Xin hỏi về cách thức quyết toán hạng mục

[Cafesua]

Công ty mình là công ty cổ phần. Mình mới vào làm và cũng không chuyên về xây dựng nên thật sự hoang mang về phương pháp làm việc xin được giúp đỡ! Mình có những thắc mắc như sau: Là công ty cổ phần thì có cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, chuẩn mực nhà nước ban hành không? Công ty mình có đầu tư 1 dự án khách sạn, bản vẽ và dự toán đã được thẩm tra. Sau nửa năm mới tiến hành xây dựng, Công ty lúc này lại quyết định lập dự toán thi công mỗi hạng mục và sau khi hoàn thành hạng mục đó thì tiến hành quyết toán ngay, đơn giá thì căn cứ ngay tại thời điểm lập. Công ty giao phần việc cho Đội thi công của công ty thực hiện, sau khi hoàn thành đội được hoàn chứng từ gồm : Chi phí vật liệu, nhân công, máy, chi phí chung. Lúc hoàn chứng từ về cho công ty thì đơn giá vật liệu khác với giá dự toán. Công ty chỉ cho phép đội hoàn không vượt tổng giá trị dự toán thanh toán hạng mục. Trên đây chỉ là sơ bộ về quá trình thanh toán. Các bạn có thể chỉ giúp mình phần nào không hợp lý và cách thức giải quyết, văn bản hướng dẫn được không? Xin cảm ơn.

 

[tranhaiduongvc11]

Việc của bạn là một công việc khó khăn, là dạng công ty giao khoán cho đội thi công. Việc quyết toán bạn có thể tham khảo các nghị định, thông tư hướng dẫn:
Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng;
Nghị định số 49/2008/NĐ-CP ngày 18/4/2008 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ xung một số điều của Nghị định 209/2004/NĐ-CP;
Thông tư số 06/2007/TT-BXD ngày 25/07/2007 của Bộ xây dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng;
Thông tư số 27/2009/TT-BXD - Hướng dẫn một số nội dung về Quản lý chất lượng công trình xây dựng;
Thông tư số 04/2010/TT-BXD ngày 26/05/2010 của Bộ xây dựng hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình xây;
Hồ sơ đề nghị quyết toán thường bao gồm các tài liệu sau:
+Văn bản đề nghị quyết toán của nhà thầu.
+Hồ sơ pháp lý liên quan đến gói thầu.
+Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình vào sử dụng và các căn cứ kèm theo.
+Hồ sơ hoàn công đã được các bên xác nhận.
+Hồ sơ nghiệm thu khối lượng hoàn thành được Tư vấn giám sát và Chủ đầu tư xác nhận (kể cả khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng, nếu có).
+Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng và các căn cứ đính kèm (Gồm các văn bản phát sinh, xử lý kỹ thuật được Chủ đầu tư và người được ủy quyền của Chủ đầu tư ký).
+Các tài liệu khác có liên quan.
+Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu là gói thầu)
Đơn giá vật liệu trong chứng từ khác với dự toán là điều hoàn toàn bình thường, bạn nên kiểm soát giá trị quyết toán so với giá trị dự toán được phê duyệt. Không được phát sinh vì Công ty bạn đã lập giá và dự toán tại thời điểm thi công.

 

[levinhxd]

Công ty mình là công ty cổ phần.... Là công ty cổ phần thì có cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, chuẩn mực nhà nước ban hành không?

Công ty cổ phần hoạt động theo Luật doanh nghiệp 2005 và thực hiện việc hạch toán theo đúng quy định của Nhà nước, nghĩa vụ thuế theo quy định của Bộ tài chính vv...
Chắc bạn muốn hỏi công trình bạn làm có phải tuân theo các Quy định, tiêu chuẩn do nhà nước ban hành hay không đúng không bạn? Nếu là công trình vốn NSNN thì ta ko bàn nữa nhé, tất nhiên phải theo rồi. Còn giả sử Khách sạn của công ty bạn đầu tư là công trình vốn tự có, vốn đi vay hay huy động không liên quan đến Nhà nước hoặc dưới 30% vốn NN thì sẽ như sau: Công trình xây dựng lên để được cấp Chứng nhận sự phù hợp chất lượng và đưa vào sử dụng thì rõ ràng bạn vẫn phải tuân theo các tiêu chuẩn về chất lượng, phải theo quy định quản lý chất lượng của Nghị định 209 vv...
Việc quản lý chi phí hoặc đấu thầu và lựa chọn nhà thầu thì vận dụng các Quy định của nhà nước để thực hiện. Tất nhiên không được trái với các quy định khác.

Công ty mình có đầu tư 1 dự án khách sạn, bản vẽ và dự toán đã được thẩm tra. Sau nửa năm mới tiến hành xây dựng, Công ty lúc này lại quyết định lập dự toán thi công mỗi hạng mục và sau khi hoàn thành hạng mục đó thì tiến hành quyết toán ngay, đơn giá thì căn cứ ngay tại thời điểm lập. Công ty giao phần việc cho Đội thi công của công ty thực hiện, sau khi hoàn thành đội được hoàn chứng từ gồm : Chi phí vật liệu, nhân công, máy, chi phí chung. Lúc hoàn chứng từ về cho công ty thì đơn giá vật liệu khác với giá dự toán. Công ty chỉ cho phép đội hoàn không vượt tổng giá trị dự toán thanh toán hạng mục. Trên đây chỉ là sơ bộ về quá trình thanh toán. Các bạn có thể chỉ giúp mình phần nào không hợp lý và cách thức giải quyết, văn bản hướng dẫn được không? Xin cảm ơn.

Việc chia dự án ra thành từng gói thầu nhỏ để thực hiện nhanh gọn trong trường hợp này mình nghĩ hoàn toàn phù hợp. Tuy nhiên công ty bạn lại đang áp dụng hình thức "Tự thực hiện" theo quy định của Luật đấu thầu. Việc tự thực hiện này nếu với công ty tư nhân thì sẽ dễ hơn, nhưng nếu công ty có vốn Nhà nước thì cần để ý mấy việc sau:
- Do là tự thực hiện nên công ty bạn vừa thực thanh thực chi. Duyệt giá dự toán gói thầu xong, Công ty cần duyệt các giá vật tư vật liệu luôn, sau đó các đội xây lắp dựa vào đó mua các vật tư theo đúng giá được duyệt và hóa đơn chứng từ mua vật tư đó về cơ bản phải bằng giá được duyệt. Đặc biệt với các vật tư do chính công ty ký mua (thép, xi măng, cát, đá vv....) thì việc quản lý hợp đồng càng phải chuẩn chỉ. Mua bao nhiêu thì trong hồ sơ thanh toán phải đúng như thế!
- Hình thức thanh, quyết toán cho Đội giống như là Khoán VL, Nhân công, Máy, Trực tiếp phí khác và 1 phần chi phí chung (CP chung khoảng 5% chẳng hạn). Riêng chi phí VL, CP Máy thi công đi thuê phải tuân theo việc duyệt giá và ký hợp đồng như mình đã nói ở trên.

Bạn có thể tham khảo thảo luận về hình thức Tự thực hiện tại đây

 

[Cafesua]

Cảm ơn anh levinh va tranhaiduong đã giúp đỡ. Như phần trên đã nói em khái quát sơ lược tình hình thanh toán tại công ty em. Em xin nói chi tiết hơn.
Mỗi hạng mục ban đầu sẽ lập 1 dự toán thi công, giá vật liệu lấy theo thông báo giá tỉnh nếu không có trong thông báo giá tỉnh sẽ lấy theo giá thực tế thị trường. Đến lúc kết thúc hạng mục sẽ lập dự toán thanh toán đơn giá theo dự toán thi công, khối lượng thực tế được xác nhận giữa đội thi công và công ty.
Về vấn đề hoàn chứng từ thì công ty em có 1 số quy định sau :
+ Khối lượng vật liệu không được vượt quá 1,1 ( so với bảng tổng hợp vật tư dự toán thanh toán )
+ Giá trị nhân công không vượt quá 1,2
+ Nếu đội sử dụng máy hay vật liệu của công ty ( ván khuôn, dàn giáo, máy trộn, máy hàn .... .. ) thì những vật liệu, máy thi công này trong dự toán thanh toán sẽ bỏ ra ngoài và tổng giá trị được hoàn chứng từ sẽ giảm xuống.
+ Được hoàn lương gián tiếp, chi phí văn phòng phẩm ..... vào chi phí chung, chi phí thuế thu nhập chịu trước ( cái này em không hiểu lắm về chi phí thuế thu nhập chịu trước)
Như vậy đến lúc đội hoàn chứng từ về kiểm tra khối lượng vật tư, giá trị nhân công, máy, chi phí khác để tổng giá trị không vượt quá giá trị dự toán thanh toán.
Lúc hoàn chứng từ vật tư thì giá vật tư sẽ khác so với dự toán vì em thấy thông báo giá tỉnh không sát với thực tế ( thông báo giá tháng n thì đến tháng n+1 mới phát hành ). Các đội thi công thường " cố gắng " hoàn đến mức cho phép về khối lượng là 1,1. Như vậy cho em hỏi liệu lúc thanh tra thuế vào làm việc thì liệu có vấn đề gì xảy ra không ạ?
Quy trình, quy chế hoàn chứng từ như thế của công ty em có gì không đúng quy định hiện hành không?
Có thêm 1 vấn đề, em không hiểu rõ ở các tỉnh thành khác thế nào nhưng ở tỉnh em thì việc xin báo giá thực tế các cơ sở để lập dự toán là hết sức khó khăn nếu không muốn nói là họ không hề hợp tác. Điều này cũng dễ hiểu khi mà em chỉ đi xin báo giá nhưng các đội thi công mới là người lấy hàng. Vì vậy nhiều lúc em lấy theo giá trên mạng để lập dự toán. Điều này có sai quy định không ạ?

 

[ManU]

Cảm ơn anh levinh va tranhaiduong ...
Có thêm 1 vấn đề, em không hiểu rõ ở các tỉnh thành khác thế nào nhưng ở tỉnh em thì việc xin báo giá thực tế các cơ sở để lập dự toán là hết sức khó khăn nếu không muốn nói là họ không hề hợp tác. Điều này cũng dễ hiểu khi mà em chỉ đi xin báo giá nhưng các đội thi công mới là người lấy hàng. Vì vậy nhiều lúc em lấy theo giá trên mạng để lập dự toán. Điều này có sai quy định không ạ?

Theo mình quy trình duyệt giá vật tư, vật liệu phải thực hiện từ dưới lên trên. Nghĩa là giao cho đội (xí nghiệp) thi công nghiên cứu hồ sơ thiết kế, khảo sát giá và trình Công ty phê duyệt, sau đó mới đưa vào dự toán gói thầu tự thực hiện.
Công ty bạn là công ty cổ phần (rất có thể không có vốn nhà nước), vậy thì không nhất thiết phải sử dụng đơn giá theo công bố giá do liên sở XD-TC của tỉnh ban hành. Việc áp dụng đơn giá như thế nào được hướng dẫn khá rõ tại các văn bản về hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình của Bộ xây dựng. hoàn toàn có thể áp dụng theo báo giá trên mạng nếu bạn có đủ cơ sở chứng minh nguồn gốc vật tư và giá đó là có thật (bằng báo giá có đóng dấu đỏ của nhà máy, công ty kinh doanh,...). Việc phê duyệt giá sẽ do Người có thẩm quyền của Công ty quyết định.
Uhm, mình muốn nhờ bạn nói rõ hơn vấn đề .."+ Được hoàn lương gián tiếp, chi phí văn phòng phẩm ..... vào chi phí chung, chi phí thuế thu nhập chịu trước ( cái này em không hiểu lắm về chi phí thuế thu nhập chịu trước)" được không? Vì mình cũng rất quan tâm đến vấn đề này. Còn cái mà bạn "không hiểu lắm" có phải là "chi phí thuế cho phần thu nhập chịu thuế tính trước không?, nhờ bạn nói rõ giúp!

 

[ntbl]

Các bác cho em hỏi: Công trình của em là vốn ngân sách, có tổng mức đầu tư >1 tỷ, chia làm 2 gói thầu, gói 1: 600 triệu, gói 2: 1,5 tỷ. Khi quyết toán nộp hồ sơ riêng từng gói thầu theo các thời điểm khác nhau (Gói 1 quyết toán trước). Trong hồ sơ quyết toán của gói 1 - biên bản kiểm tra hồ sơ nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình đưa vào sử dụng không có chữ ký của phòng Quản lý đô thị có được không ? (Vận dụng theo mục 5 điều 9 quyết định 122/2009/QĐ-UBND ngày 22/12/2009 của UBND Thành phố Hà Nội - công trình có quy mô đơn giản có vốn đầu tư dưới 1 tỷ đồng thì chủ đầu tư tự tổ chức kiểm tra hồ sơ nghiệm thu).