1001 tình huống hỏi đáp của Kỹ sư QA/QC xây dựng mới học phần mềm quản lý chất lượng GXD

[nguyentheanh]

Tình huống 81: Em bị lỗi Đường dẫn tập tin không hợp lệ như trong hình, xử lý thế nào?

Trả lời:
Như trong hình báo là đường dẫn cơ sở dữ liệu sai, hãy kiểm tra lại thôi. Đây là sai cơ sở dữ liệu nhật ký. Bạn chọn lại CSDL. Nếu bạn copy file từ máy khác sang, thì copy luôn file mdb theo thông báo đi cùng.

Lưu ý: Khi làm hồ sơ nghiệm thu chất lượng bằng phần mềm QLCL, bạn hãy tạo Folder và ấn lệnh Tạo dự án mới để lưu File và các dữ liệu cùng dự án vào đó để tránh bị đè lên dự án khác.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 82: Em đang gặp chút vấn đề trong quá trình in ấn mong được hỗ trợ như sau:
1. Hồ sơ in ra không sắp xếp theo thứ tự công việc.
2. Các công việc in ra, in cả phần không đánh bảng mẫu vào công việc đó.

VD: Công việc số 81- NT Cốt thép, Bảng mẫu chỉ ở BB số 1 (nghiệm thu công việc, NTCV) và em chỉ muốn xuất BBNT công việc đó ở BBNTCV, nhưng phần mềm xuất cả BBNTCV và BBNTHT. (xem hình)

Xin giúp em phương án xử lý với ạ.

Trả lời:

Những biên bản nào bạn không cần bảng mẫu thì bạn gõ dấu # vào (xem hình dưới). Trong phần mềm khi bạn kích phải hiện hộp thoại Danh sách bảng mẫu, bạn chọn không sử dụng bảng mẫu ở ngay trên đầu luôn, thường anh/em ít để ý. Nếu bạn thiết lập đúng thì phần mềm in ra sẽ theo đúng thứ tự sắp xếp nhé, nếu không thì bạn kích phải vào ô bất kỳ ở cột STT và chọn lệnh sắp xếp.

Chọn Không sử dụng bảng mẫu hoặc gõ dấu # vào như bên dưới

Gõ luôn dấu # vào để đánh dấu không sử dụng bảng mẫu
​

Kinh nghiêm: Khi in ấn biên bản nghiệm thu, chọn xuống dòng cuối cùng, gõ 1 lệnh bất kỳ để phần mềm đánh lại số thứ tự các biên bản. Vì nhiều khi bạn chỉnh sửa, vì lý do thao tác như nào đó phần mềm QLCL không nhảy số thứ tự.

​

 

[trongdiepava]

Câu hỏi 7: Anh/em ở công trường nhiều khi bực mình vì in ra hồ sơ chất lượng, biên bản nghiệm thu phần chữ ký cứ mỗi phần 1 trang. Phần mềm QLCL GXD có giải pháp gì cho vấn đề này?

Trả lời:
Vấn đề: Do các nội dung kiểm tra và nhiều nội dung trong biên bản mỗi công việc dài ngắn khác nhau. Giới hạn trang A4 thì có hạn, khi in nhiều khi gặp tình trạng dở khóc dở cười là mỗi cái dòng tên thôi mà nó in ra cho mình nguyên 1 trang.

View attachment 61670​

Giải pháp: Phần mềm QLCL GXD bổ sung tùy chọn cho lệnh in: Tự động căn chỉnh nếu bị tràn trang.
Bạn chọn lệnh Tiện ích > In hồ sơ nghiệm thu, trong hộp thoại hiện ra bạn chọn Thiết lập nâng cao (xem hình).

Tùy chọn này phần mềm QLCL sẽ tự động thực hiện: Nếu thấy 1 trang nào đó có thể căn chỉnh lôi phần chữ ký sang cho gọn vào 1 trang thì sẽ căn luôn. Nhưng nếu dài quá thì buộc phải chèn sang trang sau.

View attachment 61671
​

Về việc in ấn hồ sơ chất lượng, biên bản nghiệm thu... các Kỹ sư và bạn đọc học hỏi ngay video sau nhé:​

Trường hợp có 1 số BBNT sang trang sau, bây giờ mình muốn in BBNT thành 2 mặt để mỗi BBNT nằm trong 1 tờ giấy. Cho mình hỏi có thể in BBNT đồng loạt được ko để 2 BBNT ngắn không bị ghép vào 1 tờ giấy?
Trường hợp tương tự với nhật ký thi công.

 

[nguyentheanh]

Trường hợp có 1 số BBNT sang trang sau, bây giờ mình muốn in BBNT thành 2 mặt để mỗi BBNT nằm trong 1 tờ giấy. Cho mình hỏi có thể in BBNT đồng loạt được ko để 2 BBNT ngắn không bị ghép vào 1 tờ giấy?
Trường hợp tương tự với nhật ký thi công.

- Để in được 2 mặt thì bạn phải mua loại máy in hỗ trợ in 2 mặt rồi đặt lệnh in 2 mặt. Khi đó bạn bấm lệnh in và chọn các lựa chọn theo máy in để in thôi.
- Nếu máy in của bạn chỉ hỗ trợ in 1 mặt thì bạn phải in mặt 1 trước, sau đó đặt lại đúng chiều rồi bấm in mặt 2. In thủ công như thế này bạn có thể dùng lệnh in (Ctrl + P) của Excel, chú ý phải làm phẳng giấy và đặt đúng chiều trước khi in mặt 2. (kinh nghiệm thực tế của tôi thì thấy hay bị giắt giấy hoặc bị ngược chiều in).
- Lệnh Tiện ích / In hồ sơ nghiệm thu hoặc Tiện ích / In nhật ký thi công của phần mềm QLCL GXD hỗ trợ bạn in đồng loạt và nhiều tùy chọn để sau khi in ra sẽ sắp xếp theo trình tự để đóng quyển.

Bạn cứ in thử một số biên bản hoặc một số trang nhật ký với máy in của bạn là rõ. Hoặc để tiết kiệm giấy với mực in bạn có thể in ra file pdf rồi xem và rút kinh nghiệm.
Nếu bạn chưa làm được, hãy xem hướng dẫn sử dụng lệnh in của phần mềm QLCL GXD hoặc liên hệ số 1900 0147 và Ultraview để trao đổi để hiểu rõ.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 83: Cho em hỏi, do hợp đồng của em trường hợp chỉ có tên công việc, khối lượng, đơn giá. Làm sao để tra mã đơn giá được ạ? Em tra lại biểu giá hợp đồng nếu có mã đơn giá trước thì làm được mà chưa có mã thì phần mềm không tra được. Tại nếu có vài trăm hạng mục, tra mã đơn giá thì có hao phí vật liệu, nhân công máy, lúc đó tạo nhật ký sẽ nhanh hơn. Em thấy bên Dự thầu GXD làm được.

​

Trả lời:
Ở thời điểm hiện tại em phải tự tra mã, chọn mã phù hợp để đưa vào, chứ phần mềm chưa có chức năng tra mã từ tên công việc.
Ý nghĩa của việc có mã (chia sẻ của Thầy Đào Duy Hải, người làm thực tế tại các công trường và là giảng viên lớp Lập hồ sơ chất lượng GXD):

1. Nếu có mã thì phần mềm tra được các định mức Nhân công, Vật liệu và Máy tương ứng - để xuất ra nhật ký thi công.
2. Có mã thì phần mềm tra được các tiêu chuẩn tương ứng cho các công việc đó.

3. Không có mã, có dùng được phần mềm QLCL hay không? Dùng đươc, không có bạn gõ mã TT vào là xong hết.

4. Em ko xin đươc mã từ bên dự toán, bên lập dự thầu bên em thì làm thế nào?
- Không xin được thì bạn phải tự tra, không có cách nào khác.
- Không tự tra được phải đi hỏi, đi học, lấy các file có sẵn trên nhóm để tham khảo.
- Không muốn làm nữa thì cứ gõ TT, nhưng ko dùng được các tiện ích 1,2 như trên

Chủ quan của mình thì việc khi đã ký hợp đồng thì xem mấy cái mã nó đơn giản thôi. Không có file mềm thì lấy quyển dự toán của CĐT, kiểu gì cũng có mã.
Chức năng tra cứu ngược ra mã từ tên công việc anh em Kỹ sư GXD sẽ phải nghiên cứu thêm. Bởi để cho chính xác người ta đã đánh mã cho các tên công việc để thuận tiện cho xử lý tin học, hiện nay do nhu cầu ta đi ngược lại với quy luật nên cũng hơi khó. Chỉ sai 1 dấu cách mắt thường không nhìn thấy nhưng máy khó xử lý rồi. Sẽ chính xác hơn nếu dùng AI, nhưng AI thì còn phải đầu tư nhiều.

Anh em cứ xúm vào giới thiệu nhiều người mua phần mềm để có kinh phí nghiên cứu tiếp nhé, có kinh phí nghiên cứu thì chắc rồi gì cũng có hết trong phần mềm.

 

[Thu_Tran_2020]

Tình huống 84: Tại sao em chỉnh sửa Biên bản Nghiệm thu, muốn để Name Vị trí thi công thẳng ngay dưới Name Nội dung nghiệm thu không được, khi spin bị mất Name Vị trí ?
Ví dụ như để bên dưới Name Nội dung và Name Vị trí lần lượt là J23 và J24 thì khi spin sẽ bị mất dòng có Name Vị trí.

Trả lời
Là do phần mềm đang để các Name như Nội dung nghiệm thu, Vị trí, Tiêu chuẩn có thể đổ ra nhiều dòng, nên dòng ngay sát bên dưới bạn không được để name thẳng cột với name Nội dung, khi spin sẽ bị mất.
Để khắc phục điều này có thể làm theo 2 cách sau:
- Cách 1. Bạn có thể để Name đó ở cột khác, không thẳng cột với Name Nội dung ở trên. Như ví dụ Name Nội dung đang ở cột J23, thì Name Vị trí ở dưới bạn để cột khác ngoài cột J là được, cùng dòng 24 vẫn được. Như trường hợp này, tôi để name vị trí ở cột H24

- Cách 2. Cách trên sẽ bị lệch cột, nếu bạn vẫn muốn thẳng cột J như ở ví dụ trên, thì hãy insert 1 dòng ở giữa dòng Name Nội dung công việc và dòng Name Vị trí. Rồi chỉnh dòng đó màu chữ màu đen (để không bị trùng chữ màu đỏ của Name). Rồi ẩn dòng đó đi là dòng ở dưới Name Vị trí có thể để thẳng cột với Name Nội dung công việc. (Như trường hợp này sẽ là J23 và J25).

Để tối ưu giúp người dùng thuận tiện hơn, đỡ mất công chỉnh, các kỹ sư GXD đã tự động chỉnh Temp theo cách thứ 2 để bạn có thể kéo Name Vị trí ở đâu cùng hàng đó cũng được, thẳng cột với Name Nội dung cũng được, không cần insert thêm dòng nữa (bạn có thể cập nhật hoặc cài lại phần mềm để có Temp mới này, đặc điểm nhận ra là giữa Name Nội dung và Name vị trí có 1 dòng ẩn).
Chúng tôi vẫn viết lại hướng dẫn chi tiết cách làm để bạn hiểu nguyên lý, nếu gặp trường hợp khác hoặc chỉnh theo cách khác tự bạn vẫn có thể chỉnh được.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 85: Sheet biên bản của em khi in ra file pdf ở kích thước Letter giờ muốn chuyển sang khổ giấy A4 thì làm thế nào?
Trả lời:
Với phần mềm Word với Excel, nếu đặt khổ giấy A4 thì in bằng máy in sẽ ra khổ giấy A4. Nhưng khi in ra Pdf thì sẽ tự động chuyển thành Letter không chỉnh trong mục Page Setup được. Trong Excel bạn vào Option, tìm đến mục như trong hình và bỏ check đi, thì khi bạn in ra Pdf nó sẽ không chuyển thành letter nữa.

Kinh nghiệm cho thấy lưu ra pdf không đẹp bằng in trực tiếp ra máy in (tất nhiên ta vẫn phải lưu cả bản mềm pdf). Nhưng bạn làm như chỉ dẫn bên trên, rồi xuất pdf sau đó so sánh file cũ và file mới sẽ thấy khác biệt.

​

Vấn đề Save as pdf nói trên mà bị chuyển thành Letter làm nhiều người đau đầu nhiều năm mấy năm, mãi về sau thầy Kiều Mạnh Tú tại GXD tìm ra chia sẻ cho các bạn lớp Kỹ sư QS, rất ít người nói về vấn đề này. Xin lưu lại đây để các bạn tham khảo nhé.​

 

[nguyentheanh]

Tình huống 86: Cho em hỏi phần ngày phiếu yêu cầu và ngày nghiệm thu công việc có cách nào cho phần mềm tự động lấy ngày nghiệm thu công việc sau ngày gửi phiếu yêu cầu 1 ngày không?

Trả lời: Có 2 cách đều hay tùy ạn chọn nhé:

Cách 1: Khi đưa từ biểu giá hợp đồng sang, mình tích chọn vào mục sao chép ngày tháng bên trên. Thì ở biên bản đầu tiên, bạn để ngày nghiệm thu sau phiếu gửi 1 ngày thì sẽ tự động ở các biên bản sau.
Cách 2: Bạn để ngày nghiệm thu = ngày ở PYC + 1. Sau đó copy xuống 1 loạt là xong thôi.

 

[Thu_Tran_2020]

Tình huống 87: Tại sao mình ghi vị trí ở công việc thi công rồi mà khi chạy lệnh Xuất kết quả thì nghiệm không thấy ra vị trí?

Trả lời: Kết quả thí nghiệm xuất ra từ dữ liệu lấy mẫu thí nghiệm nên các thông tin ngày tháng và Vị trí bạn cũng cần nhập thẳng hàng với ô lấy mẫu LM để phần mềm chạy ra cho đúng nhé.
Khi nhập Vị trí thẳng hàng với LM như sau:

Phần mềm sẽ ra Vị trí của công tác lấy mẫu khi chạy lệnh Xuất kết quả thí nghiệm:

 

[nguyentheanh]

Tình huống 88: E muốn tăng chữ số sau dấu phẩy ở bảng khối lượng của "BBNT công việc"trong phần mềm QLCL GXD thì làm thế nào ạ. Phần mềm mặc định sau dấu phẩy 2 chữ số, em muốn tăng lên 3 chữ số ?

Trả lời:

Bạn thực hiện như trong hình nhé. Hiện (Unhide) dòng 80 rồi bôi đen ở phần cột Hợp đồng, Thực tế rồi chỉnh lại định dạng sau dấu phẩy là 3 số, bạn chạy Spin lại biên bản là được.

 

[Thu_Tran_2020]

Tình huống 89: Tại sao em làm thấy không lưu được file, 1 số chức năng không được hoặc mở file bằng phần mềm không được?

Trả lời: Có thể trong lúc làm bạn chỉnh sửa chưa đúng dẫn đến file đó bị lỗi. Bạn mở trực tiếp như file excel bình thường xem có hiện bảng thông báo như dưới không ?

Bạn ấn Yes để tiếp tục mở file, sẽ thấy hiện bảng thống báo như dưới

Như trường hợp này là hiện drawing 6.
Cách xử lý là bạn copy file drawing 6 từ file mặc định của phần mềm thay thế file của bạn là được.
Các trường hợp khác có thể không phải lỗi ở file drawing 6, có thể là drawing 7,8,9,10 hay bất cứ file nào, bạn thấy hiện báo là file nào thì copy file mặc định ở phần mềm thay thế vào là được nhé.
Thao tác như sau:
Bạn vào ổ cài, copy file Temp mặc định của phần mềm ra Desktop

và file của bạn cũng copy ra Desktop cho dễ thao tác.

Rồi bạn ấn F2 để đổi tên đuôi thành file zip

Sẽ ra như này

Rồi bạn mở 2 file đó lên, và thu nhỏ gọn lại để cạnh nhau cho dễ nhìn như hình bên dưới

Tiếp đó bạn click vào mục xl của cả 2 file

Và click tiếp vào drawings của cả 2 file

sẽ thấy hiện ra như này

Như file khi mở ra thấy báo lỗi drawing6 nên bạn copy file drawing 6 từ file mặc định vào thay thế file drawing6 ở file của bạn là được nhé: Bạn để chuột ở file drawing 6 ở file mặc định và ấn Ctrl C để copy, rồi sang file của bạn ấn Ctrl V để paste vào.

Hiện bảng thông báo này bạn ấn OK là được.

Rồi bạn đổi đuôi file của bạn thành file xlsm.

Rồi bạn mở lên như file excel bình thường xem còn hiện bảng thông báo nữa không, nếu không hiện bảng là được và bạn thử mở bằng phần mềm xem file đó dùng các tính năng phần mềm ổn chưa, nếu được rồi thì bạn copy lại thay thế file cũ bị lỗi trong ổ làm việc của bạn nhé.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 90: Có thể xuất ra Word hồ sơ chất lượng và nhật ký từ phần mềm QLCL GXD?

Trả lời: Được.

1. Bạn làm hồ sơ chất lượng và lập nhật ký thi công bằng phần mềm QLCL GXD.
2. Bạn dùng lệnh in ra file pdf có sẵn trong phần mềm QLCL GXD
3. Bạn dùng các công cụ như dưới đây để chuyển từ Pdf về Word
4. Enjoy, chờ lĩnh lương và hưởng thụ cuộc sống

Sau khi nghiên cứu, thử nghiệm thì GXD đưa ra giải pháp về các tools cho bạn như sau:

1. Dùng luôn Word 2016 trở lên mở file Pdf hồ sơ chất lượng hay nhật ký in từ phần mềm QLCL GXD ra. Word 2016 hỗ trợ mở luôn và Save as lại thành file .docx, .doc để bạn chỉnh sửa thêm bằng Word. Ngon lành luôn.
=> Lưu ý trong Phần mềm QLCL GXD bản mới nhất hỗ trợ in cả Bộ hồ sơ chất lượng hoặc toàn bộ Nhật ký thi công ra 1 file pdf duy nhất, tiện cho bạn mở 1 lần trên Word.

2. Biên tập chỉnh sửa, thêm/bớt, xóa trang, gộp các file Pdf lại thành 1 file: https://tools.pdf24.org/vi/pdf-sang-word

3. https://smallpdf.com/vi/pdf-to-word (1 ngày cho miễn phí 2 tài liệu, bạn dùng Chrome + Cốc Cốc + Egde + Firefox => 8 tài liệu, hoặc chuyên nghiệp hơn thuê 1 tài khoản 9USD/tháng quá rẻ so với những gì nhận được, có thể thuê vào tháng cao điểm làm hồ sơ)

4. Cài phần mềm Foxit PhantomPDF, phần mềm có phí, nhưng rất đáng giá cho công việc làm hồ sơ vất vả và tốn nhiều thời gian của bạn. Báo cáo sếp cho mua bản quyền, làm đàng hoàng, chuyên nghiệp, so với tiền phạt cho Thanh tra, với phong bì cho TVGS ký không là gì cả, vì cả đàn bò tiếc gì con lợn còi, thời đại 4.0 rồi tư duy nhanh và thoáng đạt
Chúc bạn gặt hái thêm nhiều thành tích mới trong công việc và cuộc sống.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 91: Em sử dụng phần mềm QLCL GXD làm hồ sơ chất lượng và lập nhật ký thi công công trình đường có mương thoát nước qua. Công tác bê tông tường cánh, thân mương thuộc hạng mục Cống thoát nước khi đưa sang Nhật ký thì kéo giãn như hình dưới không được đẹp. Cho em hỏi có cách nào để dòng chữ trong Nhật ký thi công không bị co giãn không ạ?

Trả lời:
Em sang chỗ nhập dữ liệu thêm 1 dấu cách vào sau dấu phẩy và trước km nhé. Nhập đúng chính tả thì hiển thị sẽ OK. Ví dụ em nhập như sau sẽ hiển thị đúng và đẹp luôn: Bê tông tường cánh, thân mương. (Km2+810.05, Km3+105, Km3+704, Km3+761,42, Km3+937.50, Km4+050.00, Km4+950.00).

 

[xaydungnenmong]

toàn câu hỏi hữu ích với người ít kinh nghiệm như mình.

 

[nguyentheanh]

Tình huống 92: Em in hồ sơ quản lý chất lượng có những chữ ký lại nhảy một mình một trang thì xử lý thế nào?

Trả lời:
Vấn đề này em xem lại biên bản đó rồi dàn trang hoặc tìm xách thu gọn nội dung, hoặc chấp nhận biên bản đó như vậy vì khổ giấy A4 có bấy nhiêu đó thôi, mình phụ thuộc máy in và khổ giấy mà.

Nhưng với phần mềm QLCL GXD em có thể xử lý như sau: Em in biên bản bị nhảy chữ ký đó ra pdf, phần mềm hỗ trợ chọn chỉ in riêng biên bản đó thôi. Biên bản nào thấy nhảy 2 trang thì em dùng Word 2016 trở lên mở file pdf ra để chỉnh sửa thêm.

File pdf phần mềm QLCL GXD xuất ra mở được trên Word 2016 trở lên. Rất hay là Word thuần luôn nhé, tức là mở lên là text thuần Word, chỉnh sửa dễ dàng ngon lành luôn.

Bonus: Các bạn có thể in từ phần mềm QLCL GXD cả bộ hồ sơ chất lượng + nhật ký thi công ra 1 file pdf (có tùy chọn gộp vào 1 file khi in). Sau đó mở bằng Word 2016 ra chỉnh sửa tiếp. Chỉnh sửa xong lưu Save as lại file docx hoặc doc đều được, nhưng file docx nhẹ hơn nhiều. Tuyệt vời luôn nhé.

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi 93: Văn bản nào nói bỏ Tiêu chuẩn ra khỏi Biên bản nghiệm thu để hồ sơ gọn, lính đỡ mệt, đỡ giấy mực in, đỡ lỗi thằng đánh máy ?

Trả lời:
- Mời bạn xem video giải đáp nhé
- Điều 21 Nghị định số 06/2021/NĐ-CP

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi 94: Em muốn gộp các công việc lại để đưa vào nhật ký (vì các công việc đều làm trong ngày) có được không? Em thực hiện thì nó báo lỗi không tồn tại dữ liệu như trong hình.

​

Trả lời: Được.
Bạn phải gõ số thứ tự vào cột "STT" và gõ TT vào cột "Mã LM" thì mới thao tác được lệnh "gộp các công tác làm một" nhé.

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi 95: Em cần quản lý hồ sơ BBNT in theo từng đợt thanh toán 1, 2, 3,... làm cách nào để tiện quản lý trong 1 file không? có tích xem lần 1, 2, 3,... như trong bảng thanh toán không ạ?

Trả lời:
Bạn unhide cột ra, có quản lý theo đợt đó. Cái này phần mềm hay ẩn, bạn nào đi học Khóa lập hồ sơ chất lượng, hoàn công thì thầy Đào Duy Hải đều có nói. Nên khi xuất hồ sơ, hoặc in, có lệnh in theo đợt đó.
Chức năng này phục vụ bạn nào in hồ sơ, chuyển sang TVGS 1 bộ, sau bị mất, thì in lại 1 lệnh là xong.

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi 96: Trong biểu giá ký hợp đồng ký với CĐT thì không có mã công việc (CV), chỉ có đầu mục công việc, giờ nhập vào phần mềm QLCL thì xử lý thế nào?

Trả lời:
Hợp đồng bản in ra (File cứng) thì không có, nhưng file mềm kiểu gì cũng có. Bạn có thể lấy từ file hợp đồng, hoặc lấy từ file dự toán của TVTK cũng được. Mục đích có mã để tra tiêu chuẩn, định mức,... và các nội dung liên quan tới công việc (các mã trong cơ sở dữ liệu của phần mềm được gắn các thông tin liên quan). Nếu không có mã thì chỉ có mỗi thông tin đầu việc để làm biên bản nghiệm thu thôi, khi đó bạn nhập hết mã TT cho các công việc.

 

[nguyentheanh]

Câu hỏi 97: Phần mềm QLCL GXD đã bổ sung thêm chức năng đánh số biên bản lấy mẫu như đánh mã biên nghiệm thu chưa ạ?

Trả lời:
Đã bổ sung rồi bạn nhé. Nếu nhập số biên bản lấy mẫu thì phần mềm sẽ ưu tiên lấy theo số đó, nếu bạn để trống sẽ lấy theo công việc.