tiếp theo
3.2- Kiểm toán chi phí đầu tư-Vốn đầu tư thực hiện:
3.2.1- Căn cứ kiểm toán:
- Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện.
- Định mức, đơn giá xây dựng cơ bản của Nhà nước.
- Các chế độ quản lý tài chính, kế toán của Nhà nước.
- Hồ sơ, tài liệu do đơn vị cung cấp: Các bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự toán, biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công, quyết toán A-B và các tài liệu khác có liên quan.
3.2.2- Nội dung kiểm toán:
Khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên phải nghiên cứu kỹ hồ sơ, bản vẽ thiết kế, hoàn công và các tài liệu có liên quan, chọn mẫu những khối lượng xây lắp có giá trị lớn, những phần công việc có khả năng trùng lắp để tiến hành kiểm tra chi tiết.
a- Kiểm tra thực tế tại hiện trường:
- Thực hiện kiểm tra tổng thể công trình về khối lượng, chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật công trình.
- Chọn mẫu một số công việc, hạng mục, kiểm tra kích thước thông thường, các phương pháp đo, đếm...
- Kiểm tra quy cách, phẩm chất vật tư, vật liệu xem có phù hợp với bản vẽ hoàn công không.
- Kiểm tra, xem xét địa điểm, địa hình, địa vật công trình để xác định điều kiện áp dụng các hệ số vận chuyển, khoảng cách vận chuyển trong dự toán có phù hợp với thực tế không.
- Đối với việc kiểm tra các công trình đang trong giai đoạn thi công cần kiểm tra các phần công việc chìm khuất trước khi thực hiện các công việc tiếp theo.
b- Đối chiếu với nhà thầu:
- Tính toán một số vật liệu chủ yếu đối với một số hạng mục để tiến hành đối chiếu với nhà thầu về chủng loại, khối lượng, xuất xứ các loại vật tư sử dụng cho công trình đặc biệt là các loại vật tư nhập khẩu.
- Thu thập các bằng chứng kiểm toán để chứng minh các phần công việc khác thực hiện được bằng phương pháp kiểm tra tại hiện trường.
c- Kiểm tra việc tính khối lượng và việc áp dụng định mức, đơn giá xây lắp trong quyết toán.
- Căn cứ thiết kế, bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật, nhật ký thi công, các kết quả kiểm tra hiện trường, kết quả đối chiếu với đơn vị thi công tính toán lại khối lượng so với số liệu trong quyết toán.
- Việc áp dụng định mức, đơn giá xây lắp trong quyết toán giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành. Đơn giá trong thanh, quyết toán được xác định theo từng trường hợp cụ thể, phụ thuộc vào hình thức lựa chọn nhà thầu và loại hợp đồng giao nhận thầu, vì vậy khi kiểm toán phải xem xét từng trường hợp cụ thể sau:
+ Đối với công trình chỉ định thầu:
Xem xét công trình có thuộc diện được chỉ định thầu hay không? Kiểm tra việc áp dụng đơn giá theo quy định, đúng thời điểm quyết toán. Đối với các vật liệu mới chưa có trong thông báo giá của địa phương thì cần phải xem xét việc xây dựng đơn giá có hợp lý so với giá thực tế trên thị trường tại thời điểm, có được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định không?
Đối với vật tư xây lắp do chủ đầu tư (bên A) mua cấp cho bên thi công xây lắp (bên B) cần so sánh giá bên A giao, giá bên B lên quyết toán với giá thực tế mua trên cơ sở chứng từ hợp lệ và quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền;
+ Đối với công trình đấu thầu trong trường hợp-hợp đồng điều chỉnh giá:
Kiểm tra điều kiện dự án có thuộc diện được điều chỉnh giá theo quy định của Nhà nước hay không? Việc áp dụng công thức điều chỉnh giá có đúng quy định của Nhà nước hay không? Việc áp dụng công thức điều chỉnh giá có đúng quy định và phù hợp với hồ sơ mời thầu được cấp có thẩm quyền phê duyệt hay không. So sánh giá được thanh toán theo tính toán của Kiểm toán viên với số quyết toán của đơn vị để tìm ra sai sót;
+ Đối với công trình đấu thầu trong trường hợp-hợp đồng không điều chỉnh giá:
Kiểm tra việc xác định giá trúng thầu có đúng quy định không? So sánh đơn giá trong quyết toán với giá trúng thầu hợp lệ và các điều kiện của hợp đồng quy định. Đặc biệt lưu ý đến trường hợp có sự thay đổi chủng loại vật liệu trong quá trình thi công làm thay đổi giá quyết toán so với giá trúng thầu có hợp pháp và đúng quy định không.
- Việc áp dụng các phụ phí xây lắp theo chế độ quy định cho từng thời kỳ như: Chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước và thuế GTGT.
- Chi phí lập dự án và báo cáo đầu tư; chi phí và lệ phí thẩm định dự án, báo cáo đầu tư; chi phí khảo sát xây dựng, thiết kế công trình; chi phí thẩm định thiết kế kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật thi công, tổng dự toán công trình; chi phí lập hồ sơ mời thầu, chi phí cho việc phân tích, đánh giá kết quả đấu thầu; chi phí giám sát thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị; chi phí thẩm tra và phê duyệt quyết toán công trình.
Tập trung kiểm tra vào:
+ Điều kiện áp dụng các định mức;
+ Căn cứ, tỷ lệ và phương pháp tính, tùy theo từng loại công việc theo các văn bản quy định của Nhà nước;
+ Chứng từ, hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu và các tài liệu có liên quan;
+ Thực hiện đối chiếu với đơn vị cung cấp vật tư, thiết bị (nếu cần thiết).
d- Kiểm toán nhóm chi phí trực tiếp theo dự toán được duyệt:
Chi phí khởi công công trình; chi phí rà phá bom mìn; chi phí bảo hiểm công trình; chi phí tháo dỡ công trình tạm, công trình phụ trợ phục vụ thi công;
Cần kiểm tra:
- Việc xây dựng dự toán, thẩm tra và phê duyệt dự toán các khoản chi phí so với quy định;
- Đối chiếu giá trị dự toán với dự toán được duyệt;
- Các chứng từ, hóa đơn, các biên bản thanh lý hợp đồng để xem xét tính hợp lệ, hợp pháp của các chi phí;
- Thực hiện đối chiếu với nhà cung cấp về khối lượng, giá cả nếu thấy cần thiết.
e- Kiểm toán chi phí ban quản lý dự án:
- Tính hợp lý, hợp lệ của toàn bộ các khoản chi phí của ban quản lý dự án, căn cứ vào chúng từ, hóa đơn và các tài liệu có liên quan.
- Đối chiếu các nội dung chi với dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán.
- Chọn mẫu một số khoản chi phí, dịch vụ để đối chiếu xác minh người cung cấp.
- Chi phí thực tế so với tỷ lệ, định mức quy định.
- Việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản như: thiết bị văn phòng, máy tính, bàn ghế, bảo hộ lao động....
Khi tiến hành kiểm tra khối lượng quyết toán giá trị xây dựng công trình thực hiện đấu thầu và chỉ định thầu cần tập trung vào những phần sau:
- Kiểm tra phần kiến trúc:
+ Khẩu độ chiều cao tính từ cos 0 đến đáy móng; từ cos 0 đến chiều cao mặt sàn của từng tầng...;
+ Kích thước diện tích của toàn bộ công trình, của từng phòng, từng ô cửa đi, cửa sổ; vị trí các bức tường ngăn (nếu có); vị trí lắp đặt các loại cửa; vị trí lắp đặt các thiết bị, nhất là thiết bị vệ sinh, điện, nước, Phòng cháy chữa cháy...có thể hiện trong bản vẽ hoàn công không, có đúng với bản vẽ thiết kế được duyệt không?
- Kiểm tra phần kết cấu:
+ Khối lượng (chiều dày, rộng) của các khối bê tông, của các khối tường xây; các khối lượng tường xây, bê tông có khả năng trùng lắp ở tại các góc tường, đầu nối giữa các cột bê tông, mặt sàn tầng dưới và mặt nền tầng trên... đã được loại bỏ triệt để chưa.
+ Số lượng, khối lượng, chủng loại, kích cỡ của các loại vật tư, đặc biệt là thép xây dựng... sử dụng tại công trình.
+ Số lượng, khối lượng, chủng loại thiết bị vật tư vệ sịnh, điện, nước, PCCC. Lắp đặt có đúng với chủng loại vật tư đã được duyệt. Nếu có thay đổi đã được cấp thẩm quyền phê duyệt... có thể hiện trong bản vẽ hoàn công không, có đúng với bản vẽ thiết kế được duyệt không.
- Kiểm tra phần hoàn thiện:
+ Khối lượng, chủng loại, kích cỡ gạch lát đưa vào thi công công trình có đúng với chủng loại đã được phê duyệt không?
+ Kiểm tra chủng loại, chất lượng sơn tường, sơn chống thấm có đảm bảo đúng quy định giữa thực tế và dự toán được duyệt.
+ Kiểm tra phần trát giữa diện tích tường, dầm, cột có bị tính trùng lắp không...
Đối với công trình thực hiện theo phương thức chỉ định thầu:
Kiểm tra khối lượng xây lắp hoàn thành: Căn cứ bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu, thiết kế, dự toán và quyết toán công trình kiểm soát viên kiểm tra giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành so với dự toán được duyệt. Xác định giá trị chênh lệch và nguyên nhân dẫn đến thay đổi, bổ sung và phát sinh.
Kiểm tra những khối lượng phát sinh do thay đổi thiết kế, dự toán có biên bản nghiệm thu phù hợp với bản vẽ hoàn công thì phải đối chiếu với văn bản cho phép của cấp có thẩm quyền. Những khối lượng phát sinh do yêu cầu của chủ đầu tư nhưng không làm tăng tổng dự toán, phải xem xét tính hợp lý và sự cần thiết. Đề nghị Chủ đầu tư báo cáo lại cấp có thẩm quyền.
Kiểm tra việc áp dụng các quy định về định mức, đơn giá xây lắp, thông báo giá của Nhà nước của địa phương nơi có công trình xây dựng đối với công tác xây lắp trong các thời kỳ.
Kiểm tra chủng loại thiết bị, vật liệu đã sử dụng thi công công trình được nghiệm thu đề nghị quyết toán với thiết kế dự toán được duyệt. Nếu thay đổi vật tư thiết bị đã được phê duyệt hoặc thay đổi do yêu cầu của chủ đầu tư nhưng không vượt tổng mức đầu tư, tổng dự toán thì tính theo giá thực tế tại thời điểm nghiệm thu.
Việc thay đổi chủng loại thiết bị, vật liệu thi công so với thiết kế, dự toán được duyệt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công trình hoặc giá trị quyết toán công trình. Vì vậy, khi thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải kiểm tra chủng loại thiết bị, vật liệu thực tế sử dụng tại công trình để xác định chính xác giá trị quyết toán vốn đầu tư.
Kiểm tra việc áp dụng các hệ số về trượt giá, phụ phí xây lắp đối với từng loại chi phí vật liệu, nhân công, máy, chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước, hệ số điều chỉnh... theo quy định trong từng thời kỳ để xác định giá trị quyết toán.
Kiểm tra việc thực hiện các quy định về giá vật liệu, nhân công, vận chuyển vật liệu để tính chênh lệch giá, tính toán khối lượng vật liệu được bù giá (nếu có).
Kiểm tra kết quả thực hiện các phép tính số học.
Kiểm tra các biên bản nghiệm thu khối lượng để xác định khối lượng thanh toán, quyết toán. Số tiền thanh toán, quyết toán phải phù hợp với khối lượng đã được nghiệm thu theo quy định và theo các điều khoản cam kết tại hợp đồng.
Trên cơ sở các bước thực hiện trên, xác định đúng giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành, so sánh với giá trị dự toán được duyệt, với giá trị chủ đầu tư đề nghị quyết toán và xác định nguyên nhân tăng, giảm.
Sau khi có số liệu tính toán cụ thể, yêu cầu đại diện chủ đầu tư xác nhận sô liệu hoặc nhà thầu nếu chủ đầu tư uỷ quyền trực tiếp giải trình với Đoàn kiểm toán.
Đối với công trình thực hiện theo phương thức đấu thầu:
Đối với các hạng mục, khối lượng xây lắp thực hiện theo phương thức đấu thầu. Nội dung kiểm tra theo 2 trường hợp như sau:
- Trường hợp gói thầu thực hiện theo phương thức đấu thầu, hợp đồng trọn gói và hình thức hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm, nội dung kiểm tra cụ thể như sau:
+ Kiểm tra khối lượng và giá trị xây lắp đề nghị quyết toán so với khối lượng và giá trúng thầu hoặc trên hợp đồng kinh tế, trên cơ sở nghiệm thu khối lượng phù hợp với hồ sơ trúng thầu hoặc trên hợp đồng kinh tế.
+ Kiểm tra chủng loại vật tư, vật liệu sử dụng được nghiệm thu đề nghị quyết toán so với yêu cầu về loại vật tư, vật liệu có trong hồ sơ mời thầu, dự toán trúng thầu được duyệt.
- Trường hợp gói thầu thực hiện theo phương thức đấu thầu, hợp đồng có điều chỉnh giá, nội dung thẩm tra bao gồm:
+ Kiểm tra khối lượng và giá trị xây lắp đề nghị quyết toán so với khối lượng và giá trúng thầu, trên cơ sở nghiệm thu khối lượng phù hợp với hồ sơ trúng thầu.
+ Kiểm tra chủng loại vật tư, vật liệu sử dụng được nghiệm thu đề nghị quyết toán so với hồ sơ mời thầu, dự toán trúng thầu được duyệt.
+ Kiểm tra khối lượng phát sinh được cấp có thẩm quyền duyệt bổ sung do thay đổi thiết kế, thay đổi dự toán do trượt giá vật tư, nhân công và các chế độ của Nhà nước cho phép. Khối lượng phát sinh theo biên bản nghiệm thu phù hợp với bản vẽ hoàn công, theo đơn giá trúng thầu, giá trị gói thầu được cấp có thẩm quyền duyệt điều chỉnh.
3.2.3- Một số sai sót và rủi ro thường gặp:
* Đối với giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành:
- Về khối lượng:
+ Quyết toán khống khối lượng, không đúng thực tế thi công;
+ Tính toán khối lượng sai so thiết kế và bản vẽ hoàn công;
+ Tính trùng khối lượng xây lắp của công trình (thường xây ra ở những điểm giao);
+ Quyết toán thiếu thủ tục theo quy định;
+ Quyết toán cả phần khối lượng phải dỡ bỏ do lỗi của nhà thầu;
+ Quyết toán không trừ sản phẩm, vật tư thu hồi;
+ Quyết toán khối lượng phát sinh do lỗi của nhà thầu tính thiếu trong hồ sơ dự thầu đã được thể hiện trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ thiết kế;
+ Và một số sai sót khác...
- Về đơn giá:
+ Áp dụng sai giá khu vực, giá trúng thầu hoặc đơn giá công trình;
+ Áp dụng sai hệ số vận chuyển, hệ số điều chỉnh giá;
+ Vật tư đưa vào công trình không đúng chủng loại quy định;
+ Tính sai khối lượng vật liệu được tính chênh lệch giá do áp dụng sai định mức;
+ Áp dụng sai thời điểm được tính chênh lệch giá...
- Các khoản phụ phí:
+ Tính sai định mức quy định;
+ Tính phụ phí xây lắp trên giá trị thiết bị đưa vào lắp đặt;
+ Tính sai số học về giá trị quyết toán.
* Đối với chi phí thiết bị hoàn thành:
- Thiết bị không đảm bảo tính năng kỹ thuật, chất lượng và xuất xứ theo yêu cầu.
- Số lượng thiết bị, phụ tùng thay thế không đầy đủ như quy định trong hợp đồng;
- Áp dụng sai tỷ giá ngoại tệ đối với thiết bị nhập ngoại;
- Thiếu thủ tục thanh toán, chứng từ không hợp lệ hoặc thanh toán sai chế độ về chi phí kho bãi, kiểm tra hàng hóa tại cảng, cước phí vận chuyển, chi phí bảo hành bảo dưỡng thiết bị.
- Chất lượng tài sản và tính năng kỹ thuật không đảm bảo, không đúng tên hãng sản xuất theo hợp đồng mua bán đã ký kết.
- Thiếu chủng loại thiết bị và phụ tùng kèm theo.
- Sai tỷ giá ngoại tệ đối với thiết bị nhập khẩu.
- Thiếu thủ tục thanh toán hoặc sai chế độ về: Chi phí kho bãi, kiểm tra hàng hóa tại cảng, cước phí vận chuyển, bảo quản và lắp đặt thiết bị, tài sản...
* Đối với chi khác:
- Khối lượng khảo sát tính sai, tính khống khối lượng;
- Chi phí khác tính theo định mức: Đơn vị áp dụng sai tỷ lệ phần trăm quy định, xác định các căn cứ để tính chưa đúng, vận dụng sai lệch hoặc lẫn lộn giữa các loại chi phí xây lắp, thiết bị, kiến thiết cơ bản khác;
- Chi phí chưa có quy định về định mức như: Không có dự toán hoặc dự toán không được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Các chứng từ chi phí không hợp lệ, quyết toán vượt giá trị hợp đồng đã ký kết;
- Quyết toán trùng các khoản chi phí;
- Áp sai thuế suất; thanh toán cho nhà thầu có thuế nhưng nhà thầu xuất hóa đơn không thuế;
- Quyết toán tiền bảo hiểm công trình nhưng thực tế không mua;
- Nhận tiền bồi thường bảo hiểm công trình nhưng không giảm chi phí công trình.
3.2.4 Kinh nghiệm trong quá trình kiểm toán:
- Tiến hành kiểm tra định mức bằng cách xem xét mã công việc được áp dụng đối chiếu với mã công việc tại các văn bản quy định về định mức của Bộ Xây dựng ban hành như Định mức 1242, nếu thấy tính chất công việc không đúng với quy định của định mức thì phải áp dụng lại định mức mới trên cơ sở xem xét tính chất công việc phù hợp, từ đó tra cứu lại, tính toán lại các thành phần hao phí theo quy định. So sánh với số quyết toán để tìm ra chênh lệch khi áp dụng không đúng định mức.
- Kiểm tra khối lượng ta tập trung vào các nội dung, hạng mục công việc có giá trị lớn, tính chất công việc có thể bị thay thế như: thép móng, xà dầm, sàn, cột. Tiến hành tính toán lại từ khối lượng riêng, kích thước, tổng chiều dài. Để đối chiếu so sánh với số quyết toán.
- Kiểm tra khối lượng trát: trên cơ sở diện tích xây dựng thực tế, đối chiếu giữa thực tế, hoàn công, thiết kế. Tính toán phần diện tích trát đã trừ các phần giao nhau, đối chiếu với số liệu quyết toán tìm ra chênh lệch.
- Khối lượng, màu, chất lượng, chủng loại sơn: Căn cứ bản vẽ thiết kế, hoàn công, thực tế thi công để xác định được khối lượng sơn thực tế bằng cách tính toán, đo đạc; màu sơn phải đúng theo thiết kế kiến trúc vì một số loại sơn giá cả phụ thuộc vào màu sắc; chất lượng sơn được đánh giá có sơn đủ số nước sơn theo quy định không, điều kiện thời tiết có cho phép sơn không, chủng loại sơn căn cứ vào hồ sơ thiết kế, quyết toán và các giấy từ chứng nhận của nhà sản xuất.
- Các kích thước kiến trúc, kết cấu cơ bản: thường bớt chiều cao tầng, chiều rộng, tự cắt bớt các chi tiết kiến trúc để nhằm mục đích giảm chi phí, giá thành. Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chiều cao tầng, chiều rộng tầng các vị trí, các chi tiết kiến trúc để phát hiện ra sai sót.