[LOẠT BÀI VỀ MICROSOFT PROJECT] - CHUYÊN ĐỀ 3. Mối liên hệ của các công việc trong tiến độ dự án.

[KieuManhTu]

Có thể các bạn nghĩ rằng, việc lựa chọn mối liên hệ trong MS Project là một điều đơn giản. Nhưng sự thực, để là NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN thì nó không đơn giản. Bởi vì mối liên hệ sẽ ảnh hưởng đến 3 yếu tố của dự án (Chưa kể sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế):

• Ảnh hưởng đến trình tự của các công việc (ví dụ có phù hợp về công nghệ hay không).
• Ảnh hưởng đến sự hợp lý của đường găng và thời gian dự trữ của các công việc (ví dụ ảnh hưởng đến việc một công tác buộc phải hoàn thành khi nào).
• Ảnh hưởng đến việc sử dụng tài nguyên của dự án (ví dụ mức độ sử dụng tài nguyên có hợp lý không, việc cân đối tài nguyên có làm sai lệch dự án hay không).

Sẽ rất khó để đưa ra một mô hình chung cho việc lựa chọn các mối liên hệ. Bởi vì cùng là 2 công việc nhưng với những dữ liệu đầu vào khác nhau (như khối lượng cần thực hiện, đặc điểm, mặt bằng, công nghệ sử dụng, khả năng huy động tài nguyên, ý tưởng tổ chức, …), ta lại có thể chọn ra được mối liên hệ phù hợp.

Các dạng liên hệ của các công việc bao gồm:

• Start to start (SS) - Bắt đầu đến bắt đầu: công việc sau có thời điểm bắt đầu liên quan đến thời điểm bắt đầu của công việc trước.
• Finish to start (FS) - Kết thúc đến bắt đầu: công việc sau có thời điểm bắt đầu liên quan đến thời điểm kết thúc của công việc trước.
• Finish to finish (FF) - Kết thúc đến kết thúc: công việc sau có thời điểm kết thúc liên quan đến thời điểm kết thúc của công việc trước.
• Start to finish (SF) - Bắt đầu đến kết thúc: công việc sau có thời điểm kết thúc liên quan đến thời điểm bắt đầu của công việc trước.

Việc lựa chọn mối liên hệ công việc sẽ phụ thuộc 3 yếu tố chính sau:

• Sự ràng buộc về mặt công nghệ: theo đó, có những công việc tiên quyết phải diễn ra theo tuần tự để đảm bảo công nghệ thi công. Ví dụ công tác đổ bê tông chỉ có thể diễn ra sau khi công tác ván khuôn, cốt thép hoàn thành.
• Sự hợp lý về thời gian tổ chức: ví dụ công tác xây tường nhà cao tầng, về lý thuyết chỉ cần sau khi tháo dỡ ván khuôn an toàn và dọn dẹp mặt bằng là có thể vào thi công. Nhưng thực tế, việc thi công quá sớm có thể không mang lại hiệu quả khi mà phần kết cấu không thể đẩy nhanh tiến độ, việc thi công không được liên tục dẫn đến việc huy động và sử dụng nhân lực, vật tư, máy móc kém hiệu quả.
• Khả năng đáp ứng của tài nguyên sử dụng và sự ưu tiên sử dụng tài nguyên: ví dụ như sự phụ thuộc vào tài nguyên lao động (con người, máy móc) khi mà việc thi công dồn dập trong thời gian ngắn sẽ cần huy động lực lượng lao động lớn trong một thời gian ngắn, dẫn đến việc quản lý nhân công phức tạp, chi phí lán trại tốn kém. Hoặc có thể vấn đề huy động vật tư, tài chính không thuận lợi, dẫn đến công việc có thể bị đình trệ.

Để lựa chọn mối liên hệ, ta cần làm 3 việc sau theo tuần tự:

• Xác định các công việc đi trước. Một công việc có thể có một hoặc nhiều công việc đi trước. Bởi trong thực tế, để triển khai được một công việc, thông thường sẽ phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhiều công việc khác. Ví dụ, để tháo được ván khuôn dầm sàn tầng 1, ngoài việc phải đảm bảo bê tông dầm sàn tầng 1 đã đủ cường độ để chịu tải trọng bản thân và hoạt tải thi công, thì theo tiêu chuẩn, nó còn cần đảm bảo đã đổ được bê tông ở tầng trên.
• Với mỗi công việc đi trước, xác định sử dụng 1 trong 4 kiểu liên hệ. Kiểu liên hệ này có thể sẽ thay đổi tùy theo điều kiện cụ thể của 2 công việc, cần phải xét đến cả 3 yếu tố phụ thuộc ở trên.
• Với mỗi mỗi liên hệ đã chọn, xác định thời gian sớm (Lead time), thời gian muộn phù hợp (Lag time). Chủ yếu căn cứ vào công nghệ, khả năng huy động sử dụng tài nguyên cho công việc.

Sẽ rất khó để đưa ra một mô hình chung cho việc lựa chọn các mối liên hệ. Bởi vì để lựa chọn mối liên hệ công việc, ta cần đặt vào tình huống cụ thể. Ngoài yếu tố về khối lượng công việc, điều kiện thi công, còn phụ thuộc vào khả năng của đơn vị thi công, biện pháp thi công đề ra và nhu cầu về tiến độ thi công của dự án…

Theo lý thuyết tổ chức dây chuyền, sử dụng các mối liên hệ dạng sơ đồ mạng, thì chỉ có công việc đầu tiên là không có mối liên hệ nào đi đến nó và chỉ có công việc cuối cùng là không có mối liên hệ nào đi ra từ nó. Điều đó có nghĩa là, mọi công việc trong tiến độ dự án (trừ công việc đầu tiên và công việc cuối cùng) đều phải có ít nhất một mối liên hệ với công việc đi trước và một mối liên hệ với công việc đi sau.

Vậy, nếu ta gán mối liên hệ công việc thiếu sẽ như thế nào?

 

[KieuManhTu]

Việc gán thiếu mối liên hệ công việc sẽ làm cho các công việc không được ràng buộc đầy đủ với nhau. Thường thì ta chỉ đi tìm một, hai mối liên hệ đi trước cho một công việc và bỏ mặc mối liên hệ đi sau. Mối liên hệ đi sau cũng là do mối liên hệ đi trước của công việc diễn ra sau liên hệ đến nó nhưng mối liên hệ này nếu không được gán đầy đủ, trong một vài trường hợp có thể không ảnh hưởng đến thời điểm để công việc diễn ra, nhưng nó quyết định thời điểm muộn nhất để công việc kết thúc mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ. Ví dụ, để tháo ván khuôn dầm sàn, thì ngoài việc mối liên hệ đi trước là phải đảm bảo thời gian sau khi đổ bê tông các tầng, còn phải có thêm mối liên hệ đi sau là với công tác lắp dựng ván khuôn. Việc tháo ván khuôn phải đảm bảo kết thúc trước khi có nhu cầu sử dụng lại, để đảm bảo sẵn sàng lắp dựng ở tầng tiếp theo.

Việc gán thiếu mối liên hệ của công việc gây ra một số ảnh hưởng như sau:

• Thời điểm diễn ra của công việc không phù hợp (thường là bị sớm), hậu quả là tiến độ lập ra nhưng khi thực hiện thì không được theo kế hoạch.
• Thời gian dự trữ của công việc không hợp lý, hậu quả là đường găng bị sai.
• Biểu đồ tài nguyên không hợp lý (quá tải, hoặc tập trung quá nhiều trong một giai đoạn ngắn), và khi cân đối tài nguyên, các công việc bị kéo dài, bị di dời khiến cho tiến độ không còn phù hợp.

Để minh họa cho các điều trên, tôi sử dụng một bảng tiến độ của một công trình thực tế, được lập trước khi thi công để trình chủ đầu tư phê duyệt. Đây cũng chính là ví dụ tôi sử dụng và phân tích cho các học viên ở các lớp Project do Giá xây dựng tổ chức. Đây là một công trình cụ thể, các công việc cụ thể để chúng ta làm quen với việc xác định đầy đủ mối liên hệ, những ảnh hưởng, ràng buộc các công việc với nhau khi triển khai tiến độ của dự án. Chúng ta coi việc thi công công trình 5 tầng này một cách truyền thống, không sử dụng các vật liệu đặc biệt (như bê tông có phụ gia phát triển nhanh cường độ), không sử dụng biện pháp đặc biệt (như làm sàn thao tác để phân đợt trát ngoài). Link của tiến độ tôi sử dụng trong bài viết này (và một số bài viết về sau) lấy ở cuối bài này.

1. Việc thiếu mối liên hệ dẫn đến thời điểm diễn ra của công việc không phù hợp (thường là bị sớm):

Ở đây, tôi lấy ví dụ bằng công tác tháo dỡ ván khuôn dầm sàn tầng 1. Khi lập tiến độ, người lập chỉ chú ý đến việc ván khuôn được tháo dỡ sau khi đổ bê tông tầng đó, mà không để ý đến việc tầng trên đã đổ bê tông chưa. Vì theo tiêu chuẩn, ván khuôn bê tông dầm sàn cần đảm bảo tối thiểu 2 tầng dưỡi. Do đó, như trong bảng tiến độ trên, công tác tháo dỡ ván khuôn dầm sàn các tầng hiện chưa phù hợp. Cụ thể:

• Ván khuôn dầm sàn tầng 1 tháo ngày 06/06, còn bê tông dầm sàn tầng 2 đổ ngày 10/06: chỉ có 1 tầng ván khuôn khi đổ bê tông dầm sàn tầng 2.
• Ván khuôn dầm sàn tầng 2 tháo ngày 25/06, còn bê tông dầm sàn tầng 3 đổ ngày 29/06: chỉ có 1 tầng ván khuôn khi đổ bê tông dầm sàn tầng 3.
  

Thêm một công việc nữa có thời điểm không phù hợp. Đó là công việc sơn trong nhà. Trước hết, ta cần nhận ra có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu và kết của công việc Sơn trong nhà. Có thể kể như: các công việc trát tường phải kết thúc và đảm bảo tường đã khô, công tác ốp trong WC, lát nền phải xong và đảm bảo chân tường không còn ẩm ướt, ít nhất phải sơn lót tường ngoài nhà để đảm bảo tường trong nhà không bị ẩm khi có mưa,… Đối với nhà cao tầng, ta rất dễ để bố trí các công việc gối đầu nhau. Ví dụ, để sơn trong nhà (trong trường hợp không bả) thì không hoàn toàn phải đợi công tác trát tường kết thúc hoàn toàn và tường hoàn toàn khô, ta đã có thể triển khai công tác sơn. Vấn đề ở chỗ, khi trát tường cần dứt điểm từng tầng, từng khu vực và có thể triển khai công tác sơn tường cho từng khu vực, từng tầng.

Quay trở lại với việc công việc Sơn trong nhà có thời điểm hợp lý hay không. Ta so sánh nó với công việc Trát ngoài nhà.

Thời điểm bắt đầu của công việc trát ngoài gần với thời điểm bắt đầu của công việc sơn trong nhà. Điều này có thể chấp nhận được. Nhưng thời điểm kết thúc của công việc sơn trong nhà lại trước thời điểm kết thúc của công việc Trát ngoài nhà. Và như đã phân tích ở trên, điều này không hợp lý. Khi chưa trát và sơn lót được tường ngoài, thì tường trong nhà sẽ bị ẩm ướt khi có mưa và lớp sơn trong nhà sẽ bị hỏng.

Trong thực tế thi công, công việc Sơn trong nhà gần như sẽ kết thúc cuối cùng. Bởi vì một công việc bất kỳ đều có thể gây bẩn lên tường. Do đó, người ta thường không kết thúc công việc này quá sớm.

Vậy để khắc phục vấn đề thời điểm của công việc không phù hợp, ta phải làm thế nào?

Nguyên nhân của việc thời điểm (kết thúc, bắt đầu) của công việc A không phù hợp này xuất phát từ việc mối quan hệ công với các công việc đi trước của công việc A không đủ, không hợp lý. Dẫn đến thời điểm của các công việc tiên quyết chưa diễn ra, thì thời điểm của công việc A đã diễn ra rồi. Hậu quả là nếu theo kế hoạch lập trên máy tính thì đến ngày này công việc A phải diễn ra, nhưng khi kiểm tra thực tế dự án, công việc A này chưa thể diễn ra, vì một vài công việc nào đó chưa kết thúc. Tiến độ lập ra là không khả thi. Khâu lập kế hoạch không tốt.

Với công việc sơn trong nhà ở trên, ta thấy là đến ngày 01/10 có thể bắt đầu triển khai, và triển khai liên tục đến ngày 28/10 thì kết thúc. Kèm theo đó là kế hoạch về nhân lực, vật tư, tài chính. Nhưng khi kiểm tra thực tế, thì công việc này lại chưa thể diễn ra. Hậu quả là sơn đưa về công trình rồi để đó, nhân công chuẩn bị rồi lại nhỡ việc.
Vậy nếu ta liện hệ đầy đủ với các công việc tiên quyết, thì sẽ thấy rằng công việc đó sẽ diễn ra sau rất nhiều công việc như đã nêu ở trên, trong đó có trát tường ngoài. Khi đó, công việc này sẽ được bố trí lùi lại. Hoặc công việc trát tường ngoài sẽ triển khai sớm hơn. Kế hoạch có thể thay đổi so với phương án này, nhưng nó hợp lý hơn, khả thi hơn và sát với thực tế hơn.

 

[KieuManhTu]

2. Việc thiếu mối liên hệ dẫn đến thời gian dự trữ của công việc không hợp lý, hậu quả là đường găng bị sai.

Trước khi tìm hiểu về điều này, bạn cần đọc CHUYÊN ĐỀ 4. Đường găng trong tiến độ dự án để nắm được khái niệm về đường găng, về dự trữ thời gian của công việc.

Như ở CHUYÊN ĐỀ 4. Đường găng trong tiến độ dự án, chúng ta đã làm quen với khái niệm về đường găng, thời gian dự trữ của công việc cũng như cách để gọi ra các thông số về đường găng và thời gian dự trữ.

Tóm tắt về đường găng:
Đường găng là đường tập hợp của các công việc găng.
Đường găng sẽ cho chúng ta biết công việc nào buộc phải theo kế hoạch. Vì nếu thay đổi, sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của dự án. Sự ảnh hưởng (về mặt tiến độ - các mốc thời gian) có thể bao gồm thời điểm hoàn thành dự án bị thay đổi, đường găng bị thay đổi.
Thời gian dự trữ của công việc cho ta biết công việc có thể trì hoãn, có thể kéo dài bao nhiêu mà không ảnh hưởng đến công tác khác hoặc không ảnh hưởng đến sự thay đổi của thời điểm kết thúc dự án. Khi công việc thay đổi quá giới hạn dự trữ thời gian, tiến độ dự án sẽ bị ảnh hưởng. Thời gian dự trữ bao gồm:

Dự trữ riêng - Free Slack - là thời gian mà công việc có thể thay đổi thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) hoặc kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) của các công tác khác.
Dự trữ toàn phần - Total Slack - là thời gian mà công việc có thể thay đổi thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) hoặc kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) của dự án.

Vậy tại sao việc thiếu mối liên hệ các công việc lại dẫn đến thời gian dự trữ của công việc không hợp lý?

Chúng ta sẽ quan sát đường găng của tiến độ và thời gian dự trữ của các công việc để cùng đưa ra nhận xét.
Trước hết, ta sử dụng tiến độ của ví dụ trong #1. Ta cần hiển thị các thông số về thời gian dự trữ của dự án (gồm Total Slack và Free Slack).

Các thông tin liên quan đến thời gian dự trữ bao gồm:

• Hiển thị cột Total Slack và Free Slack: chèn 2 cột này vào trong của sổ Gantt Chart.
• Hiển thị thanh thời gian dự trữ riêng phần Free Slack: trong Gantt Chart vào Format chọn Slack.

Trong hình, thanh thời gian dự trữ riêng phần sẽ vạch ra cho ta thấy thời gian mà cột công việc có thể thay đổi mà không làm ảnh hướng đến thời điểm bắt đầu hay kết thúc công việc khác.

Ta thấy ở ví dụ trên, thời gian dự trữ của một số công việc lớn bất thường. Ví dụ, công việc số 1.1 Chuẩn bị mặt bằng có thời gian dự trữ toàn phần và dự trữ riêng phần là 443 ngày. Có nghĩa là công việc này có thể chậm hoặc có thể kéo dài thêm 443 ngày mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của công việc khác và của toàn dự án. Nhìn vào đường Free Slack (đường nằm ngang, mảnh và được định dạng màu đỏ), ta có thể hiểu rằng công việc đó có thể trượt hoặc kéo dài trên phạm vi đường này mà không làm ảnh hưởng đến công việc khác và toàn dự án.
Hay tương tự với công việc 1.13 có thời gian dự trữ 371 ngày.
Như vậy, có 2 thắc mắc: 1 là điều đó có hợp lý? 2 là nếu không hợp lý thì phải xử lý như thế nào?
Về việc công việc 1.1 Chuẩn bị mặt bằng có thời gian dự trữ 443 ngày chắc chắn là điều không hợp lý. Bởi vì thời gian chuẩn bị mặt bằng kéo dài trong 7 ngày, và nếu không chuẩn bị được mặt bằng (có thể là chặt bỏ cây cối phát quang bụi rậm, thu dọn đồ đạc cũ, …) thì các công việc khác (có thể) không triển khai được. Mặt khác, không thể lùi công việc chuẩn bị mặt bằng thi công đến tận cuối dự án mới thực hiện được.

Như vậy, phải xử lý như thế nào đối với các công việc có thời gian dự trữ bất thường như vậy?

Trước hết, xin nhắc lại một điều quan trọng trong việc tổ chức thi công dây chuyền đã nói đến ở #1:

Theo lý thuyết tổ chức dây chuyền, sử dụng các mối liên hệ dạng sơ đồ mạng, thì chỉ có công việc đầu tiên là không có mối liên hệ nào đi đến nó và chỉ có công việc cuối cùng là không có mối liên hệ nào đi ra từ nó. Điều đó có nghĩa là, mọi công việc trong tiến độ dự án (trừ công việc đầu tiên và công việc cuối cùng) đều phải có ít nhất một mối liên hệ với công việc đi trước và một mối liên hệ với công việc đi sau.

Nhìn vào mối liên hệ (có thể nhìn vào cột Predecessor hoặc nhìn vào các mũi tên bên phần hiển thị các đường Gantt Chart), ta thấy rằng 1.1 Chuẩn bị mặt bằng là công việc đầu tiên của bảng tiến độ thi công (*). Công việc này không có mối liên hệ đến nó - điều đó tất nhiên vì đằng trước nó không có công việc nào. Nhưng việc không có mối liên hệ nào đi ra từ nó (có thể hiểu rằng trong các công việc đằng sau nó không có công việc nào liên quan đến nó) có đúng không? Điều đó chắc chắn không phải. Vậy sẽ có công việc nào phải liên quan - phụ thuộc vào nó?
Cái này không nói ngay được. Mà phải nhìn vào điều kiện cụ thể của mặt bằng công trình. Ví dụ, công trình này mặt bằng phức tạp, nhiều cây cối bụi rậm, lầy lội thì có thể công việc chuẩn bị mặt bằng là phải chặt cây, vét rãnh đào hố gom nước mặt, bơm thoát nước, san gạt đầm lèn mặt bằng để có thể triển khai các công việc tiếp theo - ví dụ như phải đảm bảo mặt bằng để đúc được cọc. Trong trường hợp này, công việc Đúc cọc phải phụ thuộc (tức là phải có mối liên hệ) với công việc Chuẩn bị mặt bằng. Ví dụ, ta cho công việc Chuẩn bị mặt bằng triển khai trước 3 ngày so với đúc cọc bê tông (ưu tiên chuẩn bị khu vực đúc cọc trước). Kết quả về dự trữ thời gian như sau:

Lúc này, ta thấy rằng công việc 1.1 Chuẩn bị mặt bằng có dự trữ bằng 0, tức là không thể chậm trễ, vì nếu chậm trễ sẽ không có khu vực đúc cọc.

Hoặc tình huống khác, nếu mặt bằng thuận lợi (ví dụ có một phần là bằng phẳng khô ráo - như cái sân kho cũ) có thể đúc cọc ngay. Nhưng công việc chuẩn bị mặt bằng thi công (7 ngày) vẫn phải hoàn thành để có thể triển khai ép cọc. Tình huống này, công việc Ép cọc phải phụ thuộc (tức là phải có mối liên hệ) với công việc Chuẩn bị mặt bằng. Và mối liên hệ là công việc 1.1 Chuẩn bị mặt bằng phải hoàn thành thì mới triển khai ép cọc được. Khi đó:

Lúc này, ta thấy rằng công việc 1.1 Chuẩn bị mặt bằng còn dự trữ được 7 ngày, tức là chỉ có thể kéo dài hoặc trì trệ trong khoảng thời gian 7 ngày, nếu quá sẽ ảnh hưởng đến các công việc khác và đến toàn dự án.

Như vậy, tuỳ vào trường hợp cụ thể, ta xác định được mối liên hệ (phù hợp) còn thiếu cho công việc Chuẩn bị mặt bằng.
Trong ví dụ về tiến độ này, ta thấy có quá nhiều các công việc có thời gian dự trữ rất lớn. Đây là điều rất hay gặp đối với người làm tiến độ thi công.

Trong tổ chức thi công, đường găng giống như kim chỉ nam cho việc phải ưu tiên hoàn thành công việc nào trước. Nhưng việc xác định không đủ hoặc không hợp lý các mối liên hệ sẽ dẫn đến thời gian dự trữ của công việc không hợp lý và đường găng bị sai. Điều đó có nghĩa là nếu ta quan tâm đến đường găng, mà đường găng bị sai thì chúng ta cũng sẽ xác định sai các công việc cần ưu tiên hoàn thành đúng hạn.


Như vậy, sau #2, chúng ta thấy rằng việc lựa mối liên hệ ảnh hưởng đến 2 vấn đề:

1. Thời điểm diễn ra công việc. Nếu thời điểm không đúng, thì kế hoạch triển khai công việc, kế hoạch huy động tài nguyên bị lỡ.
2. Dự trữ và đường găng của công việc. Nếu dự trữ không hợp lý và đường găng bị sai, chúng ta sẽ sai trong việc xác định mức độ ưu tiên giải quyết công việc và ảnh hưởng đến tiến độ.

Và 2 điều trên dẫn đến câu hỏi khó như sau:
Làm thế nào để giảm được nguy cơ của 2 yếu tố trên? Làm thế nào để chọn được mối liên hệ hợp lý?

Ngoài ra, chúng ta còn một vấn đề nữa cần tìm hiểu. Đó là mối liên hệ không hợp lý dẫn đến việc sử dụng các tài nguyên lao động không điều hoà. Vấn đề này sẽ được nói đến sau khi có các bài viết về tài nguyên.

Ở lớp Ứng dụng phần mềm MS Project trong lập và quản lý tiến độ dự án tổ chức tại Công ty Cổ phần Giá xây dựng, tôi có điều kiện dùng các ví dụ để cùng các học viên trao đổi, phân tích tình huống. Tuy nhiên, do sự khác biệt trong văn phong nói và viết, một vấn đề nói có thể không khó nhưng viết sẽ rất khó nên hiện nay chưa thực hiện được (viết ra rất dài và khó trình bày). Xin hẹn các bạn trong một dịp khác.

 

[duongnvm]

Rất rõ ràng, cảm ơn!
Nhớ tiếp tục cập nhật cho bài được hoàn chỉnh, thấy cũng lâu rồi mà không có thay đổi gì!