Bạn nên học Excel và ứng dụng vào công việc. Vấn đề là Excel rất rộng, nghiên cứu gì bây giờ? Theo kinh nghiệm của tôi bạn không nên lan man, chỉ cần tập trung thành thạo cho các vấn đề và ứng dụng dưới đây đã rất tốt rồi, sau đó quá trình làm việc bạn không ngừng tích lũy và sáng tạo thêm nữa là tuyệt vời.
I. CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN, NỀN TẢNG
Sau thời gian dài giảng dạy lập dự toán sử dụng phần mềm Dự toán GXD chạy trên nền Excel, phần mềm Đấu thầu GXD, đặc biệt là phần mềm Quản lý chất lượng GXD cần chỉnh sửa nhiều biểu mẫu. Tôi thấy các bạn cần trang bị thêm các kĩ năng (trước tưởng chuyện nhỏ ai cũng biết, đi dạy mới biết nhiều người rất lóng ngóng).
- Di chuyển chuột theo đường chéo của vùng
- Đánh dấu vùng với phím Shift
- Đánh dấu vùng, các vùng không liền kề, 1 dòng, 1 cột, nhiều dòng, nhiều cột
2. Sửa dữ liệu trong ô:
- Kích đúp chuột vào vị trí cần sửa
- Dùng phím F2, Home, End và các phím mũi tên
- Ngắt dòng trong ô dùng phím Alt
- Thoát chế độ sửa bằng phím Esc
- Lưu ý khi nhập, sửa dữ liệu trong ô:
3. Chèn cả dòng/cột, xóa cả dòng/cột
- Cắt cả dòng lên trên hoặc đưa xuống dưới công thức liên kết không đổi.
- Cắt từ vị trí này sang vị trí khác vẫn không ảnh hưởng liên kết.
4. Hàm joint (nối) dữ liệu các ô:
- Kết hợp dữ liệu các ô hiển thị vào với nhau
- Kết hợp dữ liệu text cùng với kết quả của 1 ô
5. Sao chép, link công thức
6. Cuộn bảng tính bằng con chạy
7. Chia màn hình để so sánh dữ liệu, thao tác
- Chia màn hình bảng tính ngay trong file
- Sắp xếp 2 cửa sổ file để so sánh dữ liệu, thực hiện các thao tác
8. Cách đặt Name trong bảng tính
9. Thao tác với sheet
- Ẩn / hiện sheet
- Chèn thêm, xóa sheet
- Link công thức giữa các sheet
- Đổi tên, đánh màu tên sheet
- Sao chép, di chuyển sheet, kéo thả sheet
- Group sheet, in đánh số trang liên tục
10. Một số tổ hợp phím tắt thường dùng
11. Dùng hàm Trim xử lý dữ liệu thừa
Dữ liệu nhập vào bảng tính (Input) phải chuẩn, dấu cách cũng không được thừa, để giúp máy tính xử lý chính xác đầu ra (Output), không gây lỗi, phiền toái, mất thời gian ở các công đoạn sau.
12. Một số cấu hình Excel, Windows
13. Tìm hiểu 1 bảng tính điển hình trong file phân tích hiệu quả dự án
14. Một số lỗi trong Excel cách nhận biết và xử lý
II. CÁC HÀM VÀ CHỨC NĂNG THƯỜNG DÙNG KHI LẬP DỰ TOÁN
1. Chức năng AutoFilter -> xem bài viết ở đây.
Cách dùng, ý nghĩa.
Ví dụ 1: Nhập giá vào bảng phụ lục vữa, xóa các số liệu bị lỗi khi sao chép công thức
Ví dụ 2: Kết hợp AutoFilter và Replace để sửa công thức tính đơn giá
Ví dụ 2: Sửa bảng danh mục vật tư
Ví dụ 3: Nhập các giá vào đơn giá chi tiết
Ví dụ 4: Kết hợp AutoFilter và Vlookup để điền giá vật liệu và bảng đơn giá chi tiết, trong file Dự toán GXD
2. Hàm Vlookup -> xem bài viết ở đây.
Cách dùng, ý nghĩa.
1.1. Ví dụ 1: Điền bảng phụ lục vữa
1.2. Ví dụ 2: Điền đơn giá vào bảng dự toán
1.3. Ví dụ 3: Chèn thêm vật liệu vào bảng vật liệu vẫn thuộc vùng của hàm Vlookup
3. Nhập cùng một số liệu vào các vùng khác nhau
Ý nghĩa và cách sử dụng.
Kết hợp cùng AutoFilter để nhập hoặc sửa số liệu (VD: Định mức, giá vật tư, mã vật tư...)
5. Hàm sumif
Cách sử dụng, ý nghĩa
Ví dụ: Ứng dụng để tính khối lượng cốt thép theo thống kê trong bảng vẽ.
6. Cách chèn thêm sheet trong Dự toán GXD
Ví dụ cụ thể: Chèn thêm sheet để trình bày bảng thống kê cốt thép trong dự toán GXD (đưa khối lượng tương ứng với đường kính thanh và dùng hàm vlookup để điền khối lượng).
7. Hàm If
Cách sử dụng, ý nghĩa.
Một ví dụ: Ứng dụng để điền, xử lý số liệu theo điều kiện.
8. Hàm CounTA
Cách sử dụng, ý nghĩa.
Ứng dụng kết hợp hàm if để đếm – đánh số thứ tự tự động trong bảng dự toán.
9. Hàm Sum
Ví dụ: Bảng tổng hợp chi phí trong dự toán GXD: Thay vì gõ địa chỉ các ô cộng với nhau thì dùng hàm Sum
Mẹo: Muốn cộng tổng các ô, đánh dấu các ô đó ấn Alt và phím + đồng thời
10. Hàm Index và hàm Match
Dùng để tìm dữ liệu, điền tự động (vật liệu, nhân công, giá ca máy điền vào bảng tính đơn giá chi tiết). Bổ sung cho Vlookup.
11. Hàm product và sumproduct
Cách sử dụng, ý nghĩa.
Ví dụ: Chiết tính đơn giá
12. Cách sao chép dữ liệu – paste value, cách copy một hoặc nhiều sheet, kéo thả dữ liệu, ô, vùng
13. Sao chép nhanh dữ liệu từ dòng trên
Dùng phím Ctrl + “ (phím nháy nằm cạnh phím Enter). Ví dụ: Một công tác bê tông cần sửa từ mác 75 sang 100.
14. Ứng dụng chức năng Find, Replace, Replace All
Cách sử dụng, ý nghĩa.
Dùng Replace All để sửa các số liệu giống nhau 1 lần. Ứng dụng thay thế hàng loạt dữ liệu lỗi hoặc thay đổi hàng loạt -> Xem video ở đây.
Ứng dụng để tìm tất cả các dữ liệu giống nhau trong bảng tính.
15. Chèn cả dòng, xóa cả dòng
Ví dụ: Cắt cả dòng lên trên hoặc đưa xuống dưới giữ nguyên công thức liên kết.
Ví dụ: Cắt từ vị trí này sang vị trí khác vẫn không ảnh hưởng liên kết.
Ý nghĩa, tác dụng.
16. Phương pháp lập dự toán theo đơn giá công trình
Tạo các sheet, nhập các số liện, link số liệu giữa các ô, sheet ra một bản dự toán hoàn chỉnh (có thể tham khảo template của Dự toán GXD xem ở đây).
17. Hàm Average
Cách sử dụng, ý nghĩa.
Ví dụ: Tính chỉ số giá bình quân phục vụ tính dự phòng cho yếu tố trượt giá.
18. Liên kết giữa nhiều Workbook với nhau
Ví dụ: Để số liệu tự động cập nhật mỗi khi thay đổi, điều chỉnh khối lượng, đơn giá.
Ý nghĩa, tác dụng: Giảm công sức lao động do các số liệu kết quả tự động tính toán thay đổi khi sửa dữ liệu đầu vào - điều này được phát huy mạnh trong Dự toán GXD.
19. Liên kết giữa giá trị dự toán trong Excel với Word
Ví dụ: Để thuyết minh và bảng tính có liên kết giá trị dự toán.
Ý nghĩa, tác dụng: Khi chỉnh sửa bên Excel, không phải copy lại sang Word nữa (mất thời gian mà nhiều khi không chính xác).
20. Định dạng bảng tính, in ấn hồ sơ dự toán
20.1. Tính năng Format Painter
20.2. Center Across Section
Ví dụ minh họa bằng các tiêu đề của các bảng tính trong phần mềm Dự toán GXD.
20.3. In ấn hồ sơ dự toán
Các thông số Page setup trang in hồ sơ dự toán: Lề trái thường để đóng ghim và dán gáy nên phải để rộng tối thiểu là 0,75 (có thể là 1 hoặc 1,25), top, bottom thì để 0,5 để header và footer 0,25 khi đó đánh số trang sẽ không bị chèn vào trong nội dung của trang, riêng Right 0,25 hoặc có thể tận dụng triệt để bằng 0.
21. Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối
Ví dụ: Khi tính bảng lương nhân công, bảng giá ca máy.
22. Hướng dẫn cách tạo cơ sở dữ liệu dùng cho phần mềm Dự toán GXD
Sử dụng Excel một cách tự động, tạo ra một khối lượng dữ liệu lớn để sau sử dụng lại cho các bản dự toán công trình khác.
23. Dự toán GXD và các công cụ bổ trợ
Phần mềm Dự toán GXD chạy trên Excel nên ngoài các công cụ riêng thì vẫn sử dụng được các công cụ trên tạo ra một sức mạnh kỳ diệu, năng suất lao động cực cao, hồ sơ in ấn dễ dàng và đẹp.
- Tìm hiểu chức năng các bảng tính của Dự toán GXD – cấu trúc hồ sơ dự toán
- Lập dự toán với phần mềm Dự toán GXD bắt đầu từ đâu?
- Thử một mã hiệu, thử dần từng lệnh xem kết quả ra sao?
- Một bài toán ví dụ sử dụng phương pháp lập dự toán bù trừ chênh lệch
- Một bài toán ví dụ sử dụng phương pháp tính đơn giá chi tiết (đơn giá công trình) để lập dự toán.
24. Ngôn ngữ lập trình Macro4, VBA
Sau khi đã mạnh mẽ với các ứng dụng nói trên cho công việc. Nghiên cứu tự động hóa hơn nữa với các ngôn ngữ lập trình tích hợp vào Excel. Một ngày bạn bạn sẽ thấy cuộc sống, công việc của mình không thể thiếu được Macro và VBA. Một nửa dự toán GXD được hình thành từ các ngôn ngữ lập trình này. Chỉ là tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại của Excel mà thôi.
Có lẽ trong các tác giả phần mềm Dự toán ở Việt Nam, nếu kể tên số công trình trong năng lực, kinh nghiệm tư vấn đã thực hiện - tôi là một trong những người làm nhiều dự án, công trình nhất, mà lại toàn dự án, công trình lớn. Để thực hiện một khối lượng công việc lớn về dự toán, khối lượng, đơn giá, định mức... trong một thời gian ngắn, tôi đã sử dụng Excel kết hợp Dự toán GXD để xử lý rất nhiều công việc. Vì thế hãy tập trung và luyện công về Excel.
Chúc các bạn thu nhập ngày càng cao mà thời gian làm việc ngày càng ít đi, thời gian dành cho gia đình thì nhiều hơn.
Từ năm 2017 tôi đã đang biên soạn 1 khóa học Excel chuyên ngành như nói ở trên. Triết lý: Tập trung, cô đọng, đơn giản, hiệu quả.
- Khóa học có triển khai học Online tại http://gxd.edu.vn
- Và khóa học Online hoặc Offline tại 124 Nguyễn Ngọc Nại, Thanh Xuân, Hà Nội.
I. CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN, NỀN TẢNG
Sau thời gian dài giảng dạy lập dự toán sử dụng phần mềm Dự toán GXD chạy trên nền Excel, phần mềm Đấu thầu GXD, đặc biệt là phần mềm Quản lý chất lượng GXD cần chỉnh sửa nhiều biểu mẫu. Tôi thấy các bạn cần trang bị thêm các kĩ năng (trước tưởng chuyện nhỏ ai cũng biết, đi dạy mới biết nhiều người rất lóng ngóng).
CÁC BẠN XEM VIDEO BÀI GIẢNG Ở BÊN DƯỚI
1. Các kiểu đánh dấu vùng dữ liệu trong bảng tính:
- Di chuyển chuột theo đường chéo của vùng
- Đánh dấu vùng với phím Shift
- Đánh dấu vùng, các vùng không liền kề, 1 dòng, 1 cột, nhiều dòng, nhiều cột
2. Sửa dữ liệu trong ô:
- Kích đúp chuột vào vị trí cần sửa
- Dùng phím F2, Home, End và các phím mũi tên
- Ngắt dòng trong ô dùng phím Alt
- Thoát chế độ sửa bằng phím Esc
- Lưu ý khi nhập, sửa dữ liệu trong ô:
3. Chèn cả dòng/cột, xóa cả dòng/cột
- Cắt cả dòng lên trên hoặc đưa xuống dưới công thức liên kết không đổi.
- Cắt từ vị trí này sang vị trí khác vẫn không ảnh hưởng liên kết.
4. Hàm joint (nối) dữ liệu các ô:
- Kết hợp dữ liệu các ô hiển thị vào với nhau
- Kết hợp dữ liệu text cùng với kết quả của 1 ô
5. Sao chép, link công thức
6. Cuộn bảng tính bằng con chạy
7. Chia màn hình để so sánh dữ liệu, thao tác
- Chia màn hình bảng tính ngay trong file
- Sắp xếp 2 cửa sổ file để so sánh dữ liệu, thực hiện các thao tác
8. Cách đặt Name trong bảng tính
9. Thao tác với sheet
- Ẩn / hiện sheet
- Chèn thêm, xóa sheet
- Link công thức giữa các sheet
- Đổi tên, đánh màu tên sheet
- Sao chép, di chuyển sheet, kéo thả sheet
- Group sheet, in đánh số trang liên tục
10. Một số tổ hợp phím tắt thường dùng
11. Dùng hàm Trim xử lý dữ liệu thừa
Dữ liệu nhập vào bảng tính (Input) phải chuẩn, dấu cách cũng không được thừa, để giúp máy tính xử lý chính xác đầu ra (Output), không gây lỗi, phiền toái, mất thời gian ở các công đoạn sau.
12. Một số cấu hình Excel, Windows
13. Tìm hiểu 1 bảng tính điển hình trong file phân tích hiệu quả dự án
14. Một số lỗi trong Excel cách nhận biết và xử lý
II. CÁC HÀM VÀ CHỨC NĂNG THƯỜNG DÙNG KHI LẬP DỰ TOÁN
1. Chức năng AutoFilter -> xem bài viết ở đây.
Cách dùng, ý nghĩa.
Ví dụ 1: Nhập giá vào bảng phụ lục vữa, xóa các số liệu bị lỗi khi sao chép công thức
Ví dụ 2: Kết hợp AutoFilter và Replace để sửa công thức tính đơn giá
Ví dụ 2: Sửa bảng danh mục vật tư
Ví dụ 3: Nhập các giá vào đơn giá chi tiết
Ví dụ 4: Kết hợp AutoFilter và Vlookup để điền giá vật liệu và bảng đơn giá chi tiết, trong file Dự toán GXD
2. Hàm Vlookup -> xem bài viết ở đây.
Cách dùng, ý nghĩa.
1.1. Ví dụ 1: Điền bảng phụ lục vữa
1.2. Ví dụ 2: Điền đơn giá vào bảng dự toán
1.3. Ví dụ 3: Chèn thêm vật liệu vào bảng vật liệu vẫn thuộc vùng của hàm Vlookup
3. Nhập cùng một số liệu vào các vùng khác nhau
Ý nghĩa và cách sử dụng.
Kết hợp cùng AutoFilter để nhập hoặc sửa số liệu (VD: Định mức, giá vật tư, mã vật tư...)
5. Hàm sumif
Cách sử dụng, ý nghĩa
Ví dụ: Ứng dụng để tính khối lượng cốt thép theo thống kê trong bảng vẽ.
6. Cách chèn thêm sheet trong Dự toán GXD
Ví dụ cụ thể: Chèn thêm sheet để trình bày bảng thống kê cốt thép trong dự toán GXD (đưa khối lượng tương ứng với đường kính thanh và dùng hàm vlookup để điền khối lượng).
7. Hàm If
Cách sử dụng, ý nghĩa.
Một ví dụ: Ứng dụng để điền, xử lý số liệu theo điều kiện.
8. Hàm CounTA
Cách sử dụng, ý nghĩa.
Ứng dụng kết hợp hàm if để đếm – đánh số thứ tự tự động trong bảng dự toán.
9. Hàm Sum
Ví dụ: Bảng tổng hợp chi phí trong dự toán GXD: Thay vì gõ địa chỉ các ô cộng với nhau thì dùng hàm Sum
Mẹo: Muốn cộng tổng các ô, đánh dấu các ô đó ấn Alt và phím + đồng thời
10. Hàm Index và hàm Match
Dùng để tìm dữ liệu, điền tự động (vật liệu, nhân công, giá ca máy điền vào bảng tính đơn giá chi tiết). Bổ sung cho Vlookup.
11. Hàm product và sumproduct
Cách sử dụng, ý nghĩa.
Ví dụ: Chiết tính đơn giá
12. Cách sao chép dữ liệu – paste value, cách copy một hoặc nhiều sheet, kéo thả dữ liệu, ô, vùng
13. Sao chép nhanh dữ liệu từ dòng trên
Dùng phím Ctrl + “ (phím nháy nằm cạnh phím Enter). Ví dụ: Một công tác bê tông cần sửa từ mác 75 sang 100.
14. Ứng dụng chức năng Find, Replace, Replace All
Cách sử dụng, ý nghĩa.
Dùng Replace All để sửa các số liệu giống nhau 1 lần. Ứng dụng thay thế hàng loạt dữ liệu lỗi hoặc thay đổi hàng loạt -> Xem video ở đây.
Ứng dụng để tìm tất cả các dữ liệu giống nhau trong bảng tính.
15. Chèn cả dòng, xóa cả dòng
Ví dụ: Cắt cả dòng lên trên hoặc đưa xuống dưới giữ nguyên công thức liên kết.
Ví dụ: Cắt từ vị trí này sang vị trí khác vẫn không ảnh hưởng liên kết.
Ý nghĩa, tác dụng.
16. Phương pháp lập dự toán theo đơn giá công trình
Tạo các sheet, nhập các số liện, link số liệu giữa các ô, sheet ra một bản dự toán hoàn chỉnh (có thể tham khảo template của Dự toán GXD xem ở đây).
17. Hàm Average
Cách sử dụng, ý nghĩa.
Ví dụ: Tính chỉ số giá bình quân phục vụ tính dự phòng cho yếu tố trượt giá.
18. Liên kết giữa nhiều Workbook với nhau
Ví dụ: Để số liệu tự động cập nhật mỗi khi thay đổi, điều chỉnh khối lượng, đơn giá.
Ý nghĩa, tác dụng: Giảm công sức lao động do các số liệu kết quả tự động tính toán thay đổi khi sửa dữ liệu đầu vào - điều này được phát huy mạnh trong Dự toán GXD.
19. Liên kết giữa giá trị dự toán trong Excel với Word
Ví dụ: Để thuyết minh và bảng tính có liên kết giá trị dự toán.
Ý nghĩa, tác dụng: Khi chỉnh sửa bên Excel, không phải copy lại sang Word nữa (mất thời gian mà nhiều khi không chính xác).
20. Định dạng bảng tính, in ấn hồ sơ dự toán
20.1. Tính năng Format Painter
20.2. Center Across Section
Ví dụ minh họa bằng các tiêu đề của các bảng tính trong phần mềm Dự toán GXD.
20.3. In ấn hồ sơ dự toán
Các thông số Page setup trang in hồ sơ dự toán: Lề trái thường để đóng ghim và dán gáy nên phải để rộng tối thiểu là 0,75 (có thể là 1 hoặc 1,25), top, bottom thì để 0,5 để header và footer 0,25 khi đó đánh số trang sẽ không bị chèn vào trong nội dung của trang, riêng Right 0,25 hoặc có thể tận dụng triệt để bằng 0.
21. Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối
Ví dụ: Khi tính bảng lương nhân công, bảng giá ca máy.
22. Hướng dẫn cách tạo cơ sở dữ liệu dùng cho phần mềm Dự toán GXD
Sử dụng Excel một cách tự động, tạo ra một khối lượng dữ liệu lớn để sau sử dụng lại cho các bản dự toán công trình khác.
23. Dự toán GXD và các công cụ bổ trợ
Phần mềm Dự toán GXD chạy trên Excel nên ngoài các công cụ riêng thì vẫn sử dụng được các công cụ trên tạo ra một sức mạnh kỳ diệu, năng suất lao động cực cao, hồ sơ in ấn dễ dàng và đẹp.
- Tìm hiểu chức năng các bảng tính của Dự toán GXD – cấu trúc hồ sơ dự toán
- Lập dự toán với phần mềm Dự toán GXD bắt đầu từ đâu?
- Thử một mã hiệu, thử dần từng lệnh xem kết quả ra sao?
- Một bài toán ví dụ sử dụng phương pháp lập dự toán bù trừ chênh lệch
- Một bài toán ví dụ sử dụng phương pháp tính đơn giá chi tiết (đơn giá công trình) để lập dự toán.
24. Ngôn ngữ lập trình Macro4, VBA
Sau khi đã mạnh mẽ với các ứng dụng nói trên cho công việc. Nghiên cứu tự động hóa hơn nữa với các ngôn ngữ lập trình tích hợp vào Excel. Một ngày bạn bạn sẽ thấy cuộc sống, công việc của mình không thể thiếu được Macro và VBA. Một nửa dự toán GXD được hình thành từ các ngôn ngữ lập trình này. Chỉ là tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại của Excel mà thôi.
Có lẽ trong các tác giả phần mềm Dự toán ở Việt Nam, nếu kể tên số công trình trong năng lực, kinh nghiệm tư vấn đã thực hiện - tôi là một trong những người làm nhiều dự án, công trình nhất, mà lại toàn dự án, công trình lớn. Để thực hiện một khối lượng công việc lớn về dự toán, khối lượng, đơn giá, định mức... trong một thời gian ngắn, tôi đã sử dụng Excel kết hợp Dự toán GXD để xử lý rất nhiều công việc. Vì thế hãy tập trung và luyện công về Excel.
Chúc các bạn thu nhập ngày càng cao mà thời gian làm việc ngày càng ít đi, thời gian dành cho gia đình thì nhiều hơn.
Từ năm 2017 tôi đã đang biên soạn 1 khóa học Excel chuyên ngành như nói ở trên. Triết lý: Tập trung, cô đọng, đơn giản, hiệu quả.
- Khóa học có triển khai học Online tại http://gxd.edu.vn
- Và khóa học Online hoặc Offline tại 124 Nguyễn Ngọc Nại, Thanh Xuân, Hà Nội.
