Giới thiệu tổng quan về Sơ đồ mạng và Microsoft Project - dọn đường cho các bài học thực hành Microsoft online
Sơ đồ mạng là tên chung của nhiều phương pháp như: PERT, CPM, MPM... Lập và quản lý tiến độ bằng phương pháp sơ đồ mạng có thể nâng cao hiệu suất hoàn thành các dự án. Trong tổ chức thi công xây dựng, phương pháp sơ đồ mạng được sử dụng để lập kế hoạch tiến độ thi công và quản lý tiến độ tác nghiệp.
Bên cạnh những ưu điểm, phương pháp sơ đồ mạng có nhược điểm là với những dự án có quy mô ngày càng lớn như hiện nay thì khối lượng tính toán rất lớn. Một dự án nhỏ sử dụng phương pháp sơ đồ mạng có thể thực hiện công việc tính toán bằng tay, nhưng trong những dự án lớn công việc đó là không thể. Tận dụng thế mạnh của máy tính để khắc phục nhược điểm này hãng Microsoft (Mỹ) đã tung ra thị trường phần mềm Microsoft Project (MS Project).
Phần mềm Microsoft Project là chương trình chuyên dụng trong vấn đề quản lý dự án (mạnh ở khả năng quản lý tiến độ, thể hiện trình bày biểu đồ tiến độ, biểu đồ vật tư...). Ms Project được thiết kế dựa trên thuật toán của phương pháp lập tiến độ theo sơ đồ mạng (mạng MPM và mạng PERT) và sơ đồ ngang (Gantt) nhằm phục vụ cho công tác quản lý các dự án. Với những thế mạnh của mình, MS Project đang dần khẳng định vị trí của mình và được dự đoán là sẽ không thể thiếu được trong công tác quản lý dự án giống như các kỹ sư xây dựng hiện nay khó có thể thiếu chương trình AutoCad.
Việc lập, quản lý và triển khai một dự án bằng MS Project sẽ rất linh hoạt, người sử dụng không bị gò bó theo một trình tự các bước cứng nhắc trong việc lập và xác định quá trình thực hiện dự án. Người sử dụng có thể bắt đầu từ việc phác thảo vài ý tưởng về công tác cần thiết nhất cho dự án. Ngoài ra người sử dụng còn có thể điều chỉnh lịch trình về sau, cập nhập liên tục thông tin của dự án, rà soát việc tính toán và tuỳ chọn hiển thị, xác định vật tư (tài nguyên) cho dự án.
Một chuyên gia quản lý dự án có kinh nghiệm, nắm được công cụ MS Project trong tay (hoặc có các nhà tư vấn giỏi cả về chương trình này) sẽ giải quyết một cách đơn giản với chi phí thấp những công việc sau:
- Tổ chức lập kế hoạch và quản lý tổng thể dự án.
- Lên lịch thực hiện cho các công tác.
- Chỉ định (gán) các vật tư (các sách dịch là tài nguyên - resource) và chi phí cho các công tác đó.
- Điều chỉnh kế hoạch thực hiện dự án cho phù hợp với các điều kiện ràng buộc.
- Chuẩn bị báo biểu, thông tin, kế hoạch, biểu đồ tiến độ sau cùng tới người phê duyệt hoặc thi hành dự án.
- Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi hoặc có những biến động đe doạ tới sự thành công của dự án.
- Cập nhật những thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án mà không hề lo sợ phải tính toán lại tiến độ thực hiện dự án từ đầu.
- Xem xét tổng thể dự án để dự kiến, đối phó với những tình huống ngẫu nhiên xảy ra.
- Đánh giá phương án tài chính của dự án, lập ra các phương án để so sánh.
- Giải quyết từng phần hoặc tổng thể các bài toán tối ưu về phân bổ vật tư, bài toán về thời gian và chi phí của một dự án đầu tư xây dựng...
- In ấn các bản báo cáo, biểu đồ phụ vụ cho dự án.
- Làm việc và quản lý dự án theo nhóm, từ xa qua mạng.
- Lưu trữ những dữ liệu thực hiện dự án làm tài liệu tham khảo cho những dự án tương tự sau này cũng như dùng cho việc cập nhật dữ liệu xây dựng các định mức, đơn giá cho các công tác có yêu cầu.
Trong tổ chức thi công xây dựng, khai thác chương trình MS Project chúng ta có thể giải quyết được hai bài toán cơ bản về giá thành và thời gian như sau:
- Với thời hạn xác định, cần có biện pháp tổ chức thi công hợp lý để hạ giá thành toàn bộ tới mức thấp nhất.
- Thi công nhanh nhất với lượng chi phí đã định trước.
Phương pháp sơ đồ mạng cùng với chương trình MS Project có thể được áp dụng vào quản lý các dự án thuộc hầu hết các lĩnh vực thuộc các ngành kinh tế quốc dân như: Xây dựng dân dụng & công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, Tài chính... Dùng để kiểm soát tiến độ thực hiện các đề tài hay công trình nghiên cứu khoa học, lập kế hoạch làm việc (thời khoá biểu) theo tháng, quý, năm của một cá nhân, phòng, công ty...
Sử dụng chương trình MS Project không phải là đơn giản, nhưng cũng không quá phức tạp. Người sử dụng không cần thiết phải trở thành người lập tiến độ biết rõ mọi thứ, nhưng nếu họ muốn làm việc thành công với những bản tiến độ theo sơ đồ mạng, tối thiểu họ phải hiểu những nguyên lý và hệ thống thuật ngữ cơ bản về sơ đồ mạng (ví dụ: đường, nút, công việc, đường găng, khởi sớm, khởi muộn…). Tốt hơn nữa là họ phải biết đưa những dữ liệu đầu vào cần thiết và khai thác được dữ liệu đầu ra. Các bạn học viên đã học qua khóa Dự toán GXD, Đấu thầu GXD có hiểu biết về đầu việc, trình tự thi công, định mức nhân công, định mức máy... thì sẽ rất thuận lợi.
Hiện nay, đã có nhiều tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình MS Project. Nhưng người sử dụng mua những tài liệu này về tự học là rất khó. Vì các tài liệu này là hầu như không trình bày những ví dụ thực hành cụ thể, mà mới trình bày hướng dẫn thuần tuý về mặt tin học. Mặc dù MS Project được thiết kế với giao diện tương đối thân thiện như Word, Excel nhưng chương trình này đòi hỏi có sự hiểu biết như đã nói ở trên. Theo đặc thù của chương trình này đòi hỏi phải có những ví dụ hướng dẫn thực hiện cụ thể đặc biệt là những ví dụ từ thực tế thì sẽ làm cho việc tiếp cận chương trình sẽ dễ dàng hơn.
Với những ưu thế của phương pháp sơ đồ mạng cùng với chương trình Microsoft Project, cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu ứng dụng mạnh mẽ những công cụ này bằng cách mở các lớp đào tạo về sơ đồ mạng, về sử dụng chương trình Microsoft Project cho những người tham gia quản lý dự án.. Nhằm hỗ trợ đắc lực việc lập và quản lý dự án đặc biệt là những dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam. Đây là những nội dung nên đưa vào nội dung đào tạo nhằm nâng cao năng lực quản lý của các cán bộ quản lý dự án. Nếu được các bạn giúp một tay và được hưởng ứng giaxaydung sẽ nỗ lực việc tổ chức các bài học từ xa ở phần bài học online.
Đơn giản vì là MS Project được tích hợp vào bộ MS Office, chi phí mua trọn bộ phần mềm này không cao nên thông dụng. Ở thị trường Việt Nam nhiều doanh nghiệp sử dụng chương trình quản lý dự án chuyên dụng chuyên sâu và hay hơn nhiều.
Quan lại danh mục các bài học Microsoft Project online.
Sơ đồ mạng là tên chung của nhiều phương pháp như: PERT, CPM, MPM... Lập và quản lý tiến độ bằng phương pháp sơ đồ mạng có thể nâng cao hiệu suất hoàn thành các dự án. Trong tổ chức thi công xây dựng, phương pháp sơ đồ mạng được sử dụng để lập kế hoạch tiến độ thi công và quản lý tiến độ tác nghiệp.
Bên cạnh những ưu điểm, phương pháp sơ đồ mạng có nhược điểm là với những dự án có quy mô ngày càng lớn như hiện nay thì khối lượng tính toán rất lớn. Một dự án nhỏ sử dụng phương pháp sơ đồ mạng có thể thực hiện công việc tính toán bằng tay, nhưng trong những dự án lớn công việc đó là không thể. Tận dụng thế mạnh của máy tính để khắc phục nhược điểm này hãng Microsoft (Mỹ) đã tung ra thị trường phần mềm Microsoft Project (MS Project).
Phần mềm Microsoft Project là chương trình chuyên dụng trong vấn đề quản lý dự án (mạnh ở khả năng quản lý tiến độ, thể hiện trình bày biểu đồ tiến độ, biểu đồ vật tư...). Ms Project được thiết kế dựa trên thuật toán của phương pháp lập tiến độ theo sơ đồ mạng (mạng MPM và mạng PERT) và sơ đồ ngang (Gantt) nhằm phục vụ cho công tác quản lý các dự án. Với những thế mạnh của mình, MS Project đang dần khẳng định vị trí của mình và được dự đoán là sẽ không thể thiếu được trong công tác quản lý dự án giống như các kỹ sư xây dựng hiện nay khó có thể thiếu chương trình AutoCad.
Việc lập, quản lý và triển khai một dự án bằng MS Project sẽ rất linh hoạt, người sử dụng không bị gò bó theo một trình tự các bước cứng nhắc trong việc lập và xác định quá trình thực hiện dự án. Người sử dụng có thể bắt đầu từ việc phác thảo vài ý tưởng về công tác cần thiết nhất cho dự án. Ngoài ra người sử dụng còn có thể điều chỉnh lịch trình về sau, cập nhập liên tục thông tin của dự án, rà soát việc tính toán và tuỳ chọn hiển thị, xác định vật tư (tài nguyên) cho dự án.
Một chuyên gia quản lý dự án có kinh nghiệm, nắm được công cụ MS Project trong tay (hoặc có các nhà tư vấn giỏi cả về chương trình này) sẽ giải quyết một cách đơn giản với chi phí thấp những công việc sau:
- Tổ chức lập kế hoạch và quản lý tổng thể dự án.
- Lên lịch thực hiện cho các công tác.
- Chỉ định (gán) các vật tư (các sách dịch là tài nguyên - resource) và chi phí cho các công tác đó.
- Điều chỉnh kế hoạch thực hiện dự án cho phù hợp với các điều kiện ràng buộc.
- Chuẩn bị báo biểu, thông tin, kế hoạch, biểu đồ tiến độ sau cùng tới người phê duyệt hoặc thi hành dự án.
- Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi hoặc có những biến động đe doạ tới sự thành công của dự án.
- Cập nhật những thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án mà không hề lo sợ phải tính toán lại tiến độ thực hiện dự án từ đầu.
- Xem xét tổng thể dự án để dự kiến, đối phó với những tình huống ngẫu nhiên xảy ra.
- Đánh giá phương án tài chính của dự án, lập ra các phương án để so sánh.
- Giải quyết từng phần hoặc tổng thể các bài toán tối ưu về phân bổ vật tư, bài toán về thời gian và chi phí của một dự án đầu tư xây dựng...
- In ấn các bản báo cáo, biểu đồ phụ vụ cho dự án.
- Làm việc và quản lý dự án theo nhóm, từ xa qua mạng.
- Lưu trữ những dữ liệu thực hiện dự án làm tài liệu tham khảo cho những dự án tương tự sau này cũng như dùng cho việc cập nhật dữ liệu xây dựng các định mức, đơn giá cho các công tác có yêu cầu.
Trong tổ chức thi công xây dựng, khai thác chương trình MS Project chúng ta có thể giải quyết được hai bài toán cơ bản về giá thành và thời gian như sau:
- Với thời hạn xác định, cần có biện pháp tổ chức thi công hợp lý để hạ giá thành toàn bộ tới mức thấp nhất.
- Thi công nhanh nhất với lượng chi phí đã định trước.
Phương pháp sơ đồ mạng cùng với chương trình MS Project có thể được áp dụng vào quản lý các dự án thuộc hầu hết các lĩnh vực thuộc các ngành kinh tế quốc dân như: Xây dựng dân dụng & công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, Tài chính... Dùng để kiểm soát tiến độ thực hiện các đề tài hay công trình nghiên cứu khoa học, lập kế hoạch làm việc (thời khoá biểu) theo tháng, quý, năm của một cá nhân, phòng, công ty...
Sử dụng chương trình MS Project không phải là đơn giản, nhưng cũng không quá phức tạp. Người sử dụng không cần thiết phải trở thành người lập tiến độ biết rõ mọi thứ, nhưng nếu họ muốn làm việc thành công với những bản tiến độ theo sơ đồ mạng, tối thiểu họ phải hiểu những nguyên lý và hệ thống thuật ngữ cơ bản về sơ đồ mạng (ví dụ: đường, nút, công việc, đường găng, khởi sớm, khởi muộn…). Tốt hơn nữa là họ phải biết đưa những dữ liệu đầu vào cần thiết và khai thác được dữ liệu đầu ra. Các bạn học viên đã học qua khóa Dự toán GXD, Đấu thầu GXD có hiểu biết về đầu việc, trình tự thi công, định mức nhân công, định mức máy... thì sẽ rất thuận lợi.
Hiện nay, đã có nhiều tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình MS Project. Nhưng người sử dụng mua những tài liệu này về tự học là rất khó. Vì các tài liệu này là hầu như không trình bày những ví dụ thực hành cụ thể, mà mới trình bày hướng dẫn thuần tuý về mặt tin học. Mặc dù MS Project được thiết kế với giao diện tương đối thân thiện như Word, Excel nhưng chương trình này đòi hỏi có sự hiểu biết như đã nói ở trên. Theo đặc thù của chương trình này đòi hỏi phải có những ví dụ hướng dẫn thực hiện cụ thể đặc biệt là những ví dụ từ thực tế thì sẽ làm cho việc tiếp cận chương trình sẽ dễ dàng hơn.
Với những ưu thế của phương pháp sơ đồ mạng cùng với chương trình Microsoft Project, cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu ứng dụng mạnh mẽ những công cụ này bằng cách mở các lớp đào tạo về sơ đồ mạng, về sử dụng chương trình Microsoft Project cho những người tham gia quản lý dự án.. Nhằm hỗ trợ đắc lực việc lập và quản lý dự án đặc biệt là những dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam. Đây là những nội dung nên đưa vào nội dung đào tạo nhằm nâng cao năng lực quản lý của các cán bộ quản lý dự án. Nếu được các bạn giúp một tay và được hưởng ứng giaxaydung sẽ nỗ lực việc tổ chức các bài học từ xa ở phần bài học online.
Đơn giản vì là MS Project được tích hợp vào bộ MS Office, chi phí mua trọn bộ phần mềm này không cao nên thông dụng. Ở thị trường Việt Nam nhiều doanh nghiệp sử dụng chương trình quản lý dự án chuyên dụng chuyên sâu và hay hơn nhiều.
Quan lại danh mục các bài học Microsoft Project online.
Ths. Nguyễn Thế Anh, Giám đốc Trung tâm thông tin - Viện kinh tế xây dựng
