Trao đổi chút tí về cách lưu trữ hồ sơ dự án

[tyanh]

Kính chào các bác. Các bác lưu trữ hồ sơ Dự án thế nào? Có thể chia sẽ chút ít kinh nghiệm mình có được hay không. Giờ mình phải đảm nhận thêm 1 việc nữa là Viết một kế hoạch lưu trữ hồ sơ Dự án ( viết cách thức lưu trữ). Các bác bỏ ra chút thời gian của mình để viết 1 vài dòng vào đây nhé. Cám ơn các bác. Chào các bác.

 

[thanhtuyenquang]

Kính chào các bác. Các bác lưu trữ hồ sơ Dự án thế nào? Có thể chia sẽ chút ít kinh nghiệm mình có được hay không. Giờ mình phải đảm nhận thêm 1 việc nữa là Viết một kế hoạch lưu trữ hồ sơ Dự án ( viết cách thức lưu trữ). Các bác bỏ ra chút thời gian của mình để viết 1 vài dòng vào đây nhé. Cám ơn các bác. Chào các bác.

Lưu trữ theo trình tự thời gian của DA; Nếu Dự án có nhiều công trình và hạng mục công trình thì tạo thư mục cây (Chia ra: Thiết kế, thi công, tvgs, kiểm đinh chất lượng...

 

[goldenfish]

Các bác lưu trữ hồ sơ Dự án thế nào? Có thể chia sẽ chút ít kinh nghiệm mình có được hay không. Giờ mình phải đảm nhận thêm 1 việc nữa là Viết một kế hoạch lưu trữ hồ sơ Dự án ( viết cách thức lưu trữ).

Bác nói rõ là hồ sơ trong giai đoạn nào, đơn vị bác là đơn vị nào của dự án đi. Lưu trữ bản hard copy hay file điện tử trong máy? Có thể sẽ chia sẻ được với bác chút ít.

 

[tyanh]

Mình là bên CĐT. Hồ sơ của cả 3 giai đoạn.
1. Chuẩn bị đầu tư
2. Thực hiện đầu tư
3. Kết thức dự án
Lưu trữ hồ sơ trong Kho đấy bác. Mong các bác hào hứng cho vụ này nhé. Mình đang đau đầu cái hồ sơ lắm đây.

 

[goldenfish]

Dần dần. Tý một.

Một số kinh nghiệm chia sẻ nhé. Bên mình là Tư Vấn, khối lượng và chủng loại hồ sơ khác với bên bạn nên có một số ý kiến mình thấy có thể share thôi, cái khác thì đành nhờ các bác khác nhé.
Hồ sơ lưu theo ba giai đoạn riêng rẽ (như ba giai đoạn bạn nói). Thuộc giai đoạn nào cho vào tủ của giai đoạn đó. Nếu có nhiều gói thầu thì phân cả theo từng gói thầu. Bên ngoài tủ có tờ phơi ghi rõ tên chủng loại công văn được lưu trong đó và tên gói thầu (để người mới dễ tìm). Nếu công văn có liên quan đến nhiều gói thầu thì phô tô ra làm nhiều bản để lưu vào các gói thầu có liên quan (cái này hơi tốn giấy)
Phân loại công văn ra thành từng loại: đến-đi, các công văn theo mẫu có sẵn (được đánh theo số thứ tự ví dụ chứng chỉ thanh toán, biên bản nghiệm thu giai đoạn ..)…
1. Công văn đến và đi (incoming và outgoing)
Lưu trữ theo ngày phát hành của công văn, công văn đến lưu riêng, công văn đi lưu riêng vào từng file kẹp hồ sơ (file đục lỗ 5cm hoặc 7cm). Bên ngoài file có ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc (nghĩa là trong đó lưu các file từ ngày nào đến ngày nào ý. Diễn đạt thế có dễ hiểu không nhỉ). File kẹp hồ sơ được đánh ký hiệu và số thứ tự file. Ví dụ: công văn đến thì file có ký hiệu là 1.1 chẳng hạn, công văn đi thì ký hiệu là 1.2; file đầu tiên đánh số 1, rồi cứ thế tiếp theo 2,3,4…Mỗi công văn được gắn một tờ phơi ghi ngày tháng năm phát hành, ngày nhận/ngày gửi đi, tên những người cần xử lý công văn. Ai đã xử lý thế nào (đã trả lời lại, đã giải quyết…) thì ghi tóm tắt rồi ký nháy vào đó (để sau này truy cứu trách nhiệm. hehe).
2. Công văn theo mẫu có sẵn
Ghi ký hiệu gói thầu và đánh số thứ tự.
Ví dụ mẫu thư nghiệm thu AFI chẳng hạn: AFI-CP7-001: nghĩa là thư nghiệm thu số 1, gói thầu CP7. Chứng chỉ thanh toán tạm ứng số 1 gói thầu CP6 là IPC-CP6-001

Các công văn theo mẫu được lưu vào từng file theo số thứ tự, ngoài file ghi số bắt đầu và số kết thúc. File riêng theo từng giai đoạn và từng gói thầu.

Để dễ siêu tra tài liệu sau này thì nên có một file excel nhập các thông số cần thiết của công văn theo từng cột như ngày tháng phát hành, ngày gửi/nhận, số công văn, đơn vị gửi, tiêu đề, ký hiệu file….. Mỗi khi có công văn đến và đi thì đều phải nhập vào file này để dễ quản lý và tìm lại. Sau này nếu tìm công văn nào thì bạn chỉ cần gõ key word (từ khóa) nếu không nhớ được số công văn và ngày tháng. (nếu biết quản lý bằng Access thì càng ngon)

Túm lại là mình thấy có nhiều thứ lắm. Cả một hệ thống cơ. Mà cái hướng dẫn thì không biết mình vất đâu rồi. Hik. Nếu tìm ra sẽ share với bạn. Tạm thời là cứ chia sẻ thế này trước. Có gì bạn hỏi rồi mình trả lời luôn vậy (nếu có thể. Hì). Tạm dừng đã, chia sẻ dần dần nhé.

Mình đính kèm cái tờ phơi ghi ngoài file và cái tờ quy định về ký hiệu cho từng loại công văn (bằng tiếng Anh) để bạn tham khảo trước. Cái file excell nhập thông tin công văn thì mình mẫu post sau vì mình không được post cái mình hiện đang giữ. Hì

Thân chúc thành công.=D>

 

[tyanh]

Bác ơi. Bác nhầm rùi. Mình lưu trữ hồ sơ dự án chứ không phải lưu công văn. Chúng ta trao đổi lưu hồ sơ dự án nhé. Mà mình post bài lên chờ mãi mãi.... giờ mới thấy bác trả lời.

 

[goldenfish]

Thế bác ví dụ một vài hồ sơ ra em chỉ cho cách bên em lưu giữ
Giờ mới tranh thủ được tý chút mà

 

[tyanh]

Là thế này bác àh. Hồ sơ dự án là hồ sơ lập dự án đầu tư, hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công, hồ sơ hoàn công, hồ sơ nghiên cứu khả thi, hồ sơ khảo sát địa chất, hồ sơ khảo sát địa hình..nhiều lắm bác ah. Hiii bác thấy mệt chưa.

 

[goldenfish]

Là thế này bác àh. Hồ sơ dự án là hồ sơ lập dự án đầu tư, hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công, hồ sơ hoàn công, hồ sơ nghiên cứu khả thi, hồ sơ khảo sát địa chất, hồ sơ khảo sát địa hình..nhiều lắm bác ah. Hiii bác thấy mệt chưa.

Chưa thấy mệt gì cả vì những cái đó bên mình cũng có. Phân loại nào ra loại đấy: nghiên cứu khả thi riêng, bản vẽ thiết kế riêng, thiết kế cơ sở riêng, thiết kế kỹ thuật riêng, khảo sát địa chất riêng. Nhét mỗi loại vào tủ riêng. Lưu theo trình tự thời gian. Trong mỗi loại thì lại lưu theo từng gói thầu riêng, trong mỗi gói thầu lại lưu theo hạng mục công việc riêng. Những cái đó toàn hồ sơ to đùng, dễ tìm lắm chỉ tốn chỗ thôi. Mấy cái công văn linh tinh mới chết. Bác thấy mệt ở chỗ nào để tôi gỡ tiếp giùm

 

[tyanh]

Em phân như vậy bác góp ý thêm nữa nhé
A. Giai đoạn chuẩn bị
+ Nghiên cứu khả thi
+ Khảo sát địa chất
+ Khảo sát địa hình
+ Đền bù - giải phóng mặt bằng
B. Giai đoạn thực hiện
+ Thiết kế kỹ thuật giai đoạn 1
+ Thiết kế kỹ thuật giai đoạn 2
+ Thiết kế bản vẽ thi công
C. Giai đoạn kết thúc:
+ Nghiệm thu - Hoàn công

Bác cho ý kiến

 

[goldenfish]

Trời. Thế cuối cùng là bác hỏi những giai đoạn nào có tài liệu gì hay hỏi cách lưu thế nào để sau này tìm cho dễ. Chia theo giai đoạn thì quá rõ rồi còn gì. Giai đoạn chuẩn bị có trước, giai đoạn thực hiện có sau. Các tài liệu của giai đoạn nào lưu vào tủ của giai đoạn đó. Giai đoạn chuẩn bị ngoài 4 cái bác nói còn nhiều cái lắm mà. Mà nhiều lúc nhiều cái lẻ tẻ nữa cơ: nghiên cứu tác động môi trường, chứng nhận rà phá bom mìn, đủ loại báo cáo, bản vẽ chỉ giới... Những cái nào mà cả gói thầu chỉ có một cái thôi thì file chung vào một ngăn, bên ngoài có tờ phơi ghi số thứ tự và tên hồ sơ vào. Cái nào thuộc về từng hạng mục riêng thì lưu riêng. Tương tự vậy các giai đoạn sau cũng còn nhiều loại hồ sơ mà (nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán). HIk. Nói chung là hồ sơ dự án thì cả đống nhưng nếu có đủ chỗ bác cứ phân theo từng giai đoan->từng gói thầu->từng hạng mục->... (nhớ là tất cả đều tuân theo trình tự thời gian từ trước đến sau). Đi vào cụ thể biết mình có từng loại hồ sơ gì rồi làm theo nguyên tắc cơ bản trên sẽ thấy dễ thôi. Như đã nói ở trên là bạn nên có một file excel "register" (đại ý là file đăng nhập các thông tin cần thiết của hồ sơ) thì sau này bác gõ search trên file excel đó là biết ở tủ nào, ngăn nào, giai đoạn nào ngay. Mỗi giai đoạn nên có một file register. Trong file excell đó thì sheet là một loại hồ sơ chẳng hạn. Phương châm của hệ thống lưu trữ sẽ là "Một hệ thống tập trung do một người quản lý nhưng nhiều người có thể truy cập". Mong giúp bác được tí chút nào đó. Thân chúc thành công.

 

[tyanh]

Vậy bạn có file excel "register" mẫu thì cho mình xem để mình tham khảo đi. Mong được giúp đỡ. hiiii

 

[goldenfish]

Đây em gửi bác tạm cái này. Bác modify lại theo nhu cầu của bác vì có thể nhu cầu lưu những thông tin gì đó của hồ sơ bên bác không hẳn giống bên em.

 

[phương trinh]

Xin chào! Mình làm thư ký cho ban quản lý dự án nhưng chưa rành lắm về cách lưu trữ hồ sơ giấy tờ bên lĩnh vực này một cách thật khoa học và dễ tìm, bạn nào biết thì chỉ giúp mình với ! thanks a lot!

 

[ManU]

Các bác có kinh nghiệm trong quản lý hồ sơ giúp em với. Trong phương thức qlý hồ sơ mật thì như thế nào? có văn bản pháp lý nào điều chỉnh nó không? thời gian lưu hồ sơ?...

 

[ndtt88]

Vấn đề này nhiều người quan tâm đây, Kéo lên để anh em góp ý thêm để thuận lợi cho công việc

 

[ndtt88]

Em cũng mới tiếp quản hệ thống hồ sơ của công ty, bên em là chủ đầu tư.Về cơ bản hồ sơ được lưu theo từng gói thầu:
Tư vấn, chuẩn bị, xây lắp, cung cấp thiết bị, gói khác

Trong từng gói lại có các gói nhỏ khác và trong gói nhỏ này sắp xếp theo trình tự thời gian.

Em đang định tổ chức lại cho hợp lý, có thể phần bản hard thì vẫn lưu theo trình tự như vậy nhưng danh mục (file register sẽ phải làm mới lưu theo từng loại tài liệu). Trước mắt lưu trên file excel có link đến bản soft, sau sẽ chuyển lưu CSDL Access.

Các bác cùng trao đổi nhé, xem cách lưu ntn thì phù hợp, dễ tra cứu

 

[dreamingusa]

Chưa thấy mệt gì cả vì những cái đó bên mình cũng có. Phân loại nào ra loại đấy: nghiên cứu khả thi riêng, bản vẽ thiết kế riêng, thiết kế cơ sở riêng, thiết kế kỹ thuật riêng, khảo sát địa chất riêng. Nhét mỗi loại vào tủ riêng. Lưu theo trình tự thời gian. Trong mỗi loại thì lại lưu theo từng gói thầu riêng, trong mỗi gói thầu lại lưu theo hạng mục công việc riêng. Những cái đó toàn hồ sơ to đùng, dễ tìm lắm chỉ tốn chỗ thôi. Mấy cái công văn linh tinh mới chết. Bác thấy mệt ở chỗ nào để tôi gỡ tiếp giùm

Em đang chết là chết cái chỗ CÔNG VĂN LINH TINH ĐÓ ĐÂY. Bác có cách gì chỉ giup em với không. Em làm bên TVGS kiêm Chủ đầu tư. Ví dụ cái công văn "Quyết định về việc phê duyệt quy hoạch chi tiết tỷ lệ 1/500 Khu dân cư và tái định cư TN tại phường 9 tp HCM " thì lưu như thế nào đây bác? Bác giúp em với, nhức cái đầu với mấy cái này. Thanks bác

 

[hh-cuncon]

Mình tặng các bạn 1 thông tư có liên quan Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẻ hoan cong cong trinh xay dung.
chúc các bạn vui vẻ

 

[dreamingusa]

Mình tặng các bạn 1 thông tư có liên quan Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẻ hoan cong cong trinh xay dung.
chúc các bạn vui vẻ

Thanks bác, nhưng đọc xong....cũng chả biết phải giải quyết cách sắp xếp cái mớ hồ sơ này ntn. Trong đó chỉ quy định quy cách chung chung về lưu trữ thôi, còn mình lưu trữ ntn thì nó k chỉ