Hồ sơ giới thiệu năng lực hay còn gọi là hồ sơ năng lực có thể coi là bức tranh toàn cảnh, tóm lược tất cả sức mạnh vốn của một doanh nghiệp trên hồ sơ. Thông qua hồ sơ năng lực mà chủ đầu tư hoặc các đối tác có thể nắm được cơ cấu và năng lực "chiến đấu" của một doanh nghiệp.
I. Hồ sơ năng lực gồm những gì?
Đối với doanh nghiệp tư vấn đầu tư xây dựng: hồ sơ năng lực có nhiều cách thể hiện khác nhau. nguyenhuutrinh đã được xem nhiều hồ sơ năng lực của các đơn vị lớn và thấy rằng: họ rất có sự sáng tạo trong khâu làm hồ sơ năng lực và sự khác biệt trong cách thể hiện các hồ sơ này là rất lớn. Nổi bật nhất trong số đó là hồ sơ giới thiệu năng lực của TEDI, tư vấn Trường Sơn, Sông Đà và một số đơn vị lớn khác.
Đối với doanh nghiệp thi công xây dựng: hồ sơ năng lực cũng có nhiều cách thể hiện. Tuy nhiên, các hồ sơ đều có những điểm chung nhất định. nguyenhuutrinh công tác trong lĩnh vực thi công xây dựng, cũng đã làm và rất nhiều lần thay đổi các form của hồ sơ năng lực cho phù hợp với tình hình thực tế. Thông thường thì các hồ sơ năng lực của đơn vị thi công xây dựng bao gồm các nội dung sau (xếp theo thứ tự từ đầu đến cuối):
1. Phần pháp lý:
- Đơn xin dự thầu hoặc văn bản giới thiệu chung nhất về đơn vị.
- Các văn bản pháp lý về đơn vị: như quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các văn bản chuyển đổi hình thức doanh nghiệp hoặc các quyết định công nhận tương tự.
2. Phần giới thiệu về năng lực - kinh nghiệm:
- Bảng kê khai năng lực tài chính và các văn bản pháp lý chứng minh như báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế, xác nhận của Cục thuế nhà nước.
- Bảng kê năng lực nhân sự: Bao gồm:
+ Kê khai cơ cấu nhân sự tổng thể của đơn vị (bao gồm cả ban giám đốc hoặc HĐQT).
+ Kê khai chi tiết năng lực từng nhân sự trong bộ máy tổng thể ở trên. Nêu rõ tên tuổi, trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác và các khen thưởng (nếu có). Kèm theo đó là bằng cấp - chứng chỉ có công chứng để chứng minh.
+ Kê khai cơ cấu bộ máy tổ chức tại hiện trường và thuyết minh tổ chức hiện trường.
- Bảng kê năng lực kinh nghiệm thi công: kê khai các công trình mà nhà thầu đã thi công. Ở phần này có thể kê khai tổng thể các công trình nổi bật mà nhà thầu đã thực hiện và kê khai chi tiết cho từng công trình.
- Bảng kê năng lực tài sản - máy móc thiết bị của nhà thầu: kê khai các văn bản chứng minh về tài sản - máy móc thiết bị của nhà thầu. Đây là phần rất quan trọng, đánh giá năng lực thật sự của một doanh nghiệp. Ở đây có thể liệt kê tổng thể các thiết bị và diễn giải chi tiết cho các thiết bị chủ yếu.
3. Phần quy trình quản lý chất lượng - chính sách chất lượng:
- Bảng cam kết của nhà thầu và quy trình - hệ thống quản lý chất lượng. Có thể giới thiệu về chính sách chất lượng của nhà thầu cũng như chứng nhận về quy trình quản lý chất lượng của nhà thầu vào mục này.
4. Phần thành tích đã đạt được
- Phần này có thể đưa các bằng khen, giấy khen, cách thành tích nổi bật đã đạt được và các hình ảnh của các công trình mà nhà thầu đã thực hiện hoặc đang thực hiện.
Dưới đây, tôi xin đưa lên một phần nhỏ của hồ sơ năng lực (chưa hoàn chỉnh vì chưa được chế bản theo tình hình thực tế). Các đồng nghiệp có thể tham khảo và áp dụng.