Hồ sơ mời thầu yêu cầu về công tác thiết lập, quản lý tài liệu, hồ sơ

[nguyentheanh]

Hồ sơ mời thầu yêu cầu về "Công tác thiết lập, quản lý tài liệu, hồ sơ từ khi dự thầu đến khi hoàn công, nghiệm thu, thanh quyết toán công trình" như sau:
1. Kết cấu hồ sơ dự thầu mạch lạc, bám sát theo trình tự yêu cầu của hồ sơ mời thầu và có bảng thống kê sự đáp ứng của hồ sơ dự thầu so với các tiêu chí đánh giá của hồ sơ mời thầu.
2. Có danh mục thống kê cụ thể, đầy đủ các hồ sơ, tài liệu cần thiết lập theo trách nhiệm, nghĩa vụ của nhà thầu và quy định của pháp luật về quản lý chất lượng thi công, quản lý công tác lắp đặt thiết bị hiện hành; danh mục hồ sơ, tài liệu nhà thầu cần tập hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng; danh mục hồ sơ, tài liệu nghiệm thu, thanh toán và hoàn thành hợp đồng.
3. Có quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ, bản vẽ hoàn công, nghiệm thu, thanh quyết toán đầy đủ, rõ ràng

Để đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu về "Công tác thiết lập, quản lý tài liệu, hồ sơ từ khi dự thầu đến khi hoàn công, nghiệm thu, thanh quyết toán công trình," việc thực hiện cần được tiến hành theo các bước cụ thể và rõ ràng như sau:

1. Kết cấu hồ sơ dự thầu mạch lạc và bám sát theo trình tự yêu cầu của hồ sơ mời thầu​

• Phân tích HSMT: Trước khi lập hồ sơ dự thầu, bạn cần phân tích kỹ lưỡng các tiêu chí đánh giá trong HSMT. Đối với mỗi tiêu chí (kỹ thuật, năng lực tài chính, kinh nghiệm thi công, kế hoạch triển khai...), cần xác định các tài liệu tương ứng phải có trong hồ sơ dự thầu.
• Xây dựng cấu trúc hồ sơ: Hồ sơ cần chia thành các phần chính gồm:
  1. Thông tin pháp lý: Đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động xây dựng.
  2. Năng lực tài chính: Báo cáo tài chính, chứng từ bảo đảm dự thầu.
  3. Kinh nghiệm thi công: Các hợp đồng đã thực hiện, biên bản nghiệm thu của các dự án tương tự.
  4. Giải pháp kỹ thuật và thi công: Bản vẽ kỹ thuật, giải pháp thi công, biện pháp đảm bảo chất lượng, an toàn lao động.
  5. Đề xuất tài chính: Bảng dự toán, bảng chi tiết đơn giá, khối lượng công việc.
• Lập bảng thống kê sự đáp ứng: Sau khi hoàn tất hồ sơ, lập một bảng đối chiếu từng tiêu chí của HSMT và mô tả cụ thể cách mà hồ sơ dự thầu đã đáp ứng tiêu chí đó. Ví dụ:
  • Tiêu chí về tiến độ thi công: Đề xuất tiến độ thi công cụ thể theo từng giai đoạn trong hợp đồng và giải pháp đảm bảo tiến độ.
  • Tiêu chí về năng lực tài chính: Đưa ra bảng tài liệu chứng minh tài chính (báo cáo tài chính 3 năm gần nhất).

2. Danh mục hồ sơ, tài liệu cần thiết lập theo từng giai đoạn thi công​

a. Trong giai đoạn thực hiện hợp đồng​

• Danh mục tài liệu pháp lý và hợp đồng: Bao gồm hợp đồng ký kết, phụ lục hợp đồng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo hiểm công trình, và các tài liệu khác có liên quan.
• Hồ sơ quản lý chất lượng:
  • Nhật ký thi công.
  • Biên bản kiểm tra vật liệu đầu vào (chứng nhận chất lượng, nguồn gốc vật liệu).
  • Bộ biên bản nghiệm thu công việc (phiếu yêu cầu, lấy mẫu, kiểm tra, nghiệm thu công việc,...)
  • Báo cáo tiến độ hàng tuần/tháng và các biên bản nghiệm thu từng hạng mục.
  • Hồ sơ giám sát quá trình lắp đặt thiết bị (biên bản giao nhận thiết bị, bản vẽ lắp đặt, chứng nhận kiểm định thiết bị).

b. Trong giai đoạn nghiệm thu và thanh quyết toán​

• Danh mục hồ sơ nghiệm thu và hoàn công:
  • Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, kèm theo bảng thống kê khối lượng thực tế so với hợp đồng.
  • Bản vẽ hoàn công từng hạng mục.
  • Hồ sơ vật liệu, chứng nhận chất lượng.
  • Các biên bản kiểm tra và nghiệm thu thiết bị sau khi lắp đặt.
• Hồ sơ thanh toán:
  • Bảng tổng hợp giá trị khối lượng hoàn thành.
  • Biên bản nghiệm thu thanh toán tạm ứng, thanh toán đợt hay thanh toán giai đoạn và thanh toán quyết toán cuối cùng.
  • Bảng đối chiếu công nợ giữa nhà thầu và chủ đầu tư.
• Hồ sơ quyết toán: Gồm các biên bản xác nhận quyết toán giữa nhà thầu và chủ đầu tư, hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các tài liệu liên quan đến chi phí phát sinh (nếu có).

3. Quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ, bản vẽ hoàn công, nghiệm thu, thanh quyết toán​

• Thiết lập hệ thống quản lý tài liệu:
  • Phần mềm hoặc hệ thống quản lý tài liệu: Nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu GXD (gọi tắt là QLTL GXD) để số hóa và tổ chức các tài liệu. Phần mềm này giúp phân loại, lưu trữ và truy xuất tài liệu nhanh chóng, dễ dàng chia sẻ cho các bên liên quan.
  • Phân quyền người dùng: Đảm bảo mỗi bộ phận có quyền truy cập đúng vào tài liệu cần thiết, từ bộ phận thi công, bộ phận kỹ thuật đến kế toán, tài chính.
• Quản lý bản vẽ hoàn công:
  • Các bản vẽ hoàn công phải phản ánh đúng thực trạng thi công, phải được các bên liên quan ký xác nhận.
  • Đảm bảo bản vẽ hoàn công và biên bản nghiệm thu phải được lưu trữ cùng nhau để thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra.
  • Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu GXD, quản lý hệ thống file bản vẽ để dễ dàng quản lý bản vẽ hoàn công theo từng giai đoạn, từng hạng mục.
• Quy trình nghiệm thu và thanh quyết toán:
  • Nghiệm thu: Tổ chức nghiệm thu theo từng giai đoạn công việc hoặc nghiệm thu toàn bộ công trình, lập biên bản nghiệm thu rõ ràng, có chữ ký của tất cả các bên liên quan.
  • Thanh quyết toán: Quy trình này cần lập các bảng tính chi tiết khối lượng công việc đã thực hiện và giá trị khối lượng đã hoàn thành. Sử dụng bảng tổng hợp thanh toán và bảng quyết toán chi phí cuối cùng để đảm bảo rằng tất cả các hạng mục đều được thanh toán đầy đủ và đúng quy định.

Tổng kết:​

Việc thiết lập và quản lý tài liệu từ khi dự thầu đến khi hoàn công, nghiệm thu và thanh quyết toán yêu cầu một quy trình rõ ràng, chi tiết và bám sát yêu cầu của pháp luật và hợp đồng. Sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD giúp nhà thầu tổ chức, theo dõi và lưu trữ tài liệu khoa học, từ đó đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình quản lý thi công xây dựng, quản lý dự án đầu tư xây dựng.

Phần mềm Quản lý dự án GXD hay Quản lý tài liệu GXD đều có chức năng quản lý hồ sơ, tài liệu và không ngừng được cải tiến.