- Tham gia
- 6/7/07
- Bài viết
- 4.690
- Điểm tích cực
- 6.794
- Điểm thành tích
- 113
Câu chuyện về biểu mẫu hồ sơ GPMB tưởng nhỏ, nhưng lại quyết định tiến độ của cả dự án
Trong công tác giải phóng mặt bằng, nhiều người thường nghĩ cái khó nhất là tính tiền bồi thường. Nhưng làm thực tế rồi mới thấy, có một việc tưởng rất nhỏ mà lại làm khổ cán bộ, làm chậm hồ sơ, làm lúng túng khi trình duyệt, thậm chí gây khó khi thanh tra, kiểm toán sau này.
Đó là biểu mẫu hồ sơ.
- Mỗi nơi một kiểu.
- Mỗi cán bộ một file, cả thư mục file, đặt tên lung tung, lộn xộn.
- Mỗi dự án lại sửa, lại tìm, copy / paste mất thời gian và to tay, vlookup thì nặng, chỉ tìm được giá trị đầu tiên, kiểm tra chính xác rất khó.
- Có người đã ứng dụng AI, viết VBA để xử lý, nhưng chủ yếu chỉ mình dùng được thôi, hoặc vẫn phải thủ công nhiều, dữ liệu cập nhật thì bận...
- Một hộ dân có một thửa đất thì còn dễ, nhưng một hộ có nhiều thửa đất, nhiều loại tài sản, nhiều khoản hỗ trợ, nhiều căn cứ pháp lý… thì hồ sơ bắt đầu rối.
+ Rối từ tờ bìa, thiếu thông tin cần xem nhanh.
+ Rối trong bảng tính.
+Rối ở cách trình bày số liệu.
+Rối khi tổng hợp toàn dự án.
+Rối khi cần báo cáo nhanh cho lãnh đạo: tổng số chủ phương án là bao nhiêu, tổng diện tích bao nhiêu, bao nhiêu phương án đã duyệt, số tiền đã chi trả là bao nhiêu, còn vướng ở đâu.
Và khi hồ sơ đã rối, người làm cực. Người kiểm tra cũng cực. Người ký càng áp lực.
Điểm đáng nói là Nhà nước không nhất thiết quy định cứng một mẫu biểu duy nhất cho mọi nơi, mọi dự án. Điều quan trọng là hồ sơ phải đủ thông tin, đúng căn cứ pháp luật, rõ cơ sở tính toán, trình bày mạch lạc, dễ kiểm tra, dễ giải thích với người dân và đủ sức đứng vững khi thanh tra, kiểm toán.
Đó chính là lý do Phần mềm GPMB GXD không chỉ dừng ở chuyện “tính toán bồi thường”.
Một ưu điểm rất then chốt của GPMB GXD là: hình thành được bộ biểu mẫu hồ sơ bồi thường, hỗ trợ, tái định cư có tính hệ thống, có khả năng tự động hóa và đã được hoàn thiện qua nhiều lần va chạm thực tế.
Bộ biểu mẫu đó không phải nghĩ ra trong phòng kín.
- Nó được hình thành từ quá trình làm việc với Trung tâm phát triển quỹ đất Thái Bình (từ những năm 2014, 2016).
- Sau đó tiếp tục được góp ý, chỉnh sửa khi làm việc với Trung tâm phát triển quỹ đất Nam Từ Liêm.
- Rồi lại được nâng cấp khi triển khai sáng kiến tại Hòa Bình, nơi có yêu cầu chuẩn hóa biểu mẫu bồi thường, giải phóng mặt bằng cho các dự án giao thông và nhóm tác giả sáng kiến đoạt giải Nhất cuộc thi tìm kiếm sáng kiến, cải tiến kỹ thuật năm 2023.
- Tiếp theo, khi làm việc với một Trung tâm dịch vụ công phụ trách GPMB tại Quảng Ninh, nhóm phát triển lại tiếp nhận thêm nhiều góp ý thực chiến từ anh em đã làm lâu năm ở Hạ Long, Bãi Cháy, Đông Triều, Uông Bí, Hà An…
- Đặc biệt, những kinh nghiệm từ các dự án lớn như tuyến đường sắt Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh đã giúp bộ biểu mẫu được bổ sung thêm nhiều chi tiết rất đời thường nhưng cực kỳ quan trọng khi tác nghiệp.
Ví dụ:
- Tờ bìa hồ sơ hộ dân cần thể hiện thông tin gì?
- Một hộ có nhiều thửa đất thì bảng tính phải trình bày ra sao để không rối?
- Bảng dữ liệu chính cần thêm những cột nào để sau này tổng hợp được nhanh?
- Khi xuất hồ sơ từng hộ thì dữ liệu lấy từ đâu, đổ sang biểu mẫu nào, kiểm soát thế nào để không lệch?
Rồi khi làm việc với cán bộ Ban QLDA phường Phương Liệt, Ban QLDA xã Đa Phúc, Hà Nội, bộ biểu mẫu lại tiếp tục được góp ý thêm từ góc nhìn của những cán bộ, lãnh đạo đơn vị trực tiếp thực hiện, dùng hồ sơ để quản lý, trình duyệt, theo dõi và báo cáo.
Cứ như vậy, GPMB GXD không chỉ có một “mẫu Excel”.
- Phần mềm dần trở thành một hệ thống biểu mẫu có tích lũy kinh nghiệm thực chiến.
- Cái hay của hệ thống này là dữ liệu không bị nhập đi nhập lại nhiều lần. Dữ liệu chính được tập trung, sau đó phần mềm tự động đổ sang các biểu mẫu liên quan. Từ bảng tính chi tiết của hộ dân, phần mềm có thể xuất ra bìa hồ sơ, bảng tổng hợp, biên bản, phương án, biểu chi tiết, biểu tổng hợp chi phí, file Word, file PDF… theo một logic thống nhất.
Người dùng vẫn có thể chỉnh sửa biểu mẫu cho phù hợp đặc thù địa phương, đặc thù cơ quan phê duyệt, nhưng phần “xương sống” của hồ sơ đã được chuẩn hóa.
Điều này cực kỳ quan trọng.
+ Bởi muốn tự động hóa thì trước hết phải chuẩn hóa.
+ Muốn rút ngắn tiến độ thì biểu mẫu phải mạch lạc.
+ Muốn sản xuất hồ sơ hàng loạt thì không thể mỗi hộ một kiểu, mỗi cán bộ một cách làm.
+ Muốn lãnh đạo có báo cáo nhanh thì dữ liệu đầu vào phải có cấu trúc ngay từ đầu.
Trước đây, khi hồ sơ còn thủ công, một cán bộ có thể mất rất nhiều thời gian chỉ để căn chỉnh, copy, paste, dò lại số liệu, sửa tên hộ, sửa số thửa, sửa diện tích, sửa số tiền, rồi lại in, lại kiểm tra, lại phát hiện sai, lại sửa tiếp.
Nhưng với GPMB GXD, tư duy đã khác.
+ Làm một lần cho đúng.
+ Mua phần mềm về thì có thể sử dụng ngay các biểu mẫu hồ sơ GPMB có sẵn trong phần mềm là đủ rồi, hoặc sửa tên đơn vị chủ quản, người ký hồ sơ, người phụ trách, chỗ lãnh đạo ký tên đóng dấu... rồi sử dụng nhân bản hàng loạt cho các dự án.
+ Nếu cần chỉnh sửa, thay đổi chuẩn hóa biểu mẫu thêm thì chỉnh như file Excel, căn sao cho đừng ảnh hưởng các ô, cột mà phần mềm đổ dữ liệu.
+ Sau đó để phần mềm hỗ trợ xuất hàng loạt.
Đó là cách biến công việc GPMB từ “làm thủ công theo kinh nghiệm cá nhân” sang “làm bằng một quy trình có hệ thống”.
Với lãnh đạo, giá trị không chỉ nằm ở việc hồ sơ đẹp hơn. Giá trị lớn hơn là kiểm soát được chất lượng hồ sơ và số liệu của cả dự án.
+ Có thể biết tổng số chủ phương án.
+ Có thể tổng hợp diện tích theo loại đất.
+ Có thể thống kê số phương án đã duyệt.
+ Có thể theo dõi số tiền đã chi trả.
+ Có thể kiểm tra dữ liệu trước khi ký.
+ Có thể giải trình khi có thanh tra, kiểm toán.
+ Có thể bàn giao file cho người mới chạy tiếp mà không bị đứt gãy công việc.
.v.v.
Với cán bộ trực tiếp làm GPMB, giá trị còn gần gũi hơn.
+ Đỡ phải thức đêm dò từng dòng Excel.
+ Đỡ sợ sai sót khi copy hồ sơ.
+ Đỡ bị rối khi một hộ dân có nhiều thửa đất.
+ Đỡ mất thời gian làm đi làm lại các biểu mẫu lặp lại.
+ Đỡ áp lực khi cần in hồ sơ, xuất PDF, gửi lãnh đạo hoặc trình cơ quan thẩm định.
GPMB là công việc rất nhạy cảm. Mỗi con số phía sau là quyền lợi của người dân, là tiến độ của dự án, là trách nhiệm của cán bộ và uy tín của cơ quan thực hiện.
Vì vậy, một bộ biểu mẫu thống nhất không chỉ là chuyện hình thức.
+ Nó là nền móng của dữ liệu sạch, sống, đủ.
+ Là nền móng của hồ sơ chắc.
+ Là nền móng của tự động hóa.
+ Là nền móng để lãnh đạo quản trị dự án bằng số liệu thay vì chỉ nghe báo cáo miệng.
Có thể nói ngắn gọn thế này:
Phần mềm GPMB GXD giải quyết một điểm nghẽn rất thật của công tác giải phóng mặt bằng: biến hệ thống biểu mẫu và hồ sơ hộ dân từ rời rạc, tùy biến, khó kiểm soát thành một bộ hồ sơ thống nhất, mạch lạc, có thể tự động hóa, dễ tổng hợp, dễ bàn giao người cũ cho người mới, dễ tiếp quản, kế thừa, nắm bắt và tiếp tục, dễ phê duyệt và dễ giải trình.
Trong GPMB, nhanh chưa đủ, còn phải:
- Phải đúng.
- Phải rõ.
- Phải có căn cứ, có cơ sở.
- Phải kiểm tra được.
- Phải báo cáo được.
- Phải bảo vệ được người làm, người kiểm tra và người ký.
Và muốn làm được điều đó, hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa biểu mẫu, chuẩn hóa dữ liệu, chuẩn hóa cách lập hồ sơ.
Đó chính là một trong những giá trị cốt lõi mà Phần mềm GPMB GXD đang giải quyết.
--------------------------------------------------------------------------------
Thông tin tác giả:
TS. Nguyễn Thế Anh Chủ trì nhóm nghiên cứu và phát triển (R&D) Phần mềm Giải phóng mặt bằng (GPMB GXD) và chuyển giao giải pháp cho các Trung tâm phát triển quỹ đất, bộ phận GPMB của Chủ đầu tư...
Admin - diễn đàn giaxaydung.vn, gxd.edu.vn, gxd.vn CEO - Giám đốc điều hành Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng
Địa chỉ: Số 124A, phố Nguyễn Ngọc Nại, phường Phương Liệt, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Liên hệ qua tin nhắn FB: https://facebook.com/TSNguyenTheAnh
Trong công tác giải phóng mặt bằng, nhiều người thường nghĩ cái khó nhất là tính tiền bồi thường. Nhưng làm thực tế rồi mới thấy, có một việc tưởng rất nhỏ mà lại làm khổ cán bộ, làm chậm hồ sơ, làm lúng túng khi trình duyệt, thậm chí gây khó khi thanh tra, kiểm toán sau này.
Đó là biểu mẫu hồ sơ.
- Mỗi nơi một kiểu.
- Mỗi cán bộ một file, cả thư mục file, đặt tên lung tung, lộn xộn.
- Mỗi dự án lại sửa, lại tìm, copy / paste mất thời gian và to tay, vlookup thì nặng, chỉ tìm được giá trị đầu tiên, kiểm tra chính xác rất khó.
- Có người đã ứng dụng AI, viết VBA để xử lý, nhưng chủ yếu chỉ mình dùng được thôi, hoặc vẫn phải thủ công nhiều, dữ liệu cập nhật thì bận...
- Một hộ dân có một thửa đất thì còn dễ, nhưng một hộ có nhiều thửa đất, nhiều loại tài sản, nhiều khoản hỗ trợ, nhiều căn cứ pháp lý… thì hồ sơ bắt đầu rối.
+ Rối từ tờ bìa, thiếu thông tin cần xem nhanh.
+ Rối trong bảng tính.
+Rối ở cách trình bày số liệu.
+Rối khi tổng hợp toàn dự án.
+Rối khi cần báo cáo nhanh cho lãnh đạo: tổng số chủ phương án là bao nhiêu, tổng diện tích bao nhiêu, bao nhiêu phương án đã duyệt, số tiền đã chi trả là bao nhiêu, còn vướng ở đâu.
Và khi hồ sơ đã rối, người làm cực. Người kiểm tra cũng cực. Người ký càng áp lực.
Điểm đáng nói là Nhà nước không nhất thiết quy định cứng một mẫu biểu duy nhất cho mọi nơi, mọi dự án. Điều quan trọng là hồ sơ phải đủ thông tin, đúng căn cứ pháp luật, rõ cơ sở tính toán, trình bày mạch lạc, dễ kiểm tra, dễ giải thích với người dân và đủ sức đứng vững khi thanh tra, kiểm toán.
Đó chính là lý do Phần mềm GPMB GXD không chỉ dừng ở chuyện “tính toán bồi thường”.
Một ưu điểm rất then chốt của GPMB GXD là: hình thành được bộ biểu mẫu hồ sơ bồi thường, hỗ trợ, tái định cư có tính hệ thống, có khả năng tự động hóa và đã được hoàn thiện qua nhiều lần va chạm thực tế.
Bộ biểu mẫu đó không phải nghĩ ra trong phòng kín.
- Nó được hình thành từ quá trình làm việc với Trung tâm phát triển quỹ đất Thái Bình (từ những năm 2014, 2016).
- Sau đó tiếp tục được góp ý, chỉnh sửa khi làm việc với Trung tâm phát triển quỹ đất Nam Từ Liêm.
- Rồi lại được nâng cấp khi triển khai sáng kiến tại Hòa Bình, nơi có yêu cầu chuẩn hóa biểu mẫu bồi thường, giải phóng mặt bằng cho các dự án giao thông và nhóm tác giả sáng kiến đoạt giải Nhất cuộc thi tìm kiếm sáng kiến, cải tiến kỹ thuật năm 2023.
- Tiếp theo, khi làm việc với một Trung tâm dịch vụ công phụ trách GPMB tại Quảng Ninh, nhóm phát triển lại tiếp nhận thêm nhiều góp ý thực chiến từ anh em đã làm lâu năm ở Hạ Long, Bãi Cháy, Đông Triều, Uông Bí, Hà An…
- Đặc biệt, những kinh nghiệm từ các dự án lớn như tuyến đường sắt Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh đã giúp bộ biểu mẫu được bổ sung thêm nhiều chi tiết rất đời thường nhưng cực kỳ quan trọng khi tác nghiệp.
Ví dụ:
- Tờ bìa hồ sơ hộ dân cần thể hiện thông tin gì?
- Một hộ có nhiều thửa đất thì bảng tính phải trình bày ra sao để không rối?
- Bảng dữ liệu chính cần thêm những cột nào để sau này tổng hợp được nhanh?
- Khi xuất hồ sơ từng hộ thì dữ liệu lấy từ đâu, đổ sang biểu mẫu nào, kiểm soát thế nào để không lệch?
Rồi khi làm việc với cán bộ Ban QLDA phường Phương Liệt, Ban QLDA xã Đa Phúc, Hà Nội, bộ biểu mẫu lại tiếp tục được góp ý thêm từ góc nhìn của những cán bộ, lãnh đạo đơn vị trực tiếp thực hiện, dùng hồ sơ để quản lý, trình duyệt, theo dõi và báo cáo.
Cứ như vậy, GPMB GXD không chỉ có một “mẫu Excel”.
- Phần mềm dần trở thành một hệ thống biểu mẫu có tích lũy kinh nghiệm thực chiến.
- Cái hay của hệ thống này là dữ liệu không bị nhập đi nhập lại nhiều lần. Dữ liệu chính được tập trung, sau đó phần mềm tự động đổ sang các biểu mẫu liên quan. Từ bảng tính chi tiết của hộ dân, phần mềm có thể xuất ra bìa hồ sơ, bảng tổng hợp, biên bản, phương án, biểu chi tiết, biểu tổng hợp chi phí, file Word, file PDF… theo một logic thống nhất.
Người dùng vẫn có thể chỉnh sửa biểu mẫu cho phù hợp đặc thù địa phương, đặc thù cơ quan phê duyệt, nhưng phần “xương sống” của hồ sơ đã được chuẩn hóa.
Điều này cực kỳ quan trọng.
+ Bởi muốn tự động hóa thì trước hết phải chuẩn hóa.
+ Muốn rút ngắn tiến độ thì biểu mẫu phải mạch lạc.
+ Muốn sản xuất hồ sơ hàng loạt thì không thể mỗi hộ một kiểu, mỗi cán bộ một cách làm.
+ Muốn lãnh đạo có báo cáo nhanh thì dữ liệu đầu vào phải có cấu trúc ngay từ đầu.
Trước đây, khi hồ sơ còn thủ công, một cán bộ có thể mất rất nhiều thời gian chỉ để căn chỉnh, copy, paste, dò lại số liệu, sửa tên hộ, sửa số thửa, sửa diện tích, sửa số tiền, rồi lại in, lại kiểm tra, lại phát hiện sai, lại sửa tiếp.
Nhưng với GPMB GXD, tư duy đã khác.
+ Làm một lần cho đúng.
+ Mua phần mềm về thì có thể sử dụng ngay các biểu mẫu hồ sơ GPMB có sẵn trong phần mềm là đủ rồi, hoặc sửa tên đơn vị chủ quản, người ký hồ sơ, người phụ trách, chỗ lãnh đạo ký tên đóng dấu... rồi sử dụng nhân bản hàng loạt cho các dự án.
+ Nếu cần chỉnh sửa, thay đổi chuẩn hóa biểu mẫu thêm thì chỉnh như file Excel, căn sao cho đừng ảnh hưởng các ô, cột mà phần mềm đổ dữ liệu.
+ Sau đó để phần mềm hỗ trợ xuất hàng loạt.
Đó là cách biến công việc GPMB từ “làm thủ công theo kinh nghiệm cá nhân” sang “làm bằng một quy trình có hệ thống”.
Với lãnh đạo, giá trị không chỉ nằm ở việc hồ sơ đẹp hơn. Giá trị lớn hơn là kiểm soát được chất lượng hồ sơ và số liệu của cả dự án.
+ Có thể biết tổng số chủ phương án.
+ Có thể tổng hợp diện tích theo loại đất.
+ Có thể thống kê số phương án đã duyệt.
+ Có thể theo dõi số tiền đã chi trả.
+ Có thể kiểm tra dữ liệu trước khi ký.
+ Có thể giải trình khi có thanh tra, kiểm toán.
+ Có thể bàn giao file cho người mới chạy tiếp mà không bị đứt gãy công việc.
.v.v.
Với cán bộ trực tiếp làm GPMB, giá trị còn gần gũi hơn.
+ Đỡ phải thức đêm dò từng dòng Excel.
+ Đỡ sợ sai sót khi copy hồ sơ.
+ Đỡ bị rối khi một hộ dân có nhiều thửa đất.
+ Đỡ mất thời gian làm đi làm lại các biểu mẫu lặp lại.
+ Đỡ áp lực khi cần in hồ sơ, xuất PDF, gửi lãnh đạo hoặc trình cơ quan thẩm định.
GPMB là công việc rất nhạy cảm. Mỗi con số phía sau là quyền lợi của người dân, là tiến độ của dự án, là trách nhiệm của cán bộ và uy tín của cơ quan thực hiện.
Vì vậy, một bộ biểu mẫu thống nhất không chỉ là chuyện hình thức.
+ Nó là nền móng của dữ liệu sạch, sống, đủ.
+ Là nền móng của hồ sơ chắc.
+ Là nền móng của tự động hóa.
+ Là nền móng để lãnh đạo quản trị dự án bằng số liệu thay vì chỉ nghe báo cáo miệng.
Có thể nói ngắn gọn thế này:
Phần mềm GPMB GXD giải quyết một điểm nghẽn rất thật của công tác giải phóng mặt bằng: biến hệ thống biểu mẫu và hồ sơ hộ dân từ rời rạc, tùy biến, khó kiểm soát thành một bộ hồ sơ thống nhất, mạch lạc, có thể tự động hóa, dễ tổng hợp, dễ bàn giao người cũ cho người mới, dễ tiếp quản, kế thừa, nắm bắt và tiếp tục, dễ phê duyệt và dễ giải trình.
Trong GPMB, nhanh chưa đủ, còn phải:
- Phải đúng.
- Phải rõ.
- Phải có căn cứ, có cơ sở.
- Phải kiểm tra được.
- Phải báo cáo được.
- Phải bảo vệ được người làm, người kiểm tra và người ký.
Và muốn làm được điều đó, hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa biểu mẫu, chuẩn hóa dữ liệu, chuẩn hóa cách lập hồ sơ.
Đó chính là một trong những giá trị cốt lõi mà Phần mềm GPMB GXD đang giải quyết.
--------------------------------------------------------------------------------
Thông tin tác giả:
TS. Nguyễn Thế Anh Chủ trì nhóm nghiên cứu và phát triển (R&D) Phần mềm Giải phóng mặt bằng (GPMB GXD) và chuyển giao giải pháp cho các Trung tâm phát triển quỹ đất, bộ phận GPMB của Chủ đầu tư...
Admin - diễn đàn giaxaydung.vn, gxd.edu.vn, gxd.vn CEO - Giám đốc điều hành Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng
Địa chỉ: Số 124A, phố Nguyễn Ngọc Nại, phường Phương Liệt, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Liên hệ qua tin nhắn FB: https://facebook.com/TSNguyenTheAnh
