Chapter 4: Project integration Management
Project Integration Management includes the processes and activities to identify, define, combine, unify, and coordinate the various processes and project management activities within the Project Management Process Groups. In the project management context, integration includes characteristics of unification, consolidation, communication, and integrative actions that are crucial to controlled project execution through completion, successfully managing stakeholder expectations, and meeting requirements. Project Integration Management includes making choices about resource allocation, making trade-offs among competing objectives and alternatives, and managing the interdependencies among the project management Knowledge Areas. The project management processes are usually presented as discrete processes with defined interfaces while, in practice, they overlap and interact in ways that cannot be completely detailed in the PMBOK® Guide.
Figure 4-1 provides an overview of the Project Integration Management processes, which are as follows:
4.1 Develop Project charter
The process of developing a document that formally authorizes the existence of a project and provides the project manager with the authority to apply organizational resources to project activities.
4.2 Develop Project Management Plan
The process of defining, preparing, and coordinating all subsidiary plans and integrating them into a comprehensive project management plan. The project’s integrated baselines and subsidiary plans may be included within the project management plan.
4.3 Direct and Manage Project Work
The process of leading and performing the work defined in the project management plan and implementing approved changes to achieve the project’s objectives.
4.4 Monitor and control Project Work
The process of tracking, reviewing, and reporting project progress against the performance objectives defined in the project management plan.
4.5 Perform Integrated change control
The process of reviewing all change requests; approving changes and managing changes to deliverables, organizational process assets, project documents, and the project management plan; and communicating their disposition.
4.6 close Project or Phase
The process of finalizing all activities across all of the Project Management Process Groups to formally complete the phase or project.
These processes interact with each other and with processes in other Knowledge Areas as described in detail in Section 3 and Annex A1.
The need for Project Integration Management is necessary in situations where individual processes interact. For example, a cost estimate needed for a contingency plan involves integrating the processes in the Project Cost, Time, and Risk Management Knowledge Areas. When additional risks associated with various staffing alternatives are identified, then one or more of those processes may be revisited. The project deliverables may also need integrating with ongoing operations of the performing organization, the requesting organization, and with the long-term strategic planning that takes future problems and opportunities into consideration. Project Integration Management also includes the activities needed to manage project documents to ensure consistency with the project management plan and product, service, or capability deliverables.
Most experienced project management practitioners know there is no single way to manage a project. They apply project management knowledge, skills, and required processes in a preferred order and with varying rigor to achieve the desired project performance. However, the determination that a particular process is not required does not mean that it should not be addressed. The project manager and project team need to address every process and the project environment to determine the level of implementation for each process within the project. If a project has more than one phase, the level of rigor applied within each of the project phases should be appropriate for each phase. This determination is also addressed by the project manager and project team.
The integrative nature of projects and project management can be understood by thinking of other types of activities performed while completing a project. Examples of some activities performed by the project management team are:
- Develop, review, analyze, and understand the scope. This includes the project and product requirements, criteria, assumptions, constraints, and other influences related to a project, and how each will be managed or addressed within the project;
- Transform the collected project information into a project management plan using a structured approach as described in the PMBOK® Guide;
- Perform activities to produce project deliverables; and
- Measure and monitor the project’s progress and take appropriate action to meet project objectives.
The links among the processes in the Project Management Process Groups are often iterative in nature. For example, the Planning Process Group provides the Executing Process Group with a documented project management plan early in the project and then updates the project management plan if changes occur as the project progresses. | Chương 4: Quản lý tích hợp dự án
Quản lý Tích hợp dự án bao gồm các qui trình và các hoạt động để xác định, vạch rõ, kết hợp, thống nhất và phối hợp các qui trình khác nhau và các hoạt động quản lý dự án trong các nhóm qui trình quản lý dự án. Trong bối cảnh quản lý dự án, tích hợp bao gồm các đặc điểm của sự thống nhất, hợp nhất, truyền thông, và hoạt động tích hợp, đó là những yếu tố rất quan trọng để thực hiện dự án được kiểm soát thông qua việc hoàn thành, quản lý thành công mong đợi của các bên liên quan, và đáp ứng yêu cầu. Quản lý Tích hợp dự án bao gồm việc lựa chọn, phân bổ nguồn lực, làm cân bằng giữa các mục tiêu và giải pháp thay thế cạnh tranh và quản lý phụ thuộc lẫn nhau giữa các lĩnh vực kiến thức quản lý dự án. Các quy trình quản lý dự án thường được trình bày như các quy trình riêng biệt với những định nghĩa chung, trong khi, trên thực tế, chúng chồng chéo lên nhau và tương tác theo nhiều cách mà không thể được trình bày hoàn toàn chi tiết trong PMBOK ® Guide.
Hình 4-1 cung cấp một cái nhìn tổng quan về các qui trình quản lý tích hợp dự án, cụ thể như sau:
4.1 Xây dựng Điều lệ Dự án
Quy trình xây dựng một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và cung cấp cho người quản lý dự án có quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức cho các hoạt động của dự dự án.
4.2 Xây dựng Kế hoạch Quản lý Dự án
Quá trình xác định, chuẩn bị và phối hợp tất cả các kế hoạch thành phần và tích hợp chúng vào một kế hoạch quản lý dự án toàn diện. Đường cơ sở tích hợp của dự án và kế hoạch thành phần có thể được bao gồm trong kế hoạch quản lý dự án.
4,3 Chỉ đạo và Quản lý Công việc Dự án
Các qui trình lãnh đạo và thực hiện công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu của dự án.
4.4 Giám sát và kiểm soát công việc dự án
Quá trình theo dõi, rà soát và báo cáo tiến độ dự án so với mục tiêu thực hiện được xác định trong kế hoạch quản lý dự án.
4.5 Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp
Các qui trình xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi, phê duyệt những thay đổi và quản lý thay đổi để phân phối, tài sản quá trình tổ chức, tài liệu dự án, và kế hoạch quản lý dự án; và truyền thông các quyết định thay đổi.
4.6 Kết thúc Dự án hoặc giai đoạn
Quá trình hoàn thiện tất cả các hoạt động trên tất cả các nhóm qui trình quản lý dự án để chính thức hoàn thành giai đoạn hoặc dự án.
Các qui trình tương tác với nhau và với các qui trình trong các lĩnh vực kiến thức khác như mô tả chi tiết trong Phần 3 và Phụ lục A1.
Nhu cầu quản lý tích hợp dự án là cần thiết trong các tình huống tương tác của các qui trình riêng biệt. Ví dụ, ước tính chi phí cần thiết cho một kế hoạch dự phòng liên quan đến việc tích hợp các quy trình Chi phí Dự án, Thời gian, và Lĩnh vực Kiến thức Quản lý Rủi ro. Khi rủi ro được kết hợp với việc lựa chọn thay thế nhân sự khác nhau được xác định, khi đó một hoặc nhiều quy trình có thể được xem xét lại. Chuyển giao dự án cũng có thể cần phải kết hợp với các hoạt động liên tục của bên giao, bên nhận, và kết hợp với quy hoạch chiến lược dài hạn có yêu cầu xem xét đến các thử thách và cơ hội trong tương lai. Tích hợp Quản lý dự án cũng bao gồm các hoạt động cần thiết để quản lý các tài liệu dự án cho phù hợp với kế hoạch quản lý dự án và sản phẩm, dịch vụ, hoặc khả năng chuyển giao.
Hầu hết những nhà quản lý dự án có kinh nghiệm đều hiểu rằng không có một phương pháp cố định nào để quản lý dự án. Họ áp dụng kiến thức quản lý dự án, kỹ năng, và các quy trình cần thiết trong một thứ tự ưu tiên và với sự chặt chẽ khác nhau để dự án đạt được hiệu quả mong muốn. Tuy nhiên, việc xác định rằng, một quy trình cụ thể là không cần thiết không có nghĩa là nó không nên được giải quyết. Quản lý dự án và nhóm dự án cần phải giải quyết tất cả các quy trình và môi trường dự án để xác định mức độ thực hiện cho mỗi quy trình trong dự án. Nếu một dự án có nhiều hơn một giai đoạn, mức độ chặt chẽ áp dụng trong từng giai đoạn dự án phải phù hợp với từng giai đoạn. Quyết định này cũng được đề cập bởi người quản lý dự án và nhóm dự án.
Tính chất tích hợp của các dự án và quản lý dự án có thể được hiểu qua các loại hoạt động thực hiện trong quá trình hoàn thành dự án. Ví dụ về một số hoạt động được thực hiện bởi đội ngũ quản lý dự án là:
- Xây dựng, rà soát, phân tích, và hiểu được phạm vi. Dự án và các sản phẩm bao gồm: các yêu cầu, tiêu chuẩn, giả định, khó khăn, và những ảnh hưởng khác liên quan đến một dự án, và làm thế nào để quản lý hoặc giải quyết mỗi nội dung đó trong dự án;
- Chuyển đổi các thông tin dự án thu thập vào một kế hoạch quản lý dự án, sử dụng một phương pháp tiếp cận có cấu trúc như mô tả trong PMBOK® Guide;
- Thực hiện các hoạt động để phân phối sản phẩm dự án;
- Đo lường và giám sát tiến độ của dự án và có hoạt động thích hợp để đáp ứng mục tiêu dự án.
Liên kết giữa các quy trình trong các Nhóm quy trình quản lý dự án thường có tính chất lặp đi lặp lại. Ví dụ, Nhóm Quy trình Lập kế hoạch đưa ra cho Nhóm Quy trình Thực hiện tài liệu kế hoạch quản lý dự án như là đầu vào của dự án và sau đó cập nhật các kế hoạch quản lý dự án nếu xảy ra sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. |