Các ý tưởng và gợi ý chức năng cho phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD

[GXD JSC]

Các ý tưởng và gợi ý chức năng cho phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD
- Mục tiêu ban đầu các Kỹ sư GXD đặt ra là các tài liệu:
+ Văn bản
+ Quy trình
+ Biểu mẫu

- Tiếp theo nảy sinh và củng cố ý tưởng: Quản lý tất cả các tài liệu dự án trong 1 file Excel duy nhất.​

- Sau đó phần mềm QLTL trở thành 1 người Thư ký, Trợ lý. Chỉ có sếp mới có Thư ký hoặc Trợ lý, bây giờ mỗi người sử dụng phần mềm QLTL sẽ có Trợ lý, Thư ký riêng. Hơn cả như vậy, bạn như có cả đội ngũ chuyên gia GXD luôn bên cạnh.

Trợ lý QLTL rất siêu lại không phải trả lương hàng tháng cho em nó, các bà xã lại không phải lo zen gen với QLTL GXD.

Nếu làm được cũng giảm nhiều thời gian sắp xếp, tìm kiếm. Nhất là các cán bộ làm việc không chuyên môn hóa, hoặc trái ngành.
Không đợi cầu toàn, phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD cứ đưa ra cho anh em xây dựng dùng. Rồi cải tiến dần.
Ví dụ: Có văn bản gì mới, mọi người không phải lên mạng, lên facebook hay web giaxaydung.vn để tìm. Mà sẽ tự cập nhật, cảnh báo trong phần mềm. Chỉ 1 GXD cập nhật thôi, tất cả anh/em làm dự án xây dựng đều biết.
Tức là 1 người phục vụ nhiều người, hiệu quả xã hội và cho ngành xây dựng sẽ rất lớn.

Các chủ trương, chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nước về đầu tư xây dựng sẽ luôn đượng GXD phổ biến thông tin nhanh đến anh/em sử dụng phần mềm QLTL GXD.

Lộ trình phát triển (RoadMap):
- Chức năng thông báo văn bản xây dựng mới nhất, tra cứu các vấn đề chuyên môn
- Tra cứu các quy trình thực hiện công việc: Quản lý dự án, các công việc chuẩn bị dự án, quy trình Đấu thầu rộng rãi, quy trình Chỉ định thầu
- Quản lý tài liệu theo từng dự án, thư viện tài liệu...
- Môi trường chia sẻ tài liệu, làm việc từ xa định hướng CDE trong BIM
- Lưu trữ dữ liệu an toàn theo công nghệ đám mây (Cloud)
.v.v.
Mời các bạn xem video giới thiệu về phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD:

 

[nguyentheanh]

Trong 4 ngày nghỉ lễ 30/04 - 01/05/2020 và liền mạch 2 ngày Thứ bảy + Chủ Nhật, tác giả Nguyễn Thế Anh tiếp tục nghiên cứu, được thầy Nguyễn Phước Thiện, chuyên gia hàng đầu Việt Nam về mô hình thông tin công trình (BIM) góp ý.

Thầy Nguyễn Phước Thiện cũng là chuyên gia Revit for BIM xem video: "Phần mềm Quản lý tài liệu GXD học hỏi, hoàn thiện mô hình quản lý tài liệu dự án xây dựng từ mô hình thông tin cấu kiện của phần mềm Revit." và chỉ ra là có những quan niệm chưa đúng. Thầy Nguyễn Phước Thiện cũng chỉ ra mô hình Silo trong mối liên hệ thông tin, ví dụ giữa Nghị định và Thông tư thì có các văn chặn, mở van ở level nào thì thông tin được chia sẻ ở level đó. Điều này dẫn tác giả Nguyễn Thế Anh đến một cụm từ hoàn toàn mới "Silo thông tin" ứng dụng trong quản lý dự án, trong doanh nghiệp xây dựng và các doanh nghiệp...

Một hướng đi mới hơn cho phần mềm Quản lý tài liệu GXD, cho lĩnh vực quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Việt Nam, cho việc chia sẻ các kiến thức, các nghiên cứu của GXD với đồng nghiệp cả nước. GXD như 1 silo thông tin, với nhiều nghiên cứu ứng dụng phát triển ở trình độ cao, làm sao để silo thông tin đó thông nhau sang silo của các đồng nghiệp đang thực hiện các dự án xây dựng. Cần xây dựng một mô hình thông tin công trình.

Chúng tôi mới nghĩ được: Mối liên hệ giữa Nghị định và Thông tư ví dụ như là: Thông tư số 09, 10, 11/2019/TT-BXD... hướng dẫn Nghị định số 68/2019/NĐ-CP, thông tư số 06/2016/TT-BXD hướng dẫn Nghị định số 32/20215/NĐ-CP... còn lại chắc phải nghiên cứu tiếp. Vậy là học tập từ Microsoft Project chèn thêm 1 cột nữa là mối liên hệ đi trước vào bảng tính quản lý tài liệu. Mong nhận được nhiều ý tưởng, sáng kiến nữa của các anh tài xây dựng góp ý hoặc gợi ý cho phần này.

 

[nguyentheanh]

Ngày 04/05/2020, nghiên cứu liên tục và cực nhanh. Học hỏi từ phần mềm Microsoft Project, phần mềm Revit, phần mềm Excel và nhiều hệ quản lý tài liệu khác của nước ngoài. Kết hợp với kiến thức chuyên môn về quản lý dự án, quản lý chi phí, quản lý chất lượng công trình... chúng tôi thấy rằng cần phải thêm 1 vấn đề lớn nữa vào phần mềm Quản lý tài liệu GXD đó là:

- Tổ chức dữ liệu, cấu trúc cây thư mục quản lý dự án mẫu. Cái này học hỏi từ các dự án Công nghệ thông tin, bên lĩnh vực đó họ đi nhanh hơn bên ngành Xây dựng.
- Kết hợp quản lý tài liệu (file, folder) của cá nhân, đồng thời quản lý tài liệu dự án xây dựng, quản lý tài liệu các công trình mà người đó tham gia.

Kinh nghiệm nhiều năm của tôi cho thấy: Tổ chức là khâu cực kỳ quan trọng. Ví dụ: Tôi có triển khai 1 dự án Dịch thuật tài liệu tiếng Anh mô hình thông tin công trình BIM và tiếng Anh chuyên ngành xây dựng, anh/em tình nguyện tham gia rất nhiều. Mục tiêu tốt và hay, nhân lực có nhiều + mạnh và nhiệt tình. Nhưng khâu tổ chức: phân chia công việc, giao việc thì chưa tốt. Nên dự án đó dậm chân tại chỗ. Dự án đầu tư xây dựng cũng vậy thôi.

Bạn thấy đó, phần mềm Quản lý tài liệu GXD không chỉ là phần mềm, mà đúc kết trong đó bao kiến thức, kinh nghiệm tinh hoa.

 

[nguyentheanh]

Ngày 05/05/2020, chợt nhớ GXD có modul Quản lý tiến độ trên Excel, đã học hỏi từ nước ngoài và phát triển từ lâu nhưng vẫn để đó, chưa ghép vào phần mềm nào.

Tiến độ theo từng công việc quản lý thủ tục thực hiện dự án. Kèm theo đó là các milestone phải đạt được. Ví dụ: thời gian duyệt DAĐT, thời gian khởi công...
Như vậy, phần mềm Quản lý tài liệu GXD ghép với phần Quản lý tiến độ sẽ trở thành phần mềm Quản lý dự án GXD mất rồi.

 

[nguyentheanh]

Ngày 07/05/2020 kỷ niệm 64 năm chiến thắng Điện Biên Phủ, Mr Nguyễn Thế Anh thay mặt anh/em kỹ sư GXD công bố phần mềm Quản lý tài liệu GXD với cơ sở dữ liệu chuyên dùng quản lý tài liệu dự án xây dựng.

Nhiều anh/em, bạn bè, đồng nghiệp đã gọi điện chúc mừng. Hầu hết các ý kiến đánh giá tốt. Nhiều ý kiến cho rằng phần mềm này tốt cho anh em làm Quản lý dự án xây dựng. Đơn giản, dễ dùng. Quản lý tất tần tật file tài liệu, hồ sơ dự án trên 1 file Excel.

Rất nhiều lời khen ngợi:

Ks Trần Huân: Quá tiện lợi luôn anh nhỉ. Không chỉ cho ae kỹ sư mà còn dành cho ae qlda, chủ đầu tư vì ai cũng cần tra xuất tài liệu, biểu mẫu.
Tạo ra giá trị cho nghề xây dựng mà đôi khi giá trị nó không đo đếm được. Hi vọng mang lại cho anh/em trong nghề động lực và cái nhìn tích cực về công việc.

Kỹ sư Hà Khánh: Rất tuyệt anh ơi! Ae làm QLDA có một cái nhìn toàn diện, hệ thống và liên kết các văn bản với nhau sẽ rất nhanh.

​

Kỹ sư Hải Nguyễn: Wowow. Có lẽ soft v2 QLTL sẽ là phần mềm trông đợi nhất trong năm của ngành mình.​

​

Bạn Nguyễn Nam Hải: Tuyệt vời anh ạ, cực tốt cho những ai làm quản lý hồ sơ.

Kỹ sư Trần Bình: Tuyệt vời...​

​

Ks Dũng: Hay quá anh ạ. Anh cho em xin file với ạ!​

​

Kỹ sư Đỗ Xuân Mạnh: Thầy làm thế này ae lại lười ra. Cơ mà nó sướng.​

​

Kỹ sư Tống Giang Bình: Rất pro và hay...​

​

​

Những lời cổ vũ, động viên của anh/em đồng nghiệp làm chúng tôi thêm rất nhiều phấn khích phát triển phần mềm Quản lý tài liệu GXD tốt hơn nữa.​

 

[nguyentheanh]

Ngày 17/05/2020 khi lái xe trên đường từ Thái Bình trở về Hà Nội tôi nảy ra ý tưởng hoàn thiện hơn về tổ chức và quản lý cây thư mục trong sheet Excel cho phần mềm Quản lý tài liệu phiên bản tiếp theo.
Cây thư mục trong sheet Excel được tạo và quản lý đồng bộ với cây thư mục trong Windows. Chỉ có điều cây thư mục trong sheet Excel thì có thể lưu thêm nhiều thông tin trực quan hơn, theo ý người sử dụng. Ví dụ: Thêm các thông tin về mô tả, từ khóa, version... để tìm kiếm.

Cấu trúc cây thư mục dạng như sau, người dùng khi vào 1 dự án mới có thể bấm tạo thư mục, cấu trúc cây thư mục của dự án mới trong Windows sẽ được tự động tạo ra đúng như trong sheet Excel quy định ở bên dưới:

1 kỹ sư mất 10% thời gian để đọc 1 mẩu tin và mất 10 phút để lưu 1 tài liệu, nhưng lại có thể mất tới 50% thời gian để tìm nó.
Phần mềm Quản lý tài liệu GXD: Tất cả mấy trăm ngàn file của 1 dự án lớn cỡ đường sắt trên cao ở Hà Nội hay Metro ở tp Hồ Chí Minh chỉ trong 1 file Excel. Khi cần tìm là thấy.

 

[nguyentheanh]

26/05/2020 mục tiêu phát triển PM QLTL lại điều chỉnh lên tầm cao hơn:

Em Thư ký, Trợ lý giám đốc này không õng ẹo, không ỏng ươn, không mây mưa, không sợ vợ (chồng) đánh ghen, không phải trả lương tháng... em ấy chỉ có biết công việc, học tập và phát triển, em ấy là chuyên gia về xây dựng, không xin nghỉ việc, nếu có nghỉ việc bàn giao lại hồ sơ giấy tờ, tài liệu dự án cũng dễ dàng.

Tưởng tượng nếu từ nhân viên đến sếp mỗi người đều thuê 1 thư ký riêng thì biết bao tiền lương, chế độ... giờ thì có người nhắc việc, cung cấp biểu mẫu, hồ sơ, giấy tờ tại liệu cần thiết... Bây giờ mỗi người đều có Thư ký, Trợ lý dự án riêng sẽ thành hiện thực.

Bên bạn sẽ luôn có 1 Trợ lý riêng + 1 Thư ký riêng + Hội đồng các chuyên gia giỏi về quản lý dự án xây dựng hiện diện. GXD điều chỉnh lại mục tiêu phát triển Phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD thành như vậy.

Hồi làm nhân viên nhiều lúc tôi cứ ghen tỵ với Sếp là có Thư ký, Trợ lý riêng. Giờ làm phần mềm QLTL này để bạn như có Thư ký, Trợ lý riêng giúp việc. Hơn thế nữa phần mềm như là hiện diện các chuyên gia GXD luôn bên bạn giúp việc bạn. Hơn cả tiêu chuẩn của Sếp nhé.

Phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD lại cập nhật lên bản 1.09 rồi các bạn ạ!
Tốc độ phát triển và thêm các tính năng mới cực nhanh do cả chuyên môn làm dự án và lập trình đã rất nhuyễn. Chắc chắn sẽ là Trợ lý, Thư ký không thể thiếu đối với người làm dự án tại Việt Nam.

Hãy tập dùng Thư ký + Trợ lý + Hội đồng các chuyên gia quản lý dự án cho quen đi bạn nhé, đừng để khi công việc cần kíp nước đến chân mới nhảy, cuống không kịp.

Bảo sao GXD phải nghiên cứu Python, BigData và AI rồi...

 

[nguyentheanh]

Ngày 28/05/2020 nảy ra ý tưởng yêu các kỹ sư GXD thực hiện
Phải để biểu tượng phần mềm Quản lý tài liệu GXD ở trên khay hệ thống hoặc 1 nút tròn di động được trên màn hình (tương tự nút Home của Iphone hay Dropbox). Người dùng có thể kích vào đó để mở file quản lý tài liệu, truy xuất nhanh chóng.

Đến ngày 03/06/2020 các Kỹ sư lập trình GXD đã khoe chức năng này, nhưng vẫn cần hoàn thiện tiếp. Chắc khi chức năng này phát hành, bạn sẽ thấy icon màu vàng - biểu tượng của đồng tiền vàng may mắn GXD mong muốn gửi tới bạn.

 

[nguyentheanh]

02/06/2019 Kỹ sư Đức Tuấn Ban QLDA 2 khen phần mềm quản lý tài liệu dự án GXD hay quá. Nhưng Kỹ sư Đức Tuấn (nhiều năm kinh nghiệm TVTK và QLDA) cũng đặt ra 2 vấn đề như sau cho đội phát triển QLTL GXD:

1. Có 1 vấn đề khi quản lý dự án đặt ra là có 1 nội dung công việc sẽ gồm rất nhiều văn bản tham chiếu (link chéo nhau). Chẳng hạn công tác Giải phóng mặt bằng. Phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD sẽ xử lý thế nào? Để người quản lý dự án vẫn phải làm thủ công việc link các văn bản này với nhau và với công việc sao?

2. Nếu phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD có thể phát triển thêm sheet Tiêu chuẩn kỹ thuật cho các ngành nghề (nhiều tiêu chuẩn quá thì chỉ ưu tiên các tiêu chuẩn chủ yếu, quan trọng thôi). Khi đó người quản lý dự án có thể cả quản lý và truy cập trong công tác thực hiện kiểm tra, nghiệm thu.

Ví dụ: Em đang làm công tác kiểm tra hồ sơ thiết kế chẳng hạn, có tiêu chuẩn 22 TCN 4054. Thay vì đi tìm file, em chỉ cần vào khung tiêu chuẩn kỹ thuật được duyệt (trong sheet Tiêu chuẩn của phần mềm Quản lý tài liệu do GXD phát triển). Như vậy là em có thể truy cập nhanh để đối chiếu trong tất cả các khâu thiết kế, thi công... Mỗi ngành nghề giao thông, dân dụng, thuỷ lợi... sẽ có khung tiêu chuẩn cho dự án được duyệt. Anh/em quản lý dự án giờ chỉ căn cứ vào đó theo dõi thôi. Tiện lợi vô cùng.

Từ 2 vấn đề trên nhóm R&D của GXD đã nghiên cứu và tìm ra được giải pháp. Bạn sử dụng phần mềm QLTL GXD sẽ sớm có các chức năng nói trên trên nút chuột thôi. Ghi lại đây để bạn đọc sau này biết vai trò, ý nghĩa vì sao có các chức năng đó.