Góp ý quan trọng về cách tổ chức dữ liệu cho các bảng tính thanh-quyết toán.
Chào tác giả Thế Anh và các bạn quan tâm.
Tôi tên Nguyễn Thanh Liêm, là 1 KSXD với >20 năm kinh nghiệm rồi, và trước đây cũng là lập trình viên có phần mềm dự toán thương phẩm. Hiện nay, tôi không còn làm phần mềm nữa, vì không còn thời gian, và cũng do đã bị tụt hậu về công cụ và ngôn ngữ lập trình so với thời đại.
Với những kinh nghiệm đã tích luỹ được, cả về chuyên môn XD lẫn tin học và pháp lý, tôi xin góp một số ý kiến về cách lập phần mềm quyết toán, mong rằng sẽ giúp ích cho tác giả và các bạn quan tâm.
Nấu tác giả muốn, tôi có thể hợp tác trong việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu, giải thuật cho phần mềm về XD.
Cách lập q.toán của các bạn đang đi theo cách làm dự toán, với các bảng tính tương tự, chỉ có thêm cột so sánh KL theo HĐ và KL hoàn thành, nên chưa phù hợp lắm với đặc điểm và yêu cầu của HS thanh-quyết toán.
Một số đặc điểm và nguyên tắc lập HS thanh-quyết toán cần lưu ý :
1- HS quyết toán (QT) và HS thanh toán (TT) gần như giống nhau, chỉ khác ở chổ HS QT là HS TT lần cuối, nên có thêm vài dòng thông tin tổng hợp đặc biệt. Do đó, dưới đây tôi sẽ gọi chung là HS TT cho đơn giản.
2- Việc sắp xếp KL của TẤT CẢ các đợt thanh toán trước đây vào 1 bảng tính sẽ dẫn đến PHÁ VỠ KÍCH THƯỚC của bảng tính, gây trở ngại cho việc trình bày và đặc biệt khó khăn cho việc IN RA GIẤY CÓ BỀ RỘNG GIỚI HẠN (thường là A4), mặt khác còn làm tăng KL dữ liệu cần phải kiểm tra.
Thực ra, trong mỗi đợt thanh toán, bạn chỉ cần tính toán trị số mới của đại lượng "luỹ kế của KL đã hoàn thành" mà thôi. "KL hoàn thành trong đợt này" sẽ bằng "luỹ kế KL hoàn thành đợt này" trừ cho "luỹ kế KL hoàn thành các đợt trước" (lấy từ HS thanh toán đợt trước chuyễn qua).
3- Đừng mất công lập lại phần diễn giải trong các bảng tính KL. Việc này vừa mệt mỏi, vừa làm phức tạp thêm cho việc kiểm tra bảng tính KL th.toán. Vì khi lập HSTT, trong tay bạn chắc chắn đã có sẵn HS dự toán nhận thầu (đã được các bên kiểm tra và chấp thuận) rồi. Nếu chưa có, thì bạn hãy lập ra nó bằng các phần mềm công cụ lập dự toán, rôi chuyễn KQ sang file Excel, và bảo vệ (protect) nó lại không cho sửa chữa, chỉ cho đặt link để sử dụng nội dung của có dùng làm dữ liệu đầu vào trong trong các sheet bảng tính thanh toán về sau.
- Bạn cần có 1 sheet chuyên dụng để tính "KL hoàn thành" (chưa phải là "KL thanh toán"). Phần diễn giải KL, hãy link từ file KL dự toán qua, với tất cả các đề mục công tác THEO ĐÚNG TRẬT TỰ Ở FILE DỰ TOÁN NHẬN THẦU ĐÃ LẬP, và không cho sửa chữa nội dung.
- Để xác định KL hoàn thành, chỉ cần mô tả TỈ LỆ HOÀN THÀNH LUỸ KẾ của từng công tác. Ví dụ :
STT Tên công việc – Diễn giải ĐVT K.Lượng DT Tỉ lệ HT KL h.thành Ghi chú
68 Đúc dầm sàn tầng 6 bằng B#400 đá 1x2 m3 56.00 80% 44.80
4 *20.0 *0.4 * 0.8 25.60 15/20 19.20 đúc xong 15m theo chiều dài
6 *15.0 *0.4 * 0.8 28.80 5/6 24.00 đúc xong 5 cái
2 * 4.0 *0.4 * 0.5 1.60 100% 1.60 đúc xong toàn bộ
... ...
72 Xây tường gạch ống câu gạch thẻ ở tầng 6 m3 36.28 50% 18.14 ước tính theo thực tế
Trong đó, 4 cột phía trái chỉ là giá trị link (đã được kiểm tra rồi), không sửa được, và do đó cũng không cần kiểm tra lại.
- Trường hợp có KL phát sinh, hãy lập dự toán phát sinh, sau khi được các bên kiểm tra và chấp thuận, sẽ xử lý như là dự toán nhận thầu.
- Trường hợp có sự thay đổi thiết kế, dẫn đến kích thước cấu kiện có khác biệt không lớn, có thể không cần lập bảng tính KL phát sinh, mà chỉ mô tả bằng tỉ số giữa các kích thước, và KL hoàn thành cuối cùng có thể không phải là 100%.
- Với mỗi gói thầu, thường có nhiều hạng mục dự toán (HMDT), nên mỗi HMDT sẽ chiếm 1 sheet trong cùng 1 file.
- Sau mỗi đợt th.toán, save as file này với tên khác để tiếp tục theo dõi KL hoàn thành cho đợt th.toán kế tiếp.
- Mặt khác, ngoài việc giúp bạn xác định giá trị thanh toán, còn giúp bạn kiểm soát tiến độ theo giá trị công việc hoàn thành, gọi là phương pháp Earn Value.
4- Trong bảng tính KL thanh toán, cần phân biệt các đại lượng sau đây, vì ý nghĩa và giá trị pháp lý là khác nhau:
(1) KL theo dự toán nhận thầu : là KL lấy từ HS dự toán nhận thầu link qua (đã được k.tra rồi);
(2) KL hoàn thành luỹ kế đến đợt này : là trị số tính được theo bảng tính đã mô tả ở trên;
(3) KL h.thành được chấp nhận th.toán : có thể bằng hoặc khác với (3), phụ thuộc vào điều kiện hợp đồng;
(4) KL HT đã được t.toán các đợt trước : là KL lấy từ mục (3) của HS thanh toán đợt trước (đã được k.tra rồi);
(5) KL hoàn thành riêng cho đợt này : tính theo công thức : (5) = (3) - (4)
Mục (5) có thể là số âm, nếu đợt trước tính thừa, đến đợt này mới phát hiện và hiệu chỉnh lại => kiểm soát rủi ro rất tốt.
Kết hợp với "Đơn giá nhận thầu", dễ dàng tính ra được : "giá trị được thanh toán luỹ kế" và "giá trị được t.toán đợt này".
- Vói cách làm này, số cột của mỗi bảng tính không thay đổi, cho dù gói thầu được thanh toán bao nhiêu đợt cũng vây.
- Kết hợp với công cụ Filter (đặt bộ lọc), ta có thể hạn chế nội dung cần in ra trong mỗi đợt thanh toán. Những hạng mục không có biến động về KL th.toán thì chỉ cần in ra 1 dòng với giá trị tổng, mà khong cần in chi tiết.
- Quan trọng nhất là nó giúp tiết kiệm nhiều công sức nhờ giảm đến tối thiểu những dữ liệu cần được kiểm tra ở mỗi đợt.
- Mặt khác, nó giúp ta kiểm soát tiến độ, và giảm thiểu rủi ro khi có sai sót trong các đợt thanh toán (đợt sau trừ lại).
- Với công cụ Excel, việc thiết lập các file kiểm soát KL thanh-quyết toán như trên tương dối dễ dàng và linh hoạt, không nhất thiết phải dùng đến phần mềm chuyên dụng. Nhưng tất nhiên, có phần mềm hay thì càng tốt hơn.
- Chúc tác giả và các bạn thành công !
.NTLiêm.
Vì thấy tên của bác là Thanh Liêm nên hỏi vui thôi nếu có gì không phải mong bác bỏ qua cho
