Trong thực tế các phần mềm dự toán đều có chức năng lập tiến độ thi công và nếu muốn chuyên nghiệp hơn thì đã có Microsoft Project nhưng không hiểu tại sao mọi người vẫn hay dùng Microsoft Excel ???
Để giải đáp thắc mắc này chúng ta nghiên cứu quá trình lập tiến độ thi công bằng chương trình :
Bước 1 : Liệt kê các đầu mục theo hồ sơ dự toán (có thể gộp một số công việc vào một đầu mục) và tổng hợp hao phí của từng đầu mục (vật tư, nhân công, xe máy, …).
Bước 2 : Sắp xếp lại thứ tự các đầu mục cho hợp lý (không bắt buộc nhưng nếu làm tốt bước này thì các bước tiếp theo sẽ dễ dàng hơn).
Bước 3 : Nhập số liệu của các bước 1, 2 vào chương trình.
Bước 4 : Xác định thời điểm bắt đầu, thời gian thực hiện, mối quan hệ của các đầu mục (xây dựng tốt mối quan hệ sẽ giúp việc xây dựng tiến độ nhanh hơn)
Bước 5 : In bảng tiến độ thi công
Bước 6 : Căn cứ bảng tiến độ thi công để xây dựng biểu đồ nhân lực, xe máy, … (nếu phần mềm hỗ trợ thì ở bước này chỉ cần in ra hoặc in kèm trong bước 5).
Từ các bước cơ bản trên chúng ta so sánh :
*Từ bước 1 đến bước 3 : Microsoft Excel > Phần mềm dự toán > Microsoft Project
- Microsoft Excel : căn cứ dữ liệu xuất ra từ phần mềm dự toán để di chuyển, sắp xếp, gộp, sum, … các bước này thực hiện khá nhanh chóng.
- Phần mềm dự toán : dữ liệu xuất ra đầy đủ và thứ tự giống như bảng dự toán, dự thầu, ... khả năng tùy biến hầu như không có (nhanh phần này nhưng chậm phần sau và nếu hồ sơ mời thầu có quy định cụ thể về bảng tiến độ hoặc thói quen của người sử dụng hơi khác thì chức năng này vô dụng ngay từ đầu).
- Microsoft Project : đa số phải nhập lại từ đầu tuy nhiên có vài phần mềm dự toán cho phép xuất dữ liệu sang nhưng do khi xuất không có sự tùy biến cho nên muốn làm theo đúng ý đồ người sử dụng có khi nhập lại còn nhanh hơn.
*Bước 4 : Microsoft Project >Microsoft Excel > Phần mềm dự toán
- Microsoft Project : với khả năng kéo thả : thay đổi vị trí, kích thước, mối quan hệ … và giao diện đồ họa trực quan thì MP vô đối ở bước này.
- Microsoft Excel : với các công cụ vẽ (chữ nhật, đương thẳng, …) kết hợp các công thức liên kết, giao diện trực quan thì người sử dụng có thể tạo cho mình một công cụ khá tốt để lập tiến độ thi công .
- Phần mềm dự toán : đa số phần mềm đều bắt nhập vào ngày bắt đầu và thời gian thực hiện còn giao diện thì không có gì cho đến khi in ra (hầu như không hỗ trợ gì trong bước này).
*Bước 5 : Microsoft Excel >Microsoft Project >Phần mềm dự toán
Nếu xét rộng hơn thì Microsoft Excel không thể hơn Microsoft Project nhưng chỉ xét trên việc in bảng tiến độ thi công trong hồ sơ dự toán, dự thầu, … thì Microsoft Excel chiếm ưu thế (vì làm như thế nào thì in ra thế ấy) còn phần mềm dự toán thì đa số mẫu in lại lệ thuộc vào một phần mềm vẽ khác (nhúng vào) do đó khả năng tùy biến rất hạn chế.
*Bước 6 : Microsoft Project >Phần mềm dự toán>Microsoft Excel
Trong bước này thì Microsoft Excel đứng cuối bảng bởi vì không hỗ trợ tự động tính biểu đồ nhân lực, xe máy, … (vẫn có thể làm được nhưng rất khó khăn đòi hỏi trình độ người sử dụng và những người này lại là tác giả của các phần mềm dự toán).
Đây là nhược điểm lớn nhất của Microsoft Excel trong việc lập tiến độ thi công tuy nhiên trong thực tế thì các biểu đồ nhân lực lại không được quá coi trọng khi xem xét hồ sơ dự toán, dự thầu … cho nên nó không phải là tử huyệt của Microsoft Excel.
Qua các so sánh trên chúng ta thấy sở dĩ Microsoft Excel được dùng nhiều là vì :
- Rất tốt khâu số liệu ban đầu (kết hợp với phần mềm dự toán)
- Khá khâu xử lý
Đáp ứng tốt cho các công trình nhỏ, rất thích hợp lập tiến độ thi công theo kiểu mì ăn liền.
Nếu đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao thì người ta sẽ lựa chọn Microsoft Project vì :
- Rất tốt khâu xử lý (đối với công trình lớn thì khâu này đòi hỏi thời gian làm việc lâu nhất)
Chức năng Tiến độ trong phần mềm dự toán hầu như không được dùng đến bởi vì khâu số liệu ban đầu thì thua xa Microsoft Excel còn khâu xử lý lại thua xa Microsoft Project (ngoài ra nếu Tiến độ gồm ít đầu mục và khả năng dùng lại được nhiều lần người ta còn dùng Acad để vẽ).
Đã từ lâu người sử dụng không còn tin vào chức năng Tiến độ tích hợp trong phần mềm dự toán để lấy lại lòng tin thì các tác giả phần mềm phải tạo ra công cụ mà : khâu số liệu ban đầu giống giống Microsoft Excel còn khâu xử lý giống giống Microsoft Project (chỉ cần mỗi cái gần bằng thôi là quá đủ).
Để giải đáp thắc mắc này chúng ta nghiên cứu quá trình lập tiến độ thi công bằng chương trình :
Bước 1 : Liệt kê các đầu mục theo hồ sơ dự toán (có thể gộp một số công việc vào một đầu mục) và tổng hợp hao phí của từng đầu mục (vật tư, nhân công, xe máy, …).
Bước 2 : Sắp xếp lại thứ tự các đầu mục cho hợp lý (không bắt buộc nhưng nếu làm tốt bước này thì các bước tiếp theo sẽ dễ dàng hơn).
Bước 3 : Nhập số liệu của các bước 1, 2 vào chương trình.
Bước 4 : Xác định thời điểm bắt đầu, thời gian thực hiện, mối quan hệ của các đầu mục (xây dựng tốt mối quan hệ sẽ giúp việc xây dựng tiến độ nhanh hơn)
Bước 5 : In bảng tiến độ thi công
Bước 6 : Căn cứ bảng tiến độ thi công để xây dựng biểu đồ nhân lực, xe máy, … (nếu phần mềm hỗ trợ thì ở bước này chỉ cần in ra hoặc in kèm trong bước 5).
Từ các bước cơ bản trên chúng ta so sánh :
*Từ bước 1 đến bước 3 : Microsoft Excel > Phần mềm dự toán > Microsoft Project
- Microsoft Excel : căn cứ dữ liệu xuất ra từ phần mềm dự toán để di chuyển, sắp xếp, gộp, sum, … các bước này thực hiện khá nhanh chóng.
- Phần mềm dự toán : dữ liệu xuất ra đầy đủ và thứ tự giống như bảng dự toán, dự thầu, ... khả năng tùy biến hầu như không có (nhanh phần này nhưng chậm phần sau và nếu hồ sơ mời thầu có quy định cụ thể về bảng tiến độ hoặc thói quen của người sử dụng hơi khác thì chức năng này vô dụng ngay từ đầu).
- Microsoft Project : đa số phải nhập lại từ đầu tuy nhiên có vài phần mềm dự toán cho phép xuất dữ liệu sang nhưng do khi xuất không có sự tùy biến cho nên muốn làm theo đúng ý đồ người sử dụng có khi nhập lại còn nhanh hơn.
*Bước 4 : Microsoft Project >Microsoft Excel > Phần mềm dự toán
- Microsoft Project : với khả năng kéo thả : thay đổi vị trí, kích thước, mối quan hệ … và giao diện đồ họa trực quan thì MP vô đối ở bước này.
- Microsoft Excel : với các công cụ vẽ (chữ nhật, đương thẳng, …) kết hợp các công thức liên kết, giao diện trực quan thì người sử dụng có thể tạo cho mình một công cụ khá tốt để lập tiến độ thi công .
- Phần mềm dự toán : đa số phần mềm đều bắt nhập vào ngày bắt đầu và thời gian thực hiện còn giao diện thì không có gì cho đến khi in ra (hầu như không hỗ trợ gì trong bước này).
*Bước 5 : Microsoft Excel >Microsoft Project >Phần mềm dự toán
Nếu xét rộng hơn thì Microsoft Excel không thể hơn Microsoft Project nhưng chỉ xét trên việc in bảng tiến độ thi công trong hồ sơ dự toán, dự thầu, … thì Microsoft Excel chiếm ưu thế (vì làm như thế nào thì in ra thế ấy) còn phần mềm dự toán thì đa số mẫu in lại lệ thuộc vào một phần mềm vẽ khác (nhúng vào) do đó khả năng tùy biến rất hạn chế.
*Bước 6 : Microsoft Project >Phần mềm dự toán>Microsoft Excel
Trong bước này thì Microsoft Excel đứng cuối bảng bởi vì không hỗ trợ tự động tính biểu đồ nhân lực, xe máy, … (vẫn có thể làm được nhưng rất khó khăn đòi hỏi trình độ người sử dụng và những người này lại là tác giả của các phần mềm dự toán).
Đây là nhược điểm lớn nhất của Microsoft Excel trong việc lập tiến độ thi công tuy nhiên trong thực tế thì các biểu đồ nhân lực lại không được quá coi trọng khi xem xét hồ sơ dự toán, dự thầu … cho nên nó không phải là tử huyệt của Microsoft Excel.
Qua các so sánh trên chúng ta thấy sở dĩ Microsoft Excel được dùng nhiều là vì :
- Rất tốt khâu số liệu ban đầu (kết hợp với phần mềm dự toán)
- Khá khâu xử lý
Đáp ứng tốt cho các công trình nhỏ, rất thích hợp lập tiến độ thi công theo kiểu mì ăn liền.
Nếu đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao thì người ta sẽ lựa chọn Microsoft Project vì :
- Rất tốt khâu xử lý (đối với công trình lớn thì khâu này đòi hỏi thời gian làm việc lâu nhất)
Chức năng Tiến độ trong phần mềm dự toán hầu như không được dùng đến bởi vì khâu số liệu ban đầu thì thua xa Microsoft Excel còn khâu xử lý lại thua xa Microsoft Project (ngoài ra nếu Tiến độ gồm ít đầu mục và khả năng dùng lại được nhiều lần người ta còn dùng Acad để vẽ).
Đã từ lâu người sử dụng không còn tin vào chức năng Tiến độ tích hợp trong phần mềm dự toán để lấy lại lòng tin thì các tác giả phần mềm phải tạo ra công cụ mà : khâu số liệu ban đầu giống giống Microsoft Excel còn khâu xử lý giống giống Microsoft Project (chỉ cần mỗi cái gần bằng thôi là quá đủ).
