1. "Bản thảo văn bản" là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;
2. "Bản gốc văn bản" là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;
3. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;
4. "Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
5. "Bản trích sao" là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
6. "Bản sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;
7. “Bản sao chụp” là bản sao nguyên bản nội dung, dấu và chữ ký của văn bản, được thực hiện bằng các loại máy có chức năng sao chụp (máy photocopy, máy in, máy fax, máy scan,...), không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Điều 6 quy định này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
8. “Nhân bản” là việc tạo ra nhiều bản từ một bản bằng các thiết bị máy móc như: máy in, máy photocopy, máy đánh chữ, máy in roneo,...