28 quốc gia thành viên.
Cách tiếp cận phù hợp để xây dựng quy trình chữ ký điện tử tuân thủ cho doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nơi quy định, hồ sơ rủi ro và các yêu cầu kinh doanh cụ thể. Ví dụ, có một sự tương phản rõ rệt trong cách tiếp cận pháp lý giữa Hoa Kỳ và Liên minh Châu u. Luật pháp Hoa Kỳ cho phép định nghĩa rộng rãi về chữ ký điện tử và không quy định một công nghệ cụ thể. Ngược lại, Quy định eIDAS của EU phân biệt giữa ba loại phương pháp tiếp cận chữ ký điện tử và rất ưu tiên chữ ký điện tử cho một số loại tài liệu. Ngoài ra, một số lĩnh vực kinh doanh, chẳng hạn như dược phẩm sinh học và chính phủ, đã phát triển các hướng dẫn mang tính quy định hơn cho các quy trình kinh doanh cụ thể yêu cầu chữ ký kỹ thuật số.
Các loại chữ ký điện tử được xác định trong Quy định eIDAS là một ví dụ điển hình về các cách tiếp cận khác nhau:
• Chữ ký điện tử chung — Sử dụng cách tiếp cận “tối giản”, nghĩa là cung cấp sự chấp nhận rộng rãi về mặt pháp lý đối với đầy đủ các loại chữ ký điện tử. Chữ ký ở dạng này không thể bị từ chối chấp nhận hợp pháp chỉ vì chúng ở dạng điện tử.
• Chữ ký điện tử nâng cao (AdES) —Yêu cầu rằng chữ ký phải có khả năng nhận dạng được và liên kết duy nhất với người ký. Yêu cầu này thường được đáp ứng với các ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ cấp phép thông qua tổ chức phát hành chứng chỉ đáng tin cậy (CA)
• Chữ ký Điện tử Đủ điều kiện (QES) —Yêu cầu các chứng chỉ được cấp bởi cơ quan cấp chứng chỉ (CA) được công nhận và giám sát bởi các cơ quan do các quốc gia thành viên EU chỉ định. Các chứng chỉ này phải được lưu trữ trên thiết bị tạo chữ ký đủ điều kiện (QSCD), chẳng hạn như mã thông báo USB, thẻ thông minh hoặc mô-đun bảo mật phần cứng dựa trên đám mây (HSM).
3. Phương pháp tiếp cận chữ ký điện tử và kỹ thuật số
Để tìm ra cách tiếp cận chữ ký phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn sẽ cần cân bằng giữa các quy định và rủi ro, đồng thời cân nhắc mức độ nỗ lực cần thiết để làm cho các giao dịch kinh doanh của bạn vừa hợp pháp vừa an toàn. Nói chung, các quy trình chữ ký điện tử được định cấu hình phù hợp sẽ dễ thực hiện hơn và đáp ứng các yêu cầu pháp lý và bảo mật cho nhiều quy trình kinh doanh. Chữ ký điện tử có các nhu cầu kỹ thuật bổ sung, nhưng cung cấp một hình thức xác thực nâng cao đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt hơn. Adobe Sign hỗ trợ cả hai cách tiếp cận trong một giải pháp linh hoạt, có thể mở rộng, cho phép bạn chọn một trong hai giải pháp, hoặc kết hợp cả hai.
Chữ kí điện tử Adobe Sign
Quy trình chữ ký điện tử trong Adobe Sign tuân thủ luật về chữ ký điện tử, chẳng hạn như Đạo luật ESIGN ACT của Hoa Kỳ và Quy định eIDAS của Liên minh Châu Âu. Với sự hỗ trợ cho cả xác thực yếu tố đơn và đa yếu tố, Adobe Sign cung cấp cho doanh nghiệp tổ chức một loạt các tùy chọn để xác minh danh tính người ký. Xác thực cơ bản đạt được bằng cách gửi yêu cầu email đến một người cụ thể. Bởi vì hầu hết người ký có quyền truy cập duy nhất vào một tài khoản email, đây được coi là cấp độ xác thực đầu tiên. Để cải thiện bảo mật và giúp ngăn chặn các cá nhân độc hại giả mạo hệ thống, người dùng cũng có thể bao gồm một bước xác minh khác trước khi người ký mở tài liệu. Sử dụng các phương pháp như ID doanh nghiệp, ID social, mật khẩu hoặc điện thoại hoặc câu hỏi xác thực (KBA) *, danh tính của những người ký có thể được xác thực với sự đảm bảo cao hơn trước khi họ ký tài liệu. Để tăng cường hơn nữa sự tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp, tổ chức cũng có thể xây dựng các quy trình yêu cầu sự đồng ý rõ ràng để kinh doanh điện tử trước khi tham gia vào quy trình chữ ký.
Adobe Sign quản lý tài liệu một cách an toàn trong suốt quá trình và xác nhận tài liệu đã ký bằng con dấu rõ ràng là giả mạo để xác nhận tính toàn vẹn của nó. Mỗi bước quan trọng trong quá trình ký được ghi lại, chẳng hạn như khi thỏa thuận được gửi, mở và ký; Địa chỉ IP hoặc vị trí địa lý của người ký; và hình thức xác thực cụ thể được sử dụng cho từng người ký hoặc người phê duyệt. Kết quả được ghi lại trong một lộ trình kiểm soát an toàn cung cấp bằng chứng rõ ràng về chữ ký của mỗi bên.
Chữ kí kỹ thuật số Adobe Sign
Ngoài các luật tuân thủ như ở chữ ký điện tử, quy trình chữ ký số trong Adobe Sign tuân thủ các yêu cầu khắt khe hơn, chẳng hạn như chữ ký điện tử nâng cao (AdES) và đủ điều kiện (QES) trong eIDAS — đồng thời cung cấp hỗ trợ toàn diện để làm việc với các tổ chức phát hành chứng chỉ được công nhận (CA) và các thiết bị tạo chữ ký đủ điều kiện (QSCD) .
Các tài liệu được ký điện tử trong Adobe Sign cung cấp bằng chứng về chữ ký của mỗi người tham gia trong chính tài liệu đó. Trong quá trình ký, chứng chỉ của người ký được liên kết mật mã với tài liệu bằng cách sử dụng khóa cá nhân duy nhất do người ký đó nắm giữ. Trong quá trình xác thực, khóa công khai đối ứng được trích xuất từ chữ ký và được sử dụng để xác thực danh tính của người ký thông qua CA và giúp đảm bảo rằng không có thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu kể từ khi nó được ký. Các dấu vết kiểm tra cũng có thể cung cấp thông tin bổ sung, có giá trị như địa chỉ IP hoặc vị trí địa lý của người ký.
Để đạt được mức độ bảo mật cao nhất và khả năng tương tác toàn cầu, quy trình chữ ký số hoạt động với ID chứng chỉ được cấp bởi các cơ quan đáng tin cậy đáp ứng các yêu cầu đã xác định. Từ đó, các cơ quan đáng tin cậy này cấp phép dựa trên tiêu chuẩn để cho phép xác minh danh tính người ký và tài liệu trên phạm vi toàn cầu.
Về cơ quan đáng tin cậy
Cơ quan đáng tin cậy (Trusted authorities) — Do các ngành và chính phủ công bố danh sách các cơ quan có thẩm quyền đáp ứng các yêu cầu đã xác định.
Adobe là thương hiệu duy nhất cho phép xác nhận toàn cầu cho toàn bộ ngành thông qua việc xuất bản và quản lý các danh sách đáng tin cậy. Các danh sách toàn cầu và khu vực, như Danh sách tin cậy được Adobe chấp thuận (AATL) và Danh sách tin cậy của Liên minh Châu u (EUTL), được hỗ trợ đầy đủ trong các giải pháp của Adobe.
Có ba loại cơ quan đáng tin cậy chính:
• Cơ quan đăng ký (RA) —Những danh tính cá nhân thường được xác minh trực tiếp để đủ điều kiện nhận ID.
• Cơ quan cấp chứng chỉ (CA) —Sau khi được xác minh, CA cấp khóa riêng và chứng chỉ tương ứng, sau đó quản lý nó theo thời gian. Khóa riêng tư được kiểm soát bằng mật khẩu hoặc mã PIN mà duy nhất người ký biết.
• Cơ quan xác nhận thời gian (TSA) —Quy trình chữ ký số cũng tham gia với các TSA đáng tin cậy để thiết lập thời gian chính xác cho mỗi sự kiện ký.
Adobe Sign cho phép người dùng làm việc với sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền để ký và đóng dấu thời gian vào các tài liệu, đảm bảo tính pháp lý của các văn bản ký duyệt này. Trong quá trình xác thực, Adobe cũng xác nhận rằng các cơ quan có thẩm quyền được sử dụng trong tài liệu là các nhà cung cấp đáng tin cậy — được chấp thuận thông qua công nhận toàn cầu, khu vực hoặc theo ngành cụ thể. Danh sách tin cậy, chẳng hạn như AATL và EUTL, phục vụ toàn bộ ngành, cung cấp nguồn có thẩm quyền của các nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy. Ví dụ về những người tham gia bao gồm: chính phủ liên bang Hoa Kỳ; tất cả 28 quốc gia thành viên của Liên minh châu u; chính phủ Nhật Bản, Brazil, Thụy Sĩ, Ấn Độ và Uruguay; Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ; dịch vụ bưu chính của Đức, Pháp, Ý, Hồng Kông và Nam Phi; cũng như SAFE-BioPharma và IdenTrust, lần lượt phục vụ thị trường dược phẩm và tài chính quốc tế.
4. Giải pháp chữ ký điện tử và kỹ thuật số đến từ Adobe
Adobe Sign được thiết kế để hỗ trợ phạm vi rộng nhất của các yêu cầu về chữ ký điện tử và kỹ thuật số để có thể kinh doanh tại địa phương hoặc toàn cầu — và chọn cách tiếp cận tốt nhất cho từng quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Với Adobe Sign, bạn có thể xây dựng quy trình làm việc end-to-end bao gồm chữ ký điện tử, chữ ký số hoặc cả hai.
Adobe Sign cũng cung cấp hỗ trợ hàng đầu trong ngành để xác thực và xác thực người ký.
♦ Trước khi mở tài liệu của bạn, người ký xác thực danh tính của họ bằng các phương pháp yếu tố đơn hoặc đa yếu tố.
♦ Người ký thêm chữ ký điện tử bằng mật khẩu hoặc khóa riêng được bảo vệ bằng mã PIN từ chứng chỉ của họ để ràng buộc chữ ký của họ với tài liệu.
♦ Tính xác thực của người ký và tài liệu được xác nhận thông qua các cơ quan có thẩm quyền đáng tin cậy.
Các loại chữ ký trong Adobe Sign
Cho dù người ký của bạn sử dụng chữ ký điện tử hay chữ ký kỹ thuật số, Adobe Sign hỗ trợ các yêu cầu thiết yếu để giúp bạn xây dựng các quy trình kinh doanh hoàn toàn tuân thủ.
Mặc dù các điều khoản có vẻ giống nhau, nhưng chữ ký điện tử và kỹ thuật số thực sự mô tả hai cách tiếp cận khác nhau để ký tài liệu – và những khác biệt đó được liên kết với luật chữ ký và các yêu cầu quy định. Chữ ký kỹ thuật số là một tập hợp con của danh mục lớn hơn được gọi là “chữ ký điện tử”. Trong trường hợp chữ ký điện tử điển hình có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để xác thực người ký – chẳng hạn như email, ID công ty hoặc xác minh qua điện thoại – thì chữ ký số sử dụng một phương pháp cụ thể. Với chữ ký số, người ký xác thực danh tính của họ bằng cách sử dụng ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ, ID này thường được cấp bởi cơ quan cấp chứng chỉ đáng tin cậy của bên thứ ba.
Một điểm khác biệt chính giữa chữ ký điện tử điển hình và chữ ký số là bằng chứng được sử dụng để chứng minh rằng một tài liệu đã được ký. Adobe Sign quản lý toàn bộ quy trình một cách an toàn, theo dõi từng bước trong quy trình ký và thu thập thông tin đó trong quá trình kiểm tra. Cả dấu vết đánh giá và tài liệu đã ký đều được chứng nhận để cung cấp con dấu bằng chứng giả mạo và dấu vết đánh giá có thể được sử dụng để tạo ra bằng chứng về chữ ký của mỗi bên. Chữ ký số bổ sung thêm một cấp chứng minh. Với chữ ký số, mỗi chữ ký được mã hóa và ràng buộc vào tài liệu. Cả danh tính của người ký và tính toàn vẹn của tài liệu đã ký đều có thể được xác thực thông qua tổ chức phát hành chứng chỉ bên thứ ba đáng tin cậy. Adobe Sign hỗ trợ cả hai phương pháp ký trong một giải pháp chữ ký duy nhất, có thể mở rộng.
Làm việc với giải pháp tài liệu kỹ thuật số hàng đầu thế giới
Adobe là công ty hàng đầu thế giới về tài liệu kỹ thuật số an toàn. Từ việc phát minh ra PDF hơn 20 năm trước, đến việc tạo ra chữ ký điện tử trong PDF và trở thành nhà cung cấp toàn cầu đầu tiên hỗ trợ Danh sách tin cậy của Liên minh Châu u, Adobe đã đi đầu trong việc chuyển đổi kỹ thuật số với chữ ký. Hãng liên tục nâng cao các tiêu chuẩn chữ ký trên khắp thế giới với ISO, OASIS, IETF và ETSI và các nhóm tiêu chuẩn khác.
Ứng dụng chữ ký điện tử được xếp hạng cao nhất trong cộng đồng Salesforce kể từ năm 2006, hàng chục nghìn tổ chức đã sử dụng dịch vụ Adobe Sign để quản lý quy trình ký tài liệu với trải nghiệm sử dụng được đánh giá cao.
Với giao diện mới, các nhà bán lẻ sẽ dễ dàng sử dụng Adobe Sign hơn để tạo các mẫu kỹ thuật số hoặc có thể sử dụng lại từ các mẫu có sẵn. Sau đó, họ có thể nhanh chóng gửi các biểu mẫu đó đến một số lượng lớn các nhân viên mới để điền vào và ký tên. Khi các tài liệu đó vào hộp thư đến của họ, nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy các trường biểu mẫu mà họ cần ký, mà không bị kích thước màn hình cản trở, nhờ vào trải nghiệm ký kết di động nâng cao. Trang chủ mới cũng có trình quản lý hoàn toàn thông minh, nơi các nhà bán lẻ có thể quản lý và theo dõi tất cả các biểu mẫu đã ký chỉ trong vài cú nhấp chuột.
Không có gì lạ khi khách hàng mua Adobe Sign có thể tiết kiệm nhiều thời gian và tiền bạc hơn. Trên thực tế, theo Thống kế tác động kinh tế của Adobe Sign, một nghiên cứu được thực hiện bởi Forrester Consulting vào tháng 8 năm 2019, người dùng chữ ký điện tử đã thấy giảm 96% thời gian để có được các tài liệu được ký và hoàn thiện thủ tục. Họ cũng tiết kiệm trung bình 6$ trên mỗi tài liệu được xử lý.
TSG tự hào là đối tác Bạch Kim của Adobe nhiều năm liền, chuyên cung cấp các sản phẩm bản quyền và triển khai giải pháp Cloud hàng đầu. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm bản quyền, TSG mang có đội ngũ nhân viên tư vấn và kỹ thuật viên chuyên môn cao. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ giúp bạn khảo sát và đánh giá nhu cầu, kinh phí và khả năng phát triển để đưa ra các gói Adobe bản quyền phù hợp nhất cho nhà trường. Đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi sẽ triển khai dịch vụ nhanh chóng, hỗ trợ dịch vụ IT 24/7.
Khi mua Adobe bản quyền tại TSG, quý khách hàng sẽ được cung cấp giải pháp phần mềm bản quyền chính hãng với mức giá ưu đãi, dịch vụ tư vấn và hỗ trợ hoàn hảo.
Quy trình chữ ký tài liệu là một phần cực kỳ quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Nếu như trước đây, người lao động phải tìm kiếm các giấy tờ phê duyệt với chữ ký bằng mực – rồi in, quét, fax hoặc gửi các tài liệu để hoàn thành công việc. Những công việc thủ công này gây mất thời gian, công sức và thậm chí là sự ức chế, từ đó dẫn đến sự chậm trễ, giảm hiệu suất làm việc, đôi khi là sự không hài lòng từ khách hàng và đối tác.
Ngày nay, sự xuất hiện của chữ ký điện tử và kỹ thuật số đã giải quyết được tất thảy các vấn đề này. Những ưu điểm vượt trội của chữ ký điện tử đã được các doanh nghiệp công nhận. Nó giúp hoàn thành 100% việc trình ký và phê duyệt không cần giấy tờ, lợi thế vượt trội nằm ở tính linh hoạt vì có thể kí duyệt ở mọi vị trí, với quy trình tự động trực quan và dễ sử dụng.
Trên thị trường cung cấp khá nhiều giải pháp ký điện tử. Và Adobe Sign là giải pháp đi đầu trong lĩnh vực này, không chỉ về các tính năng mạnh mẽ mà còn tuân thủ môi trường pháp lý, mối quan tâm lớn của hầu hết doanh nghiệp, tổ chức.
>> Tìm hiểu thêm về tính pháp lý của chữ ký điện tử trong doanh nghiệp, tổ chức
Adobe Sign là một giải pháp Adobe Document Cloud quản lý các quy trình chữ ký từ đầu đến cuối, tích hợp dễ dàng với các quy trình kinh doanh hiện có và mang lại lợi tức đầu tư nhanh chóng. Với hơn 20 năm kinh nghiệm phát triển và tinh chỉnh công nghệ PDF và chữ ký, Adobe là đơn vị tiên phong và là lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp trong công tác xây dựng các quy trình chữ ký tuân thủ luật pháp địa phương và toàn cầu cũng như các nguyên tắc quy định.
1. Chữ kí điện tử và chữ kí kỹ thuật số là gì?
Chữ ký điện tử (Electronic signatures) ứng dụng cho mọi quy trình điện tử, biểu thị sự chấp nhận một thỏa thuận hoặc một bản ghi.
• Có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để xác thực danh tính người ký, chẳng hạn như email, ID doanh nghiệp hoặc xác minh điện thoại
• Chứng minh về việc ký kết bằng quy trình an toàn thường bao gồm quá trình đánh giá cùng với tài liệu cuối cùng
Chữ ký kỹ thuật số (Digital signatures) sử dụng một phương pháp cụ thể để ký tài liệu dưới dạng điện tử.
• Sử dụng ID dựa trên chứng chỉ cấp phép để xác thực danh tính người ký
• Chứng minh về việc ký bằng cách ràng buộc từng chữ ký vào tài liệu bằng mã hóa — việc xác thực được thực hiện thông qua tổ chức phát hành chứng chỉ đáng tin cậy (CA)
2. Tính pháp lý của chữ kí điện tử
Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý ràng buộc ở hầu hết mọi quốc gia công nghiệp hóa, và ngay cả các quốc gia kém phát triển hơn cũng đang bắt đầu ban hành luật về chữ ký điện tử. Năm 2000, Hoa Kỳ đã thông qua Đạo luật Chữ ký Điện tử trong Thương mại Toàn cầu và Quốc gia (ESIGN), làm cho chữ ký điện tử trở nên hợp pháp cho hầu hết mọi mục đích sử dụng. Liên minh Châu u đã thông qua chỉ thị về chữ ký điện tử vào năm 1999 mà các quốc gia thành viên sử dụng làm nền tảng cho các luật cụ thể của từng quốc gia. Giờ đây, Quy định về Dịch vụ Ủy thác và Nhận dạng Điện tử của Liên minh Châu u (eIDAS) sẽ có hiệu lực vào tháng 7 năm 2016 — tạo ra một quy định duy nhất, được tiêu chuẩn hóa cho tất cả 28 quốc gia thành viên.
Cách tiếp cận phù hợp để xây dựng quy trình chữ ký điện tử tuân thủ cho doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nơi quy định, hồ sơ rủi ro và các yêu cầu kinh doanh cụ thể. Ví dụ, có một sự tương phản rõ rệt trong cách tiếp cận pháp lý giữa Hoa Kỳ và Liên minh Châu u. Luật pháp Hoa Kỳ cho phép định nghĩa rộng rãi về chữ ký điện tử và không quy định một công nghệ cụ thể. Ngược lại, Quy định eIDAS của EU phân biệt giữa ba loại phương pháp tiếp cận chữ ký điện tử và rất ưu tiên chữ ký điện tử cho một số loại tài liệu. Ngoài ra, một số lĩnh vực kinh doanh, chẳng hạn như dược phẩm sinh học và chính phủ, đã phát triển các hướng dẫn mang tính quy định hơn cho các quy trình kinh doanh cụ thể yêu cầu chữ ký kỹ thuật số.
Các loại chữ ký điện tử được xác định trong Quy định eIDAS là một ví dụ điển hình về các cách tiếp cận khác nhau:
• Chữ ký điện tử chung — Sử dụng cách tiếp cận “tối giản”, nghĩa là cung cấp sự chấp nhận rộng rãi về mặt pháp lý đối với đầy đủ các loại chữ ký điện tử. Chữ ký ở dạng này không thể bị từ chối chấp nhận hợp pháp chỉ vì chúng ở dạng điện tử.
• Chữ ký điện tử nâng cao (AdES) —Yêu cầu rằng chữ ký phải có khả năng nhận dạng được và liên kết duy nhất với người ký. Yêu cầu này thường được đáp ứng với các ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ cấp phép thông qua tổ chức phát hành chứng chỉ đáng tin cậy (CA)
• Chữ ký Điện tử Đủ điều kiện (QES) —Yêu cầu các chứng chỉ được cấp bởi cơ quan cấp chứng chỉ (CA) được công nhận và giám sát bởi các cơ quan do các quốc gia thành viên EU chỉ định. Các chứng chỉ này phải được lưu trữ trên thiết bị tạo chữ ký đủ điều kiện (QSCD), chẳng hạn như mã thông báo USB, thẻ thông minh hoặc mô-đun bảo mật phần cứng dựa trên đám mây (HSM).
3. Phương pháp tiếp cận chữ ký điện tử và kỹ thuật số
Để tìm ra cách tiếp cận chữ ký phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn sẽ cần cân bằng giữa các quy định và rủi ro, đồng thời cân nhắc mức độ nỗ lực cần thiết để làm cho các giao dịch kinh doanh của bạn vừa hợp pháp vừa an toàn. Nói chung, các quy trình chữ ký điện tử được định cấu hình phù hợp sẽ dễ thực hiện hơn và đáp ứng các yêu cầu pháp lý và bảo mật cho nhiều quy trình kinh doanh. Chữ ký điện tử có các nhu cầu kỹ thuật bổ sung, nhưng cung cấp một hình thức xác thực nâng cao đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt hơn. Adobe Sign hỗ trợ cả hai cách tiếp cận trong một giải pháp linh hoạt, có thể mở rộng, cho phép bạn chọn một trong hai giải pháp, hoặc kết hợp cả hai.
Chữ kí điện tử Adobe Sign
Quy trình chữ ký điện tử trong Adobe Sign tuân thủ luật về chữ ký điện tử, chẳng hạn như Đạo luật ESIGN ACT của Hoa Kỳ và Quy định eIDAS của Liên minh Châu Âu. Với sự hỗ trợ cho cả xác thực yếu tố đơn và đa yếu tố, Adobe Sign cung cấp cho doanh nghiệp tổ chức một loạt các tùy chọn để xác minh danh tính người ký. Xác thực cơ bản đạt được bằng cách gửi yêu cầu email đến một người cụ thể. Bởi vì hầu hết người ký có quyền truy cập duy nhất vào một tài khoản email, đây được coi là cấp độ xác thực đầu tiên. Để cải thiện bảo mật và giúp ngăn chặn các cá nhân độc hại giả mạo hệ thống, người dùng cũng có thể bao gồm một bước xác minh khác trước khi người ký mở tài liệu. Sử dụng các phương pháp như ID doanh nghiệp, ID social, mật khẩu hoặc điện thoại hoặc câu hỏi xác thực (KBA) *, danh tính của những người ký có thể được xác thực với sự đảm bảo cao hơn trước khi họ ký tài liệu. Để tăng cường hơn nữa sự tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp, tổ chức cũng có thể xây dựng các quy trình yêu cầu sự đồng ý rõ ràng để kinh doanh điện tử trước khi tham gia vào quy trình chữ ký.
Adobe Sign quản lý tài liệu một cách an toàn trong suốt quá trình và xác nhận tài liệu đã ký bằng con dấu rõ ràng là giả mạo để xác nhận tính toàn vẹn của nó. Mỗi bước quan trọng trong quá trình ký được ghi lại, chẳng hạn như khi thỏa thuận được gửi, mở và ký; Địa chỉ IP hoặc vị trí địa lý của người ký; và hình thức xác thực cụ thể được sử dụng cho từng người ký hoặc người phê duyệt. Kết quả được ghi lại trong một lộ trình kiểm soát an toàn cung cấp bằng chứng rõ ràng về chữ ký của mỗi bên.
Chữ kí kỹ thuật số Adobe Sign
Ngoài các luật tuân thủ như ở chữ ký điện tử, quy trình chữ ký số trong Adobe Sign tuân thủ các yêu cầu khắt khe hơn, chẳng hạn như chữ ký điện tử nâng cao (AdES) và đủ điều kiện (QES) trong eIDAS — đồng thời cung cấp hỗ trợ toàn diện để làm việc với các tổ chức phát hành chứng chỉ được công nhận (CA) và các thiết bị tạo chữ ký đủ điều kiện (QSCD) .
Các tài liệu được ký điện tử trong Adobe Sign cung cấp bằng chứng về chữ ký của mỗi người tham gia trong chính tài liệu đó. Trong quá trình ký, chứng chỉ của người ký được liên kết mật mã với tài liệu bằng cách sử dụng khóa cá nhân duy nhất do người ký đó nắm giữ. Trong quá trình xác thực, khóa công khai đối ứng được trích xuất từ chữ ký và được sử dụng để xác thực danh tính của người ký thông qua CA và giúp đảm bảo rằng không có thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu kể từ khi nó được ký. Các dấu vết kiểm tra cũng có thể cung cấp thông tin bổ sung, có giá trị như địa chỉ IP hoặc vị trí địa lý của người ký.
Để đạt được mức độ bảo mật cao nhất và khả năng tương tác toàn cầu, quy trình chữ ký số hoạt động với ID chứng chỉ được cấp bởi các cơ quan đáng tin cậy đáp ứng các yêu cầu đã xác định. Từ đó, các cơ quan đáng tin cậy này cấp phép dựa trên tiêu chuẩn để cho phép xác minh danh tính người ký và tài liệu trên phạm vi toàn cầu.
Về cơ quan đáng tin cậy
Cơ quan đáng tin cậy (Trusted authorities) — Do các ngành và chính phủ công bố danh sách các cơ quan có thẩm quyền đáp ứng các yêu cầu đã xác định.
Adobe là thương hiệu duy nhất cho phép xác nhận toàn cầu cho toàn bộ ngành thông qua việc xuất bản và quản lý các danh sách đáng tin cậy. Các danh sách toàn cầu và khu vực, như Danh sách tin cậy được Adobe chấp thuận (AATL) và Danh sách tin cậy của Liên minh Châu u (EUTL), được hỗ trợ đầy đủ trong các giải pháp của Adobe.
Có ba loại cơ quan đáng tin cậy chính:
• Cơ quan đăng ký (RA) —Những danh tính cá nhân thường được xác minh trực tiếp để đủ điều kiện nhận ID.
• Cơ quan cấp chứng chỉ (CA) —Sau khi được xác minh, CA cấp khóa riêng và chứng chỉ tương ứng, sau đó quản lý nó theo thời gian. Khóa riêng tư được kiểm soát bằng mật khẩu hoặc mã PIN mà duy nhất người ký biết.
• Cơ quan xác nhận thời gian (TSA) —Quy trình chữ ký số cũng tham gia với các TSA đáng tin cậy để thiết lập thời gian chính xác cho mỗi sự kiện ký.
Adobe Sign cho phép người dùng làm việc với sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền để ký và đóng dấu thời gian vào các tài liệu, đảm bảo tính pháp lý của các văn bản ký duyệt này. Trong quá trình xác thực, Adobe cũng xác nhận rằng các cơ quan có thẩm quyền được sử dụng trong tài liệu là các nhà cung cấp đáng tin cậy — được chấp thuận thông qua công nhận toàn cầu, khu vực hoặc theo ngành cụ thể. Danh sách tin cậy, chẳng hạn như AATL và EUTL, phục vụ toàn bộ ngành, cung cấp nguồn có thẩm quyền của các nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy. Ví dụ về những người tham gia bao gồm: chính phủ liên bang Hoa Kỳ; tất cả 28 quốc gia thành viên của Liên minh châu u; chính phủ Nhật Bản, Brazil, Thụy Sĩ, Ấn Độ và Uruguay; Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ; dịch vụ bưu chính của Đức, Pháp, Ý, Hồng Kông và Nam Phi; cũng như SAFE-BioPharma và IdenTrust, lần lượt phục vụ thị trường dược phẩm và tài chính quốc tế.
4. Giải pháp chữ ký điện tử và kỹ thuật số đến từ Adobe
Adobe Sign được thiết kế để hỗ trợ phạm vi rộng nhất của các yêu cầu về chữ ký điện tử và kỹ thuật số để có thể kinh doanh tại địa phương hoặc toàn cầu — và chọn cách tiếp cận tốt nhất cho từng quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Với Adobe Sign, bạn có thể xây dựng quy trình làm việc end-to-end bao gồm chữ ký điện tử, chữ ký số hoặc cả hai.
Adobe Sign cũng cung cấp hỗ trợ hàng đầu trong ngành để xác thực và xác thực người ký.
♦ Trước khi mở tài liệu của bạn, người ký xác thực danh tính của họ bằng các phương pháp yếu tố đơn hoặc đa yếu tố.
♦ Người ký thêm chữ ký điện tử bằng mật khẩu hoặc khóa riêng được bảo vệ bằng mã PIN từ chứng chỉ của họ để ràng buộc chữ ký của họ với tài liệu.
♦ Tính xác thực của người ký và tài liệu được xác nhận thông qua các cơ quan có thẩm quyền đáng tin cậy.
Các loại chữ ký trong Adobe Sign
Cho dù người ký của bạn sử dụng chữ ký điện tử hay chữ ký kỹ thuật số, Adobe Sign hỗ trợ các yêu cầu thiết yếu để giúp bạn xây dựng các quy trình kinh doanh hoàn toàn tuân thủ.
Mặc dù các điều khoản có vẻ giống nhau, nhưng chữ ký điện tử và kỹ thuật số thực sự mô tả hai cách tiếp cận khác nhau để ký tài liệu – và những khác biệt đó được liên kết với luật chữ ký và các yêu cầu quy định. Chữ ký kỹ thuật số là một tập hợp con của danh mục lớn hơn được gọi là “chữ ký điện tử”. Trong trường hợp chữ ký điện tử điển hình có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để xác thực người ký – chẳng hạn như email, ID công ty hoặc xác minh qua điện thoại – thì chữ ký số sử dụng một phương pháp cụ thể. Với chữ ký số, người ký xác thực danh tính của họ bằng cách sử dụng ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ, ID này thường được cấp bởi cơ quan cấp chứng chỉ đáng tin cậy của bên thứ ba.
Một điểm khác biệt chính giữa chữ ký điện tử điển hình và chữ ký số là bằng chứng được sử dụng để chứng minh rằng một tài liệu đã được ký. Adobe Sign quản lý toàn bộ quy trình một cách an toàn, theo dõi từng bước trong quy trình ký và thu thập thông tin đó trong quá trình kiểm tra. Cả dấu vết đánh giá và tài liệu đã ký đều được chứng nhận để cung cấp con dấu bằng chứng giả mạo và dấu vết đánh giá có thể được sử dụng để tạo ra bằng chứng về chữ ký của mỗi bên. Chữ ký số bổ sung thêm một cấp chứng minh. Với chữ ký số, mỗi chữ ký được mã hóa và ràng buộc vào tài liệu. Cả danh tính của người ký và tính toàn vẹn của tài liệu đã ký đều có thể được xác thực thông qua tổ chức phát hành chứng chỉ bên thứ ba đáng tin cậy. Adobe Sign hỗ trợ cả hai phương pháp ký trong một giải pháp chữ ký duy nhất, có thể mở rộng.
Làm việc với giải pháp tài liệu kỹ thuật số hàng đầu thế giới
Adobe là công ty hàng đầu thế giới về tài liệu kỹ thuật số an toàn. Từ việc phát minh ra PDF hơn 20 năm trước, đến việc tạo ra chữ ký điện tử trong PDF và trở thành nhà cung cấp toàn cầu đầu tiên hỗ trợ Danh sách tin cậy của Liên minh Châu u, Adobe đã đi đầu trong việc chuyển đổi kỹ thuật số với chữ ký. Hãng liên tục nâng cao các tiêu chuẩn chữ ký trên khắp thế giới với ISO, OASIS, IETF và ETSI và các nhóm tiêu chuẩn khác.
Ứng dụng chữ ký điện tử được xếp hạng cao nhất trong cộng đồng Salesforce kể từ năm 2006, hàng chục nghìn tổ chức đã sử dụng dịch vụ Adobe Sign để quản lý quy trình ký tài liệu với trải nghiệm sử dụng được đánh giá cao.
Với giao diện mới, các nhà bán lẻ sẽ dễ dàng sử dụng Adobe Sign hơn để tạo các mẫu kỹ thuật số hoặc có thể sử dụng lại từ các mẫu có sẵn. Sau đó, họ có thể nhanh chóng gửi các biểu mẫu đó đến một số lượng lớn các nhân viên mới để điền vào và ký tên. Khi các tài liệu đó vào hộp thư đến của họ, nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy các trường biểu mẫu mà họ cần ký, mà không bị kích thước màn hình cản trở, nhờ vào trải nghiệm ký kết di động nâng cao. Trang chủ mới cũng có trình quản lý hoàn toàn thông minh, nơi các nhà bán lẻ có thể quản lý và theo dõi tất cả các biểu mẫu đã ký chỉ trong vài cú nhấp chuột.
Không có gì lạ khi khách hàng mua Adobe Sign có thể tiết kiệm nhiều thời gian và tiền bạc hơn. Trên thực tế, theo Thống kế tác động kinh tế của Adobe Sign, một nghiên cứu được thực hiện bởi Forrester Consulting vào tháng 8 năm 2019, người dùng chữ ký điện tử đã thấy giảm 96% thời gian để có được các tài liệu được ký và hoàn thiện thủ tục. Họ cũng tiết kiệm trung bình 6$ trên mỗi tài liệu được xử lý.
TSG tự hào là đối tác Bạch Kim của Adobe nhiều năm liền, chuyên cung cấp các sản phẩm bản quyền và triển khai giải pháp Cloud hàng đầu. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm bản quyền, TSG mang có đội ngũ nhân viên tư vấn và kỹ thuật viên chuyên môn cao. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ giúp bạn khảo sát và đánh giá nhu cầu, kinh phí và khả năng phát triển để đưa ra các gói Adobe bản quyền phù hợp nhất cho nhà trường. Đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi sẽ triển khai dịch vụ nhanh chóng, hỗ trợ dịch vụ IT 24/7.
Khi mua Adobe bản quyền tại TSG, quý khách hàng sẽ được cung cấp giải pháp phần mềm bản quyền chính hãng với mức giá ưu đãi, dịch vụ tư vấn và hỗ trợ hoàn hảo.
