Xử lý lỗi khi cài đặt và sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD - Document Controller (DC)

[nguyentheanh]

Xử lý lỗi khi cài đặt và sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD - Document Controller (DC)

Phần mềm Quản lý tài liệu GXD rất hay, ngay khi vừa phát hành đã nhận được rất nhiều ý kiến phản hồi tích cực. Tuy nhiên, có một số bạn cài đặt và chạy lần đầu bị gặp lỗi. Bài này hướng dẫn bạn xử lý các lỗi nếu gặp phải.

Tình huống 1. Bạn nào download file phần mềm Quản lý tài liệu GXD, giải nén ra chạy mà bị lỗi run-time error "91" như ảnh dưới:

Cách xử lý:
- Hay lỗi nhất là bạn giải nén vào thư mục đặt tên có dấu tiếng Việt. Hãy đặt tên thư mục không dấu nhé, kể cả thư mục cha chứa phần mềm quản lý tài liệu (nếu có).
- Bạn nên giải nén ra các đường dẫn như sau: D:\QLTL GXD hoặc C:\QLTL GXD thì phần mềm sẽ chạy mượt mà, ngọt ngào.

- Nếu gặp lỗi như trên bạn bấm End để đóng thông báo. Sau đó tìm nút Thay đổi đường dẫn ở góc trên bên trái và cập nhật dữ liệu là được. Nếu chưa OK thì thử tiếp như bên dưới.

- Khi sử dụng lệnh Thay đổi đường dẫn ở góc trên, bên trái màn hình phần mềm mà không được. Thì có thể là do bạn đã giải nén vào trong 1 thư mục đặt tên tiếng Việt có dấu, phải đổi tên folder thành không có dấu tiếng Việt. Ví dụ: D:\Ky su QS\QLTL GXD là OK, còn D:\Kỹ sư QS\QLTL GXD sẽ lỗi.

- Nếu chưa rành phần mềm và tin học văn phòng, bạn nên giải nén giữ nguyên tên QLTL GXD (không đổi tên) và chạy lệnh để cập nhật đường dẫn tới thư mục chứa Dữ liệu.
- Nếu xong mà chạy phần mềm chưa được bạn làm như tình huống 3 bên dưới.

Như tôi có dùng giải pháp Dropbox lưu trữ dữ liệu đồng bộ theo công nghệ đám mây (Cloud). Tôi cài thư mục đồng bộ dữ liệu lên mạng là D:\Dropbox, nên tôi đưa thư mục QLTL GXD vào thành D:\Dropbox\QLTL GXD.

Hầu như mười mấy năm nay dữ liệu, các file công trình của tôi cứ lưu trong thư mục Dropbox này, rất an toàn kể cả có lỡ hỏng hay trục trặc ổ cứng, hoặc bạn thay máy tính hoặc tệ hơn là không may bị mất máy tính, thì dữ liệu vẫn còn ở tài khoản Dropbox trên mạng. Ở máy tính mới chỉ việc cài lại app Dropbox, đăng nhập tài khoản là dữ liệu lại đồng bộ về.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 2. Sau khi tải, giải nén để cài phần mềm Quản lý tài liệu GXD - Document Controller (DC). Em hiện lên thông báo như trong hình, không biết xử lý thế nào?

Cách xử lý:
Bước 1. Trước tiên bạn đọc kỹ hướng dẫn ngay trong thông báo trên rồi làm theo. Bạn cứ bấm OK và tìm nút Thay đổi đường dẫn, sau đó trỏ đến thư mục QLTL GXD là OK.
Lưu ý tên thư mục đặt tiếng Việt thì không dùng dấu nhé. Ví dụ: D:\QLTL GXD hoặc Quan ly tai lieu GXD chứ không đặt là D:\Quản lý tài liệu GXD nhé. Một số bạn đặt tên tiếng Việt có dấu nên bị lỗi.

Bước 2. Sau đó chạy lệnh Thay đổi dường dẫn:

Trong hộp thoại Browse hiện ra chọn đến đường dẫn thư mục bạn giải nén phần mềm Quản lý tài liệu GXD, ví dụ: của tôi ở đây là D:\Dropbox\QLTL GXD:​

Tại sao phải thay đổi đường dẫn? Là do có hàng nghìn file, tài liệu vào máy bạn có thể để ở thư mục bất kì, các kỹ sư GXD lập trình lệnh này để thay đổi đường dẫn nhanh chóng và tự động thay link tới tài liệu của bạn.​

Nếu xong mà chạy phần mềm chưa được bạn làm như tình huống 3 bên dưới.


Bước 3. Sau khi đổi được đường dẫn và cập nhật được các tài liệu thì bạn lưu file Excel lại và bắt đầu sử dụng danh mục văn bản

Bước 4. Bạn có thể cá nhân hóa các folder tài liệu của bạn

Có nhiều cách, sẽ trình bày ở bài khác ở đây nói sơ qua: Bạn cứ mạnh dạn thực hiện như vẫn tổ chức các thư mục trong ổ cứng vẫn làm, nhưng bây giờ có thể cho vào trong thư mục QLTL GXD.

Ví dụ: D:\QLTL GXD\Du an A hoặc D:\QLTL GXD\Cong trinh B... sau đó đưa các file dự án, công trình vào đó.
Bạn có thể nhân bản file Quanlytailieu.xlsm thành file DuAnA.xlsm hoặc CongtrinhB.xlsm và dùng các nút Cập nhật dữ liệu, Thêm dữ liệu, Kiểm tra dữ liệu... để chọn dữ liệu cá nhân của bạn đưa vào file.

Bạn kích phải vào file Quanlytailieu.xlsm và chọn Send to Desktop (Create icon) để gửi lối tắt mở file quản lý ra màn hình Desktop, từ nay mở máy là có thể mở file quản lý tài liệu ở đó.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 3: Khi giải nén và chạy phần mềm Quản lý tài liệu GXD thi hiện báo lỗi run-time error 1004 Application defined or object define error.

Cách xử lý: Lỗi này có thể do nhiều lý do.
1. Bạn kiểm tra lại lỗi này có thể do bạn đặt thư mục QLCL GXD trong 1 thư mục đặt tên Folder có dấu. Bạn nên để ra thư mục gốc ví dụ D:\QLTL GXD hoặc để trong thư mục không dấu D:\Phan mem GXD\QLTL GXD (nếu để như này có thể báo lỗi D:\Phần mềm GXD\QLTL GXD). Tuy nhiên, các lập trình viên GXD sẽ nghiên cứu xử lý vấn đề này để bạn có thể đặt tên thư mục thoải mái hơn.

2. Cũng có thể do Excel của bạn chưa đặt trust center, bạn thực hiện như sau:

Khi gặp lỗi trên, bạn bấm End để đóng hộp thoại lỗi và mở Excel, vào File > Options như hình sau:

Trong hộp thoại hiện ra bạn chọn mục Trust center / Trust center settings:

Phần Macro Settings bạn chọn Enable all macros và Trust access to the VBA project object model. Xong tắt đi mở lại phần mềm QLTL GXD nhé:

​

Mời bạn xem video hướng dẫn:​

 

[nguyentheanh]

Tình huống 4: Khi giải nén xong phần mềm QLTL GXD (Document Controller - DC) và chạy thì em bị báo lỗi như trong hình, cách xử lý thế nào?

Cách xử lý:
Bảo sao phải học tiếng Anh, Excel của bạn có thông điệp cảnh báo là:
PROTECTED VIEW Be careful-files from the Internet can contain viruses. Unless you need to edit, it's safer to stay in Protected View.
Có nghĩa là:
XEM FILE Ở CHẾ ĐỘ BẢO VỆ Hãy cẩn thận-các file tải từ Internet có thể chứa virus. Trừ khi bạn cần phải chỉnh sửa file, sẽ an toàn hơn nếu bạn ở chế độ Protected View.

Bạn chỉ việc bấm vào nút Enable Editing = Cho phép chỉnh sửa. Sau đó chạy thử phần mềm QLTL GXD, nếu chưa được hãy thực hiện tiếp như Tình huống 3 nói trên.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 5: Các lệnh trên menu ribbon của em hiển thị không đúng như hình ảnh phần mềm Quản lý tài liệu GXD?

Cách xử lý:
Bạn vào Trust center settings tới phần Macro Settings bạn chọn enable all macros.
Xong tắt đi mở lại là OK.
Nếu chưa biết cách vào Trust center hãy xem tình huống 3 ở trên hoặc mời bạn xem video sau:

 

[nguyentheanh]

Tình huống 6: Lỗi do đặt tên thư mục là Tiếng Việt có dấu.
Em cài Ofice 2013 thì phần mềm Dự toán GXD chạy bình thường. Nhưng không cập nhật được phần mềm quản lý tài liệu, cứ hiện báo lỗi như ảnh chụp. Xử lý thế nào?

Cách xử lý:
Nhìn vào ảnh chụp thấy là Lỗi do đặt tên thư mục là Tiếng Việt có dấu. Bạn đang đặt tên thư mục là Kỹ sư QS hãy đổi lại thành Ky su QS là OK nhé.

Các bạn đừng đặt tên thư mục bằng tiếng Việt có dấu, hãy đổi sang tên tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh nhé.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 7: Lỗi hay gặp nhất vẫn là đặt tên thư mục tiếng Việt có dấu. Một kỹ sư nhắn tin cho tôi nói là em dùng Excel 2010, khi chạy phần mềm Quản lý tài liệu GXD thì báo lỗi Run-time error '1004' như ảnh chụp dưới đây. Em bấm End cũng không được, còn Debug thì ra phần code VBA vẫn không chạy được phần mềm. Giúp em cách xử lý lỗi này với?

Cách xử lý:
Sau khi nói bạn ấy mở file Hỗ trợ GXD (teamview tích hợp ngay trong phần mềm) chúng tôi đăng nhập từ xa vào máy bạn ấy để hỗ trợ và thấy là: Bạn này đã rất cẩn thận và trân trọng đặt phần mềm QLTL vào thư mục Công việc > Phần mềm Quản lý tài liệu. Tức là đặt tên thư mục có dấu tiếng Việt.

Thế thì xử lý đơn giản rồi, chỉ việc đổi tên thư mục lại thành tiếng Việt không dấu là Cong viec > Phan mem Quan ly tai lieu, hoặc đơn giản là lôi luôn ra ổ D, đặt tên là D > QLTL GXD thế là được.

Vì rồi đây quen đi chỉ quản lý tài liệu bằng 1 file Excel, thì tên thư mục có dấu hay không có dấu cũng không quan trọng lắm.

​

P/s: Chúng tôi cũng cố gắng xử lý vấn đề đặt tên thư mục có dấu hoặc không dấu, nhưng ngôn ngữ lập trình và Windows, Office chưa cho phép. Nên các bạn chịu khó đặt tên tiếng Việt không dấu vậy.​

 

[hoangcongvu]

- Link 1: https://bom.to/PM-QLTL-quan-ly-du-an-xay-dung

Tình huống 8: Phiên bản trong link mới ở bản 1.0.3, sao không cập nhật bản mới nhất 1.0.5 vào link luôn ạ?

Trả lời: GXD đã cập nhật luôn file của bản 1.0.5 rồi em nhé. Từ giờ khi cần cập nhật chỉ việc bấm nút Cập nhật trong phần mềm QLTL thôi.

 

[tranphongvna]

Tình huống 9: Mình sử dụng phần mềm QLTL mà bị lỗi khi sao chép sang sheet mới. Ai sửa đc lỗi này giúp mình với.

​

Trả lời:​

Bạn xem hướng dẫn bật Trust Center theo video hướng dẫn sau nhé:​

​

 

[nguyentheanh]

Tình huống 10: Phiên bản 1.08 khi tạo file template và update, các kỹ sư GXD có 1 sơ suất để đường dẫn tài liệu ở trong máy mình, nên sang máy bạn có thể báo lỗi run-time error '1004'...

Cách xử lý:
Bạn cứ bấm End để mở được file Excel rồi kích phải vào sheet bất kỳ chọn Unhide:

Trong hộp thoại hiện ra chọn Config và OK để hiện sheet Config.

Trong sheet Config bạn xóa đường dẫn cũ đi, sau đó lưu và đóng file lại. Sau đó mở lại phần mềm Quản lý tài liệu GXD:

Chúc bạn thành công.​

 

[nguyentheanh]

Tình huống 11: Hôm trước có bạn gửi mail cho em phần mềm QLTLXD rồi. Em cài dùng được 1, 2 hôm. GXD
up version lên cái là ngỏm luôn, không dùng được từ hôm đấy. Có phải là GXD đã yêu cầu bản quyền mà không cho dùng free nữa?

Trả lời:
Không phải bạn nhé. Như đã công bố từ đầu: Sau này GXD sẽ thu một khoản phí sử dụng phần mềm để duy trì việc cập nhật và phát triển thường xuyên. Tuy nhiên, ở thời điểm tháng 6/2020, chính sách đối với phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD vẫn là cho tặng, sử dụng miễn phí bạn nhé. Nếu trục trặc thì chắc là do máy tính và Office thôi, bạn tải lại phần mềm nhé: https://giaxaydung.vn/threads/phan-mem-quan-ly-tai-lieu-du-an-xay-dung-gxd.100672 nếu vẫn không được bạn hãy liên hệ 1900 0147 để được trợ giúp nhé.

Chúng tôi sẽ phát triển thêm phần mềm QLTLXD thêm tốt hơn nữa, khi có triển khai thu phí bản quyền, một khoản phí nhỏ để trả lương bộ phận kỹ thuật nghiên cứu, lập trình, dữ liệu và hỗ trợ... thì các bạn hãy ủng hộ cho sự phát triển nhé.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 12: Cứ mỗi lần cập nhật phiên bản mới là sheet VanBan lại xóa hết và cập nhật lại, với lại em có tạo mới 1 sheet để quản lý tài liệu riêng thì cũng mất, phải làm lại. Vậy cái này do phần mềm hay có cách nào cập nhật mà vẫn dữ nguyên dữ liệu không anh?

Trả lời: Bạn thực hiện cập nhật như sau:
1. Trước khi cập nhật bạn đổi tên file của bạn. Ví dụ: Từ Quanlytailieu.xlsm thành Vanban.xlsm
2. Sau đó bạn chạy cập nhật. Khi đó bạn vẫn chạy file Vanban.xlsm bình thường. Phần mềm sẽ vẫn tải xuống file Quanlytailieu.xlsm đi theo bộ cài gốc.
3. Do có thể file Quanlytailieu.xlsm lúc này sẽ có những thay đổi khác so với file Vanban.xlsm của phiên bản trước. Nếu muốn nâng cấp trọn vẹn thì bạn tự thêm Name (nếu khi mở file Vanban.xlsm phần mềm báo thiếu) là chạy được bình thường.
4. Nếu rành Excel 1 chút, bạn có thể xem sự thay đổi giữa file Vanban.xlsm của phiên bản trước với Quanlytailieu.xlsm của phiên bản mới và chỉnh theo là OK.

Nhóm phát triển phần mềm Quản lý tài liệu sẽ cố gắng lập trình, điều chỉnh để lần sau nâng cấp thì vẫn có thể chạy được file bản trước.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 13: Có cách nào mình cập nhật dữ liệu mới mà bỏ qua các tài liệu đã có không? Ví dụ: thư mục dữ liệu cá nhân đã có 100 tài liệu, mình tải thêm 1 tài liệu là 101, thì mỗi lần em cập nhật dữ liệu cá nhân là phần mềm lấy hết thư mục vào, lúc đó sẽ bị trùng nhau.

Trả lời:

Phiên bản phần mềm Quản lý tài liệu dự án (QLTL GXD) mới nhất 1.1 đã chỉnh vấn đề này. Khi muốn thêm 1 tài liệu mới như bạn nói, chỉ việc bấm lệnh Kiểm tra file mới, phần mềm sẽ chỉ tích vào tài liệu mới chưa có và bỏ quả các tài liệu đã có, khi đọc vào sẽ không bị trùng nhau nữa.

Ví dụ như hình dưới:
1. Ban đầu tôi đã đọc các file ở Desktop vào sheet Quản lý
2. Tôi thêm các file mới ở Desktop (hoặc có thể thử là xóa đi 1 số bản ghi trong sheet Quản lý)
3. Chạy lệnh Kiểm tra file mới.
Mình và anh/em đã chạy tốt, phần mềm sẽ kiểm tra dữ liệu, các file có trong sheet Quản lý rồi thì không tích nữa, các file mới thả vào thư mục sẽ được tích và đánh màu xanh File mới ở cột Trạng thái.
4. Bấm Cập nhật thì các file mới sẽ được thêm vào sheet Quản lý.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 14: Khi mở phần mềm QLTL GXD bị thông báo lỗi repairs to quanlytailieu.xlsm: excel was able to open the file by repairing or removing the unreadable content như trong hình. Xin cho biết cách xử lý?

Trả lời:

Qua tìm hiểu thì là do bạn Excel 2007. Bạn gặp lỗi này là do: Anh/em phát triển phần mềm Quản lý tài liệu GXD đều dùng Excel 2016. Quá trình phát triển liên tục chỉnh sửa file Quanlytailieu.xlsm trên Excel 2016.

Thường thì đưa vào bộ cài, các kỹ sư GXD sẽ dùng Excel 2010 Save nó lại để Excel 2007 có thể mở được. Có thể đôi lúc file ở phiên bản nào đó các bạn lập trình chưa Save bằng Excel 2010 mà up luôn file đang sửa bằng Excel 2016 lên bộ cài.

Vì vậy, bạn cài Excel 2016 thì sẽ mở tốt không bị lỗi trên. Còn nếu không thì chờ khi các nhân viên GXD Save as về bản 2010 và up lại bộ cài thì bạn có thể mở trên 2007. Hoặc là bạn đem Quanlytailieu.xlsm sang máy nào có Excel 2010 mở lên, Save lại đem về là mở được không bị báo lỗi trên.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 15: Em tải phần mềm Quản lý tài liệu dự án về toàn báo lỗi file nén không mở được là sao?

Trả lời:
- Khả năng do bạn dùng Winraz cũ. Hãy gỡ bản đó ra, cài Winraz 5 chấm trở lên để giải nén nhé.
- Một khả năng nữa có thể xảy ra là do mạng yếu, nên tải xuống không hết, file xuống máy bị thiếu chưa hoàn chỉnh. Khi này chỉ cần tải lại.

Sau này phần mềm có bộ cài rồi bạn sẽ không gặp vấn đề này nữa. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết mọi người sẽ nén file bằng Winraz mới, nên nếu không cài bản mới thì nhiều file nén bạn sẽ không mở được đâu.

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi 15: Khi em cập nhật phiên bản mới nhất version 1.1.4 hôm 12/6/2020. Tất cả các file cá nhân em tạo tài liệu để quản lý trong Sheet Quanly đều biến mất (dù trước đó, khi đóng file em đã lưu đầy đủ), lý do là vì sao?

Trả lời:
Phần mềm Quản lý tài liệu GXD khi update thì tải file Quanlytailieu.xlsm trên server xuống và đè vào bản cũ. Vì vậy, khi sử dụng bạn nên mở ra, Save as với các file .xlsm với tên khác để khỏi bị đè. Gần đây các Kỹ sư GXD đã lập trình để khi update sẽ tự động sao lưu file Quanlytailieu.xlsm rồi. Bạn yên tâm là sẽ không mất nữa nhé.
Bạn xem trong hình dưới các file QLTL_copy_01, _02, _03.xlsm là các file phần mềm tự động nhân bản ra khi chạy cập nhật (update). Còn các file QuanlyDuAnA.xlsm, QuanlyDuAnB.xlsm... là tôi tạo ra để mỗi file sẽ quản lý tài liệu cho các dự án khác nhau.

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi 16: Về việc thêm tài liệu vào phần mềm, khi em muốn thay đổi file trong danh sách (xóa, thêm, bớt) thì phần mềm có tự động cập nhật không? Khi em nhập nhầm file tài liệu em muốn xóa hay thêm bớt thì hơi gặp khó khăn khi thao tác. Mong các anh có giải pháp cho vấn đề này?
Trả lời:
Phầm mềm QLTL GXD đã có tính năng xóa file ngay trong file Excel mà không phải vào thư mục Windows Explorer để xóa, các chức năng thêm, bớt, copy (nhân bản), move (di chuyển qua lại các thư mục) đều đã OK.
Ngoài ra rất thuận lợi khi bạn đổi tên, di chuyển trên sheet bằng cách cắt cả dòng di chuyển đến vị trí khác. Phần mềm cũng có các lệnh ở menu chuột phải.
Bạn cứ thử nghiệm và theo hướng dẫn sử dụng nhé. Chúng tôi sẽ sớm có thêm các video hoặc khóa huấn luyện trực quan hơn.

 

[duylog]

Mình cài đi cài lại và để sang cả folder khác không phải mặc định là C:\QLTL GXD mà mỗi lần cập nhật xong rồi bật lại luôn bị lỗi như hình sau:

Xin cách khắc phục ạ.

 

[nguyentheanh]

@duylog mời bạn tham gia nhóm Zalo phần mềm Quản lý tài liệu dự án: https://zalo.me/g/sfacqg550 và gửi vấn đề lên đó để anh/em dùng Ultraview giúp bạn kịp thời nhé, hoặc bạn liên hệ tổng đài 1900 0147 nhé.

 

[Thu_Tran_2020]

Câu hỏi 17: Khi chèn File vào phần mềm và click chuột phải dùng lệnh mở thư mục chứa File thì không mở đúng được thư mục chứa file đó ?

Trả lời: Nguyên nhân là do file đó và Thư mục chứa file đó của bạn đặt tên không đúng ( có thể là chứa ký tự đặc biệt như dấy phẩy hoặc đặt tiếng việt có dấu).
Để khắc phục, bạn đặt lại tên file cho đúng là không có ký tự đặc biệt, không viết có dấu và các chữ viết liền, cách nhau bằng dấu gạch ngang (-) như hướng dẫn dưới đây