Vài điều về lớp Ứng dụng phần mềm Microsoft Project trong lập và quản lý tiến độ dự án

Thành viên đã xem (Total:0)

KieuManhTu

Thành viên BQL Diễn đàn
#1
Có nhiều anh chị em bạn bè (trong đó có cả bạn của tôi) hỏi tôi rằng phần mềm MS Project có gì mà lớp cơ bản có tới 5 buổi? Rồi còn cả lớp nâng cao nữa? Vậy để tôi mô tả về nội dung lớp học nhé.

Ngay khi mở đầu một lớp Project, tôi vẫn hay nói thế này: “Sau buổi đầu tiên, các bạn đã có thể thể hiện được tiến độ thi công…”

Quả thật, buổi học đầu tiên rất quan trọng. Nó là những hiểu biết nền tảng về Project, về tiến độ thi công. Tôi giới thiệu sơ bộ về phần mềm, hướng dẫn thiết lập trong Control Panel và và trong Option của Project.

Điều quan trọng nhất trong buổi này, là tôi chỉ ra rằng, để lập được tiến độ, các bạn cần có 3 yếu tố: Nội dung các công việc bạn cần làm; Thời gian các công việc bạn cần làm; Trình tự (hoặc thời điểm) để bạn làm các công việc đó.

Và tôi không nói suông. Tôi đưa cho các bạn ví dụ để thực hành. Tôi có một loạt các công việc của một hạng mục công trình nào đó, tôi cho sẵn các bạn thời gian và sự ràng buộc của các công việc. Tôi cùng các bạn phân chia hạng mục, thiết lập thời gian từng công việc cụ thể, và sắp xếp trình tự các công việc theo thời gian thông qua việc sử dụng các mối liên hệ. Đồng thời, tôi giải thích cặn kẽ về các mối liên hệ trong MS Project (cũng là các mối liên hệ trong sơ đồ mạng). Các bạn cũng sẽ được hướng dẫn cách tạo ra một thời gian biểu để thực hiện dự án, nó phù hợp theo điều kiện tự nhiên (ví dụ giờ giấc làm việc theo mùa đông, mùa hè) và cũng phù hợp với điều kiện xã hội (như các ngày nghỉ lễ, tết trong năm). Các điều trên, cũng cần một buổi vất vả để các bạn quen tay và thành thục. Có thể buổi này chưa hay. Đúng thật, vì các bạn phải nhồi sọ mà chưa suy nghĩ gì nhiều. Nhưng mà sau buổi 1, các bạn đã có thể thể hiện được tiến độ, vì các bạn đã có đủ 3 yếu tố và biết cách sử dụng chúng rồi.

Rồi tôi lại nói tiếp: “… nhưng sau buổi 2, rất có thể các bạn lại xoá bỏ cái tiến độ các bạn đã lập.”.

Sao lại như vậy?

Là thế này. Trong quá trình biên soạn tài liệu, trong các tài liệu sưu tầm và xin được, có 1 file tiến độ thi công một công trình thực tế của một đơn vị thi công, được lập trên Project và thực hiện bởi Chủ nhiệm công trình. Họ rất tự tin giới thiệu rằng tiến độ này chuẩn, hay và dùng để thi công. Nhưng tôi sẽ dùng chính tiến độ đó, để chỉ ra cho các bạn thấy nếu thi công đúng theo 3 yếu tố ở trên (bao gồm nội dung công việc, thời gian các công việc, trình tự các công việc) thì sẽ vi phạm rất nhiều các yêu cầu của tiêu chuẩn, công nghệ thi công, an toàn lao động,... Và có thể công trình sẽ hỏng. Ví dụ, thời điểm tháo ván khuôn sàn quá sớm khi mà chưa đổ bê tông sàn tầng trên, thời điểm xây tường và trát tường quá sớm khi mà chưa đảm bản các yếu tố an toàn khi dầm sàn bên trên vẫn còn thi công ngay sát đó, hoặc các công tác hoàn thiện chưa thể triển khai sớm như vậy được…

Tất cả những điều đó là vì thời điểm của các công việc không hợp lý, quá sớm hoặc quá muộn. Và nguyên nhân là ở mối liên hệ: không đầy đủ hoặc không hợp lý. Đó là điều rất quan trọng mà tôi chỉ ra cho các bạn. Nhưng điều quan trọng nhất trong buổi này, là tôi hướng dẫn các bạn xử lý các vấn đề không đầy đủ và không hợp lý này. Việc này chiếm gần hết thời gian của buổi 2 rồi đấy. Đến đấy, có thể bạn sẽ nhận thấy đi sửa lại cái tiến độ kia chi bằng xoá đi và tính ván mới.

Rồi, tôi giới thiệu cách thức để các bạn tạo ra và bố trí nguồn lực (con người, máy móc, vật tư, tiền bạc, …) cho dự án, cho từng công việc cụ thể. Các bạn có thể giới hạn nhân lực theo từng giai đoạn thi công tương ứng, để đảm bảo ý tưởng tổ chức. Các bạn cũng sẽ có thể điều chỉnh được mức độ sử dụng tài nguyên của từng công việc theo từng ngày cho phù hợp với thực tế. Vì thực tế không phải một công việc cần X người hay Y máy tham gia là lúc nào chúng ta cũng huy động đủ hay cần đúng ngần đấy để bố trí. Rồi tôi cho các bạn xem từng ngày các bạn dùng hết bao nhiêu nhân lực, vật tư, máy móc thông qua các biểu đồ. Mấy điều này cần phải sang một ít ở buổi thứ 3.

Cũng trong buổi 3 này, tôi lại một lần nữa cùng các bạn làm cho tiến độ của mình càng trở nên chặt chẽ hơn, hợp lý hơn, khả thi hơn sau khi cùng các bạn tìm hiểu về đường găng. Tôi sẽ giải thích về khái niệm về đường găng, ý nghĩa của việc xác định đường găng, công việc găng, thời gian dự trữ. Đó là điều rất quan trọng, bởi vì khi bạn xác định được công việc nào là găng, thì bạn phải hoàn thành nó ít nhất là đúng tiến độ nếu không muốn ảnh hưởng đến thời điểm hoàn thành dự án, hoặc ít nhất là đạt được các mốc quan trọng của dự án.

Nhưng điều quan trọng nhất, là tôi muốn giúp các bạn biết đường găng đó có đáng tin hay không - bởi vì mỗi người lập tiến độ sẽ có các nội dung công việc khác nhau, thời gian khác nhau, thời điểm khác nhau? Rồi thời gian dự trữ của các công việc có hợp lý không? Làm thế nào để có được đường găng hợp lý? Dự trữ thời gian hợp lý? Những điều này, tôi hy vọng các bạn học viên là những người đã có kinh nghiệm thi công tại hiện trường để chúng ta có thể tương tác với nhau, để tôi đỡ phải nói một mình.

Đến đây, có thể các bạn nhận ra một điều rằng lớp học này có thể không giúp các bạn lập kế hoạch nhanh hơn, có thể tôi cũng không giúp các bạn lập kế hoạch dễ hơn, nhưng chắc chắn tôi giúp cho kế hoạch các bạn lập ra hợp lý hơn, chặt chẽ hơn, khả thi hơn, và có thể bạn sẽ rất chán khi nhìn vào tiến độ do người khác lập.

buổi 4, tối hướng dẫn các bạn lưu lại kế hoạch thi công mà các bạn vừa lập ra. Các bạn có thể cập nhật tiến độ của mình theo từng diễn biến trên thực tế mà các bạn triển khai. Các bạn có thể cập nhật cả thời gian công việc - nếu chưa thể hoàn thành kịp, có thể cập nhật thời điểm công việc - nếu vì lý do nào đó mà chưa thể triển khai. Rồi tôi sẽ giúp các bạn so sánh được giữa kế hoạch dự kiến ban đầu với cái thực tế ở thực tại.

Rồi các bạn có thể cập nhật % hoàn thành của mỗi công việc thông qua giá trị % đã triển khai của từng công việc. Nhưng tôi sẽ giải thích và chứng minh với các bạn bạn rằng nếu cứ cần mẫn gán % hoàn thành cho từng công việc, thì đó là 1 việc vứt đi. Các bạn sẽ làm cách khác - đơn giản hơn nhiều.

Sau khi đã căn chỉnh bảng tiến độ, kẻ dòng, căn chiều dài, đổi chữ “days” thành chữ “ngày”, lựa chọn thông tin hiển thị bên cạnh đường công việc, các bạn có thể in ấn trực tiếp trong MS Project để đưa vào các hồ sơ đơn giản. Nhưng các bạn cũng có thể đưa tiến độ sang AutoCad cùng với biểu đồ nhân lực để để in ấn với khung tên.

Vậy xong buổi 4 rồi. Đó là toàn bộ nội dung của khoá học. Buổi 5 đâu còn nội dung gì đâu?

Thực ra, nội dung buổi 5 này tôi coi nó giống như đồ án tốt nghiệp trước khi các bạn ra sinh viên trường.

Các bạn nhìn lại sẽ thấy, ở buổi 1 tôi đưa cho các bạn các ví dụ để thực hành. Nó đầy đủ các 3 yếu tố: Nội dung các công việc phải làm, thời gian các công việc phải làm, thời điểm để làm các công việc đó. Nhưng khi các bạn làm, các yếu tố đó sẽ xác định như thế nào?

Tôi sẽ cùng các bạn phân tích một bảng dữ liệu nhỏ, gồm một vài đầu việc từ hợp đồng. Để xác định ra được Nội dung công việc - yếu tố đầu tiên, tôi cùng các bạn xem sẽ phân chia các công việc thế nào? So với hợp đồng cần thêm gì, bớt gì, tách gì, gộp gì? Cách xác định thời gian cho các công việc căn cứ vào các yếu tố khối lượng lượng công trình, đặc điểm công trình và năng lực thực hiện như thế nào? Sau đó, các bạn xác định thời điểm của từng công việc thông qua thiết lập mối liên hệ như thế nào? Đây có lẽ là điều quan trọng nhất, khó khăn nhất, nhưng cũng hấp dẫn nhất. Bởi vì cùng một công trình mỗi người làm tiến độ sẽ ra những kết quả khác nhau, mỗi đơn vị thi công lại tạo ra hiệu quả khác nhau. Do đó, đây cũng là phần mà sẽ nhiều ý kiến nhất, mỗi người sẽ gặt hái nhiều nhất. Và tôi rất kỳ vọng vào việc các bạn học viên có những kiến thức và kinh nghiệm nhất định để nhận biết mình cần làm những việc gì,

Có thể có bạn sẽ hỏi “Những ai sẽ đi tham dự lơp học này?”. Để tôi kể về một vài người đã từng tham gia lớp học; Đó là:
- Từng có anh là giám đốc 1 công ty về IT, anh có nhiều kế hoạch về quản lý công việc, các hợp đồng, thời điểm hoàn thành các hợp đồng đó.
- Từng có bạn là học viên lớp cao học, đang cần nghiên cứu về các ảnh hưởng của việc chậm tiến độ gây ra.
- Từng có anh làm bên công ty chuyên về thiết kế và thi công hoàn thiện các công trình xây dựng.
- Từng có chị làm bên ngân hàng, cần tạo ra các thời điểm để liên hệ để làm việc với khách hàng.
- Từng có anh làm bên kinh doanh của Viettel, cần lập ra kế hoạch kinh doanh trong từng tháng, từng quý.
- Từng có 3 thầy cô của trường Cao đẳng Xây dựng được trường cử đi để học và về chuẩn bị lớp cho trường.
- Có một công ty chuyên thi công công trình đường, trụ sở ở Hà Nội nhưng công trình trải rộng nhiều địa phương đã bố trí lần lượt cho toàn bộ nhân viên đi học trong 3 khoá liên tục. Trong đó, có một khoá mà học viên cuối buổi chiều được xe đưa từ Nam Định lên học rồi lại quay về Nam Định.
- Từng có anh làm làm thuỷ điện ở Lào Cai nghỉ 1 tuần để xuống Hà Nội tham gia lớp học.
- Từng có một anh làm cho một công ty của Nhật đến lớp để đáp ứng yêu cầu của nhà thầu nước ngoài.
- Mới đây có anh công tác ở Quân Khu 3, cuối buổi chiều lại có mặt ở Hà Nội để tham gia lớp học.
- Gần đây nhất, ngày 01/12/2014, ngay khi tôi bắt đầu công tác dài ngày ở Quảng Ninh thì nhận được điện thoại một anh đề nghị hỗ trợ gấp trong một vài buổi (vì không kịp để tham gia lớp học) để đi thi chuyển sang một công ty tốt hơn.

Như vậy đấy. Người tham gia lớp học, dù là các anh chị em ngành xây dựng hay các lĩnh vực khác, có một điều chắc chắn họ đều có những kế hoạch cần triển khai, thể hiện ra chi tiết, để theo dõi, quản lý, và vận hành quá trình thực hiện theo kế hoạch đã có.

Hãy liên hệ Công ty CP Giá Xây Dựng, số 124a, Nguyễn Ngọc Nại hoặc gọi số 0975 381 900 (Ms Thu An) để đăng ký tham gia khóa học Microsoft Project rất hay này.
 
Tải bộ cài phần mềm Dự toán GXD, Đấu thầu GXD, Thanh Quyết toán GXD, Quản lý chất lượng GXD. Dành cho người mua bản quyền
Phần mềm quản lý chất lượng công trình QLCL GXD
Kích để xem khóa học Dự toán công trình
Phần mềm Giải phóng mặt bằng GPMB GXD
Tìm hiểu khóa học Thanh Quyết toán GXD

Tìm thành viên

Dự thầu GXD