101 câu hỏi đáp sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD (QLTL GXD)

[nguyentheanh]

101 câu hỏi đáp sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD (QLTL GXD)

Các bạn có nhu cầu hỏi đáp về cách sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD (QLTL GXD) xin gửi dưới đây:

Câu hỏi 1: Phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD (QLCL GXD) phát triển trên nền Excel?

Trả lời:
Đúng.
- Xuất phát từ cách quản lý tài liệu của nhiều người làm các dự án xây dựng: tự làm 1 file Excel để quản lý tài liệu dự án, sắp xếp file tài liệu trong các thư mục, rồi vào Excel dùng phím Ctrl+K để tạo các Hyperlink và các thông tin mô tả tài liệu.
- GXD phát triển dần các chức năng phục vụ công việc quản lý tài liệu dự án xây dựng và các loại tài liệu khác Khoa học hơn, nhằm tiết kiệm thời gian: sắp xếp, quản lý, tìm kiếm, truy xuất tài liệu.

Khi mở file phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD, tất cả những gì bạn học từ video sau đều áp dụng được, hãy nắm bắt và luôn ép mình tìm cách ứng dụng vào công việc, bạn sẽ sớm vượt trội so với các đồng nghiệp không để ý học tập và cập nhật:

Câu hỏi 2: Ứng dụng Phần mềm Quản lý tài liệu GXD (QLCL GXD) quản lý tài liệu như nào?

Trả lời:
Với phiên bản QLTL 1.0 chúng tôi phân chia tài liệu vào các thư mục theo các lĩnh vực, chủ đề: Quản lý dự án, Quản lý chi phí, Quản lý đấu thầu, Quản lý hợp đồng, Quản lý chất lượng, Quản lý thanh quyết toán, Quản lý rủi ro... Tương ứng ở trong file Excel cũng chia theo các sheet với các lĩnh vực đó, ngoài ra có 1 sheet tổng bao gồm tất cả các loại văn bản.
Việc nghiên cứu sắp xếp các file văn bản quản lý dự án xây dựng sẽ được nghiên cứu và lắng nghe góp ý từ các đồng nghiệp sử dụng để cải tiến liên tục. Theo truyền thống phát triển các phần mềm GXD thì sẽ ngày càng hoàn thiện hơn.

Câu hỏi 3: Muốn tìm kiếm tài liệu trong Phần mềm Quản lý tài liệu GXD (QLTL GXD) đơn giản nhất như nào?
Trả lời:
Cách 1- Bạn mở file Excel quản lý tài liệu lên trong sheet Tổng hợp danh mục bạn bấm Ctrl+F, gõ từ khóa trong tên văn bản và Enter để tìm, khi tìm thấy thì kích vào Open để mở file.
Cách 2- Bạn kích vào sheet theo chủ đề, ví dụ bạn đang cần tìm văn bản liên quan đến việc Quản lý chi phí xây dựng thì bạn vào sheet Quản lý chi phí (QLCP) để tìm
Cách 3- Gõ từ khóa tiếng Việt không dấu, có dấu... vào phần tìm kiếm và Enter. Ví dụ để tìm Thông tư số 09/2019/TT-BXD tôi gõ tt 09 như hình sau:

Cách 4- Bạn có thể lọc bằng chức năng AutoFilter, hãy xem video này để biết điều rất thú vị này

Cách 5-... bạn tự sáng tạo thêm vào nhé, vẫn còn nhiều cách đấy

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi 4: Chào anh, e quan tâm đến phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD, liệu có bản dùng thử được không anh?

Trả lời:
Có em nhé. Các phiên bản đầu tiên GXD sẽ phát hành miễn phí cho các đồng nghiệp sử dụng. Sau này phát triển tốt hơn sẽ thu một khoản phí nhỏ để trả lương cho đội ngũ nghiên cứu, duy trì, phát triển và cập nhật phần mềm không ngừng.
Nói chung đây là công cụ làm nghề của anh/em mình. Nếu làm nghề gắn bó lâu dài, thì nên có ý thức đầu tư, đóng góp mỗi người 1 chút, người góp công, người góp sức, người góp tiền để phát triển công cụ kiếm cơm của chính anh/em mình ngày càng tốt hơn.

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi 5: Sao em tải phần mềm Quản lý tài liệu GXD mà không cập nhật được danh mục văn bản?

Trả lời: Bạn bấm vào nút Thay đổi đường dẫn, chọn lại đường dẫn về thư mục QLTL GXD là OK.
Nên giải nén vào thư mục D:\QLTL GXD hoặc D:\Dropbox\QLTL GXD.
Hãy đọc tham khảo thêm bài: Phần mềm Quản lý tài liệu GXD cộng tác làm việc nhóm một phòng, công trường hoặc công ty

 

[cuong59bds]

Câu hỏi 6: Phần mềm rất hay và đáp ứng được đúng nhu cầu của nhiều ae kỹ sư ạ. Tuy nhiên, em dùng Win 10 - 64bit và Excel 2016 khi mở file lên thì hiện như thế này ạ? E đã thiết lập lại đường dẫn nhưng không được. Mong thầy và đội ngũ kỹ thuật hướng dẫn e cách xử lý ạ. Em xin chân thành cảm ơn!

 

[nguyentheanh]

Cách xử lý: Em bấm OK để tắt hộp thoại trên, sau đó bấm lệnh Thay đổi đường dẫn và trỏ lại đến thư mục giải nén tài liệu.
Hoặc là em thử giải nén lại trong ổ C:\ hoặc ổ D:\ và chạy lại xem kết quả thế nào? Có mấy bạn bị tình trạng như em và thực hiện đã thành công.
Đây là vấn đề đội ngũ lập trình đã tính đến, bởi mỗi người sẽ lưu trong máy tính riêng với các đường dẫn khác nhau, nên phải lập trình lệnh Đổi đường dẫn tự động (sau này hàng ngàn tài liệu không thể đổi thủ công được).

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi 7: Em đang nghiên cứu Phần mềm Quản lý tài liệu. Em có tình huống như ví dụ sau:
- Hôm nay em tổng 26 cái công văn em tick chọn hết và úp lên.
- Đến mai em thêm 2 cái nữa được thêm vào foder. Lúc đó em làm thế nào cho nhanh để đưa lên quản lý tài liệu? Nếu vô foder để tìm xem cái nào là cái mới chưa được úp lên thì khá là khó nhớ.
Trả lời:
Để giải quyết vấn đề này, phần mềm Quản lý tài liệu GXD đã có lệnh: Kiểm tra file mới.

Em chạy lệnh Kiểm tra dữ liệu, sẽ hiện ra hộp thoại Kiểm tra file mới, em chọn đúng thư mục là OK, còn không thì phần mềm sẽ kiểm tra thư mục gốc (đã thiết lập đường dẫn).
Lệnh này lập trình ra mục tiêu là giải quyết đúng vấn đề của em hỏi nhanh nhất. Bởi việc thêm các file mới luôn diễn ra trong 1 dự án và công việc hàng ngày. Nên phần mềm phải phát hiện ngay ra có file mới nào trong thư mục và thêm vào file Excel để quản lý, tự động giúp cho người làm quản lý dự án, quản lý hồ sơ nhàn hơn.

 

[cuong59bds]

Em bấm OK để tắt hộp thoại trên, sau đó bấm lệnh Thay đổi đường dẫn và trỏ lại đến thư mục giải nén tài liệu.
Hoặc là em thử giải nén lại trong ổ C:\ hoặc ổ D:\ và chạy lại xem kết quả thế nào? Có mấy bạn bị tình trạng như em và thực hiện đã thành công.
Đây là vấn đề đội ngũ lập trình đã tính đến, bởi mỗi người sẽ lưu trong máy tính riêng với các đường dẫn khác nhau, nên phải lập trình lệnh Đổi đường dẫn tự động (sau này hàng ngàn tài liệu không thể đổi thủ công được).

Em cảm ơn thầy ạ! E đã xử lý được r ạ!

 

[tieudaodao]

Mỗi lần đổi tên file trong thư mục, thì trên file Quanlytailieu nó không cập nhật được (bị đánh dấu đỏ mất đường dẫn). ad cho em hỏi khắc phục như thế nào ạ?

 

[huy_mta276]

Phần mềm e mở bình thường nhưng khi click vào Mở File thì nó báo "cannot open specified file" khắc phục làm sao vậy thầy?

 

[ThienNguyen]

Phần mềm e mở bình thường nhưng khi click vào Mở File thì nó báo "cannot open specified file" khắc phục làm sao vậy thầy?

tôi cũng bị trường hợp như bạn không biết phải làm sao

 

[nguyentheanh]

Mỗi lần đổi tên file trong thư mục, thì trên file Quanlytailieu nó không cập nhật được (bị đánh dấu đỏ mất đường dẫn). ad cho em hỏi khắc phục như thế nào ạ?

1. Trong phần mềm QLTL GXD có lệnh Đổi tên file, bạn đổi tên ngay ở cột đổi tên trong sheet quản lý, sau đó bấm lệnh Đổi tên file.
2. Nếu vào thư mục đổi tên file, thì bạn phải tạo lại hyperlink cho file đó. Cách làm: Bạn chọn vào chỗ Mở file, bấm Ctrl+K và trỏ đến file của bạn là cập nhật được nhé. Trong Excel dùng Ctrl+K để tạo hyperlink.

Bạn tham khảo video sau về tạo hyperlink trong Excel: có thể link tới trang web, tới sheet trong Excel, tới địa chỉ email... Với phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD của chúng ta thì là tạo hyperlink tới các file mà ta quản lý.

Thêm video sau nữa nhé:​

 

[nguyentheanh]

Phần mềm e mở bình thường nhưng khi click vào Mở File thì nó báo "cannot open specified file" khắc phục làm sao vậy thầy?

tôi cũng bị trường hợp như bạn không biết phải làm sao

Do phần mềm cập nhật cơ sở dữ liệu nhưng chúng tôi chưa kịp up thư mục chứa các file theo. Hôm nay các bạn tải lại bộ file phần mềm ở trên, giải nén ra và sử dụng là được nhé. Dữ liệu đã có rất nhiều cập nhật thêm các file văn bản.
File Quanlytailieu.xlsm của bạn ở bản cũ vẫn sử dụng được, hãy sao lưu file này trước khi cập nhật lại phần mềm nhé.

 

[nguyentheanh]

Phần mềm e mở bình thường nhưng khi click vào Mở File thì nó báo "cannot open specified file" khắc phục làm sao vậy thầy?

tôi cũng bị trường hợp như bạn không biết phải làm sao

Chắc các bạn mở file trên Office 2007 hoặc 2010 rồi. Anh/em lập trình phần mềm trên Office 2016, cứ mải miết làm, khi có chức năng mới thì cập nhật lên cho anh/em không để ý Save as về phiên bản để các bạn dùng Office 2007, 2010 có thể mở được. Các bạn chịu khó cập nhật Office lên 2016 nhé.

Mỗi lần đổi tên file trong thư mục, thì trên file Quanlytailieu nó không cập nhật được (bị đánh dấu đỏ mất đường dẫn). ad cho em hỏi khắc phục như thế nào ạ?

Phần mềm QLTL mới cập nhật chức năng tự động kiểm tra mất đường dẫn và sửa lại. Bạn cập nhật phiên bản mới nhất sẽ có chức năng tự động sửa nhé. Nếu bạn xóa file gốc hoặc di chuyển file gốc đi không dùng lệnh quản lý của phần mềm, thì bạn chọn lại chữ Mở file, bấm Ctrl+K và trỏ đến vị trí file nằm trong ổ cứng để sửa lại link.

 

[viethung_ksxd]

Em update lên bản 2.0.8 thì bị lỗi này anh Thế Anh ơi. Xin anh cách khắc phục ạ. Em đã xóa đi cài lại, thậm chí là dowload lại. Khi cài vẫn báo như này.
Thanks anh nhiều.