Những điều cần lưu ý khi thuê ngoài dịch vụ IT

[TamMai222]

Hiểu một cách cơ bản nhất, thuê ngoài dịch vụ IT là hình thức cung cấp các phần mềm, hệ thống công nghệ dưới dạng dịch vụ, gói thuê bao từ các công ty công nghệ với hệ thống chuẩn mực và đội ngũ CNTT chuyên môn. Toàn bộ hệ thống sẽ chạy trên nền tảng của nhà cung cấp, và nhà cung cấp dịch vụ sẽ đảm trách mọi khâu từ triển khai dịch vụ, vận hành cho tới bảo trì, bảo dưỡng cho khách hàng. Thông qua internet với sự bùng nổ của công nghệ số, các doanh nghiệp bắt đầu có xu hướng thuê bên ngoài những nhà cung cấp dịch vụ uy tín mặc cho cách xa về vị trí địa lý.

Đi kèm với sự phát triển và bùng nổ không ngừng thì lĩnh vực thuê ngoài dịch vụ IT cũng tiềm ẩn những rủi ro. Điều đầu tiên, doanh nghiệp không thể phủ nhận sự lệ thuộc hệ thống công nghệ vào bên cung ứng dịch vụ, thiếu sự kiểm soát và chủ động, cũng như rất khó để bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Khi các công ty cho thuê dịch vụ thiếu chuyên nghiệp, sẽ dẫn đến nguồn nhân lực IT Outsource không đủ nhiệt tình và trách nhiệm hoàn thành không tốt hoặc không đúng tiến độ. Đó là một số lý do dẫn đến một số doanh nghiệp dù thiếu nguôn lực và cơ sở vật chất vẫn có tâm lý e ngại khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài.

Dưới đây là một số lưu ý mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi quyết định sử dụng các dịch vụ IT thuê ngoài:

• Đánh giá khách quan hệ thống vận hành công nghệ thông tin của doanh nghiệp.

Với bất kỳ nhu cầu phát triển nào, việc đánh giá đúng cơ sở vật chất hiện tại, giúp doanh nghiệp nhin thấy các lỗ hổng cũng như thiết sót của hệ thống, từ đó đưa ra được những chiến lược phát triển phù hợp với tình hình hiện tại của công ty. Những công ty hiện nay cần phải tiếp xúc nhiều với công nghệ hiện đại nếu không sẽ bị tụt hậu so với các đối thủ. Tuy nhiên khi đầu tư vào công nghệ phần mềm cần có vốn rất nhiều mà thị trường công nghệ luôn luôn biến động, và để tiếp thu kịp với cái mới là điều rất khó khăn với những doanh nghiệp chưa có tiềm lực vốn vững mạnh. Do đó việc thuê Outsource bên ngoài sẽ giải quyết cho bạn vấn đề này, chỉ cần bỏ ra một lượng chi phí khiêm tốn và bạn có thể yên tâm về tình trạng tiếp cận cái mới của công ty.

• Đánh giá nguồn nhân lực – thời gian – hiệu suất

Khi công ty chưa phát triển đến quy mô phải có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp riêng cho mình, thì IT Outsource chắc chắn là một lựa chọn tuyệt vời. Công ty không cần phải xây dựng và đầu tư riêng cho một phòng ban đội ngũ kỹ thuật (việc này rất tốn kém và mất thời gian huấn luyện). Trong khi đội ngũ IT Outsource lại có đầy đủ chuyên môn lẫn kinh nghiệm trong lĩnh vực của họ. Mỗi doanh nghiệp thường chỉ nên phát triển những điểm mạnh nhất của mình để tăng lợi nhuận và outsourcing phát triển giúp doanh nghiệp tập trung vào chuyên môn và tiết kiệm được thời gian cũng như tiền bạc. Thông qua việc outsource các công việc không phải chuyên môn chính sẽ được đẩy cho bên thứ ba và doanh nghiệp có thể phát triển lĩnh vực mũi nhọn của họ. Về mặt hiệu suất, nhà cung cấp outsourcing có thể điều phối nhân lực chuyên môn và sử dụng một cách có hiệu quả. Kết quả là họ có thể tính mức phí thấp hơn là khách hàng tự làm. Hầu hết các công ty chuyển sang dùng outsourcing đều ghi nhận mức chi phí hỗ trợ CNTT giảm từ 20-30%.

• Xem xét và so sánh chi phí đầu tư

Tại Việt Nam, nhu cầu sử dụng dịch vụ thuê ngoài của các doanh nghiệp chưa phổ biến, nhưng có xu hướng ngày càng tăng. Việc xem xét sử dụng nguồn lực bên ngoài phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, việc đánh giá lợi hại của giải pháp này và khả năng đáp ứng yêu cầu của các nhà cung ứng dịch vụ. Quyết định sử dụng nguồn lực bên ngoài của doanh nghiệp chủ yếu dựa trên lợi ích từ hoạt động này mang lại và việc so sánh chi phí giữa thuê ngoài với bản thân doanh nghiệp tự thực hiện. Khi chi phí giao dịch nội bộ lớn hơn chi phí giao dịch bên ngoài thì các doanh nghiệp có xu hướng thuê dịch vụ bên ngoài, và ngược lại. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần mạnh dạn thuê ngoài những dịch vụ không phải là thế mạnh của mình hoặc phải tốn nhiều thời gian và chi phí để tổ chức triển khai.

• Tránh thuê ngoài dịch vụ CNTT theo mốt.

Một trong những vấn đề mà các chuyên gia đã khuyến cáo là trước sự bùng nổ của các công ty cung cấp dịch vụ, sự phát triển quá nhanh sẽ xảy ra tình trạng một làn sóng các doanh nghiệp đua nhau đi thuê dịch vụ, kể cả khi họ đã tốn không ít tiền đầu tư cho một hệ thống có chức năng tương tự cho hệ thống công nghệ hiện tại của mình. Sự chồng chéo này hiển nhiên sẽ gây lãng phí cho công ty.

• Xây dựng tiêu chuẩn cụ thể với bên cung cấp dịch vụ

Để hoạt động thuê ngoài dịch vụ đạt được mục tiêu và hiệu quả đề ra, doanh nghiệp cần phải xây dựng và đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể đối với bên cung ứng để làm cơ sở cho việc lựa chọn đối tác như giá cả dịch vụ cung ứng, uy tín, chuyên môn nghiệp vụ của nhà cung ứng, các ràng buộc trách nhiệm và đặc biệt là năng lực hỗ trợ, chăm sóc khách hàng của bên cung cấp.

Dịch vụ IT tại TSG cung cấp các hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng, giá cả hợp lý. Dịch vụ IT của chúng tôi đáp ứng cho mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn với các mức giá linh hoạt.

Báo giá dịch vụ IT theo SLA.

Không chi phí phát sinh thêm.

Giảm chi phí nhân sự IT nội bộ.

Hỗ trợ IT 24/7, phản hồi nhanh.