Hiến kế giải quyết vấn đề nhiều sheet của phần mềm Quyết toán - nhận quà tặng là bản quyền phần mềm

nguyentheanh

Tác giả Dự toán GXD
Thành viên BQT
Tham gia
6/7/07
Bài viết
4.024
Điểm tích cực
6.333
Điểm thành tích
113
Phần mềm Quyết toán GXD đang được gấp rút hoàn thiện. Về cơ bản đã xử lý được hồ sơ thanh quyết toán cho hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định, hiện tại đang hoàn thiện theo hợp đồng đơn giá điều chỉnh.
Nhưng nhóm nghiên cứu gặp một vấn đề là: Thực tế thường có nhiều giai đoạn thanh toán khối lượng thực hiện. Mỗi giai đoạn cần có các bảng biểu (sheet) không thể thiếu theo mẫu của Thông tư 86 hoặc 09. Có thể cần từ 5-10 sheet nếu có khối lượng và đơn giá phát sinh: 1. PL03a, 2. PL04, 3. Sheet tính đơn giá phát sinh, 4. Sheet chứa giá vật liệu, 5. Giá nhân công, 6. Giá ca máy theo thời điểm, 7. Sheet tính toán khối lượng... Như vậy nếu 1 công trình có khoảng 100 gian đoạn thanh toán thì khối lượng sheet sẽ có khoảng trên 700 trong file Quyết toán.
Quyết toán GXD đã tự động tạo ra các sheet và đánh số giai đoạn phù hợp. Nhưng làm thế nào để quản lý các sheet theo giai đoạn dễ dàng, thuận tiện không bị rối?
Xin nhờ các đồng nghiệp hiến kế giúp. Bạn có thể mô tả giải pháp hoặc cách thức quản lý bảng tính có nhiều sheet hoặc cách thức bạn vẫn quản lý file, hồ sơ thanh quyết toán.
Bất kỳ ai có cao kiến về vấn đề này. TA và nhóm nghiên cứu sẽ gửi tặng bạn bản quyền sử dụng phần mềm Quyết toán GXD và cập nhật mãi mãi. Chân thành cảm ơn.
 

doan_minh_anh

Thành viên rất năng động
Tham gia
28/3/11
Bài viết
103
Điểm tích cực
10
Điểm thành tích
18
Chào bác TA và anh em!
Sáng nay, em đọc bài viết này chợt nghĩ ra ý tưởng, các bác tham khảo xem có thể sử dụng được không nhé.
Đối với công trình lớn có hàng trăm giai đoạn thanh toán, mỗi giai đoạn có tới 10 sheet. Như vậy tổng số sheet trong 1 file cực lớn khiến việc truy cập tới từng sheet của người dùng sẽ khó khăn. Em xin đưa ra giải pháp để quản lý các sheet này một cách khoa học. Đó là, khi xây dựng phần mềm, bác và nhóm nghiên cứu có thể đặt thêm 2 lệnh trên Menu ( Nếu sử dụng được bằng phím tắt thì càng tiện) là "hide sheet" và " unhide sheet". Sau đó, mỗi giai đoạn thanh toán sẽ có một mã riêng tương ứng với số thứ tự lần thanh toán ( từ 1 đến hết). Khi sử dụng lệnh "hide sheet" và " unhide sheet" phần mềm sẽ hiện ra một bảng thông báo yêu cầu người dùng nhập vào số sheet ( tương ứng với số giai đoạn) mà người dùng cần thao tác. Khi đó chỉ giữ lại ( hiện thị trong bảng tính) những sheet cần thiết để thao tác và tham chiếu. Còn những sheet không liên quan ẩn nó đi ( giữ liệu vẫn được linh giữa tất cả các sheet). Lưu ý : Khi sử dụng lệnh hiện lên thông báo sẽ gồm 2 lựa chọn là : " all" và Tùy chọn. Ở bảng tùy chọn cho phép nhập các số ( ví dụ 1,2,3 hoặc 1,6,9). Khi đó các sheet sẽ được hiển thị theo lựa chọn của người dùng.
Tuy nhiên, đối với cách làm này thì với những công trình có hàng trăm giai đoạn thanh toán dung lượng file sẽ rất lớn, dẫn đến việc truy cập sẽ mất thời gian. Em sẽ trình bày thêm một giải pháp có thể chia file này nhỏ ra và quản lý trong một forder trong bài viết sau!
Xin trân trọng cảm ơn!
 

t0985826424

Thành viên có triển vọng
Tham gia
15/2/08
Bài viết
6
Điểm tích cực
2
Điểm thành tích
3
Tuổi
35
e chưa được dịp sử dụng cái Pm QT GXD này nhưng e hay tự làm tay; cái vụ phân khai khối lượng theo công bố và tính giá trị từng đợt e có làm như file này.. bác xem thử xem giúp ích được gì không, e cũng ko siêu về món excel lắm nên chỉ nghĩ nông cạn được thế này.. mong là đóng góp được cho diễn đàn
 

File đính kèm

nguyentheanh

Tác giả Dự toán GXD
Thành viên BQT
Tham gia
6/7/07
Bài viết
4.024
Điểm tích cực
6.333
Điểm thành tích
113
Lúc trước phần mềm Quyết toán GXD được thiết kế theo lối rất nhiều sheet. Nhưng e rằng như vậy sẽ khó khăn và rối cho người sử dụng. Hiện tại đã thay đổi sang phương án: Các dữ liệu sẽ được xếp tuần tự trong 1 sheet. Giải pháp này cũng được ứng dụng cho thiết kế phần mềm Dự toán GXD ở phiên bản tiếp theo với tính năng làm nhiều hạng mục trên cùng 1 file.

Thời gian công bố phần mềm Quyết toán GXD có lẽ phải lùi lại. Năm 2012 Công ty Giá Xây Dựng sẽ đẩy mạnh việc tư vấn lập hồ sơ thanh quyết toán, giải ngân công trình trên cơ sở công cụ Quyết toán GXD.
Dự kiến sẽ phải tuyển một lượng lớn nhân lực với mức thu nhập cao. Nếu bạn nào quan tâm và có hứng thú với công việc này, hoặc có khả năng giảng dạy về thanh quyết toán hãy trau dồi kiến thức ngay từ giờ. Bạn cũng nên chịu khó trao đổi, xáo xới các tình huống trên diễn đàn để cùng chúng tôi đón nhận cơ hội rất lớn này.
 

XD86-ThanhLiem

Thành viên mới
Tham gia
11/11/09
Bài viết
1
Điểm tích cực
1
Điểm thành tích
3
Góp ý quan trọng về cách tổ chức dữ liệu cho các bảng tính thanh-quyết toán.

Chào tác giả Thế Anh và các bạn quan tâm.

Tôi tên Nguyễn Thanh Liêm, là 1 KSXD với >20 năm kinh nghiệm rồi, và trước đây cũng là lập trình viên có phần mềm dự toán thương phẩm. Hiện nay, tôi không còn làm phần mềm nữa, vì không còn thời gian, và cũng do đã bị tụt hậu về công cụ và ngôn ngữ lập trình so với thời đại.
Với những kinh nghiệm đã tích luỹ được, cả về chuyên môn XD lẫn tin học và pháp lý, tôi xin góp một số ý kiến về cách lập phần mềm quyết toán, mong rằng sẽ giúp ích cho tác giả và các bạn quan tâm.
Nấu tác giả muốn, tôi có thể hợp tác trong việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu, giải thuật cho phần mềm về XD.

Cách lập q.toán của các bạn đang đi theo cách làm dự toán, với các bảng tính tương tự, chỉ có thêm cột so sánh KL theo HĐ và KL hoàn thành, nên chưa phù hợp lắm với đặc điểm và yêu cầu của HS thanh-quyết toán.

Một số đặc điểm và nguyên tắc lập HS thanh-quyết toán cần lưu ý :
1- HS quyết toán (QT) và HS thanh toán (TT) gần như giống nhau, chỉ khác ở chổ HS QT là HS TT lần cuối, nên có thêm vài dòng thông tin tổng hợp đặc biệt. Do đó, dưới đây tôi sẽ gọi chung là HS TT cho đơn giản.

2- Việc sắp xếp KL của TẤT CẢ các đợt thanh toán trước đây vào 1 bảng tính sẽ dẫn đến PHÁ VỠ KÍCH THƯỚC của bảng tính, gây trở ngại cho việc trình bày và đặc biệt khó khăn cho việc IN RA GIẤY CÓ BỀ RỘNG GIỚI HẠN (thường là A4), mặt khác còn làm tăng KL dữ liệu cần phải kiểm tra.
Thực ra, trong mỗi đợt thanh toán, bạn chỉ cần tính toán trị số mới của đại lượng "luỹ kế của KL đã hoàn thành" mà thôi. "KL hoàn thành trong đợt này" sẽ bằng "luỹ kế KL hoàn thành đợt này" trừ cho "luỹ kế KL hoàn thành các đợt trước" (lấy từ HS thanh toán đợt trước chuyễn qua).

3- Đừng mất công lập lại phần diễn giải trong các bảng tính KL. Việc này vừa mệt mỏi, vừa làm phức tạp thêm cho việc kiểm tra bảng tính KL th.toán. Vì khi lập HSTT, trong tay bạn chắc chắn đã có sẵn HS dự toán nhận thầu (đã được các bên kiểm tra và chấp thuận) rồi. Nếu chưa có, thì bạn hãy lập ra nó bằng các phần mềm công cụ lập dự toán, rôi chuyễn KQ sang file Excel, và bảo vệ (protect) nó lại không cho sửa chữa, chỉ cho đặt link để sử dụng nội dung của có dùng làm dữ liệu đầu vào trong trong các sheet bảng tính thanh toán về sau.
- Bạn cần có 1 sheet chuyên dụng để tính "KL hoàn thành" (chưa phải là "KL thanh toán"). Phần diễn giải KL, hãy link từ file KL dự toán qua, với tất cả các đề mục công tác THEO ĐÚNG TRẬT TỰ Ở FILE DỰ TOÁN NHẬN THẦU ĐÃ LẬP, và không cho sửa chữa nội dung.
- Để xác định KL hoàn thành, chỉ cần mô tả TỈ LỆ HOÀN THÀNH LUỸ KẾ của từng công tác. Ví dụ :
STT Tên công việc – Diễn giải ĐVT K.Lượng DT Tỉ lệ HT KL h.thành Ghi chú
68 Đúc dầm sàn tầng 6 bằng B#400 đá 1x2 m3 56.00 80% 44.80
4 *20.0 *0.4 * 0.8 25.60 15/20 19.20 đúc xong 15m theo chiều dài
6 *15.0 *0.4 * 0.8 28.80 5/6 24.00 đúc xong 5 cái

2 * 4.0 *0.4 * 0.5 1.60 100% 1.60 đúc xong toàn bộ
... ...
72 Xây tường gạch ống câu gạch thẻ ở tầng 6 m3 36.28 50% 18.14 ước tính theo thực tế
Trong đó, 4 cột phía trái chỉ là giá trị link (đã được kiểm tra rồi), không sửa được, và do đó cũng không cần kiểm tra lại.
- Trường hợp có KL phát sinh, hãy lập dự toán phát sinh, sau khi được các bên kiểm tra và chấp thuận, sẽ xử lý như là dự toán nhận thầu.
- Trường hợp có sự thay đổi thiết kế, dẫn đến kích thước cấu kiện có khác biệt không lớn, có thể không cần lập bảng tính KL phát sinh, mà chỉ mô tả bằng tỉ số giữa các kích thước, và KL hoàn thành cuối cùng có thể không phải là 100%.
- Với mỗi gói thầu, thường có nhiều hạng mục dự toán (HMDT), nên mỗi HMDT sẽ chiếm 1 sheet trong cùng 1 file.
- Sau mỗi đợt th.toán, save as file này với tên khác để tiếp tục theo dõi KL hoàn thành cho đợt th.toán kế tiếp.
- Mặt khác, ngoài việc giúp bạn xác định giá trị thanh toán, còn giúp bạn kiểm soát tiến độ theo giá trị công việc hoàn thành, gọi là phương pháp Earn Value.

4- Trong bảng tính KL thanh toán, cần phân biệt các đại lượng sau đây, vì ý nghĩa và giá trị pháp lý là khác nhau:
(1) KL theo dự toán nhận thầu : là KL lấy từ HS dự toán nhận thầu link qua (đã được k.tra rồi);
(2) KL hoàn thành luỹ kế đến đợt này : là trị số tính được theo bảng tính đã mô tả ở trên;
(3) KL h.thành được chấp nhận th.toán : có thể bằng hoặc khác với (3), phụ thuộc vào điều kiện hợp đồng;
(4) KL HT đã được t.toán các đợt trước : là KL lấy từ mục (3) của HS thanh toán đợt trước (đã được k.tra rồi);
(5) KL hoàn thành riêng cho đợt này : tính theo công thức : (5) = (3) - (4)
Mục (5) có thể là số âm, nếu đợt trước tính thừa, đến đợt này mới phát hiện và hiệu chỉnh lại => kiểm soát rủi ro rất tốt.
Kết hợp với "Đơn giá nhận thầu", dễ dàng tính ra được : "giá trị được thanh toán luỹ kế" và "giá trị được t.toán đợt này".


- Vói cách làm này, số cột của mỗi bảng tính không thay đổi, cho dù gói thầu được thanh toán bao nhiêu đợt cũng vây.
- Kết hợp với công cụ Filter (đặt bộ lọc), ta có thể hạn chế nội dung cần in ra trong mỗi đợt thanh toán. Những hạng mục không có biến động về KL th.toán thì chỉ cần in ra 1 dòng với giá trị tổng, mà khong cần in chi tiết.

- Quan trọng nhất là nó giúp tiết kiệm nhiều công sức nhờ giảm đến tối thiểu những dữ liệu cần được kiểm tra ở mỗi đợt.
- Mặt khác, nó giúp ta kiểm soát tiến độ, và giảm thiểu rủi ro khi có sai sót trong các đợt thanh toán (đợt sau trừ lại).

- Với công cụ Excel, việc thiết lập các file kiểm soát KL thanh-quyết toán như trên tương dối dễ dàng và linh hoạt, không nhất thiết phải dùng đến phần mềm chuyên dụng. Nhưng tất nhiên, có phần mềm hay thì càng tốt hơn.
- Chúc tác giả và các bạn thành công !

.NTLiêm.
 

Jimmy Dat

Thành viên mới
Tham gia
29/5/09
Bài viết
4
Điểm tích cực
3
Điểm thành tích
3
Chuẩn không cần chỉnh! QT chỉ cần 1 file Excel là đủ không cần phải lập chi tiết như dự toán và cũng không cần phân tích khối lượng phức tạp nên cũng không cần phải dùng phần mềm. Bác Thanh Liêm quả là kiến thức đầy mình, bác thường xuyên lên diễn đàn chia sẻ những kinh nghiệm quí báu của bác để lớp đàn em học hỏi nhé. À mà bác Thanh Liêm đã bao giờ nhận phong bì chưa nhỉ?:D Vì thấy tên của bác là Thanh Liêm nên hỏi vui thôi nếu có gì không phải mong bác bỏ qua cho
 

Tải bộ cài phần mềm Dự toán GXD, Đấu thầu GXD, Thanh Quyết toán GXD, Quản lý chất lượng GXD. Dành cho người mua bản quyền
Kích để xem khóa học Dự toán công trình
Kích để xem khóa học Dự toán công trình
Nắp ga, song chắn rác Gang, Composite
Phần mềm quản lý chất lượng công trình QLCL GXD
Tìm hiểu khóa học Thanh Quyết toán GXD

Các bài viết mới

Top