Chia sẻ kinh nghiệm Hướng dẫn cách lưu tài liệu hiệu quả

[Luuhoso]

Lưu trữ tài liệu giúp doanh nghiệp tối ưu được thời gian cũng như chi phí trong hoạt động kinh doanh góp phần nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc.

Việc lưu trữ tài liệu chắc hẳn không còn quá xa lạ bởi tính quan trọng, cần thiết của nó đối với các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, những hồ sơ nào cần được giữ lại cho các mục đích sử dụng sau này? Doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu như thế nào? Cùng tham khảo bài viết phía dưới nhé.

Tài liệu cần được lưu trữ
Theo luật quy định tại điều 11 luật doanh nghiệp mới nhất trong pháp luật hiện hành, tùy vào mỗi lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có những hồ sơ cần lưu giữ khác nhau:

• Các sửa đổi, bổ sung điều lệ, quy chế quản lý nội bộ của công ty, sổ sách quản lý thành viên cũng như sổ đăng ký cổ đông.
• Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh, văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp, giấy chứng nhận về chất lượng sản phẩm, giấy đăng ký bản quyền sản phẩm,...
• Những giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp.
• Biên bản của các cuộc họp như họp hội đồng thành viên, hội đồng cổ đông cũng như hội đồng quản trị đối với các công ty cổ phần, các quyết định khác có liên quan.
• Bản báo cáo bạch cho việc phát hành chứng khoán.
• Báo cáo của ban kiểm soát, kết luận của ban kiểm toán độc lập cũng như các cơ quan thanh tra.
• Sổ sách, chứng từ kế toán và báo cáo tài chính hàng năm.

Chế độ lưu trữ tài liệu
Địa điểm, vị trí lưu trữ
Lưu hồ sơ tại các trụ sở chính của công ty hoặc tùy theo mỗi doanh nghiệp sẽ có các quy định khác nhau về vị trí lưu trữ tài liệu. Ngoài ra, hiện nay phương pháp sử dụng dịch vụ lưu hồ sơ của đối tác bên ngoài cũng đang rất được các doanh nghiệp ưu tiên sử dụng nhờ vào sự tiện lợi, nhanh chóng cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí của nó.
Thời gian lưu trữ
Về việc này thì tùy vào mỗi loại giấy tờ cũng như giá trị của loại giấy tờ đó mà sẽ có thời hạn lưu trữ khác nhau. Thường thì thời gian ít nhất là rơi vào khoảng 1 năm, 5 năm, 10 năm còn lâu thì có thể là vĩnh viễn.

Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ
Trước hết là đảm bảo đáp ứng các quy định hiện hành về pháp luật, có đầy đủ giấy tờ, hồ sơ đối chứng khi cần thiết. Ngoài ra, việc này còn góp phần giúp dễ dàng hơn trong việc theo dõi tiến độ của doanh nghiệp, quản lý công việc dễ dàng hơn, phát hiện kịp thời các giấy tờ bị thất lạc,...

Trong khuôn khổ bài viết, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về vấn đề doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu như thế nào? Ngoài ra, để đơn giản, nhanh chóng hơn trong việc lưu trữ các giấy tờ, hồ sơ bạn có thể tham khảo thêm về các dịch vụ lưu hồ sơ đang được tin dùng hiện nay nhờ rất nhiều lợi ích, tiện dụng tối ưu thời gian, chi phí mà việc lưu chứng từ mang lại.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
+ Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
+ Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548
+ Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hoàng Nam
@Luuhoso ​