Xin quy trình về kiểm soát, đánh số & lưu trữ tài liệu dự án xây dựng công trình

magiothuong

Thành viên mới
Tham gia
14/9/10
Bài viết
1
Điểm tích cực
0
Điểm thành tích
1
Chào các bác, em mới chuyển sang cty xây dựng. Hiện nhiệm vụ của em là viết quy trình về kiểm soát, đánh số & lưu trữ tài liệu dự án xây dựng công trình. Nhưng em không có kinh nghiệm. Các bác nào có quy trình tương tự thì cho em xin với.
Cảm ơn các bác nhiều lém. :((:((:((
 
Chào các bác, em mới chuyển sang cty xây dựng. Hiện nhiệm vụ của em là viết quy trình về kiểm soát, đánh số & lưu trữ tài liệu dự án xây dựng công trình. Nhưng em không có kinh nghiệm. Các bác nào có quy trình tương tự thì cho em xin với.
Cảm ơn các bác nhiều lém. :((:((:((
Bạn tham khảo quy trình này nhé:

QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

- Xác định chính sách quản lý hồ sơ.
- Xây dựng quy trình.
- Huấn luyện
- Tổ chức sắp xếp.
- Lập danh mục.
- Theo dõi, cập nhật

1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ.

Các chính sách quản lý hồ sơ của DN bao gồm:

- Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví dụ: 5 năm.
- Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật.
- Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ.

2. Xây dựng quy trình.
Quy trình quản lý hồ sơ liên quan đến nội dung sau:

- Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ.
- Xác định phương pháp huỷ hồ sơ.
- Phương pháp lập và cập nhật danh mục hồ sơ.
- Phương pháp nhận dạng và phân loại hồ sơ.
- Phương pháp sắp xếp và bảo quản hồ sơ

3. Huấn luyện

- Phổ biến cho nhân viên về quy định và thủ tục quản lý hồ sơ của DN.
- Giải thích và làm mẫu cho nhân viên.
- Ký tên vào biên bản huấn luyện.

4. Tổ chức sắp xếp.

- Chuẩn bị các phương tiện, công cụ.
- Lên kế hoạch thời gian tổ chức sắp xếp.
- Tổ chức việc sắp xếp: ngày hội hồ sơ

4.1 Các công cụ phương tiện:

- Chuẩn bị các tủ, kệ đựng hồ sơ.
- Các loại bìa còng, bìa lá.
- Giấy dán sticker, kéo, hồ dán.
- Đĩa CD và đầu ghi

4.2 Lên kế hoạch về thời gian

- Thông thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ mất từ ½ - 1 ngày.
- Các DN có thể chọn phương pháp sắp xếp dần dần, nhưng cuối cùng vẫn phải tổ chức 1 buổi tổng vệ sinh.
- Thông báo cho nhân viên để chuẩn bị sắp xếp công việc.
- Thông báo cho phòng nhân sự để họ có chuẩn bị liên quan đến tài sản, điện…

4.3 Tổ chức thực hiện

- Họp nhân viên thông báo lại thứ tự các công việc.
- Giải thích các yêu cầu.
- Làm mẫu cho nhân viên một lần.
- Tiến hành ghi list hồ sơ giấy và hồ sơ máy tính.
- Dán các sticker.
- Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ.

5. Lập danh mục.

- Mỗi nhân viên nên có một danh mục riêng.
- Trưởng phòng quản lý các hồ sơ của phòng, hồ sơ chung.

Lap%20danh%20muc%20ho%20so.gif


6. Theo dõi, cập nhật

- Cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách.
- Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của nhân viên.
 
Bạn đã xây dựng được quy trình quản lý hồ sơ chưa?
Mình cũng bắt đầu làm CV quản lý hồ sơ của dự án xây dựng CT mình là chủ đầu tư.

Mình cũng đã tham khảo một số thông tin và đang hoàn thiện quy trình cho công ty mình.

Chúng ta cùng trao đổi nhé.
 
Bạn đã xây dựng được quy trình quản lý hồ sơ chưa?
Mình cũng bắt đầu làm CV quản lý hồ sơ của dự án xây dựng CT mình là chủ đầu tư.

Mình cũng đã tham khảo một số thông tin và đang hoàn thiện quy trình cho công ty mình.

Chúng ta cùng trao đổi nhé.

Bạn chỉ cho mình với, mình cũng mới bắt đầu, chưa biết nên bắt đầu từ đâu mà Hs trong phòng quá nhiều.
 
Back
Top