101 câu hỏi đáp sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD (QLTL GXD)

nguyentheanh

Tác giả Dự toán GXD
Thành viên BQT
Tham gia
6/7/07
Bài viết
4.029
Điểm tích cực
6.334
Điểm thành tích
113
101 câu hỏi đáp sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD (QLTL GXD)

Các bạn có nhu cầu hỏi đáp về cách sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD (QLTL GXD) xin gửi dưới đây:

Câu hỏi 1: Phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD (QLCL GXD) phát triển trên nền Excel?

Trả lời:
Đúng.
- Xuất phát từ cách quản lý tài liệu của nhiều người làm các dự án xây dựng: tự làm 1 file Excel để quản lý tài liệu dự án, sắp xếp file tài liệu trong các thư mục, rồi vào Excel dùng phím Ctrl+K để tạo các Hyperlink và các thông tin mô tả tài liệu.
- GXD phát triển dần các chức năng phục vụ công việc quản lý tài liệu dự án xây dựng và các loại tài liệu khác Khoa học hơn, nhằm tiết kiệm thời gian: sắp xếp, quản lý, tìm kiếm, truy xuất tài liệu.

Khi mở file phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD, tất cả những gì bạn học từ video sau đều áp dụng được, hãy nắm bắt và luôn ép mình tìm cách ứng dụng vào công việc, bạn sẽ sớm vượt trội so với các đồng nghiệp không để ý học tập và cập nhật:



Câu hỏi 2: Ứng dụng Phần mềm Quản lý tài liệu GXD (QLCL GXD) quản lý tài liệu như nào?

Trả lời:
Với phiên bản QLTL 1.0 chúng tôi phân chia tài liệu vào các thư mục theo các lĩnh vực, chủ đề: Quản lý dự án, Quản lý chi phí, Quản lý đấu thầu, Quản lý hợp đồng, Quản lý chất lượng, Quản lý thanh quyết toán, Quản lý rủi ro... Tương ứng ở trong file Excel cũng chia theo các sheet với các lĩnh vực đó, ngoài ra có 1 sheet tổng bao gồm tất cả các loại văn bản.
Việc nghiên cứu sắp xếp các file văn bản quản lý dự án xây dựng sẽ được nghiên cứu và lắng nghe góp ý từ các đồng nghiệp sử dụng để cải tiến liên tục. Theo truyền thống phát triển các phần mềm GXD thì sẽ ngày càng hoàn thiện hơn.

Câu hỏi 3: Muốn tìm kiếm tài liệu trong Phần mềm Quản lý tài liệu GXD (QLTL GXD) đơn giản nhất như nào?
Trả lời:
Cách 1- Bạn mở file Excel quản lý tài liệu lên trong sheet Tổng hợp danh mục bạn bấm Ctrl+F, gõ từ khóa trong tên văn bản và Enter để tìm, khi tìm thấy thì kích vào Open để mở file.
Cách 2- Bạn kích vào sheet theo chủ đề, ví dụ bạn đang cần tìm văn bản liên quan đến việc Quản lý chi phí xây dựng thì bạn vào sheet Quản lý chi phí (QLCP) để tìm
Cách 3- Gõ từ khóa tiếng Việt không dấu, có dấu... vào phần tìm kiếm và Enter. Ví dụ để tìm Thông tư số 09/2019/TT-BXD tôi gõ tt 09 như hình sau:
tim-kiem-trong-phan-mem-quan-ly-tai-lieu.jpg

Cách 4- Bạn có thể lọc bằng chức năng AutoFilter, hãy xem video này để biết điều rất thú vị này

Cách 5-... bạn tự sáng tạo thêm vào nhé, vẫn còn nhiều cách đấy
 

nguyentheanh

Tác giả Dự toán GXD
Thành viên BQT
Tham gia
6/7/07
Bài viết
4.029
Điểm tích cực
6.334
Điểm thành tích
113
Câu hỏi 4: Chào anh, e quan tâm đến phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD, liệu có bản dùng thử được không anh?

Trả lời:
Có em nhé. Các phiên bản đầu tiên GXD sẽ phát hành miễn phí cho các đồng nghiệp sử dụng. Sau này phát triển tốt hơn sẽ thu một khoản phí nhỏ để trả lương cho đội ngũ nghiên cứu, duy trì, phát triển và cập nhật phần mềm không ngừng.
Nói chung đây là công cụ làm nghề của anh/em mình. Nếu làm nghề gắn bó lâu dài, thì nên có ý thức đầu tư, đóng góp mỗi người 1 chút, người góp công, người góp sức, người góp tiền để phát triển công cụ kiếm cơm của chính anh/em mình ngày càng tốt hơn.
 

nguyentheanh

Tác giả Dự toán GXD
Thành viên BQT
Tham gia
6/7/07
Bài viết
4.029
Điểm tích cực
6.334
Điểm thành tích
113

cuong59bds

Thành viên mới
Tham gia
1/12/18
Bài viết
3
Điểm tích cực
2
Điểm thành tích
1
Tuổi
24
Nơi ở
Hà Nội
Câu hỏi 6: Phần mềm rất hay và đáp ứng được đúng nhu cầu của nhiều ae kỹ sư ạ. Tuy nhiên, em dùng Win 10 - 64bit và Excel 2016 khi mở file lên thì hiện như thế này ạ? E đã thiết lập lại đường dẫn nhưng không được. Mong thầy và đội ngũ kỹ thuật hướng dẫn e cách xử lý ạ. Em xin chân thành cảm ơn!

1589081916914.png
 

nguyentheanh

Tác giả Dự toán GXD
Thành viên BQT
Tham gia
6/7/07
Bài viết
4.029
Điểm tích cực
6.334
Điểm thành tích
113
Cách xử lý: Em bấm OK để tắt hộp thoại trên, sau đó bấm lệnh Thay đổi đường dẫn và trỏ lại đến thư mục giải nén tài liệu.
Hoặc là em thử giải nén lại trong ổ C:\ hoặc ổ D:\ và chạy lại xem kết quả thế nào? Có mấy bạn bị tình trạng như em và thực hiện đã thành công.
Đây là vấn đề đội ngũ lập trình đã tính đến, bởi mỗi người sẽ lưu trong máy tính riêng với các đường dẫn khác nhau, nên phải lập trình lệnh Đổi đường dẫn tự động (sau này hàng ngàn tài liệu không thể đổi thủ công được).
 

nguyentheanh

Tác giả Dự toán GXD
Thành viên BQT
Tham gia
6/7/07
Bài viết
4.029
Điểm tích cực
6.334
Điểm thành tích
113
Câu hỏi 7: Em đang nghiên cứu Phần mềm Quản lý tài liệu. Em có tình huống như ví dụ sau:
- Hôm nay em tổng 26 cái công văn em tick chọn hết và úp lên.
- Đến mai em thêm 2 cái nữa được thêm vào foder. Lúc đó em làm thế nào cho nhanh để đưa lên quản lý tài liệu? Nếu vô foder để tìm xem cái nào là cái mới chưa được úp lên thì khá là khó nhớ.
Trả lời:
Để giải quyết vấn đề này, phần mềm Quản lý tài liệu GXD đã có lệnh: Kiểm tra file mới.

Em chạy lệnh Kiểm tra dữ liệu, sẽ hiện ra hộp thoại Kiểm tra file mới, em chọn đúng thư mục là OK, còn không thì phần mềm sẽ kiểm tra thư mục gốc (đã thiết lập đường dẫn).
Lệnh này lập trình ra mục tiêu là giải quyết đúng vấn đề của em hỏi nhanh nhất. Bởi việc thêm các file mới luôn diễn ra trong 1 dự án và công việc hàng ngày. Nên phần mềm phải phát hiện ngay ra có file mới nào trong thư mục và thêm vào file Excel để quản lý, tự động giúp cho người làm quản lý dự án, quản lý hồ sơ nhàn hơn.

lenh-kiem-tra-du-lieu.png


hop-thoai-kiem-tra-file-moi.jpg
 

cuong59bds

Thành viên mới
Tham gia
1/12/18
Bài viết
3
Điểm tích cực
2
Điểm thành tích
1
Tuổi
24
Nơi ở
Hà Nội
Em bấm OK để tắt hộp thoại trên, sau đó bấm lệnh Thay đổi đường dẫn và trỏ lại đến thư mục giải nén tài liệu.
Hoặc là em thử giải nén lại trong ổ C:\ hoặc ổ D:\ và chạy lại xem kết quả thế nào? Có mấy bạn bị tình trạng như em và thực hiện đã thành công.
Đây là vấn đề đội ngũ lập trình đã tính đến, bởi mỗi người sẽ lưu trong máy tính riêng với các đường dẫn khác nhau, nên phải lập trình lệnh Đổi đường dẫn tự động (sau này hàng ngàn tài liệu không thể đổi thủ công được).
Em cảm ơn thầy ạ! E đã xử lý được r ạ!
 

Tải bộ cài phần mềm Dự toán GXD, Đấu thầu GXD, Thanh Quyết toán GXD, Quản lý chất lượng GXD. Dành cho người mua bản quyền
Kích để xem khóa học Dự toán công trình
Kích để xem khóa học Dự toán công trình
Nắp ga, song chắn rác Gang, Composite
Phần mềm quản lý chất lượng công trình QLCL GXD
Tìm hiểu khóa học Thanh Quyết toán GXD

Các bài viết mới

Top