Điền tự động các thông tin trong văn bản

TuvanXD246 · 3/12/08

Khi thường xuyên soạn thảo các văn bản mình thấy rất cần cách có thể thêm vào tự động các thông tin trong văn bản.
Ví dụ cụ thể: khi làm một các công trình cùng một nhóm dự án có các văn bản như:
- Đơn xin nhận thầu
- Biên bản nghiệm thu khảo sát địa hình
- Biên bản nghiệm thu khảo sát địa chất
- Biên bản nghiệm thu thiết kế
........
Các nội dung này giống nhau, chỉ khác tên công trình hoặc tên người ký. Nếu như có cách thêm vào các vị trí trong văn bản bằng một nội dung chỉ định thì thật tiện lợi.

Sơ lược phương pháp: có 1 hộp thoại nhập thông tin, ta sẽ nhập các thông tin về tên công trình, chủ đầu tư, người ký... nội dung này sẽ tự động thay vào tất cả các văn bản liên quan.

Mong các bạn có kinh nghiệm cùng thảo luận, chia sẻ để giải quyết được vấn đề trên.

hoailinh86 · 8/5/09

TuvanXDGT246 nói:
Khi thường xuyên soạn thảo các văn bản mình thấy rất cần cách có thể thêm vào tự động các thông tin trong văn bản.
Ví dụ cụ thể: khi làm một các công trình cùng một nhóm dự án có các văn bản như:
- Đơn xin nhận thầu
- Biên bản nghiệm thu khảo sát địa hình
- Biên bản nghiệm thu khảo sát địa chất
- Biên bản nghiệm thu thiết kế
........
Các nội dung này giống nhau, chỉ khác tên công trình hoặc tên người ký. Nếu như có cách thêm vào các vị trí trong văn bản bằng một nội dung chỉ định thì thật tiện lợi.

Sơ lược phương pháp: có 1 hộp thoại nhập thông tin, ta sẽ nhập các thông tin về tên công trình, chủ đầu tư, người ký... nội dung này sẽ tự động thay vào tất cả các văn bản liên quan.

Mong các bạn có kinh nghiệm cùng thảo luận, chia sẻ để giải quyết được vấn đề trên.

Không biết cách trộn thư trong văn bản có giải quyết được vấn đề như anh Dũng đã nêu ko nhỉ?
Bác nào có cao kiến ko ạ?

dat99 · 11/5/09

Tự động chuyển thông tin từ Excel vào Word

Theo em vấn đề của anh Dũng giải quyết cũng đơn giản thôi:
B1: Gộp tất cả các file cần điền thông tin lại cho vào 1 foder cho dễ quản lý
B2: xác định những nội dung cần điền và lập thành 1 file (*.xls)( định dạng của Excel)
B3: Bật lại file (*.xls) và những file (*.doc) cần liên kết lên
B4: Copy từng nội dung trong file (*.xls) rồi dán vào những chỗ cần thiết trong file (*.doc)
Chú ý:
+ Khi Copy phải Copy cả ô không được bôi đen nội dung trong ô rồi copy

+ Để Paste vào Edit -> Paste special -> đánh dấu chọn ô Paste link > phía bên tay phải ta chọn Formatted Text (RTF) rồi OK Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi.
B5: Sau khi làm xong bước 4 Save lại tất cả file(*.doc) thử thay đổi dữ liệu trong file(*xls) rồi mở file(*.doc)nhấn OK để cập nhật thông tin xem kết quả
Lưu ý: Để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools > Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức.
-Kể từ các lần tính sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn bản Word lên, nếu không để ché độ "Update automatic links at Open" thì vào menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links > Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.